二次面接のメール返信方法｜就活生がそのまま使える例文付き

二次面接の案内には必ず返信しよう

就職活動において一次面接を見事に通過し、二次面接の案内をもらうことが出来れば、内定獲得に向けて大きく一歩前進したことになります。志望度の高い企業であれば、喜びも大きいものでしょう。しかし浮かれてばかりもいられません。二次面接の案内をメールで受けたのであれば、そのメールに対して返信をおこなわなければならないのです。メールの返信を行う際には、採用担当者からビジネスマナーを見られています。

適切なマナーで返信を行わなければ、その後の選考に悪影響が出てしまう恐れがあるのです。この記事では、二次面接の案内に対する返信方法について、知っておくべきマナーを解説していきます。メールによって採用担当者に悪い印象を与えてしまうようなことの無いよう、しっかりとマナーを学んでおくようにしましょう。

二次面接の参加パターンによって違う書くべき内容

二次面接の案内がメールで届く場合、参加パターンによって書くべき返信内容は異なってきます。ここでは参加パターンごとに返信での注意点を解説していきます。

せっかく面接において良い印象を与えることが出来たにも関わらず、メールでのマナーで印象を損ねてしまうのは非常にもったいないことです。二次面接に向けて好印象を採用担当者に与えておくことが出来るように、以下の注意点をそれぞれしっかりと押さえておくようにしましょう。

指定された日程に参加できる場合

指定された日程で参加できる場合には、相手の提示してきた日時を引用し、返信を行うようにしましょう。面接日程として「〇月〇日〇時」と企業から指定され、その日程で問題ない場合、その旨の連絡を企業へ行う必要があります。しかし単に「了解しました」と送るのはNGです。もしかしたら自分が日程を見間違えている可能性もあるからです。

さらにもともと採用担当者が日時を誤記入している恐れもります。どちらかが誤った日時で認識してしまっていると、面接を行うこと自体が出来なくなってしまいます。指定された日時で参加する際には、日時をそのまま引用し、返信することで、お互いが日時を再度確認出来るようになるのです。「承知いたしました。〇月〇日〇時にお伺いさせて頂きます」と返信するようにしましょう。

指定された日程に参加できない場合

指定された日程に参加できない場合には、代案を提示することが必要になります。まずは二次面接の案内を頂けたことに対してお礼の言葉を述べましょう。その上で、都合がつかず、指定された日時での参加が難しい旨を丁寧に述べ、断りを入れることが必要になります。その際、断りを入れるだけで終わらせてしまうのはNGです。

断りを入れるだけでは、「自社での選考に進む意欲があまりないのかな」と採用担当者に思われてしまう恐れがあります。必ず代案を示すことが重要なのです。代案を示す際、その候補となる日程は複数提示するようにしましょう。面接日程調整に時間をかけてしまうと、採用担当者に大きな負担をかけてしまうことになります。スピーディーに日程調整を完了させることが出来るよう配慮すること大切なのです。

返信前に確認しておくべきマナー4つ

メールへの返信を行う際、返信前に確認しておくべきマナーがいくつかあります。メールは社会人として働く上でも重要なツールであり、マナーは確実に押さえておく必要があるのです。ここでは特に注意すべきマナーを4つ挙げ、それぞれ解説していきます。メールは一度送信ボタンを押してしまうと、取り消すことが出来なくなってしまいます。メールの本文を作成し、送信する際には、送信ボタンを押す前に必ず内容を見直し、以下の注意点が守られていることを確認してから送信を行うようにしましょう。

①原則として24時間以内に返信する

メールでの返信を行う際、原則として24時間以内に返信するようにしましょう。もちろん返信を急ぐあまり、内容をチェックせずに、誤字脱字のある状態で返信するようなことはNGです。しかし返信までの時間があまりにも空いてしまうと、採用担当者に志望度を疑われてしまう恐れがあるでしょう。志望度の高い企業からの連絡であれば、優先的に目を通し、対応を行うものだからです。

返信までの時間が空いてしまうと、「自社への関心はそこまで高くないのかな」と採用担当者に思われてしまう可能性が高いと言えます。内容を熟読していると、つい返信が遅れてしまうこともあるでしょう。そのようなことの無いよう。基本的には24時間以内での返信を行うことが出来るようにしておきましょう。

②丁寧さを意識しすぎて長くならないようにする

メールでの返信を行う際、簡潔でわかりやすい文面を作成することも大切なポイントになります。丁寧さを意識すると、ダラダラと文章を書いてしまう人もいることでしょう。しかし、長々と文章を書いてしまうとその文面は非常に読みづらく、あまり良い印象を持ってもらえない可能性が高いです。採用担当者は日々忙しく業務に励んでいます。

そのような相手に配慮し、読みやすい文面で作成し、送信することがマナーなのです。先に結論を述べる、日程は箇条書きにする、といった工夫をするだけで、文面はだいぶ読みやすいものになります。伝えるべきことを簡潔に、わかりやすく伝える工夫を行うことも社会人として求められるビジネスマナーなのです。

③「To」「Cc」を使い分ける

メールでの返信を行う場合、「To」と「Cc」と使い分けるようにしましょう。「To」はメール相手1人への返信を行う場合に使用するものです。メールというと、この返信方法をイメージする就活生が多いことでしょう。一方、「Cc」は複数人に対して同時に返信を行う際に使用するものです。これは情報共有を行う際に利用されるものであり、学生にはあまり馴染みのない機能と言えるでしょう。

企業で働く際、複数人で情報を共有しておくべき案件に関して、その共有を迅速に行えるようにするため、この機能を活用するのです。担当者の方が就活生に二次面接の案内を送信する際、「Cc」に上司の方を入れている場合があります。そのような際には、「Cc」に入っている方も含め全員に返信を行う必要があるのです。

④相手からの本文も残しておく

メールでの返信を行う際、相手からの本文も残しておくようにしましょう。返信を行う際、本文を全て削除し、その上で返信を行おうとする就活生がいます。メールの返信を行う際、相手が何のメールなのかを一目で判断することが出来るよう、本文は残しておくことがマナーなのです。採用担当者は日々多くのメールをやり取りしています。

その中で、本文が削除されたメールが届くと、「何の件のメールだろう」と戸惑ってしまう恐れがあるのです。何の件でのメールなのかを瞬時に判断できるようにしておくことで、相手に余計な時間をかけさせないよう配慮するのが社会人として求められるビジネスマナーになります。

二次面接に関するメールに返信する際の例文

二次面接に関するメールの返信マナーについてここまで解説してきました。「そうは言っても実際に書くのはなかなか難しい」と感じる就活生もいることでしょう。ここでは二次面接に関するメールへの返信の例文をパターンごとに紹介していきます。メールの返信は丁寧に行うことが必要なものですが、それにばかり時間を割いているわけにはいきません。スムーズに対応することが出来るよう、以下を参考にして、文面の作成を行うようにしましょう

例文①

企業から提示された日程で参加する場合には上述の通り、必ず日時を記入した上で送信することが必要になります。そのような対応が出来ている点でこの例文は適切であると言えるでしょう。

また、二次面接の機会を設けてもらえたことに対する感謝の気持ちも述べられており、志望度の高さも伝えることが出来ています。メールの返信を行う際にはこのように、自身の気持ちを率直に述べることで印象の良い文面とすることが出来るのです。

例文②

この例文では、日程を幅広く提示している点がポイントとなります。日程調整で採用担当者の手を必要以上に煩わせるわけにはいきません。スムーズに日程調整を行うことが出来るよう、出来るだけ幅広く日程を提示することが重要なのです。

また「以上の日程のいずれも難しい際には、日程を再度ご提示頂ければ…」と記入しておくことで、日程調整が円滑に完了できるよう配慮することが出来ています。メールを作成する際には相手の立場を考え、相手に負担のかからないよう作成するのがマナーなのです。

二次面接の日程確認メールの返信は丁寧さがカギ！

ここまで二次面接の日程確認メールの返信におけるマナーを解説してきました。メールは社会人として働く中で毎日のように活用するものであり、そのためメールにおけるビジネスマナーは必須のスキルとなっています。就職活動の中でのメールにおけるマナーも当然のごとく見られており、不適切なマナーで返信をおこなってしまうと、採用担当者に悪い印象を与えてしまうのです。

メールに対しては上述の通り、出来る限り早急に対応することが必要になります。しかし急ぐあまり、丁寧さに欠けるメールを送信してしまっては元も子もありません。メールを返信する際には必ず、ここまで見てきた注意点と照らし合わせ、誤字脱字のチェックを行い、その上で送信をおこなうようにしましょう。

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