【最終面接のメールへ返信する方法】日程調整の注意点と例文

最終面接の日程メールとは？

就活生にとって、最終面接は内定を勝ち取るための最後の関門です。説明会から書類選考、数度に及ぶ面接の末にようやくたどり着くというような企業も少なくはないでしょう。

公務員試験や教員採用試験のような例外を除けば、最終面接の日程は予め設定されていることは少なく、基本的にそこまで通過した就活生に直接メールで告知されることが多いです。必死の思いで勝ち残ってきた最終面接ですが、実はこの告知メールの対応から勝負は始まっています。

採用担当者に一足早くアピールできた学生から内定へ一歩リードしていくのです。本記事ではそんな最終面接のメールに対する対応について、具体的な例文とともに紹介していきます。

面接日程メールに返信する際の3つのポイント

たとえ具体的な日程が既に提示されており、それを了解した場合でも無視はNGです。無視はメールを送った側からすれば、この上なく失礼に感じる対応です。しっかりと確認したという意思表示のためにも、必ず返信はしましょう。

返信の際にも、ただ機械的に返事をすればいいというわけではありません。本段落では、採用担当者に好印象を残すために、返信する際の気を付けるべきポイントを3点紹介していきます。

①件名は変更しない

件名は企業側が送ってきたものに合わせましょう。企業側は最終面接に残った就活生全員に対してメールを送信しますので、その数は非常に多いです。そのため、業務効率化のために件名も統一して分かりやすいように整理している可能性があります。

したがって、返信されてきたメールの件名が変わっていると、採用担当者が件名を見たときに最終面接の日程に関するものかどうかがわからくなってしまう上、いちいちメールを開くのも煩わしさを感じさせるでしょう。

送ってきた件名に返信の意味を示す「Re：」だけを追記して返信することで、採用担当者がメールを整理しやすくなります。

②本文は消さずに引用する

メールを返信する際は必ずメールの本文を引用し、その下にこちらのメッセージを添えるようにしましょう。これは最終面接に関わるもの以外でも、ビジネスメール全般にいえることです。

前項でもお話した通り、採用担当者は多くの就活生とメールのやり取りをしています。面接時間は個別に日程を確保し、ある程度時間的な余裕を持たせていると考えられますが、実際誰にどの日程を送ったかいちいち確認するのは非常に手間がかかる作業になるでしょう。

就活生側が本文を引用することで、採用担当者側は本文を見ながら自分の送った日程などの内容も確認することができます。細かい気配りですが、配慮を受ける側はスムーズに業務ができるため、非常に好印象を受けるでしょう。

③返信は24時間以内に

返信までの時間は早ければ早いほどによいといえるでしょう。最低でも当日中か24時間以内には返信するのが常識的な対応です。こちらも面接に関するメールに限ったことではなく、ビジネスメール全般にいえることです。

社会人になると多くの業務を並行しておこなうことが多くなります。そのため、あまりにも返信までの時間が空くと、既に他の仕事へ取り掛かっているかもしれませんし、メールの内容を思い出すのにも時間を要するため、非常にストレスを感じるものです。

また、単純に返信を遅らせることは目上の人に対して失礼な行為に当たります。無駄に悪い印象を与えないためにも、可能な限り早めに返信をすることがマナーの一環だといえるでしょう。

企業と日程が合わないときの返信のポイント

基本的には企業の提示してきた日程に従うことが無難ですが、どうしても外せない用事ができてしまうことがあるかもしれません。そのような場合には、企業側に日程の変更を申し出る必要があります。

しかし、ただ日程変更を申し出るだけでは、場合によっては印象を悪くする可能性さえあります。最低限以下の2点を押さえて、できる限り穏便に日程変更ができるように努力をしましょう。

日程が合わない理由を伝える

採用担当者に対して不都合な理由を伝えることは必須です。相手側から聞かれる可能性は低いですが、ビジネスに関する日程調整ですからマナーとして不都合な理由を伝えることは当たり前だといえるでしょう。

理由についてですが、日程変更をする際にアルバイトや私用など、個人的な理由を用いるのは悪い印象を与えます。都合を合わせるに越したことはありませんが、どうしても無理なら時間割の都合を理由に用いるなど、相手が不快に思わないように工夫することが必要です。

忌引きや感染症、部活動の大会など、学生にとってやむを得ないような理由の場合は、正直に伝えても悪い印象は与えませんので、正直に伝えましょう。無理に誤魔化しても逆に不信感を与えるリスクがあります。

自分の可能な面接日程を伝える

こちらもビジネスメールのマナーとして、日程変更を申し出る際には自分の都合のよい日程を提示しましょう。可能な日程を具体的に提示することで、再度指定された日程にも都合が合わないというような面倒な状況を回避できます。

日程を提示する際は、曖昧な表現は避けて「○日～〇日」のように明確に可能な範囲を指定しましょう。「〇日を除いて、来週以降」のように指定しても構いません。

やむを得ず日程変更することは悪いことではありません。社会人になれば常にイエスマンではいられませんので、必然的に日程調整をおこなうことになります。マナーを守って誠意のある対応を心がければ、面接前から信頼を失うことはないため、落ち着いて対応することが大切です。

面接日程メールへの返信例文

ここまでで、最低限盛り込むべき内容やマナーについて説明してきました。最後に具体的な例文を紹介していきます。メールも結局は日本語での対話になりますので、経験を積むうちにスムーズに文章を作ることができるようになります。

最初は署名や挨拶など、細かい部分で悩んで時間を取られることもあるかもしれませんが、それは悪いことではありません。恐れずに今の内から、練習を重ねておくことが大切です。

企業から掲示された日程で参加する場合

本文の引用は、基本的にスマートフォンでもPCでも「本文を引用して返信」という機能がありますので、それを利用しましょう。

社名、採用担当者の所属する部や役職を正式名称で記載します。普段では略称を用いることが多いかもしれませんが、文章に起こす際は正式名称を用いるのが目上の方に対するマナーです。最後にお礼文を一言添えることで、読み手としては配慮を感じるため好印象を与えることができるでしょう。

企業と日程が合わない場合

基本的に件名や、署名など形式的な部分は変わりありません。前項でお話したことは引き続き意識して文章を作りましょう。日程の変更を申し出る際のポイントは、とにかく申し訳ないという態度を示すことです。

もちろん、日程変更はやむを得ない場合は全く悪いことではありません。ただ、いかなる理由でも相手には少なからず手間をかけることになるため、あくまでも謙虚な姿勢でお願いをすることが大切です。本文では理由を提示する前、日程を提示する前、最後の一文で謙虚な態度を伝えています。

面接日程メールに好印象なメールで返信しよう

最終面接まで到達してしまえば、内定まではあと一歩です。多くの場合は最終面接で企業の取締役の方など、トップに近いポジションの方と面接をすることになるでしょう。しかし、そこまでの面接をパスしてきた就活生はそれだけ認められているのです。

そこまで来ると、それぞれの就活生に致命的に大きな差はありません。したがって、面接のこういったメール対応のような小さな部分から対策をしていくことが重要なのです。最後までしっかり詰めて、自信を持って面接に挑めばきっと内定は勝ち取れます。

本記事の内容をしっかりと理解して、後悔のない全力の対策をしていきましょう。全力の対策は、熱意の最もわかりやすい表現であり、必ず採用担当者にも伝わります。

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