就活のマナー

エントリーシートをメールで送るポイント【注意点・例文付き】

エントリーシートをメールで送るときはマナーが必要


この記事では、エントリーシートをメールで送るときのマナーを解説していきます。就職活動が始まり企業にエントリーを済ませたら、次のステップは履歴書やエントリーシートを企業に送付することです。その際、エントリーシートを送る手段は企業によって様々です。

ナビサイトや企業の新卒採用専門サイトの案内にあるエントリーシートの送付方法の記載をもとに、メールで企業の人事宛に送るパターンや、郵送で企業に送るパターンがあります。送付方法をよく確認しておかないと、間違った送付方法で企業に送ってしまう可能性があるので注意しましょう。

一番多いエントリーシートの送付方法は、メールです。メールでのエントリーシートの送付方法を覚えておくと、今後様々な企業に応募したときに大変役立ちます。エントリーシートの送付方法のコツを確認しましょう。

エントリーシートを送るときの件名

エントリーシートをメールで送るときの件名について解説していきます。件名は、企業の担当者がメーラーを開いて最初に見る文字でもあります。件名をもとに、どのような内容のメールが届いたかを判断するので、簡潔でわかりやすい件名にしましょう。

・内容を簡潔に伝える
・大学名や氏名を忘れない

この2つのポイントを守るだけで、簡潔でわかりやすい件名にすることができます。人事は数多くのメールが届く部署でもあります。就活生だけではなく、新卒採用関連や中途採用関連のメールも多く受信しています。

その中でもわかりやすい件名というのは、一目でどんな目的のメールなのかを把握できるものです。一目で内容がわかる件名にして、手間を取らせないよう配慮することが重要です。

内容を簡潔に伝える

エントリーシートを送るときの件名は、簡潔にしましょう。例をいくつかご紹介するので、状況に合わせて参考にしてください。

・【エントリーシート添付】
・【応募書類:エントリーシート送付】

就活ナビサイトなどでエントリー後、後日企業から「●月●日までに、人事宛のメールアドレスにエントリーシートを送付してほしい」と連絡があった場合、このような件名にして送付しましょう。一目見ただけでエントリーシートが添付されているとわかります。

・【●●より応募 エントリーシート添付】

就活ナビサイトなどで、「エントリーボタンを押した後、人事宛にメールでエントリーシートを送付してほしい」と既に案内がある場合です。●●にはエントリーした媒体名を入力してください。応募者を媒体ごとに管理している企業もあるので、媒体名を件名に入力することで、件名だけでどこからの応募者なのかが判明し、人事担当者の手間が省けます。

大学名や氏名を忘れない

そして、メールの件名には大学名や氏名も入力するようにしてください。

【エントリーシート添付】●●大学 田中太郎

大学名と氏名を加えて表記するだけで、人事担当者は情報の管理がしやすくなります。新卒採用の採用活動が解禁された直後は、特に人事宛てに数多くのエントリーシートが送られてくるのです。

就活ナビサイトから応募してきた人物と、メールが送られてきた応募者の名前を照らし合わせ、応募者情報を確認する作業も必要になります。管理されやすい件名でメールを送ることは思いやりのひとつであり、マナーでもあります。失礼のないようにメールを送ることも重要ですが、相手を考慮するメールを送り周囲と差をつけましょう。

エントリーシートをメールで送るときの例文

それでは、ここからはエントリーシートをメールで送るときの例文をご紹介していきます。エントリーシートをメールで送るときは、マナーを守って簡潔でわかりやすい件名にするということはわかりました。本文も件名同様にシンプルでわかりやすい内容を心がけましょう。メールを送る際は下部に署名を入れることで、メールマナーを守ることができ、ビジネスメールらしくなります。

(例)

株式会社●●
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●大学 ●●学部 ●●学科3年の田中太郎と申します。

エントリーシートを送付いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 太郎
●●大学 ●●学部 ●●学科
Email:◯◯◯◯@mail.com
TEL:000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー

エントリーシートをメールで送るときの注意点

エントリーシートをメールで送るときの注意点

次にエントリーシートをメールで送るときの注意点を3つご紹介します。件名と本文の入力を済ませ、いよいよエントリーシートを送るとなった際に、ぜひ注意してほしいポイントをまとめました。

・深夜の時間帯は避ける
・ファイルはPDFで送る
・エントリーシートとメール本文の誤字脱字を確認する

以上3つのポイントを守るようにしてください。既に何度もエントリーシートをメールで送信している人は手馴れているかもしれませんが、うっかりミスをしやすいのがメールの特徴です。

メールだけで企業に応募書類を送ることができるのは大変便利ですが、姿が見えないからこそ大切にしたいマナーがあります。送信が完了するまでは気を抜かないようにしましょう。

深夜の時間帯は避ける

エントリーシートをメールで送るときは深夜の時間帯は避けましょう。例えば、メールの受信時刻が深夜3時だった場合、人事担当者はどのようなことを思い浮かべるのか想像してみてください。深夜にメールを送信してくる人は、夜更かしをしている人だと感じてしまい印象が悪くなります。

また、深夜は一般的に連絡をしない時間帯であるため、アルバイトなどでどうしても深夜帯に勤務が終わった場合は、時間を改めてメールを送るようにしましょう。また、会社のメールを私物のスマホに転送する設定をしている人もいるので、深夜帯にメールを送ってしまうと就寝中にスマホの通知音を鳴らしてしまうかもしれません。できれば、日中にエントリーシートを送付するようにしてください。

ファイルはPDFで送る

エントリーシートをメールで送信する際、ファイルはPDFで送るようにしましょう。エントリーシートを入力していき、いざ保存したら、ファイルがワードやエクセルのままになっている人も多いかと思われます。企業から指定する形式での提出指示が特になければ、データはPDFにしましょう。

データをPDFにすることで、完成された最終形態の書類であるということを示すことができます。また、ファイル名にも注意してください。基本的にはメールを送信する日付をファイル名にいれます。「20180801_エントリーシート_田中太郎」というように、日付と応募書類名と氏名をファイル名に入れましょう。

そうすることで、人事担当者が添付データをそのままダウンロードしても、ファイル名が既に登録されているので、デスクトップやダウンロードフォルダの中から見つけ出しやすくなります。

誤字脱字を確認する

最後に、エントリーシートをメールで送る前に、エントリーシートとメール本文の誤字脱字を確認してください。一文字でも脱字があると、最終確認が不足していて雑な人という印象を受けます。これがビジネスだと、企業間の信用問題にもつながります。

気軽な意思疎通のためのメールではないので、自分が入力した文字に誤字脱字がないか最終確認は入念にしてください。誤字脱字がないかの確認が終わったら、送信ボタンを押す前に添付データにエントリーシートがセットされているか目視で確認しましょう。肝心なデータを添付し忘れることがないように注意しましょう。

メールの返信がきた場合の対応

エントリーシートを送信した後、企業からメールで返信が来る場合があります。人事担当者より「エントリーシートを確かに受理しました」という内容のメールが来たら、簡潔にお礼のメールを送るようにしましょう。

しかし、自動返信メールには返事をしなくて大丈夫です。基本的に自動返信メールは返事を必要としておらず、自動返信メールに返事をしても担当者にメールが届かない場合もあります。エントリーシートを送付したのに企業から返事がない場合は、そのまま書類選考に入っている可能性があります。

エントリーシートを送付したのに、先方からエントリーシートを受理した旨の連絡がないことに不安になるかもしれませんが、気長に待ちましょう。ただし、特に企業から指示がなく、10~14日待っても返信がなければ、企業にメールか電話で確認をしてみましょう。

簡潔なお礼メールを送る

企業からエントリーシートの確認ができたというメールが返信されてきたら、簡潔なお礼メールを送りましょう。本文には、志望動機や入社への意欲を記載せずに、あくまでも簡潔なメールにしましょう。内容の濃い文章を送ってしまうと、エントリーシートと同じ内容になり重複してしまいます。

件名には「Re:」をつけたままでOK

件名には「Re:」をつけたまま返信をして構いません。「Re:」というのは「~について、~に関して」という意味です。そのため「Re:」を付けてメールを返信することは、「その件名に関する話題について返信します」という意思表示になります。そのため件名にある「Re:」は消さずに、「Re:Re:【エントリーシート添付】●●大学 田中太郎」という件名のままメールのやり取りを続けても大丈夫です。

(例)

件名:Re:Re:【エントリーシート添付】●●大学 田中太郎

本文:
株式会社●●
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●大学 ●●学部 ●●学科3年の田中太郎と申します。

お忙しい中ご確認いただきまして誠にありがとうございます。
選考の程どうぞ宜しくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 太郎
●●大学 ●●学部 ●●学科
Email:◯◯◯◯@mail.com
TEL:000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー

エントリーシートをメールで送る場合は簡潔な件名と本文にしよう

エントリーシートをメールで送るだけだと簡単に考えず、細かいところまでマナーを見られていると思ってください。社会人になると、細かい作法が当たり前にできていなければなりません。企業の人事担当者は就活生だけを相手にしているわけではなく、各部署の担当者や他社とのやり取りもあります。

そのようなやり取りの中、就活生から違和感のあるメールが届いてしまうと、マイナスな印象になりかねません。一般的な社会人としてのマナーが就職活動中にできていないと、社会人になる準備ができていないと思われ、選考が有利に進まなくなるかもしれません。エントリーシートをメールで送る場合は、わかりやすい件名と本文になるよう心がけしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ