履歴書

書類選考に通らない理由8つ|改善するためにやるべきこともご紹介

書類選考が通らない

書類選考は選考の最初期段階のため、これになかなか通らないと挫折を感じてしまうことが多いです。企業によって選考方法やスケジュールは異なりますが、最初に書類選考をおこなうことは、ほぼすべての企業で共通しています。書類選考を避けて通ることはできず、就活を攻略するなら必ず乗り越えなければならない壁です。

書類選考は選考人数のふるい落としを目的としているため、実は難易度はそれほど高くありません。難易度が高くないからこそ、落ち続けると大変なことになり、就活に失敗する確率も高くなります。書類選考に通らない理由と対処法を知り、就活最初の壁を上手に突破しましょう。

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書類選考が通らない理由8つ

書類選考が通らないことには必ず理由があり、それは大きく5つに分けられます。書類選考は、他の選考に比べて合否が素早く決められるため、マイナス要素が少しでもあるとすぐに不合格になる可能性が高いです。下記の理由にひとつでも該当する場合は、それが原因で不合格が続いている可能性が高いことは理解しておきましょう。また、ひとつではなく、複数の理由が該当する可能性もあるため、自身の状況をしっかり見直し、何が該当するか細かくチェックすることが大切です。

①自己分析ができていない

書類選考が通らない場合の原因として考えられるのが、自己PRの説得力のなさです。自分の強みや弱み、アピールしたい能力を得られたきっかけなどの文章が説得力に欠けている場合、大抵は自己分析不足のせいと考えられます。

そもそも自己分析が正しくできていないと、たくさんの職業の中から自分の特性に合った適職を、探すこともできないものです。企業の知名度や給与の高さなどの目に見えて魅力的な部分だけでなく、自分の軸に合っている企業を見つけるためにも自己分析は必須なのです。

まずは自分を客観的に見つめ直し、自分の特性を認識しましょう。それがどんな場面で発揮されるのかを分かりやすく文章に起こした上で、履歴書やESにまとめるといいでしょう。

②業界・企業研究ができていない

実は企業研究は、自分ではしているつもりでも意外と疎かになっている場合が多いです。企業を正しく理解することは、志望動機への説得力を高めるのにとても重要なことです。

企業の仕事内容や将来性についてはある程度調べる人もいるでしょうが、説明会やインターンなどによる企業訪問も用いることで、志望企業についての情報を更に集めることが大事になってきます。

また合わせて「選考フロー」についてもある程度確認しておきましょう。特に人気の企業では、応募者を効率よく捌くためのフィルターを用意していることもあります。選考を通過するためにも、必須要件がどういうものか合わせて調べておきたいところです。

③履歴書作成の基本的なルールが守れていない

書類選考が通らない理由は、そもそも基本的なルールが守れていない可能性が考えられます。履歴書は発行元や販売元によって記入項目が少しずつ違いますが、基本的な書き方のルールは共通しています。「ボールペンではなく鉛筆で書いている」「修正テープや修正ペンで訂正している」「空欄があるまま提出している」など、書き方に関するルールは多いです。

これらが守れていないと、マイナスの印象を与えてしまいます。企業によっては「手書き」「パソコン作成」などの指定をすることもあり、これが守れていない場合も応募規格を満たさないと判断されます。基本的なルールが守れていないと、どれだけ完璧な内容でも不合格になるため、基本的なルールはきちんと知っておきましょう。

④読みづらい

応募書類は記入されている内容だけではなく、読みやすいかどうかも重要です。書かれている内容自体はよくても、読みづらいとマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。読みづらいことで内容が上手く伝わらない場合やきちんと読んでもらうことができない場合もあるため、丁寧に作成することを心がけなければなりません。

応募書類において全体的な見栄えは重要であり、「文字の丁寧さ」「文字の大きさ」「段落の付け方」「書類の折り方」などの細かい点まで工夫することが大切です。まず見た目が綺麗でないと、採用担当者は読む気をなくしてしまい、先入観でマイナスの印象を持ってしまいます。読まれる前から評価を下げられると不利にもなりやすく、不合格になる可能性も上がるでしょう。

⑤志望動機が弱い

書類選考では志望動機は重要なポイントであり、これが弱いと不合格になる可能性が高いです。志望動機は単に「その企業を志望する理由やきっかけ」だけではなく、「いかにその企業に就職し、活躍したいと考えているか」をアピールしなければなりません。企業への就職を目指す「動機」を伝えるというよりも、自身を「売り込み」アピールすることが求められます。

また、志望動機は志望先ごとに変えることが基本であり、内容を使いまわしている場合も評価を下げられる可能性が高いです。志望動機を使いまわしてしまうと、他の企業を志望する理由と差別化ができません。内容もありきたりになりやすく評価も下げられてしまいます。

⑥アピール内容に根拠がない

書類選考では自身を売り込んで魅力を伝え、面接官に「話してみたい」と思わせることが大切です。しかし、ただ自身の魅力を書き連ねるだけではアピールにはなりません。魅力的な自分像を伝えることは大切ですが、根拠がないと信用してもらうことはできず、高評価を得るのも難しいです。

信ぴょう性がないと場合によっては嘘をついていると判断され、評価を大幅に下げられる可能性もあるため注意しなければなりません。志望動機でも自己PRでも、内容に根拠がないとどれだけ上手く書けていても評価の対象にはならず、不合格になってしまいます。

⑦証明写真の印象がよくない

書類選考では証明写真も評価の対象であり、写真の印象が悪いと不合格になりやすいです。本当の第一印象を決めるのは、面接時ではなく書類選考の証明写真です。「表情が暗い」「身だしなみが整っていない」など、印象が悪いとマイナスの評価になり、不合格にもなりやすいため注意しましょう。

証明写真からも表情や身だしなみは分かるため、万全の状態で撮影したものを使用することが大切です。また、写真を使いまわして汚れている、ヨレている、サイズが違っているなども印象が悪くなるため注意しなければなりません。証明写真が評価に与える影響は大きいため、書類の記入内容だけではなく写真までこだわって選びましょう。

⑧企業の求める人物像と合わない

自分のアピールできる能力が企業の求める人物像・能力とマッチしていなければ、やはり書類選考の段階で落とされてしまうことになります。例えば企業が協調性やコミュニケーション能力を求めているのに、一人でコツコツと仕事に取り組むのが得意とアピールしてしまうと、マッチしているとはいえません。

企業へ就職するための適性を理解するには、先に挙げた自己分析と企業研究の両方が必要になってきます。企業が求める人物像について正しく理解した上で、自分の持つ性質や能力を洗い出すのがいいでしょう。完全には企業側の人物像とマッチしなくても、自分の能力の使い方次第では十分アピールすることもできるため、やはり自己分析は重要になってきます。

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書類選考が通らないときにやるべきこと

書類選考が通らないときにやるべきこと

書類選考に通らない理由はさまざまありますが、心当たりがなくなぜ落ちるのかよく分からないという人もいるでしょう。基本的には該当する理由を探し、それを改善することが大切ですが、理由が分からない場合は応募書類の作成方法そのものから見直すことが大切です。

理由が分かっている場合でも、それを改善したからといって必ずしも合格するとは限りません。書類選考を突破するには、応募書類のアピール力を高めることが大切なため、作成方法を見直して根本的な改善を図ることも大切です。

記入内容の見直し

書類選考に通らない場合は、応募書類の記入内容から見直しましょう。基本的なルールを守って作成しているかはもちろん、細部の項目までチェックして間違った書き方をしていないかを確認することが大切です。また、書き方自体は合っている場合も、アピール力が低いと不合格になるため、各項目のブラッシュアップも考えましょう。

履歴書やESは一度作成して終わりにするのではなく、何度も見直し、改善を重ねてアピール力を高めることが大切です。応募書類は空欄を作らず作成するのが基本ですが、空欄でない場合でも「特になし」は空欄同様の印象を与えます。「特になし」と書いている項目がある場合は別の書き方を考え、やる気のない印象を与えないよう工夫しましょう。

読み手を意識した内容にする

企業の人事担当はどの程度選考書類を読み込むか、知らない人も多いことと思われます。大手企業の例を上げれば、1日に数百枚の履歴書やESを確認することになるそうです。このように僅かな時間でも「この人に会ってみたい」と人事担当に思わせることが、選考書類を作成する上で鍵になってくるのです。

誤字脱字をなくすことももちろんですが、まとまりがなかったり無駄に長い文章はそれだけでマイナスになってしまいます。選考書類は簡潔で、無駄のない文章構成を意識するようにしましょう。

またそれだけでなく、一目見ただけで惹きつけられるようなキャッチコピーを文章内に混ぜたり、数値を用いて定量的に成果を示すなど目で見て印象に残るような書類を作成をするのが好ましいです。

志望動機は入念な企業研究を心掛ける

応募書類の中でも志望動機は特に重要なため、内容を念入りに見直すことが大切です。志望動機を改善するには、まずは入念に企業研究をしなければなりません。志望動機では「入社意欲の高さ」や「企業への理解度、興味関心の高さ」をアピールすることが大切です。これらを伝えるには、企業について細部まで理解する必要があり、志望企業ならではの特徴や魅力を知る必要があります。

志望企業ならではの特徴や魅力を志望動機に反映させることで「その企業だからこそ志望する理由」を作ることができ、他の企業を志望する理由との差別化ができます。さらに理解を深めるためには、業界研究も大切です。企業研究と並行して進め、業界・企業についての知識を身につけておきましょう。

自己PRは明確な根拠を提示

自己PRもアピール力を高めるために重要な項目なので、明確な根拠を提示することを意識しましょう。自己PRは何をアピールするかだけではなく、「アピールした内容がいかに本当であるか」と信じてもらうことも大切です。根拠として使えるのは過去の経験であり、アピールの題材として提示した能力を身につけた、あるいは発揮したエピソードを踏まえて作成しましょう。

信ぴょう性を高めるには、エピソードを細部まで深堀りすることが大切ですが、書類選考では文字数制限があるため基本的には概要だけでOKです。細部の説明は面接時に口頭で膨らませてできるため、書類選考では簡潔に伝えることを意識しましょう。自己PRは、「結論」「根拠」「まとめ」の構成にすることで、より伝わりやすく信用してもらいやすいアピールになります。

見た目の印象にもこだわる

応募書類の全体的な見栄えも見直しましょう。応募書類は読みやすいことが重要なため、ぱっと見て読みやすい、あるいは読みたいと思えるか、綺麗な状態であるかも確認してから提出することが大切です。汚したり、破ったりしないよう大切に扱いましょう。また、余計な折り目は付けないことが基本です。

A3サイズの履歴書なら半分に折り、折り目で内容が読みづらくならないよう注意が必要です。折り目を付けずに応募書類の破損を防ぐには、大きめの封筒を使って送ることも大切です。郵送時は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れるとさらに保護効果が高まり、より綺麗な状態で応募書類を届けられます。

文字は丁寧に書く

読みやすく綺麗な見た目にするには、文字を丁寧に書くことも大切です。手書きの場合は文字の上手い下手によって読みやすさが異なりますが、それ以上に丁寧さが重要視されます。たとえ文字が下手でも丁寧に書いていると好印象です。反対に文字は上手くても、雑に書かれていると読みづらく、印象がよくありません。

また、文字の大きさや配分も重要です。「小さくし過ぎない」「詰めすぎない」ことも意識しましょう。書類選考は書ける文字数が限られるため、多く書くには文字を小さく詰めて書く必要があります。しかし、詰めて小さく書くと読みづらく、かえって印象が悪くなるため、読みやすさを重視してある程度適度に改行して作成しましょう。

誤字脱字をなくす

誤字脱字をなくすことも大切であるため、間違いを見つけた場合は修正せずに最初から書き直しましょう。間違った箇所に二重線を引き、訂正印を押すことで修正は可能ですが、修正跡があるとマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。同じ内容なら、修正していないほうが印象はいいため、提出期限がぎりぎりの緊急の場合以外は、すべて書き直しましょう。

誤字脱字があると細部まで気を配れていない印象を与えてしまい、評価を下げられてしまいます。また、きちんと見直しをしていないことで、志望度が低いと判断される可能性もあるため、注意しなければなりません。書き終えた後は何度も見直し、誤字脱字がないことを確認してから提出しましょう。

書類選考が通らないときは読み手の立場に立ってみよう

書類選考に通らない理由はさまざまありますが、基本的には記入内容に不備があることが原因です。書き方が間違っている場合、アピール内容が適切でない場合、読みづらい場合など理由は複数あり、まずはどれが原因かを解明することが大切です。評価される応募書類を作成するには、読み手の立場に立って考えてみましょう。

作成した書類を見直し、アピール内容は十分か、読みやすいかなどを考え、自分だったら面接に呼びたいと思うか審議することが大切です。書類選考は最初の関門であり、「会ってみたい」と思わせることが合格の近道です。作成した応募書類は必ず見直し、読み手の立場で本当に評価してもらえるかを考え、改善を重ねましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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