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事務職の面接のポイントを知ろう
事務職は新卒でも募集の多い職種であり、応募する学生は多いでしょう。事務職は人気のため、どの企業でも倍率が高くなりやすく、内定を獲得するには面接でいかに高評価を獲得できるかが重要です。しかし、事務職の面接は他の職種よりもアピールがしづらいため、注意しなければなりません。きちんと事前準備をしていないと、アピール不足で評価が得られず、不合格が続くことも多いです。
上手に面接を進めるには、徹底した対策をおこなうことはもちろん、事務職ならではのポイントを知ることも大切です。同じ企業でも、職種によって選考の特徴やチェックされるポイントが異なることは少なくありません。面接突破のポイントを知り、人気の事務職への就職を勝ち取りましょう。
事務職の面接でみられるポイント
事務職の面接を通過するには、みられているポイントを知り、それを満たせるようアピールすることが大切です。面接でチェックされているポイントは、業界・企業・職種によって異なるため、状況に合わせてアピールの方法を変えなければなりません。チェックされているポイントを知ることで、何が評価されるのか、何が求められるのかが分かります。みられているポイントを意識し、面接官の視点から面接への取り組みを見直して、さらに念入りな準備をおこないましょう。
仕事への熱意
事務職の面接では、仕事への熱意がとくに重要視してみられているため、本当にやる気があることをアピールできなければなりません。事務職は「楽そう」「簡単そう」などのイメージを持つ人も多く、何となく就職を目指す人も多いです。パソコンさえできるなら誰でもできる仕事を思っている人も多いため、志望度が低いことも少なくありません。
確かにパソコンスキルがあるならスムーズに仕事には取り組みやすいですが、実際は仕事の幅が広く、大変なことも多いです。そのため、仕事への熱意が低いと就職してもすぐに辞めてしまう人が多く、企業は熱意があって長く続けてくれる人を採用したいと考えます。簡単には辞めない熱意を示すことで、就職意欲の高さが伝わり、より評価もされやすいでしょう。
熱意をアピールする方法について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
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仕事への理解度の高さ
仕事への理解度の高さも、事務職の面接でみられるポイントのひとつです。事務職＝書類作成とイメージする人は多いでしょうが、これは業務の一環に過ぎません。実際の仕事内容は企業ごとに異なり、多岐にわたるケースも少なくないため注意が必要です。例えば書類作成の他には書類の管理やデータの打ち込み、備品の管理、電話・メール対応なども挙げられます。
さらに事務職でも経理なら伝票を扱ったり、帳簿を管理したりもします。営業事務なら営業職のサポートのために動き、会議やプレゼン用の資料作成や契約書の作成、確認をおこなうことも多いです。ひとくちに事務職といっても、細かい仕事の内容は企業ごとに違うため、いかに理解が深められているかがみられています。
コミュニケーション能力
事務職はパソコンと向き合うだけの仕事とイメージする人も多いでしょうが、実はそうではありません。実際には多くの人と関わる仕事のため、コミュニケーション能力も重要視されています。例えば、来客時には事務職の社員が最初の応対をしなければならないことも多いです。また、社内での人間関係も広く、事務職は業務の根幹になるため、全部署の人と関わって仕事をするケースもあります。
関わる人の数は非常に広く、コミュニケーションがきちんと取れていないと仕事をスムーズに進めるのは難しいです。コミュニケーション能力は事務職でも、とくに重要視され、面接での言動や振る舞い、表情、仕草など細かい点からチェックされていると考えましょう。
コミュニケーション能力が向上する方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
事務職は新卒未経験だと面接で不利？
事務職は転職者も多い職種であり、中途採用を積極的におこなう企業も少なくありません。経験者を優遇するケースも多いため、新卒で未経験だと不利になるとイメージする人は多いでしょう。確かに未経験よりは経験があったほうがよいですが、そもそも社会人経験のない新卒では、未経験で就職するケースがほとんどです。中途採用も多い事務職では、新卒未経験だと面接で不利になるのかを知り、どのような人が有利に就職しやすいかも把握しておきましょう。
未経験でも挑戦できる
結論からいえば、事務職は新卒の未経験でも挑戦が可能な職種であり、未経験が不利になるわけではありません。経験ありはあくまで優遇されやすいだけであり、実際に採用されるかどうかは、本人の能力ややる気など複数の要素で判断されると考えましょう。未経験でもやる気があり、成長する意欲も高いなら面接では高評価を獲得しやすいです。
反対に経験者でもやる気がなく、何となく志望しているだけでは未経験者に負けて不採用になることもあります。事務職の仕事はある程度能力が必要な場合も多いですが、就職後にきちんと覚えられるなら、十分に活躍はできます。就職後の成長を見越して採用する企業が多いため、積極的にアピールすることで新卒未経験でも事務職に就職することは可能です。
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資格やアルバイト経験があると有利
同じ新卒でも、仕事に関連する資格を持っていると面接で有利になりやすく、アルバイト経験も評価の対象になることは覚えておきましょう。最終的にはポテンシャルをみて判断することが多いですが、最初から加点の要素があるとポテンシャルも含めて高く評価されやすく、面接にも合格しやすいです。
事務職に絞って就活をすると決めたなら、早めに行動して資格の取得や経験を積むことも考えてみましょう。基本的なパソコンスキルを証明する資格なら、それほど時間をかけず短時間で取得が可能です。また、事務のアルバイトをすることで、実務経験が積めるだけではなく、本当に事務職に適性があるかも分かります。アピールできるポイントを増やしておくと、新卒でも有利に面接を通過しやすいでしょう。
事務職の面接対策でやっておくべきこと
事務職の面接を通過するためには、面接の前にしっかりと対策をしなければなりません。対策を怠って面接に挑んでしまうと、充分なアピールをすることができないためです。企業に魅力的な人材と思われるよう、面接対策をおこないましょう。
面接対策に取り組むためには、何をすればよいのかを把握しておかなければなりません。ここでは、事務職の面接に有効な対策を2つ紹介します。それは「企業研究」と「綺麗な言葉遣いや立ち振る舞いを意識する」です。
企業研究
事務職であっても、面接にいくと志望動機を聞かれます。なぜその企業を選んだのかをしっかりと伝えることで、熱意をアピールしましょう。
その企業を選んだ理由を述べるためには、入念に企業研究をしておく必要があります。企業研究をせずに志望動機を考えても、どの企業でも当てはまるような内容の薄いものになってしまうためです。そのような漠然とした内容では、「それは他社でもできることではないか」と思われかねません。
事務職はどの企業にも必要な職種であるため、その企業を選んだ理由を伝えることを、難しく感じる人もいます。しかし、しっかりと企業研究をすれば、その企業で働くことでどのようなことに貢献したいのかを明確にできるため、具体的な志望動機を考えられます。
綺麗な言葉遣いや立ち振る舞いを意識する
事務職は事務的な業務内容だけでなく、外部からの電話対応や接客対応を任されることが多いです。そのためお客様の前へ出しても問題ない、綺麗な言葉遣いと立ち振る舞いができる人が求められます。
言葉遣いや立ち振る舞いは、面接本番にいきなり正そうとしても、ついいつもの癖が出てしまいます。普段からガサツな言動が多いと感じる人は、面接までの間に少しでも改善できるように意識しましょう。とくに姿勢の悪い人は、接客ができるかどうか以前に、仕事の能力も低くみられてしまいます。注意しましょう。
お客様と電話や接客をすれば、その人は会社の顔になります。「この人を会社の顔にするのは恥ずかしい」と思われないように、綺麗な言葉遣いと立ち振る舞いを身につけましょう。
事務職の面接で頻出の質問
事務職の面接を通過するには、まずは事務職ならではの頻出の質問を知ることが大切です。面接での質問は業界、企業によって違うことがほとんどですが、同じ職種なら共通してされやすい質問はあります。職種ごとの頻出の質問は、面接でもとくに重要視されているポイントのため、上手に答えられないと評価を下げられる可能性が高いです。事務職ならではのポイントに注目して、頻出の質問からどのように答えるべきかを考えてみましょう。
なぜ事務職を志望したのか
なぜ事務職を志望したのかは、とくに聞かれやすいポイントのため回答を用意しておかなければなりません。これは業界や企業を志望した理由に加え、その中でもなぜ事務職なのかが問われているため、注意が必要です。業界や企業を志望した理由を伝えるだけでは、職種の志望理由になっていないため、評価を下げられる可能性があります。
新卒なら総合職や営業職など、職種は他にもあるため、それらではなく事務職を選んだ理由を明確にしなければなりません。事務職を選んだ理由は、仕事内容やどのように活躍したいかから伝えるのが基本です。仕事の条件や楽そうだからなどのイメージでアピールすると、大幅に減点される可能性もあるため注意しましょう。
事務職の志望動機について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
パソコンスキルや資格があるか
事務職の面接では、持っているスキルも聞かれることが多いです。事務職でも仕事の内容は多岐にわたるため必要なスキルは就職先によって異なりますが、基本的にはパソコンスキルがあると評価されやすいでしょう。ITパスポートやMOSといったパソコンスキルを証明する資格があると、定量的なアピールが可能でより評価を受けやすくなります。
また、資格を持っていなくても、ワード、エクセル、パワーポイントなどが一通りできることをアピールすると、評価される場合はあります。パソコンスキル以外では、簿記や秘書検定なども評価の対象です。新卒は能力よりもポテンシャルを重視するため、これらは必ず必要なわけではありませんが、持っているとプラスに働きやすいことは覚えておきましょう。
就職後のプランについて
就職後のプランも事務職の面接では聞かれやすいポイントのため、明確なビジョンを考えておかなければなりません。事務職はキャリアアップが難しい職種であり、人によっては何十年も同じ部署で働き続けることもあります。そのため、就職後に何をやりたいかは答えづらく、事前準備なしでは回答できずに終わる危険性もあります。
就職後何をしたいかは個人の自由ですが、「その企業で実現可能なこと」「事務職に関係すること」の2点は守りましょう。これらが守れていないと、就職後のプランをいかに具体的に伝えても、評価されない可能性が高いです。事務職を経験することで叶えられるプランやキャリアを提示し、目標に向かってどのように努力するかを伝えると高評価になりやすいです。
どの職種でも共通の頻出質問にも注意
面接を通過するには、事務職ならではの頻出質問だけではなく、職種を問わずに聞かれやすい質問に対する回答も考えておかなければなりません。職種を問わない頻出質問は、いわば就職全体で重要視されているため、ここで失敗しても評価は下げられてしまいます。就活全体、職種限定両方の頻出質問の対策をおこなうことが、面接突破の近道です。頻出質問は重要度が高いものも多いため、事前に回答内容を考えてから面接に臨みましょう。
業界・企業の志望動機
業界・企業の志望動機は必須であり、いかに志望度が高いかをアピールしなければなりません。志望動機を問う質問をされることは多いですが、この時企業を志望する理由に限定して伝えている人も多いため注意が必要です。企業を志望する理由だけでは、そもそもなぜその仕事や企業に興味をもったのかが分からず、アピール全体の信憑性が薄れてしまいます。
業界を志望する理由は志望動機の根幹になるため、きちんと提示することで信頼度の高いアピールが可能です。なぜその業界を選んだか、その中でもなぜその企業なのかに注目し、内容を考えましょう。さらに、企業でどのように活躍できるかを提示することで高評価は獲得しやすくなります。
自己PR
自己PRも聞かれやすい質問のひとつであり、志望する企業ごとにアピールする内容は変えなければなりません。自己PRは単に自分のよさ、アピールポイントを伝えるだけではなく、企業が求める人材像に沿ってアピールすることが大切です。どれだけ素晴らしい能力や人柄を提示しても、企業が求めるものと大幅に違っていると、高評価を獲得するのは難しいため注意しなければなりません。
反対に些細なことでも、企業に適したものなら高評価を得ることも可能です。自己PRでは企業に求められる能力や人柄を提示し、それが本当に身についていることをあらわすエピソードを提示しましょう。その上で就職後、いかに仕事で再現できるか、活躍して利益に貢献できるかに繋げることが大切です。
学生時代頑張ったこと
学生時代頑張ったことは、取り組みの内容や結果だけではなく、過程も評価されているため注意が必要です。何に取り組み何を成し遂げたかよりも、どのような姿勢、考えで取り組んだかが重要視されていると考えましょう。また、頑張ったことから何を得て成長したか、それが企業でどのように発揮されるかもみられています。
どのような内容でアピールする場合でも、最終的に重要なのは仕事に活かせるかどうかだと考えましょう。些細なことでも一生懸命に取り組み、経験から成長でき、それが仕事に繋がるなら高評価を得ることは可能です。いかに頑張ったかが伝わるように、取り組み方もアピールして、仕事への姿勢をイメージさせましょう。
事務職の面接では差別化を図ったアピールをしよう
事務職は志望動機や将来の展望を伝えることが難しいため、面接前にしっかり対策をしておかなればなりません。アピールが難しいだけに、念入りに考えておかないとありきたりな内容になってしまいます。その結果、面接官の印象に残らず評価もされづらくなってしまいます。高評価を獲得するには、他の学生との差別化を図ったアピールができるかが重要です。
面接官の印象に残るアピールをするには、仕事への理解を深めて、なぜ事務職なのか、事務職でどのように成長したいのかを具体的に考えておかなければなりません。事務職は人気が高いだけに、就職倍率も上がりやすく難関になりがちです。高い競争率を勝ち抜くためにも、事務職で働きたいという熱意が伝わるアピールを用意し、意欲を伝えて面接で高評価を獲得しましょう。