【就活で応募メールを送る際のポイント】注意点や例文もご紹介

就活では応募企業にメールを送る機会が多い

新卒の就活ではナビサイトや企業のマイページからエントリーするのが一般的で、メールで選考の応募をするケースはあまりありません。しかし、全く0なわけではなく、一部企業ではメール応募もあるため、その作法を知っておくことは大切です。また、別の方法でエントリーした場合でも、その後の応募企業との連絡は、メールで取り合うことが多いです。

就活ではメールのやり取りも評価の対象であり、内容や送り方にも注意しなければなりません。正しくマナーを守ってメールのやり取りをおこなうことで、プラスの評価を獲得でき、よりスムーズな選考の突破が目指せます。応募企業とのメールのやり取りではどのような点を意識すべきか、ポイントを知って好印象の獲得を目指しましょう。

応募メールの基本

企業とのメールではビジネスマナーを意識する必要があり、これは好印象を与えるための基本といえます。細かいマナーは複数ありますが、基本ができているのは最低条件で、これができていないと評価を大幅に下げられることもあるため注意が必要です。メールの基本的なマナーは就活中だけではなく社会人になってからも役立つため、覚えておいて損はありません。応募メールの基本を知り、意識すべきポイントを把握しておきましょう。

件名は簡潔に

応募メールに件名は必須であり、件名なしでのメールはすべてマイナスの印象を与えると考えましょう。また、件は長すぎても印象がよくないため、簡潔にまとめることを意識しなければなりません。企業に届くメールの量があまりにも多い場合は、件名だけ見てすぐ読むかどうかを判断し、不要なものは開封されずに削除される可能性すらあります。素早く確実に確認してもらうためにも、応募メールであることがすぐに分かる件名をつけなければなりません。

あいさつ・導入文から始める

ビジネスメールでは、いきなり本題から入るのは失礼で、まずは導入やあいさつから始めなければなりません。また、何度もメールを送っている相手であっても、間違いがないことを確認するために宛名の記載も必要です。送り先の企業名、部署名、担当者の個人名などを記載しましょう。

企業によってどこまで情報が公開されているかは異なりますが、基本的に表示されている宛先は省略せず、すべて記載しなければなりません。宛名によってメールを振り分けている企業もあるため、正しく記載することを意識しましょう。宛名を記載して簡単にあいさつ文を書いた後、本題に移るのがビジネスメールの正しい文章構成です。

内容はわかりやすくまとめる

メールの中心部分とも言える用件は、内容を分かりやすく簡潔に伝えることが大切です。ビジネスメールでは前置きをしてから本題に移りますが、全体を通して考えると情報量は必要最低限に抑え、読みやすいことが前提となっています。長々と書いてしまうと読みづらく、本当に伝えたいことが伝わらなくなる可能性もあるため注意しなければなりません。

関係のない話はしないよう注意し、応募メールなら、募集の要項を見たこと、応募を決めたことなどを簡単に述べるといいでしょう。メールはあくまで連絡手段であり、ここで自分をアピールする必要はありせん。スムーズに読める、やり取りができることを意識して、内容もブラッシュアップしましょう。

締めのあいさつと署名も忘れずに

応募メールでは用件を伝えて終わりではなく、最後に締めのあいさつもしなければなりません。最初と最後にあいさつ文を入れることで、より丁寧な印象が伝えられ、全体的な好感度も上がりやすいでしょう。また、締めのあいさつの後には、署名を忘れずにつけることも大切です。

連絡先を伝える目的はもちろん、本当に本人がメールを作成した証拠を提示するためにも、署名は必須です。署名の内容は明確に決まっているわけではありませんが、個人名、大学・学部・学科名、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。メーラーの機能を使って登録しておくと、作成するメールに自動で署名がつき、毎回作成する手間も忘れる心配もありません。

応募メールを出す際の注意点

基本的なポイントを守ってメールを作成しているなら、マイナスの印象を与えることはまずありませんが、実際は細かい点まで見られるため注意が必要です。応募メールの作成・応募には注意点があり、それが守れていないと印象が悪くなることもあるでしょう。基本に忠実に作成することはもちろん、注意点も踏まえて作成・応募することが大切です。応募メールの注意点も正しく把握して、少しでもマイナスの要素を排除しておきましょう。

誤字脱字に注意

メールがを作成した後は、内容の間違いはもちろん、細かい部分でも誤字脱字がないかチェックしておきましょう。小さな間違いなら、そのままでも意味は通りはしますが、間違いがあるまま送ることで、印象が悪くなるのは確かです。誤字脱字があると、細かいところで気が利かないと思われることが多く、評価を下げられる場合もあるでしょう。

また、きちんと見直しをせずに送ったと判断され、それは志望度の低さ、企業への優先度の低さのあらわれと思われることもあります。作成後は少し時間を置いてから見直すのがおすすめで、複数回にわたってチェックしましょう。作成時や見直し時の誤送信を防ぐためにも、宛先はチェックが完了してから入力するのがおすすめです。

誤字脱字が与える影響については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 履歴書・エントリーシートの誤字脱字が与える影響｜訂正方法や対策

送信時間は営業時間内がベター

メールは相手の都合に関係なく、いつでも送れて便利ですが、送信時間にも気を配ることが大切です。基本的に企業の営業時間内に送るのがベターで、深夜や早朝といった非常識に思われかねない時間帯は避けたほうが無難でしょう。送信の時間帯を気にしない企業もありますが、一方で時間帯まで含めて評価の対象にする企業もあります。

同じ内容でも、送る時間で評価が変わることもあるため、万全を期すなら営業時間を待つのがおすすめです。また、営業時間外に送ると、後から届いたメールが上に表示されるため、他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。より確実に素早く読んでもらいたいなら、メールボックスでも上位に表示されやすい時間帯を狙うのがおすすめです。

就活の応募メールの例文

さらに詳細部分まで理解を深めるなら、応募メールの例文を参考にして、イメージを膨らませましょう。ひとくちに企業への応募といっても、シーンは複数考えられ、それぞれで送るべき内容は少しずつ異なります。企業へのエントリー自体は、メールでおこなうことは少ないものの、実際にメールでの応募を受け付ける企業は存在し、それ以外のことで応募メールを出す場合もあります。例文を参考に応募メールの作成方法を把握し、よりスムーズにメールを完成させましょう。

面接の応募メール

面接の応募をする場合は、求人情報を見たこと、面接を受けたいことの2点を意識して伝えましょう。これら2点を明確に記していないと、何の用事でメールをしてきたのかが分からず、選考にも進めない可能性があるため注意が必要です。企業ごとの募集条件や応募要項を確認して、提出物の有無もチェックしておきましょう。

お礼メールの書き方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【最終面接後のお礼メール】好印象を与える書き方を例文付きで解説

応募書類をメールで添付する場合

応募書類を送付する場合は、メールに添付している旨を伝えましょう。また、データにはパスワードをつけるのが基本で、パスワードは別のメールで連絡します。せっかくパスワードをつけていても、添付メールで記してしまうとセキュリティの意味がないため、必ずデータとパスワードの通知メールは分けましょう。

説明会の応募メール

説明会に応募する場合は、参加する日付と時間を明確に記しましょう。企業によっては同日に別会場でおこなう場合や、日程によって会場が違う場合もあるため、場所の記載もしておくとより確実です。日時の公表がない場合は、参加したい旨をだけを伝えて、詳しい日程が送られてくるのを待ちましょう。

就活で応募メールを送る場合は内容を工夫しよう

新卒の就活では、企業に応募メールを送る機会はそれほど多くありません。しかし、企業によってはメールでの応募のみ受け付けていることもあり、選考に限らず、説明会の応募をメールで受け付けていることもあるでしょう。また、企業とのやり取りはメールでおこなうのが基本であるため、メールマナーを正しく身につけておくことが大切です。

応募企業とのメールのやり取りでは、ビジネスマナーを意識する必要があり、細部のポイントまで評価されていると考えましょう。ポイントを踏まえて慎重に失礼のないように作成することが、高評価に繋がります。応募メールに限らず、企業にメールを送る場合は、工夫した内容で作成して就活を有利に進めましょう。

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