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ワードで履歴書を作成する就活生は珍しくない
少し前までは、履歴書は手書きで書くのが常識だといわれていました。もちろん、今でも多くの企業や採用に携わる年配の方にとっては、それが常識だと認識されているかもしれません。
しかし一方で、最近ではワードで履歴書を作成する就活生も珍しくなくなってきました。それだけ大学生にパソコンが普及しているということでしょう。また、ペーパーレス化の風潮により、メールなどで履歴書やエントリーシートの提出を求める企業も増えてきています。
ワードで履歴書を作成する際、タイピングや文章の作成は問題なくできても、写真の貼り付けでつまづいてしまう就活生もいるのではないでしょうか。今回は、写真の撮影からパソコンへのデータの取り込み方法、ワードの履歴書への貼り付け方まで、順を追って解説していきます。
ワードで履歴書を作る際の正しい作成方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
ワードの履歴書に貼り付ける写真の撮影方法
履歴書をワードで作成する際にも、手書きの場合と同様に自身の写真を用意しなければなりません。顔写真は、少なからず面接官への印象に影響を与えます。今回は、一般的に就活生が使う、履歴書用の顔写真の撮影方法を3つご紹介します。
写真館、スピード写真、そしてスマートフォンなどでの撮影、それぞれにメリットやデメリットがあります。自分に合った方法を選ぶようにしましょう。
写真館で撮影してもらう
写真撮影をプロにお願いするのであれば、写真館やスタジオがおすすめです。全国チェーンのスタジオなどは意外と近くに店舗がありますし、就活用の写真などにも対応してくれます。金額はおおよそ800円～2,000円くらいと以外に安価で、姿勢や目線などもしっかりと指導してくれます。
写真館やスタジオを利用するメリットは、画質がよいことと、お願いすれば写真のデータももらえることです。大抵はCD-Rなどにデータを移して渡してくれるため、データをパソコンに移すのにも手間がかかりません。さらに、追加で写真が必要な時には焼き増しもできることが大きなメリットといえます。
デメリットは、スピード写真よりは割高であり、店舗によっては予約が必要なことです。
証明写真の値段の相場については、こちらの記事で詳しく解説しています。
スピード写真で撮影する
スピード写真のメリットは、何といっても撮影の手軽さです。スピード写真の機械は、コンビニやスーパーなど身近な場所にあります。移動の手間もほとんどなく撮影でき、ものの数分で現像ができあがります。
最近では、料金を加算すれば美肌加工を施してくれるタイプもあるため、できるだけ速くキレイに仕上げたい人にはおすすめの撮影方法といえるでしょう。
スピード写真は、現像した数枚の顔写真が出てきます。そのため、手元に出てくる写真が現物であるため、撮影しただけでは写真のデータは手に入りません。ワードに貼り付けるためにデータとしての写真は必要な場合には、スキャナーなどで取り込む手間があるため、その点はデメリットといえるでしょう。
スマートフォンなどで撮影する
顔写真を撮影する際、最も手軽な方法がスマートフォンやデジタルカメラでの撮影です。最近のスマートフォンやデジタルカメラは画質も良く、データとしてパソコンなどに移すのも簡単です。
しかし、スマートフォンなどでの撮影には注意すべき点がいくつかあります。ひとつは背景の問題です。背景に生活用品などが写りこんでいては、就活用の写真としては不向きです。無地の、できれば真っ白な背景が望ましいといえます。
もうひとつは撮影時の姿勢の問題です。写真館やスピード写真では、カメラマンや撮影機が姿勢や目線などをある程度は指示してくれますが、自撮りとなるとそうはいきません。また、自分の腕を伸ばして自撮りをしようとすると、どうしても不自然な姿勢になってしまいます。スマートフォンなどで撮影をする際には、誰かに撮影をお願いするようにしましょう。
履歴書マニュアルを確認してください
履歴書に何を書けばいいか困っていませんか？就活は限られた時間の中で準備する必要があるので、履歴書だけに時間をかけてはいけません。
そんな時は履歴書のポイントを網羅した「履歴書完全マニュアル」を参考にしましょう。この資料を見れば、選考を突破できる履歴書をすぐに書くことができます。
実際に利用できるテンプレートもついているので、書き方を参考にしながら志望企業の選考を突破しましょう。
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写真をワードの履歴書に貼り付ける際の手順
履歴書に必要なのは文字や文章だけではありません。応募者の顔写真も重要な情報のひとつです。では、その写真をワードの履歴書に貼り付けるにはどうすればよいのでしょうか。パソコンの操作に慣れた人にとっては大して難しく感じないかもしれませんが、知らなければ意外と手こずってしまう作業です。
「写真をパソコンに取り込む」「図や画像をワードに貼り付ける」などのやり方を今のうちに覚えておきましょう。
写真のデータをパソコンに移す
写真館などで撮影してもらった場合は、写真のデータを入れたCD-Rなどを貰えることが多いため、それを使います。CD-Rをパソコンにセットし、写真のデータをコピーしてパソコンに移せばOKです。このとき、手違いでデータが消えてしまうと大変ですので、必ずコピーしたデータを移すようにしてください。
スマートフォンなどで写真を撮影した場合は、写真のデータをメールに添付してパソコンのアドレス宛に送る、データ共有アプリやクラウド機能を使ってスマートフォンとパソコンでデータを共有する、などの方法があります。
デジカメであれば、USBやSDカードを使ってパソコンにデータを移すことが可能です。スピード写真などで撮影した現物の写真を使う場合は、スキャナーなどで画像をデータとしてパソコンに取り込むのが無難な方法です。写真を取り込んだ後は、データの名前が記号や数字のままでは後から探すのに時間がかかってしまうため、「就活用顔写真」など、自分にわかる名前を付けて保存しましょう。
ワードの機能を使って写真を履歴書に貼り付ける
画像をワードに貼り付けるには、「挿入」タブの「図」グループから「画像」を選択してクリックします。次に、でてきたウィンドウで保存した写真を探して選択し、「挿入」をクリックすればOKです。あるいは、ウィンドウの中で見つけた写真をダブルクリックしても、自動で写真が貼り付けられます。
上記のやり方が手間だと感じる方は、貼り付けたい写真のデータをコピーし、ワードの画面で「貼り付け」の操作をすれば写真が貼り付けられます。あるいは、貼り付けたい写真のアイコンをクリックし、ワードの画面にドラッグ&ドロップすれば、自動で写真が貼り付けられます。
ワードで履歴書に写真を貼るときのコツ
ワード画面で作成中の履歴書に写真を貼り付ける際には、意外と手間取ってしまうこともあります。それは写真のサイズ調整と位置調整です。写真の貼り付けに関してだけは、手書きの履歴書での作業の方が楽だと感じてしまう人もいるかもしれません。
画像の貼り付けからサイズ調整・位置調整にかけて、履歴書の原型がわからなくなるほど文字がズレてしまったり、誤って文字を消してしまったりすることも十分ありえます。そのため、写真を貼り付ける前に一度「上書き保存」をしてから画像の操作に移ってください。
写真のサイズは履歴書に合わせる
多くの履歴書では、写真のサイズは縦4cm×横3cm前後と決められており、枠線はそれよりもひと回りほど大きく作られていることが多いです。そのため、写真のサイズは枠線に合わせるか、4cm×3cmに合わせるとよいでしょう。
挿入した写真を選択した状態でマウスカーソルを写真のフチに合わせると、カーソルが白い両方向の矢印（↔）に変わります。その状態でドラッグすると写真の大きさを変えることができるため、枠内に収まるように調節しましょう。このとき、四隅どこかの角にカーソルを合わせ、矢印が斜めになるようにしてからサイズを変えると、縦横比を変えずにサイズ調整ができます。
あるいは、画像を選択した状態で「図ツール 書式」タブを選択し、「サイズ」グループの「高さ」や「幅」に数字を入力してサイズを調整しても構いません。写真の背景が広すぎる場合は、余分な領域を「トリミング」するとよいでしょう。
移動できない時は写真を前面にする
ワードに画像を貼り付けると、貼り付けた画像をうまく移動させられない場合があります。そんなときは「図ツール 書式」タブの「配置」グループにある「文字列の折り返し」で「前面」を選びましょう。
ネットなどでダウンロードできる履歴書のフォーマットには「オブジェクト」と呼ばれる多くのテキストボックスや罫線などが配置されており、それらと写真を重ねて配置する形になります。なので、どのテキストボックスや文字よりも写真を前面に表示するためにも、「文字列の折り返し」で「前面」を選択しましょう。
写真が前面にできない場合にはオブジェクトの選択を使う
前述したとおり、履歴書には「オブジェクト」と呼ばれるテキストボックスや罫線などがたくさんあります。そのため、貼り付けた写真が他のオブジェクトよりも後ろにある場合、写真をクリックして選択することすらできなくなってしまいます。それなら重なっているオブジェクト全てを「背面」にしてしまえばいい、と考える人もいますが、それでは手間がかかります。
そこで「レイアウト」タブの「配置」グループにある「オブジェクトの選択」、officeのバージョンによっては「オブジェクトの選択と表示」をクリックします。そこで「図３」のように「図+番号」になっているオブジェクトを順に選んでみましょう。何番目かで自分の貼り付けた写真が選択できるはずです。
ちなみにグラフや写真は「図」として貼り付けられ、基本的に貼り付けた順に番号が振られることを覚えておくと、オブジェクトを選びやすくなります。
画像が貼れない場合はオプションを変更する
写真を貼り付けたはずなのに表示されない、枠線だけで写真が表示されない、という場合は、行間が固定値、図のレイアウトが行内になっている可能性があります。どういうことかというと、行間、つまり行と行の間隔が固定されていて、その固定された狭い1行の中に、画像を貼り付ける設定になっているのです。
解決するには、写真を選択できるようなら選択して前面にすればOKです。選択できないようであれば、一旦画像を貼り付ける前の状態に戻って上書き保存し「ファイル」タブの「オプション」を選び、「詳細設定」を選びます。その中で「切り取り、コピー、貼り付け」のうちの「図を挿入/貼り付ける形式」で「前面」を選んでおくと、次から画像を貼り付ける際には毎回前面に表示されるようになります。
ちなみに、オプションの変更はワードを再起動しないと適用されないため、一度上書き保存をしてからワードを閉じ、もう一度ワードを開いてから画像を貼り付けてください。
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ワードの機能を把握して履歴書に写真を貼り付けよう
ワードで履歴書を作成するには、タイピングスキルだけでは足りません。顔写真を撮影し、写真のデータをパソコンに取り込み、ワードに貼り付ける、これらの工程までできて初めて履歴書が完成します。もしわからなくても、学生の身である今ならば、パソコンの得意な友人に頼めば、ものの数分でやってもらえるでしょう。
しかし、社会人になってからもそれでは通用しません。画像の挿入や体裁を整えるためのレイアウト変更など、資料や文書を作るためのワードの操作は、企業からすると「今の子は教えなくても知っているであろう基本操作」なのです。履歴書の作成も社会人になるための練習だと思い、今の内からワードの機能を把握して、資料作成などは滞りなくできるようにしておきましょう。