【web応募のコツ、知っていますか】履歴書を郵送する場合とそうでない場合の正しい応募方法を知ろう！

web応募の注意点、知っていますか？

就活におけるweb応募の注意点は締切管理・内容チェックの2つに分けられます。締切管理では、締め切りを1秒でも過ぎてしまうとエントリーすらできなくなってしまうので、厳格な期日管理が求められます。手書き郵送での応募の場合、消印有効で何とか締め切りを越えてしまっても応募はできますが、webで締切を管理している企業では例外なく期日に間に合わないエントリーはエントリーとして認めません。
「締め切りも守ることができないのに仕事でも期日を守ることはできないのでは？」というのが企業側の意図です。内容面でも一度提出してしまったら、後から変更することは不可能になってしまうので、ネットで履歴書をアップロードする前にはweb画面のみでの確認ではなく、印刷して内容や誤字脱字を確認するのがよいでしょう。

web応募はどこでも手軽にできる

就活でのweb応募では、インターネットさえつながっていればいつでもどこでも企業への応募ができます。応募方法は大きく2つに分かれており、web上でのエントリー後に手書き履歴書を採用部門に送る方法とインターネット上で履歴書データをそのまま送る方法に分かれています。
手書き履歴書の場合、一度間違えてしまうとゼロから作成し直さなければならないので、web応募の方がWordやネット上で編集ができるので効率的に履歴書を作ることができるでしょう。加えて、1社ずつ新たに書類を作らねければいけない手書きに対して、データだと志望理由以外の記入箇所を使い回すことができるので、複数社への応募を効率的かつ短時間に行うことができます。

電子履歴書の作り方

電子履歴書は、web上にある履歴書フォーマットをダウンロードして作成します。自分でゼロから履歴書のフォーマットを作成して履歴書を作るよりも簡単かつ効率的に履歴書作成が可能です。インターネット上から無料のフォーマットをダウンロードすれば、印刷費だけの出費で済むでしょう。
編集中は、GoogleDrive、DropBoxなどのクラウドサービスに保管すればどこでも編集が可能となります。また、リンクをいつでもどこでも参照できるようにしておけば、OB・OGに対して添削依頼をした際、コメント機能や上書き機能で編集しやすくなり、いちいちファイルを送り合う必要もなくスムーズに資料作成が進むでしょう。

WEB履歴書の作成について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【WEB履歴書の作成ガイド】人事が見ているポイントと注意点

証明写真はお店で撮ってデータでもらう

履歴書に添付する証明写真は、写真屋さんで撮影するのはもちろんのことデータ化することで、いつでも取り出せるようにすれば書類準備の際に便利です。最寄りの写真屋さんで証明写真を撮影してもらい、データをUSBないしCD-ROMに記録してもらうようにしましょう。費用としてはデータ料込みで1,500円から3,000円ほどの価格で収まるので、何度も撮影して費用が掛かってしまうより費用も安くすみます。
データを写真屋さんからもらったあとは、自分のパソコンの中に保存するか、クラウドサービス（GoogleDriveやDropBox等）上に保存すれば、いつでもどこでも取り出して使用することが可能です。

証明書のデータ化について、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【証明写真はデータ化できる？】メリットや手軽にできる方法を紹介

内容の書き方は手書きと同じ

電子履歴書の作成においては、志望動機や自己PRの書き方は手書きと変わらず、特別な対応をする必要はありません。手書きの時は文字の大きさを意識しかつスペースにも配慮しなければいけません。しかし電子履歴書の場合は、文字のポイント数や余白を自由に設定できるので、自分で決めた枠内の中で志望動機や自己PRを記入することができます。
手書きでも電子でも共通して重要なことは、自分の考え方を明確に示し、なぜそう考えているのかを書くことです。そのためにも、結論→理由→理由の元になった経験→結論の構成を徹底して、採用担当者に刺さる内容を書きましょう。ここでは、単なる事実の羅列や実績のひけらかしは、ネガティブな評価になりかねませんので注意してください。

写真をプラスで挿入できる

電子履歴書の良い点としては、具体的な活動内容や学生時代のアピール活動を写真として挿入することができる点です。スマートフォンやデジタルカメラで撮影した写真を取り込んで、自己PRの中にも使えます。例えば、学生時代に頑張ったことがボランティアでしたら、ボランティアの活動内容がわかる写真を添付すれば、読み手にとってイメージしやすいアピールとなるでしょう。
就職活動においては、初対面の採用担当者に対して自分をアピールするのですから、文字情報よりも画像の方がイメージを膨らませやすくなります。採用担当者がボランティアをしたことがない人だとしたら、写真があることによって改めてイメージしやすくもなるのです。

履歴書のみ郵送する場合

履歴書のみを郵送する場合、手書きとパソコンから履歴書を出力する方法に分かれます。重要になってくる点は内容・誤字脱字・文字の綺麗さ（手書きの場合のみ）の3点となります。内容面については、志望動機・自己PRの部分で評価がされるので、次の点に気を付けて記載すればよいでしょう。

【志望動機の効果的な記載例】

 

【自己PRの効果的な記載例】

そして、誤字脱字と文字の綺麗さは意外と注目されているので注意しましょう。誤字脱字や文字が汚い人は仕事の細部がおろそかになっている人と見なされてしまうので、提出する前に一度確認してダブルチェックを徹底してください。

履歴書のサイズはA4が好ましい

履歴書のフォーマットにはA4・B5の2通です。A4とB5の履歴書を比べたときに、A4サイズの方が折り目がなくサイズが大きく見やすいと言えるでしょう。B5サイズの場合はサイズが小さいので持ち運びしやすくかさばらないですが、フォーマットそのものが小さいので、フォーマットに合わせて文字のポイント数を下げねばならないので、履歴書の内容が見にくくなります。A4サイズならば文字ポイントもあまり気にせず、履歴書内容を埋めることができるので、作成しやすいでしょう。

履歴書のサイズ選びについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【履歴書でおすすめの商品を紹介】迷わない選び方のポイント付き

送付状を付けよう

履歴書を郵送する際には必ず送付状を付けましょう。企業の面接時に直接提出する場合なら送付状は不要となりますが、単純に履歴書だけ送付された場合、「この候補者は失礼な人だ」と、企業側から思われる恐れがあるので、送付状は必ず付けましょう。
送付状のサンプルはインターネット上に掲載されているので、サンプルを元に自分に合ったフォームを用いて履歴書と一緒に送付しましょう。送付状の内容としては、企業の誰に対して履歴書を何部送っているのか、誰からの応募なのかを氏名・連絡先を漏らさず明記して作成しましょう。

A4の白封筒を用意しよう

履歴書を郵送する際にはA4サイズの白封筒を用意しましょう。A4サイズの封筒を用意すれば、作成した履歴書をいちいち折り曲げることもなく、きれいな状態で履歴書を企業に対して送付することができます。白封筒を用いる理由としては、茶封筒は事務・ビジネス目的での利用に使用するものです。就活生の応募はあくまでも個人からの郵便になるので、私信を表す白封筒を使用してください。
A4サイズの白い封筒はコンビニや文房具店で数百円で購入できますので、書き損じ対策も含めて購入しておくと安心です。封筒に記載する宛名は企業名と部署名を入れることはもちろん、履歴書在中と入れることも忘れないようにしましょう。

web上と履歴書の志望動機は同じで良い

web上で提出した志望動機と、実際に応募した際に提出する履歴書の志望動機は同じで構いません。敢えて別々の志望動機にする必要もないです。なぜならば、採用担当者ならびに面接官は数百、多い時は数千の履歴書を目を通さなければならないので、web上のものと、紙の履歴書をいちいち見比べている時間はないため、一緒にしたほうが親切だからです。
逆に履歴書で提出した志望動機とweb上のものが別の内容だと、逆に一貫性がないとネガティブな評価をされかねないので注意が必要です。履歴書に書く際にスペースが足りなくなってしまった場合は、要旨だけ同じにして、分量が違えども伝えたい内容は、同じにするようにしましょう。

どんな形式でも書類は手を抜かない

最後に、どんな形式であっても企業へ提出する書類は手を抜かないようにしてください。webで手軽に提出できるからといって手を抜いてしまい、企業からネガティブな評価を受けないようにしましょう。企業側としては、内容はもちろんのこと、誤字脱字・言葉使いについても細かくチェックしてきます。以下の手順を確認して提出しましょう。

履歴書の提出はあなたにとって、企業へあなたの熱意や志望動機を届けるひとつの橋渡しを担っています。どんな形式であっても手を抜かずに誠心誠意、作成していきましょう。

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