【履歴書をワード形式のテンプレートで作る】正しい作成方法とは

電子履歴書も主流になってきている

新卒採用は人柄重視で、少しでもその人のことを知るために手書きの履歴書であることが普通でした。手書きであれば文字の綺麗さ、丁寧さなどから人柄を読み取ることも出来ます。また手紙文化が根強く残る日本では手書きは相手に礼儀を示すものでもあり、企業への礼儀としても履歴書は手書きであることが主流でした。

しかし最近ではグローバル化が進んだこと、ネット環境で仕事をすることが一般的になったため手書きよりも処理が楽で、管理にも便利な電子履歴書で提出も求める企業も増えてきています。少し前まではそれでも手書きの履歴書の方が主流ではありましたが、現在では電子履歴書を採用する企業も増えてきています。

作成が楽になったと喜ぶ就活生も多いですが、文字から人柄を読み取ってもらえない以上100%内容で勝負しなければなりません。しっかりと内容を吟味して履歴書を作成する必要があります。

そこでこの記事では履歴書をPCにて作成する方法や手書きとの違いを詳しく解説しています。是非参考に履歴書を作成してみてください。

手書き作成・パソコン作成のメリット・デメリット

電子履歴書も主流になっていますが、手書きとパソコン作成はどちらもメリット・デメリットがあります。どちらのメリット・デメリットも理解しておくことで、企業や準備期間によっても使い分けすることができます。

もちろん、企業から指定のある場合は指示に従いましょう。しかし、「指定なし」の場合は、自分で使い分けしていきましょう。それではそれぞれのメリット・デメリットもご紹介していきます。

メリット

まずは手書き・パソコン作成のメリットからです。手書きのメリットは何と言っても「個性がでる」ことです。履歴書であれば同じ形式である場合がほとんどです。黒文字でしっかりと記載された履歴書は正統派であり、変に悪目立ちはしませんが、他の就活生と似たようなもののため、内容にインパクトがないと、印象に残らないものとなってしまうのです。

パソコン作成のメリットは、何度も修正可能な点です。手書きだと修正液を使用するわけにいきませんので、間違えるといちからやり直しになってしまいます。しかしパソコン作成であればボタン一つでやり直しができるので、いちからやり直しをする必要がありません。

デメリット

メリットがあればデメリットがあることも当然です。手書きのデメリットは上記でも述べたように、1度間違えたらまたイチからやり直さなくてはいけません。「消せるマジック」で書けばいいかと思っている人も入れませんが、消せるボールペンを使用することは避けましょう。

消せるボールペンは摩擦で消えるため、郵送中に文字が消えてしまうという可能性もあるのです。間違えたときにはありがたい機能ですが、採用担当者の手元に届いたときには消えて何が書いていたのか分からないとなるリスクがあります。消せるボールペンは避けたほうが良いでしょう。

パソコン作成のデメリットは味のない履歴書になってしまうことです。手書きの文字よりパソコンで作成した文字は暖かみが落ちます。個性のない履歴書になる可能性が高いでしょう。

ワード形式での提出を求められた場合

履歴書・エントリーシート両方をデータで提出する場合や、企業指定のフォーマットをダウンロードして履歴書・エントリーシートをまとめて提出する場合もあります。

また中にはエントリーシートは企業指定のフォーマット、履歴書に関してはワード形式の提出を求められるということもあります。この場合にはフォーマットがないのでワードソフトで自分の力で作成する必要があります。

作成時にはいくつかの注意点があります。また企業が使う文書ソフトとしてワードは一般的ですので、その使い方やソフトの入手については就活前に進めておきましょう。それでは実際にワード形式で履歴書を作成する方法を解説していきます。

エクセルで履歴書を作成する場合についてはこちらの記事をご覧ください。

• 履歴書をエクセルで提出する方法｜サイトや作成のコツをご紹介

1.作成した履歴書の完成度も評価される

企業からの指定のフォーマットがなくワードで履歴書を作成する場合は、最初から自分で作成する必要があります。そして作り方次第で能力の高さが面接官に伝わるでしょう。

それは履歴書に書かれている内容だけではなく、項目の構成や全体のレイアウトなどの細かな点についても見られているからです。ワードでの文書の作成はどの企業で働くとしても必要な社会人の基礎的な能力です。

ワードを自在に駆使し、魅力的な履歴書を作成できたのであればそれは大きな評価のポイントになるでしょう。

履歴書の文字サイズやフォントについてはこちらの記事でまとめています。

• 【履歴書の文字の大きさとフォント】パソコンで作成する場合のコツ

2.無料でダウンロードできるサイト

初めから自分の力で履歴書を作成するのは非常に大変なことですし、履歴書を作成することは多くの時間がかかるでしょう。ワードの操作や文書の作成に自信があるならそちらで挑戦しても構いませんが、自信がないのであれば通常の履歴書のフォーマット通りに作成していきましょう。履歴書のフォーマットを作成するのにも手間がかかりますのでまずは元のデータを手に入れる必要があります。しかし紙の履歴書をスキャンして、パソコンに取り込むなどの面倒な手順を踏む必要はありません。

履歴書Doというワード形式の履歴書をダウンロードできるサイトがあるのでそちらを利用しましょう。他マイナビやジョブルックなどもあります。ダウンロードできる履歴書の種類は、通常規格のものや学生向けのものがありますし、ワードだけではなくPDF形式などもあります。ワードの小技などもページに記されていて効率的に書類準備を進められるのでぜひ利用しましょう。

3.各項目の書き方は変わらない

電子履歴書というと特別な感じがしますが、手書き履歴書でも電子履歴書でも各項目の書き方は変わりません。そのため電子履歴書でも一つ一つの文章を作り込む必要があると言えます。電子履歴書だからという特別な要素はありません。ただ手書きの手間が減り、書き損じがなくなる程度のことだと思っておきましょう。

また手書きの履歴書の特徴である文字から読み取れる人柄がない分、電子履歴書の場合は余計に内容をしっかりと作り込まなくてはなりません。内容でもしっかりと個性を出す必要があるため書き込み手間自体は減るでしょう。しかし内容を吟味しひねり出すという作業においては、電子履歴書の方が時間がかかる場合もあります。

履歴書の用紙についてはこちらの記事で解説しています。

• 履歴書の用紙の選び方｜フォーマットのダウンロードと注意点

印刷して提出をする場合

電子履歴書はデータで作成し、そのままデータで企業に送るというのが一般的です。しかし場合によってはデータで作成したものを印刷し、提出することもあるでしょう。データで送る場合と比較すると、印刷した履歴書を提出する場合には様々な注意点があります。

それらが守れていないとせっかく履歴書の内容が良くても、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。また電子履歴書であっても面接官に直接手渡して提出をする場合は、企業に履歴書を郵送することになります。注意点も守り正しく提出しましょう。

サイズはA4が好ましい

電子履歴書を印刷して提出するときの履歴書のサイズは、A4で印刷するのが好ましいです。そもそも履歴書にはA4とB3の二通りしかないですが、このどちらを選ぶかということが最初の評価にも繋がります。B3は折り目がついて読みづらくなってしまうのでA4がオススメです。

履歴書の内容が良くても読みづらいという印象があればマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。企業からB3サイズでの提出の指定があればそれに従う必要がありますが、特に指定がないのであればA4サイズを選べば間違いないでしょう。

以下の記事では、履歴書を郵送にて提出する際の注意点やコツを詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 【応募書類を入れる封筒のサイズと書き方】正しい郵送方法で好印象を

証明写真のデータも必要

手書きの履歴書と同様に、電子履歴書にも証明写真を貼る必要があります。しかし証明写真についてもスキャンしてパソコンに取り込む必要はありません。写真館でもスピード写真でもデータで保存できるのでそれを利用しましょう。

就活中には何度も履歴書を提出することになり、その度に証明写真が必要になりますが、データを持っていれば何度でも使用することができるので便利です。撮影データをもとに写真をプリントすることも出来ます。データを持っておいて損はないでしょう。

以下の記事では証明写真をデータ化する方法を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 証明写真をデータ化する方法4つ｜サイズやWeb履歴書に添付する流れをご紹介

印刷する場合は印刷後に証明写真を貼る

パソコンで作成した履歴書を印刷して提出する場合も、証明写真は必須であり印刷後に貼り付けなければなりません。データで貼り付けて印刷することもできますが、印刷後に写真を貼り付けるのが正しいマナーです。

データで貼り付けてから印刷してしまうと、写真の色などが鮮明に出ずに、見栄えが悪くなってしまいます。印刷するとどうしても画質は悪くなりますし、企業では履歴書の原本ではなく、コピーをして使用することがほとんどです。

印刷したものをさらにコピーするとなると、さらに画質は悪くなりますし、場合によっては写真の判別がつかなくなる可能性もあります。証明写真は綺麗な状態で提出しなければなりませんので、印刷後に写真を貼って提出するようにしましょう。

用紙は上質紙がおすすめ

履歴書を印刷する際にはサイズにも注意が必要ですが、その印刷する用紙にも注意が必要です。通常のペラペラのコピー用紙ではなく、ある程度厚みのある上質紙で印刷をすると企業への印象も良くなりますので、必ず上質紙を用意しておきましょう。紙の種類ぐらい何でもいいのではないかと思うかもしれませんが、志望度の高さや選考に対する慎重さは紙からも伝わるので、印刷用紙にも気をつけなければなりません。

実際に自分が手紙などをもらうことを想像してみれば分かりますが、メモ帳をちぎったものに書かれて送られてくるよりは、きちんとした便箋で送られてくる方が相手からの気持ちも伝わりますし、何より受け取り手の気分もいいです。ペラペラのコピー紙と上質紙にもそれぐらいの違いがあると思い、細部まで気を遣うようにしましょう。

証明写真をワード内で貼り付ける場合

印刷して提出する場合は、印刷後に証明写真を貼りつける必要がありますが、データのまま提出する場合はデータ上に証明写真を貼り付けなければなりません。ワードの履歴書の上に画像データを取り込み、写真を貼り付けていきますが、パソコンに慣れていないとこの操作が上手くできないことも多いです。

証明写真がきちんと貼れていなければ履歴書としてはNGですし、場合によっては無効になってしまう可能性もあります。データ上で処理するにはどうすればいいのか、その方法を知っていきましょう。

挿入を押して写真データをワード内に取り込む

履歴書のデータに証明写真を貼り付けるためには、まずはワード内に証明写真のデータを取り込まなければなりません。ワード＝文字を打つだけと考えている人は多いですが、実際はそうではありません。ワードの機能を使えば文字だけではなく、写真や図形、グラフなども使用することができますし、証明写真の取り込みも可能です。

それでは証明写真のデータを取り込む手順を解説していきます。まずワード内の挿入を押して図を選択、それから「ファイルから取り込み」をクリックします。次にクリックすればどのファイルを取り込むのかが表示されますので、証明写真のデータを選択し、OKを押します。これでワード内への証明写真の取り込みは完了です。取り込むデータが必要なので、事前に証明写真はデータ化しておきましょう。

データ内での貼り付けが難しいなら別々に送ってもOK

データ内で証明写真を貼り付ける場合は、ワード内に画像を取り込み、適切なサイズにトリミングしますが、パソコンに慣れていないと難しく感じることも多いです。どうしてもデータ内で処理するのが難しいのであれば、無理に証明写真を取り込む必要はなく、履歴書と証明写真のデータを別々に添付して提出してもOKです。

企業としては履歴書のデータと証明写真のデータさえあればいいので、別々に送っても評価が下がることはありません。データ上で証明写真を貼り付けて送信すれば、パソコンスキルがあることの評価にも繋がりますが、あくまでそれはプラスアルファのものです。絶対にデータ内で処理しなければならないわけではありませんので、無理せず別々に添付して提出するのもおすすめです。

職務経歴書をワードで作成する方法

転職の場合には、職務経歴書も準備しなくてはいけません。履歴書をパソコンでつくったのなら、職務経歴書もパソコンで作成したほうが良いでしょう。

職務経歴書は予め書式が入力しており、テキストや職歴を記載するだけのものがインターネット上に多くあがっています。ダウンロードには有料のものもありますが、無料でできるものもありますので、自分に合ったものを選んで作成しましょう。

ワードで作成した職務経歴書の例

企業から指定がなかった場合

電子履歴書が社会的にも一般的になってきて、電子履歴書での提出を求める企業も増えていますが、手書きの履歴書を求める企業もまだまだ多いです。

ライフネット生命が行った「新卒採用関係者の意識調査」によれば、履歴書を手書きで作成した割合は全体の7割を占めています。そのため手書きの履歴書を求める企業も多いことがわかります。

手書きと指定された場合には電子履歴書で送るのはNGですが、企業から履歴書の形式について特に指定がなかった場合は迷ってしまいます。

企業から指定がない場合は電子履歴書と手書きの履歴書どちらを選ぶべきなのでしょうか。それは場合によっても違い、履歴書の形式の選択が違えば企業に与える印象も異なる場合がありますので、場合によって使い分けるということが大切になります。

新卒は基本は手書きが好ましい

電子履歴書と手書きの履歴書。どちらにするか迷った場合は企業側から何も指定がなかった場合、手書きが好ましいということを覚えておけば迷う心配はありません。前述したように新卒採用ではその人の人柄で採用が決まります。人事も就活生の本質を見抜くプロではありますが、限られた情報、短い面接時間ではどうしても正確に判断することが難しいです。

より正確にその人のことを判断するためには一つでも多くの情報が必要になり、手書きの履歴書は見る人が見れば重要な情報になります。手書きであるというだけで性格や企業への志望度など、様々な情報を読み取ることもできるでしょう。自分のことをより正しく判断してもらうためにも手間ではありますが、手書きの履歴書の方がおすすめです。

職種によって見極める

企業から指定がない場合は手書きの履歴書が好ましいですが、それは絶対に手書きでなければならないというわけではありません。ITなど職種によっては電子履歴書でも問題はないが、迷ったら手書きにするということが大切です。全ての職種で電子履歴書が受け入れられないというわけではないので、受験する企業の職種によってどちらにするか見極める必要があります。

また歴史のある企業で役員の年齢層が高い場合などは手書きの方が好まれることが多いです。手書きの文化はまだまだ重要視されるもので、年齢層が高いとさらにその傾向が強くなります。履歴書の形式で失敗しないためにも伝統を重んじるのか、新しいものをすぐに取り入れているのかなどの研究も進めておく必要があるでしょう。

電子履歴書の利点は最大限に活かそう！

手書きの履歴書はまだまだ好まれているもので、その風潮は根強く残っています。しかし時代の流れに乗り、電子履歴書を採用する企業が増えているのも確かです。電子履歴書であれば書き間違えてもすぐに修正することができますし、手書きをするという手間を省くこともできます。また就活生にとっても企業にとっても電子履歴書は管理がしやすいです。

電子履歴書を使用するメリットは浸透しつつあるので、これからもそれを採用する企業は増えるでしょう。ワードなどで文書を作成する能力は就職してからも必要になりますし、何より電子履歴書には手書きにはないメリットがあります。電子履歴書ならではの利点を最大限に活かして内定を目指し、準備を進めておきましょう。

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