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【履歴書を送る封筒の書き方】チェックリスト付きで正しい方法を解説
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目次
履歴書の封筒には正しい書き方がある
就活では欠かせない履歴書。何度も考えては書き直し、添削をしたりと時間をかけて作成したことでしょう。履歴書はもちろん大切ですが、それを送る際に必要な封筒の準備はできているでしょうか。
履歴書にはきまった枠があるため、書くことが明確です。しかし、封筒はほとんどがまっさらな状態であるため、しっかりとルールに従って書く必要があります。
履歴書を渡すときの顔となるのが封筒です。ここではチェックリストを交えながら正しい書き方を詳しく説明するので、しっかりと確認していきましょう。
履歴書の書き方について知りたい人は、こちらの記事をチェックしてみてくださいね。NG例や正しい書き方を画像付きで詳しく解説していますよ。
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封筒選びのポイントとおすすめのペン
まずは、封筒の選び方と書きやすいおすすめのペンをご紹介します。書き方ばかりでなく、下準備の封筒やペンもふさわしいものにしましょう。
何事も事前準備が重要です。正しい書き方を学ぶ前に準備しておくべき封筒の種類と適切なペンを確認しておきましょう。
サイズ
封筒に様々な種類があり、選ぶ際に迷ったり、どれでもいいのではと誤解している就活生もいるかもしれません。
封筒は「角形A4号」か「角形2号」にしましょう。一般的に売られている履歴書は、見開きB4かA3の用紙のものです。それを二つ折りにするとB5かA4サイズになります。他の書類や送付状を入れることを考えると、よく使われるA4サイズがすっぽりと入る「角形A4号」か「角形2号」が一番適切なのです。
よく長細い形をしている長形封筒を市販の封筒コーナーでは見かけますが、その形は適切ではありません。履歴書は必要以上に折ってしまうと、折り目の部分の文字が読みにくかったり、かさばってしまい相手の企業に迷惑がかかってしまいます。
相手への配慮としても、封筒は「角形A4号」か「角形2号」が好ましいです。
色
封筒は白で無地のものを選びましょう。「履歴書在中」という赤色や、大切な宛先の黒色のペンの文字が最も映えるのは白です。よく茶系の封筒も見られますが、これはビジネスでは事務的なやり取りの際につかわれるため、適していません。
また、白は昔からフォーマルな状況に使われるものとして親しまれてきた色です。「汚れが目立つ＝汚れないように気を付けて扱わなければならない→とても大切なもの」を表していると言われています。
履歴書は自分の分身になります。大切であるということに違いはないことはもちろん、見やすいといった機能性も重視して白色の封筒を選びましょう。
封筒は、白色の「角形A4号」か「角形2号」が一番適しているということを覚えておきましょう。
おすすめのペン
履歴書の封筒には0.7mmのゲルインク黒ボールペンを使いましょう。ペンはどれでも同じだと見落としがちですが、非常に大切です。こすれて何度も書き直したり、乾きにくく、書いている最中に不意に手が触れたりすると封筒が汚くなってしまう原因となります。
また、履歴書を入れる封筒は意外と大きいものです。普段使っているペンであると細すぎて見えにくい可能性があります。
封筒とのバランスの取れた、大きめの文字で住所や宛先を記入するには、履歴書を書く際よりも少し太めのボールペンを使うのがコツです。
おすすめとしては、0.7mm前後の太さで黒のゲルインクのボールペンです。太さとしてもちょうどよく、またゲルインクはすぐ乾く上にしっかりとした発色が特徴です。
最近ではこすると透明になって消えるような便利なペンもありますが、気温の変化や郵送中の摩擦熱で消えてしまう可能性があるため、絶対に使用しないでください。
封筒の書き方
ここまで封筒を書くための事前準備をご紹介しました。ここからは実際の書き方についてです。
封筒は無地であることから、まっすぐ書くのも難しいです。必ず印や下書きを鉛筆でしておくようにしましょう。下書きは必ず消せるように鉛筆で薄く書くことをおすすめします。
おもてとうらでは書く内容が異なるため、それぞれ分けて説明します。最後はチェックリストで抜け漏れがないように確認してください。
おもて
まずはおもて面について説明します。以下の3つのポイントに注意して丁寧に書きましょう。封筒に文字を書く際には、履歴書を中に入れずに書きましょう。中に入れると、段差が生じガタガタしてしまうことがあります。
①郵便番号と住所
封筒にお礼状をいれたら、宛先と住所を書きます。これも正しい書き方があるので注意が必要です。縦書きの場合は数字も漢字で書きます。住所は省略せずに、長くなってしまうときは改行して二行で書きましょう。あらかじめ下書きとして印をつけておくと失敗を防ぐことができます。
②宛名
宛名は相手の名前が中心に来るようにして、一番大きな文字で書きます。宛先が個人の際は、氏名の後に「様」をつけ、部署や企業宛てに送る際は、「御中」をつけます。
丁寧な言い方だからといって「○○部御中 ○○□□様」のように、「様」と「御中」の併用は間違った言い方なのでしないように気を付けましょう。
宛名を間違えると、正しく受け取ってもらえない可能性があるだけでなく、相手にとても失礼です。必ず誤りがないか、確認するようにしましょう。
【例】
・就活未来株式会社の人事部が宛名の時
就活未来株式会社
人事部 御中
・就活未来株式会社の人事部採用担当、港花子さんが宛名の時
就活未来株式会社
人事部 港 花子 様
③履歴書在中
おもて面の左下の位置には「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入します。こうすることで、間違いなく人事の採用担当者の方に直接で受け取ってもらうことができます。
この「履歴書在中」の文字を書いたら四角で囲みましょう。文字と囲い線は赤のペンを使います。この囲い線を手書きで書くと、美しさに欠けてしまいますので、しっかりときれいな線が描けるように定規を使って書きましょう。
文字の大きさとしては、住所と同じくらいか若干小さめ位がベストです。書く前に、封筒を少し離して見て仕上がりをイメージすると全体のバランスが取りやすくなるでしょう。
うら
次にうら面についてです。差出人である自分の住所と氏名を書きましょう。自分の住所と名前は書き慣れているため適当になりがちですが、おもて面同様、丁寧により意識して書きましょう。
①左下に小さく
自分の住所と名前は、うら面の左下の位置に書きます。これも全体のバランスを見ながら大体の書くスペースを下書きしておくと、左に詰まりすぎたり、文字のバランスが崩れることなくかけるでしょう。
住所と名前の下の文字の位置が揃うと、全体がバランスきれいになります。郵便番号は、住所名前の上部に横書きで書きましょう。文字のバランスが崩れやすい人は、最後に郵便番号を書くとバランスよくに書くことができます。不安な方は下書きをしてから書きあげましょう。
②〆を書く
最後、封を閉じたら「〆」の文字を書きましょう。ばつの重なる部分がちょうど真ん中に来るように書きます。これは「しっかりとじてあります」という印です。
チェックリスト
ここでは封筒を書く際の注意点をチェックリストにしてまとめてあります。
一読してから書き、書き終えた後も必ず確認するようにしましょう。
【おもて】
□住所は省略していないか
□住所の番地は正しく漢数字が使われているか
□郵便番号は書いてあるか
□宛名はやや大き目な字で書かれているか
□宛名に漢字の誤りはないか
□「様」か「御中」が正しく使われているか
□「履歴書在中」または「応募書類在中」が赤ペンで書かれているか
□正しい値段の切手が剥がれないように貼られているか
【うら】
□住所と名前は左下に書かれているか
□住所の番地は正しく漢数字が使われているか
□郵便番号は書いてあるか
□名前の間違えはないか
□封を閉じたところをまたぐように「〆」の印は正しく書かれているか
【全体】
□誤字脱字はないか
□文字が塗りつぶれていたり、こすれていないか
□封筒に汚れがついていたり、折り曲がっていないか
□封は剥がれないようにきちんと閉じてあるか
履歴書を封筒に入れる際の4つの注意点
封筒に正しく記入ができたら終わりではありません。封筒に履歴書を入れる際に注意しなければならないことが4点あります。
当たり前ではありますが、封筒に入れて封をした後、再度中身を確認することはできません。これさえしておけば大丈夫といった4点を確認しておけば、不安になることなく安心して郵送できます。
この4点をしっかりと確認してから、履歴書を封筒に入れましょう。
1．再度誤字脱字、記入漏れがないか確認する
封筒に入れる前が履歴書の最終確認のタイミングです。何度も見直したという人も、書き終わった後は面倒で見ていなかった人も、最終チェックをしましょう。
誤字脱字、記入漏れは見直しで必ず直せるものです。何度も見直しをしたとしても、結果的にミスがあれば評価としては下がってしまいます。おすすめの確認方法は口に出してゆっくりと音読をすること。目で見て、声に出して耳で聞く。「必ず間違いがある」と思いながら、間違いさがしをするように確認しましょう。
履歴書のミスがなければ、封筒の住所にも間違いがないかチェックしましょう。特に宛名のミスは非常に失礼になります。必ず再度確認しましょう。
2．コピーを取っておく
意外と忘れがちなのが、履歴書のコピーをとっておくことです。履歴書は送ってしまうとなかなか手元には帰ってきません。もし、パソコンで作成したものを印刷して提出しているのであれば、データは手元にあるので見返すことはできるかもしれません。しかし、手書きで作成したものはコピーをとっておかないと手元になくなってしまいます。
面接をする際は、採用担当者の方が手元に自分の履歴書を持ちながら「履歴書には○○○と書いてあるけど、もっと詳しく説明してください」のように質問を投げかけられることもあります。書類選考通過から面接まで、長ければ1～2か月時間があくこともあります。履歴書にどのように書いたか忘れてしまうと、全く違うエピソードを話してしまう可能性もあります。
履歴書のコピーは必ず取っておき、面接前には内容を確認するようにしましょう。
3．クリアファイルに入れる
封筒に直接履歴書を入れないようにしましょう。クリアファイルに履歴書を挟んでから封筒にいれると丁寧なイメージになります。
封をするときの糊が漏れてしまい、封筒と履歴書がくっついてしまったり、郵送中によれよれに折り曲がったりすることもあります。このような可能性を防ぐために、クリアファイルに入れておくと安心です。履歴書をきれいに保つ手段の1つとしてファイルも用意しておきましょう。
4．添え状を作成し同封する
履歴書を送るときは添え状も同封しましょう。添え状とは「送り状」や「カバーレター」などとも呼ばれ、簡潔なあいさつ文に同封した内容物の一覧や送り主の氏名・連絡先などを書いた手紙のようなものです。これはビジネスマナーとして一般的なものです。
これは選考の材料そのものではありませんが、丁寧な印象となるとともに、社会人のマナーとしての常識をわきまえておく姿勢はとても大切なのです。
送付状の書き方や、詳しい情報については、こちらの記事で詳しく解説しています。
郵送で送るときの注意点
履歴書を郵送で送るように指定する企業も多いです。その際にはどのようなことに注意しておくべきか事前に確認しておきましょう。
確認せずにミスがあると期限内に提出できなかったり、場合によっては相手にきちんと届かないこともあります。
そのようなことがないように今からしっかりとチェックしましょう。
切手を貼る
切手は郵送物によって値段が異なります。郵送物の大きさ・重量で決まるため、履歴書がどれに当てはまるのか確認しましょう。
「角形A4号」か「角形2号」の封筒は「定形外郵便物」の扱いとなります。これは重さが50g増えるごとに郵送料金が上がります。50g以内なら120円切手を貼り、50g以上100g以内なら140円切手を貼りましょう。
切手は郵便局やコンビニで購入することができます。コンビニも全ての店舗で取り扱いしているわけではないので事前にネットなどで確認しておきましょう。郵便局では重さを計って適切な値段の切手を調べてくれます。そのため、切手は郵便局での購入がおすすめです。
切手の料金とマナーなどについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
投函する
投函する際は、きちんと糊付けができているか最終確認をしましょう。提出の期日がある場合には、最低でも5日程度余裕をもって投函すると良いでしょう。
さらに注意する点としては、ポスト投函口の大きさです。通常の手紙のサイズであればどのポストでも対応していますが、大きい郵便物は入らないポストもあります。投函口に入らない時は郵便局の窓口から送るしかありません。そのため、使用する予定のポストの投函口は事前にチェックしておくと良いでしょう。
切手も投函する場合も注意点があります。郵便局で郵送すれば、切手の値段もわかり、投函口も心配する必要がないため、一番おすすめです。
手渡しする場合の注意点
ポストに投函せずに、そのまま手で渡す場合の説明をします。履歴書を手渡しする時は、宛名を書いたり、添え状を一緒に提出する必要はありません。
まずは、封筒の表面の左下の部分に、「履歴書在中」と赤字で書きます。その文字の周りを同じく赤のペンで四角く囲います。
封筒を開けて履歴書のみ提出するように指示されるケースもあるため、封はせずに、クリアファイルをすぐ出せる状態にしておきましょう。
思いを込めて履歴書を送ろう
履歴書は自分の分身です。履歴書の封筒はいわば顔の部分になります。たかが1つの郵送物だからといって、適当に送ってしまうことがないようにしましょう。
採用担当者の方は左図多くの履歴書に目を通しています。そのため、丁寧に書かれているもの、郵送まできちんとこだわって作成したもの、期限内ギリギリに急いだものなど、履歴書一枚で、就活生の想像があらかたついてしまいます。
それだけで合否が決まるほど、採用基準は単純なものではありませんが、どのような印象を受けるかどうかはこの封筒の書き方にも関係があります。
この履歴書を送るところからもう選考は始まっています。封筒にも気を抜くことなく、思いを込めて履歴書を送りましょう。