履歴書

【履歴書の封筒の書き方】基本のマナーと気を付けるポイント

履歴書の封筒の書き方にはマナーがある

書類選考で履歴書を企業に提出する際には、封筒に入れて郵送することが多いです。近年ではメールや応募フォームなどを使ってデータで提出する企業もありますが、まだまだ郵送での応募が一般的でしょう。

履歴書を郵送する際には、履歴書の内容はもちろん、書類を入れる封筒にも注意しなければなりません。封筒の書き方にはさまざまなマナーがあり、これが守れていないと悪印象を与えてしまいます。履歴書を読む前から印象が悪くなり、書類選考で不利になってしまう場合もあるため注意が必要です。

書類選考で高評価を獲得するには、封筒の書き方までマスターしておかなければなりません。書き方についての詳細なルールやマナーを知り、正しく封筒を作成して履歴書を送りましょう。

履歴書の封筒の書き方

まずは履歴書を入れる封筒の正しい書き方を把握しておきましょう。書き方のルールやマナーはさまざまあり、ひとつでも間違えていると印象が悪くなってしまいます。細かいミスでも、細部まで気遣いができない、大雑把などのイメージがついてしまうこともあるでしょう。

また、社会人としての常識が身についていないと判断されることもあります。封筒での郵送マナーは社会人の常識であり、就職してからも役立つため、就活期間中に覚えておきましょう。

住所は都道府県から記入する

履歴書を封筒で郵送する際には、送り先の住所を記載しなければなりません。住所は都道府県から省略することなく、すべて記載しましょう。自分が知っている住所や自宅から近い場所だと、都道府県を書かなくも市区町村の名前で郵送できる場合はあります。

また、封筒には郵便番号も記載しているため、都道府県は省略しても送るという観点からみるとそれほど問題にならない場合も多いでしょう。しかし、就活の場合はビジネスマナーを踏まえて封筒を作成する必要があるため、住所の省略はNGです。

就活では何事も正式名称で書くことが基本的なマナーです。また、万が一にも企業に正しく届かないリスクがあるため、都道府県は省略せず、送り先の住所はすべて記載するようにしましょう。

社名は略さず正式名称を使う

封筒には住所だけではなく、どこの誰に宛てたものなのかも記載が必要です。個人に送る場合は個人名を記載しますが、就活の場合は宛先は企業です。そのため、宛先には企業名を、省略せずに正式名称で書きましょう。

例えば、「ABC株式会社」という企業があるなら、「ABC ㈱」のように省略した表記で記載するのはNGです。カッコをつけて前株や後株と表記されることもありますが、これを就活生が使用すると失礼に当たる場合があるため注意しなければなりません。

また、ただ企業名を書くだけではなく、その企業のどの部署に送るのかわかる場合は採用担当者の個人名なども記載します。企業には多数の部署があるため、どの部署に振り分けるものかわかりやすくするためにも、送り先は詳細に記すことが大切です。

御中と様の書き分けに注意する

送り先を記入したなら、最後に敬語表現の「様」や「御中」を書きます。この書き分けには注意が必要であり、それぞれ使用するシーンを間違えないようにしましょう。

「様」と記載するのは、最終的な宛先が特定の誰かになる場合です。例えば「株式会社○○ 人材開発部 採用担当○○様」といった書き方になります。対して「御中」を使用するのは、宛先が部署やグループなどの不特定多数の誰かになる場合です。「株式会社○○ 人材開発部 御中」などのように、部署宛てになる場合に使用すると考えましょう。

「様」と「御中」は間違えやすいポイントであるため、特に注意しておく必要があります。敬語表現が用いられていても、使い方を間違えていると悪印象を与えてしまうことは理解しておきましょう。

左下に赤字で「履歴書在中」と記載する

住所や企業名、部署名などの詳細な送り先を書いた後は、左下に赤字で「履歴書在中」と書いて封筒の表面は完成です。これは中になにが入っているのかをわかりやすくするためであり、「履歴書在中」と目立つ赤字で書いていると、人事部などにスムーズに届けてもらえます。

また、封筒を見ただけで重要な書類であることがわかり、優先的に開封してもらいやすくなったり、丁寧に扱ってもらいやすくなったりする点もメリットです。また、より目立たせるには赤字で記載するだけではなく、「履歴書在中」と記載した部分を、赤ペンで四角く囲っておくとよいでしょう。

応募書類が履歴書だけの場合は「履歴書在中」で構いませんが、エントリーシートやその他書類もあわせて送る場合は「応募書類在中」としておくのがおすすめです。

封筒の裏面に自分の住所と氏名を記入する

封筒は表面を書くだけではなく、裏面も記載しなければなりません。裏面には自分の住所と氏名を記載しましょう。裏面に自分の情報を記載しておかないと、誰から送られてきたものなのかがわからなくなってしまいます。

そのため、企業での開封が遅れてしまったり、場合によっては怪しい郵便物として悪印象を与えてしまったりすることもあるでしょう。また、万が一送り先の住所を間違えてしまっていた場合でも、自分の住所や氏名を記載しておくと郵便局から返送してもらえます。

郵送ミスのリスクに備える意味でも、自分の情報は忘れずに記載しておかなければなりません。表面だけではなく、裏面も記載して封筒は完成するため、最後まで気を抜かないことが大切です。

使用するペンの種類

封筒を書く際には、どのようなペンを使用するかも考えておく必要があります。書き方が合っていても、使うペンを間違えてしまうとマイナス評価になってしまうため注意しなければなりません。

悪印象を与えないためには、使うペンにも気を遣い、細部までこだわることが大切です。どのペンを使うかはきちんと考えておき、封筒を書く際に使用できるペンは常に揃えておくようにしましょう。

油性の黒サインペンがおすすめ

封筒を書く際には、油性の黒サインペンを使うのがおすすめです。黒サインペンなら文字がはっきりとみえやすく、フォーマルなシーンでも使えます。また、油性なら消える心配もないため、万が一のリスクにも備えやすいでしょう。

同じ黒サインペンでも、水性のものを使用してしまうと、水に濡れた場合に文字が滲んでしまい、書いている内容が読めなくなってしまうこともあります。郵送する際に雨が降っていると、封筒が濡れて宛先がみえなく可能性もあるため、注意しなければなりません。

また、黒以外のサインペンを使用するのもNGです。「履歴書在中」などと記載する際には赤色のサインペンを使用しても構いませんが、それ以外では黒以外のサインペンを使用しないようにしましょう。

消せるボールペンの使用はNG

履歴書を入れる封筒には、消せるボールペンは使用しないようにしましょう。消せるボールペンは消しゴムで消えるわけではなく、摩擦などの熱によって消えてしまいます。そのため、郵送の際や企業に到着してから、封筒が擦れてしまうと文字が読めなくなってしまう可能性があるでしょう。

また、暑い場所に放置しているだけでも文字が消えてしまうことがあるため、この点にも注意しなければなりません。消せるボールペンはフォーマルなシーンでの使用には適さず、使っているだけで悪印象を与えてしまうこともあります。

ビジネスなどで使用するペンは、内容を改ざんされないように消えないペンを使用しなければなりません。消せるボールペンを使ってしまうと、ビジネスマナーが身についていないと判断されていることがあるため、注意しましょう。

封筒で履歴書を送る場合に気を付けるポイント

封筒で履歴書を送る際には、気をつけておきたいポイントがいくつかあります。これが守れていないと、悪印象を与えてしまったり、評価が下がったりする危険性があるため注意しましょう。

その他のマナーが守れていても、細かい部分で失敗すると印象は悪くなります。少しでも好印象を与えるには、細部まで気をつけて履歴書を郵送しなければなりません。封筒で履歴書を送る場合に気をつけるべきポイントを把握して、細かい点までこだわりましょう。

切手は封筒のサイズや重さによって金額が変わる

封筒で履歴書を郵送する際には、料金分の切手を貼り付けなければなりません。この際の料金は、使用する封筒のサイズや重さによって変わるため、この点には注意しましょう。切手の料金が不足していると、郵送しても自分のところに戻ってきてしまいます。

そのため、企業に確実に履歴書を届けるには、料金を事前にチェックしておきましょう。封筒に入れる書類が履歴書だけなら、封筒サイズの最低料金で送ることができますが、複数枚になる場合は料金が変化する場合があります。

切手の料金を間違わないか心配な人は、郵便局で直接郵送してもらう方法がおすすめです。窓口の人が封筒の重さを計算してくれるため間違いがなく、窓口でお金を払うだけで郵送できます。

角形2号サイズの白封筒を使用する

履歴書を郵送する際に使用する封筒は、角形2号サイズで、白色のものを使用しましょう。角形2号サイズとは、A4サイズの書類を折らずに入れられる大きさです。

履歴書を含め、企業に郵送する書類はA4サイズであることが多いです。そのため、折らずに入れられるこのサイズを使用しましょう。書類に折れ線があると、履歴書が読みづらくなったり、見栄えが悪くなったりして印象が悪くなることがあるため、注意しなければなりません。

また、白色の封筒がもっともフォーマルであるため、他の色は使用しないようにしましょう。企業によっては茶色の封筒でもよいとする場合がありますが、すべての企業がこの限りではありません。そのため、白色の封筒を使うことが無難といえるでしょう。

封筒は糊付けして〆を書く

履歴書を入れた封筒は、糊付けして「〆」という字を書きます。この作業は封印と呼ばれるものであり、封筒が開けられていないことを示すために必要です。もし封筒が採用担当者の手にわたるまでに開けられていると、中身を改変されている可能性が生まれてしまいます。

これによって履歴書の信頼度が下がってしまうため、封筒は必ず封印しておきましょう。封印に使用するのは「〆」であり、「×」と間違いやすいため、混同しないように注意が必要です。さらにフォーマルな書き方なら、「封」という字を書く方法もあります。

封印をする際には、「〆」か「封」を糊付けした開封部分にかぶせて書き、開封されたかどうかがわかるようにしておきましょう。

履歴書はクリアファイルに入れる

履歴書を封筒に入れる際には、書類をまとめてクリアファイルに入れておきましょう。クリアファイルに入れてから封筒に入れることで、中身が汚れたり、折れ曲がったりするリスクを回避できます。クリアファイルに入れているなら、万が一封筒が濡れたり、企業で飲み物をこぼしてしまった場合などでも履歴書をきれいなまま届けることができます。

また、使用するクリアファイルは無地で透明なものを選びましょう。色や柄がついているものを選んでしまうと、カジュアルな印象を与えてしまい、マイナス評価になってしまう可能性があります。

また、企業のロゴなど、ワンポイントでもデザインが入っているものは避けなければなりません。就活中は説明会などでクリアファイルをもらえることが多いですが、透明とは限らないため、使用するなら注意が必要です。

履歴書には添え状を同封する

封筒で郵送する際には、履歴書を入れるだけではなく、添え状も同封しておかなければなりません。添え状は企業へのあいさつをかねた書類であり、これがないとビジネスマナーに反しているとみなされ、印象が悪くなってしまいます。そのため、添え状は必須であり、これは履歴書を送る場合だけに限りません。

履歴書以外でも、企業に何らかの書類を送る場合は、添え状は必須であると考えましょう。添え状には企業へのあいさつ文を記載するだけではなく、封筒に同封している書類はなにかも書いておく必要があります。

添え状には、「記」と記載し、その下に同封している書類を羅列していきます。順番は重要度の高いものから記載するため、履歴書やエントリーシートは一番上に書いておくとよいでしょう。

誤字脱字や記入漏れがないか確認する

履歴書を郵送する際には、封筒と履歴書の両方で誤字脱字がないようにチェックしておかなければなりません。また、記入漏れがないかも確認しておきましょう。誤字脱字があると、細部まで注意を払えない、細かいミスが多いなどの印象を与えてしまい、評価が下がる場合があります。

また、企業名や個人名など、ミスをする箇所によっては失礼にあたることもあるため注意が必要です。記入漏れがあると、企業に必要な情報が伝えられなかったり、ミスがあると判断されて評価を下げられたりする危険性があります。

また、記入漏れは単に書かなかったとみなされ、就職意欲が低いと思われてしまうこともあります。誤字脱字や記入漏れは評価に悪影響を及ぼしやすいため、郵送前に最終チェックをおこないましょう。

履歴書の封筒の書き方はマナーを守って丁寧に記入しよう

履歴書を送る際に使用する封筒は、細部の書き方まで注意することが大切です。細かい部分でもミスがあると、印象が悪くなり、選考での評価が下がってしまうことがあります。また、封筒でのミスがあると、履歴書を読む前からイメージが悪くなってしまい、履歴書でも評価を得づらくなることがあるでしょう。

場合によってはその時点で不採用となり、履歴書を読んでもらえないこともあるため、封筒の書き方には細心の注意を払う必要があります。書き方に注意が必要なのは封筒だけではなく、履歴書も同じです。封筒か履歴書、どちらか一方の書き方が間違っていると、印象はよくありません。両方とも書き方には注意し、郵送マナーを正しく身につけて書類選考に臨みましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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