【インターンシップのメール返信方法】基本のマナーと例文

企業からのメールには返信が必要なことがある

インターンシップに応募すると、企業とメールのやり取りをしなければならないことがあります。企業からのメールの要件はさまざまですが、内容によって返信が不要だったり、反対に返信しなければならなかったりすることもあるため、注意しなければなりません。

もし返信が必要なメールが来た場合は、内容はもちろん、メールの作成方法も工夫することが大切です。ビジネスにおいてはメールでもさまざまなマナーがあり、インターンシップの際にもチェックされています。

メールの書き方次第で評価が変わることもあるため、細部まで意識することが大切です。インターンシップ関連のメールで失敗しないためにも、メール返信のポイントは理解しておきましょう。

メール返信のマナーについては、以下の記事も参考にしましょう。

• 【メール返信の例文あり】基本のマナーをケース別に解説

インターンシップについてメールが来た場合の返信マナー

企業からインターンシップについてのメールが来たら、どのようにメールを返信すべきなのか、悩む人は少なくありません。メールの内容に気を遣うことも大切ですが、まずは基本的な返信マナーを押さえて、失礼のないようにやり取りを続けることが大切です。

基本のマナーができていないと、内容がよくても悪印象を与えてしまう可能性があります。大前提の部分で失敗しないためにも、メール返信における基本マナーは正しく理解しておきましょう。

返信は早めに送るようにする

企業からメールが届いたら、できるだけ早く返信するようにしましょう。返信が遅れてしまうと、企業での仕事がなかなか進められずに、担当者の人に迷惑をかけてしまう可能性があります。

また、返信が遅いことで、企業への興味関心が薄いと判断され、マイナス評価になってしまうことも少なくありません。選考途中ならこれを理由に不合格にされる可能性も0ではないため、メールは素早い返信を心がけましょう。

目安としては、その日来たメールは当日中に返信することが大切です。それが無理な場合は、翌日の午前中までには返信しておきましょう。丸1日以上間を開けてしまうと、レスポンスが遅いと思われてしまう可能性が高いため、注意しなければなりません。

メールを返信する際は「Re:」をつけて件名を変えない

ビジネスメールでは本文だけではなく件名も重要視されており、インターンシップでも同じことがいえます。メールの件名はぱっと見ただけで本文の内容をイメージできるものを設定するのがマナーです。

企業から送られてきたメールの返信は、基本的には件名は変えずに、「Re:」をつけてそのまま返信します。返信メールでは件名を変えると、何に対しての返信かがわかりづらくなってしまうため、この場合は変更なしで送りましょう。

ポイントは、件名を読むだけで内容がある程度把握できることです。返信ではなく新規メールを作成するのであれば、「インターンシップ当日の流れについて」など簡潔でわかりやすい件名にしましょう。

件名の付け方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【インターンのメール件名の付け方】ケース別タイトル例も紹介

署名を付ける

メールの末尾には署名をつけることが大切であり、これはビジネスや就活のメールの基本です。書名をつけることで、誰が送ったのかを明確にできるだけではなく、電話番号などの連絡先も相手に伝えられるといったメリットがあります。

署名に決まった形はありませんが、基本的には上記の内容を含めておくと、必要な情報が伝えられるでしょう。また、署名はメールの設定でフォーマットを入力しておき、自動設定をつけておくことで、メールを作成するたびに入力せずに済みます。

メーラーの自動設定に登録しておくと、署名を付け忘れる心配もないため、就活用のメールアドレスでは、末尾に署名がつくように設定を変えておきましょう。

メールの返信が不要なケース

インターンシップで送られてくる企業からのメールには、素早く返信することが大切です。マナーを守って素早く的確に返信することで、好印象が与えられることもあるでしょう。しかし、企業から送られてくるメールの、すべてに返信が必要なわけではありません。

中には返信が不要なだけではなく、返信をするとかえって印象が悪くなるものもあります。どのようなケースだと返信が不要なのかを知り、返信すべきメールと、そうではないものの区別をつけておきましょう。

自動送信のメールの場合

企業によってはメール設定で、一定の条件を満たした際に自動でメールを送信するシステムを導入していることがあります。例えばインターンシップの応募者に、申し込みが確認できたと通知するメールや、時間になれば一斉送信されるメールなどが、これに該当します。

いわば全員に同じ内容が送られている自動送信メールですが、これには返信する必要がありません。自動送信メールは基本的にリマインドのためのものであり、ここからやり取りに発展することはまずないと考えましょう。

また、自動送信メールは、企業からの通知用のメールアドレスであり、受信メールがあってもそもそも誰も確認していないということもあります。自動送信メールは企業から情報を発信するためのものであり、これに返信をする必要がないことは理解しておきましょう。

返信不要と記載されている場合

自動送信ではなく、企業の担当者が送信しているメールでも、返信が不要なことがあります。それはメールに「返信不要」と記載されているケースです。メールに返信不要と書かれているなら、その言葉に従って問題はなく、返信をしないからといって、マイナス評価になることはありません。

また、返信不要のメールに返信すると、メールをきちんと最後まで読めていない、相手の意図を汲み取れないなどと思われてしまい、評価が下がる可能性もあります。ルールを守れないといった印象を与えてしまう可能性もあり、プラスにつながることは少ないため注意が必要です。返信不要のメールなら、返信の必要はまったくなく、それを無視して返信すると印象が悪くなりかねないことは理解しておきましょう。

やり取りが終わったことが明確な内容の場合

企業の担当者と何度かやり取りをしていて、やり取りが終わったことが明確にわかるメールも、返信は不要です。例えば企業から「承知しました。当日はよろしくお願いします」といったメールが送られてきたとします。このメールでは、内容は完結しており、これ以上メールを送っても相手に与えられる情報はありません。

もちろん、「こちらこそよろしくお願いします」といった内容で返信することは可能ですが、伝えられるのはあくまで自分の気持ちだけで、有益な情報はないでしょう。ビジネスではメールのやり取りはできるだけ簡潔にすることが求められており、不要なメールは避けたほうが無難です。

余計なメールを送ると、相手に確認させる手間が生じてしまうため、相手のメールでやり取りが完結しているなら、それ以上の返信は必要ありません。

メールを返信する際の注意点

インターンシップのメールの返信では、基本的なマナーがあるだけではなく、注意点もいくつかあります。注意点が守れていないと、企業に失礼になったり、評価を落としてしまったりする可能性があるため、気をつけなければなりません。

細かい注意ポイントを正しく知ることが、インターンシップで高評価を獲得する秘訣です。注意点をきちんと把握し、ミスのないメール返信をすることで、担当者に悪い印象を与えないようにしましょう。

メールを送る時間帯に注意する

メールは、時間に関係なく利用できる点が魅力です。しかし、インターンシップのメールでは、送信時間に注意が必要です。深夜や早朝などの時間帯にメールを送るのは避けましょう。

これらの時間帯に送ると、社会人としての常識が身についていないと思われる可能性があるため、注意しなければなりません。また、企業には多数のメールが届き、深夜や早朝のうちにメールが殺到するというケースもあります。

この時間に送信してしまうと、他のメールに埋もれてしまい、見落とされてしまうリスクもあります。メールの返信は基本的にはその企業の営業時間内にし、当日に返信できなかったメールは、翌日の朝一に返信するとよいでしょう。

誤字脱字に気を付ける

メールは送信前に確認が必要であり、特に誤字脱字がないかはチェックしておきましょう。誤字脱字があると、注意力が足りていない、細かいところまで気遣いができないといった印象を与えてしまいます。

また、念入りなチェックをしていないことで、企業への興味関心が薄い、志望度が低いと判断されることもあるため、注意しなければなりません。メールは作成したばかりでは誤字脱字に気づかないこともあるため、作成して数十分間を開けてから文章を見直すのがおすすめです。

また、誤送信を防ぐために、送り先のメールアドレスは送信の直前に入力しましょう。先にアドレスを入力していると、作成途中で送ってしまう可能性があるため、これを回避する工夫も必要です。

インターンシップの返信メール例文

インターンシップ関連で企業にメールの返信が必要なときは、どのような内容で送るべきなのかわからず困ってしまう人は少なくありません。そのため、基本的なマナーや注意点だけではなく、実際のメールの文章も頭に入れておくことが大切です。

シーンによって返信内容は異なるため、ケース別の返信例を参考にしていきましょう。実際のメール例を知っておくことで、企業への返信が必要になったときにも、スムーズに文章を作成しやすくなります。

インターンシップ受け入れのお礼メール

インターンシップの申し込みをし、受け入れが決まったならそれについてのお礼を述べましょう。受け入れのお礼メールでは、受け入れてくれたことへの感謝の気持ちと、インターンシップを通じてどのような経験をしたいのかを述べます。また、最後に指導をお願いしたいなどの言葉を述べて、締めくくるようにしましょう。

インターンシップの日程調整のメール

参加の日程を調整してもらったときは、まずはそのことについての感謝の気持ちを述べましょう。企業から日程が提示されているなら、いつなら参加できるのかを伝えておきます。何月何日の何時からのものに参加できるのか、また場所もわかっているならそれも明記して、参加先に間違いがないことを確認しておきましょう。

インターンシップ参加後のお礼メール

インターンシップ後にはお礼メールを送ることも大切であり、感謝の気持ちを伝えるだけではなく、なにが勉強になったか、印象に残ったかを伝えるようにしましょう。テンプレ通りにお礼の言葉を並べるよりも、心に残ったことを自分の言葉で伝えたほうが、より感謝の気持ちはアピールしやすくなります。

インターンシップ後のお礼状とメールの書き方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• インターンシップ後のお礼状とお礼メールの書き方｜例文あり

インターンシップのメールはマナーを守って返信しよう

インターンシップでは、企業とメールのやり取りをすることが多いです。参加前はもちろん、複数日の日程なら参加途中でもやり取りをすることはあり、この際にはメールの返信に注意しなければなりません。メールの返信にはさまざまなマナーがあり、これが守れていないと企業に迷惑をかけたり、場合によっては失礼になったりすることもあります。

つまり、メールの返信次第で印象や評価に影響してしまうことがあるため、少しでも高評価を得るためには、メールについてのマナーも細部まで把握しておくことが大切です。メールのマナーはインターンシップでだけではなく、就活や社会に出てからも役立ちます。社会人の基本知識ともいえるため、インターンシップ中にメールの返信マナーは正しく覚えておきましょう。

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