就活のマナー

【メール返信の例文あり】基本のマナーをケース別に解説

就活ではメール返信のマナーを守ろう

就活では企業とメールのやり取りをする機会が多いです。自身から送信する場合はもちろん、メール返信の頻度も多いため、上手な連絡のポイントを知っておかなければなりません。

メール返信には複数のマナーがあり、ただ返事をするだけでは印象が悪くなることも多いです。意思の疎通ができていても、マナーが守れていないと印象が悪くなり、選考で不利になる可能性もあるため注意しなければなりません。

就活をスムーズに攻略するには、選考以外のところでも気を抜かず、細部までこだわって取り組むことが大切です。メール返信時にはどのような工夫が必要か、注意すべきか知り、マナーを正しく守って企業との連絡をおこないましょう。

メール返信の基本マナー

メール返信で悪印象を与えないためには、まずは基本のポイントを知っておくことが大切です。基本的なマナーができていないと、印象はかなり悪いですし、大幅に評価を下げられることも少なくありません。

基本はできていて当たり前と考えられることも多く、これがきちんとマスターできていないと、就活に臨む意欲そのものが低いと判断されることもあります。企業とのメールのやりとりでの基本はもちろん、返信ならではのポイントも把握しておきましょう。

件名はそのまま

ビジネスメールでは件名を付けるのは必須で、件名なしで送るとそれだけでマナー違反です。短く簡潔で、かつ本文の内容が分かるものに設定するのが基本ですが、返信時は件名は変えないのがマナーのため注意が必要です。

件名を設定するのは、自身から送信する場合に限られます。返信の場合の件名は、企業から送られてきたものをそのまま使い、返信を意味する「Re:」も付けたままにするのがマナーです。

件名を変えたり、「Re:」マークを消してしまうと、返信メールであることが分からず、企業で管理に困ってしまうこともあります。何度もやりとりが続くなら「Re:」は適宜消去しますが、全部消してしまわないように注意しましょう。

本文は全文引用

返信メールでは、お互いに何について連絡しているか分かるよう、全文引用するのが基本です。企業から送られてきたメールを全文引用すると、返信メールも何についての回答か分かり、よりスムーズにやりとりができるでしょう。

企業からのメールを見ながら返信内容を考えられるため、間違った内容で送信してしまうという心配もありません。企業では何人もの就活生と同時並行でメールをしていることが多く、それぞれの内容を完璧に覚えることは難しいです。

全文引用していないと、誰とどのようなやりとりをしていたのか、確認してから着信メールを見直さなければなりません。企業に手間をかけさせてしまい、かつ連絡ミスも置きやすいため、全文引用は忘れずに付けることが大切です。

素早い返信がマスト

返信メールに限ったことではありませんが、企業との連絡は素早くおこなうことが大切です。メールで考えるなら、遅くとも24時間以内に返信することが大切で、1日以上間を開けてしまわないよう注意しましょう。

企業がメールを送ってから1日以上経過してしまうと、レスポンスが遅い印象を与えてしまい、マイナス評価になることも多いです。返信が遅い=企業への優先度が低く、志望度も低いと判断されることもあるため注意しましょう。

返信の期限は大体24時間以内ですが、あくまで目安であり、早いならそれに越したことはありません。来てすぐ返信できるならベストですし、遅くとも当日以内の返信を心がけると、好印象は与えやすいでしょう。

メール返信のケース別例文

就活中は企業から幅広い内容でメールが届き、その時々でどのように返信すべきか悩んでしまう人も多いでしょう。企業によってメールの詳細は違うものの、要件を大まかに分けると大抵の内容は共通しています。

企業からの面接の案内や合否の通知がもっとも多く、これらにどのように返信するか知っておくと、スムーズにやりとりができるでしょう。ケース別の例文を参考にしながら、メールの内容に応じた返信のテンプレートを知っておくことが大切です。

企業からの面接の案内への返信

件名:Re:次回面接の案内について

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。

○月○日10時より、貴社にて行われる面接に参加したいと思いますので、当日は何卒よろしくお願いします。

署名

次回面接の案内をもらった場合は、まずは合格通知に対してのお礼を伝えることが大切です。お礼を述べた上で、参加するかどうかの意思表示をしましょう。この時点で辞退するなら、辞退するという意思表示を理由とともに伝えます。

参加の意思がある場合は、何月何日何時から、どこでおこなわれる選考に参加するのか、詳細まで伝えましょう。時間と場所も含めて参加の意思を提示することで、お互いの認識に間違いがないことを確認できます。

面接の日時を変更してほしい場合の返信

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。

○月○日9時よりお時間を頂いておりましたが、ゼミの発表会が重なってしまったため、変更が可能かお伺いしたく、ご連絡致しました。

以下が参加可能な日時でございます。

・○月○日 17時~
・○月×日 終日
・○月▽日 10~16時

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

面接の時間を変更してもらいたい場合は、まずは案内されていた日時を提示し、その上で変更してほしいと伝えます。やりとりの回数を減らすためにも、参加可能な日時は、こちらから提案しましょう。数は多いほどよく、最低でも3つは提示することが大切です。提示する数が少ないと、変更希望も受け入れてもらいづらくなるため注意しましょう。

内定承諾(合格)の場合の返信

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

いつもお世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

春から貴社一員として活躍できるよう、今後も努力を重ねて参りたいと思います。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。

署名

内定承諾の場合は、まずは内定をもらったことへのお礼を伝え、その後入社の意思表示をします。意思表示はストレートに「内定を承諾します」と言わず、「春から貴社一員として」、「4月からお世話になります」といった表現を用いたほうがスマートでしょう。入社に向けて簡単な抱負を述べ、指導をお願いしたいという旨のあいさつで締めくくります。

内定辞退(途中辞退)の場合の返信

件名Re:最終面接の結果のご連絡

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

いつもお世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により辞退したく、ご連絡致しました。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

内定辞退の場合も、まずは内定をもらったことへのお礼を伝えましょう。最初にお礼を伝え、その後辞退の旨と謝罪の気持ちを述べることで、誠意が伝わりやすく、悪印象にもなりづらいです。辞退の際ははっきり「辞退する」と述べ、理由も含めて伝えます。正直に伝えづらい理由なら、「一身上の都合」、「諸般の事情」といった言い換え表現を使っても構いません。

内定を保留してほしい場合の返信

件名Re:最終面接の結果のご連絡

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

いつもお世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

勝手なお願いで大変恐縮ですが、○月○日までお返事を待って頂くことは可能でしょうか?

▽日には他社の選考結果が全て出ると思いますので、最後までやり切ってから答えを出したいと考えています。

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いします。

署名

すぐに答えが出せない場合は、返事の保留ができないか申し出ましょう。ただ返事を保留してほしいと伝えるのではなく、あくまで保留は可能かという聞き方をすることが大切です。いつまで待って欲しいか、なぜ待って欲しいかまで明確にしておくと、時間の猶予はもらいやすいでしょう。

不採用通知に対しての返信

件名Re:面接の結果のご連絡

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

いつもお世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。
先日は面接のご機会を頂き、誠にありがとうございました。

結果は残念でしたが、○○様にはお世話になりましたので、これまでのお礼を伝えたく、メール致しました。

○○様にアドバイスして頂いたおかげで、当初よりは緊張せず、リラックスして面接に臨めるようになりました。

貴社への入社は叶いませんでしたが、別の道を探して頑張りたいと思いますので、ご縁がありましたらその時はよろしくお願い致します。

末筆ながら、貴社ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

署名

不採用通知への返信は基本的には不要ですが、気持ちの切り替えをしたい、特別にお世話になった人にお礼をしたいなら、返信してもよいでしょう。返信時には自身の正直な気持ちを伝えます。この時、企業を貶める内容にならないようにだけ、注意が必要です。

メール返信の注意点

メール返信時にはいくつか注意点があり、失敗しないためにはこれも知っておかなければなりません。基本ができていても、注意点が守れていないと、それだけで印象は悪くなります。メールマナーは就活中だけではなく、社会人になってからも必要ですし、身につけておいて損はありません。返信時には何に注意すべきかを知り、思わぬところで失敗しないよう、細部のポイントまで理解を深めておきましょう。

文字の装飾はNG

企業とのメールのやりとりでは、ビジネスメールを意識する、つまりフォーマルさを意識しなければなりません。そのため、プライベートのメールのようにきらびやかに装飾するのはNGで、色文字や太字は使わないようにしましょう。仮に文面がフォーマルなものであっても、文字装飾が付いていると、それだけでカジュアルダウンしてしまい、ふざけた印象を与えかねません。

ビジネスにおけるメールは連絡の手段であり、プライベートのメールのようにお互いの感情を伝えたり、コミュニケーションを図ったりするものではありません。文字装飾以外でも、顔文字や絵文字の使用も当然NGなため、余計な飾りは全て不要と考えましょう。

パソコンでも読みやすい内容を心がける

就活中は外に出ていることも多いですし、企業からのメールの返信も、スマホでおこなう人は多いでしょう。パソコンでもスマホでも返信は可能ですが、スマホで返信する場合は、パソコンで読んだ時にどのように見えるかを考えなければなりません。

企業ではメールの確認はほぼパソコンでおこなわれるため、パソコンで読みやすいように文章構成を調節することが大切です。文章が詰まり過ぎないように適当なところで改行したり、段落を付けたりすると、読みやすくなるでしょう。

スマホだと行間が開きすぎなように見えても、パソコンだとちょうどよいことも少なくありません。一度自身で作成したメールをパソコンで表示してみて、どの程度改行し、段落を付けるべきかチェックしておくとよいでしょう。

例文を参考にメール返信への理解を深めよう

就活中の企業とのやりとりはメールがメインで、送信から返信まで、細かいマナーに注意を払わなければなりません。特にメール返信の際には、返信特有のマナーにも注意が必要で、送信時以上に気を遣う必要があるでしょう。

メールマナーも評価の対象であり、これができていないと選考で不利になることも多いです。選考での評価が均衡している場合は、メールのやりとりを参考にして最終的な評価を決めることもあるため、場合によってはメール次第で合否が決まるともいえるでしょう。

例文も参考にしながら、ケース別にどのような点に注意してメールを作成すべきか知っておくことが大切です。細部までこだわって就活に取り組み、選考以外の部分でも上手に評価の獲得を目指しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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