メール返信のケース別例文9選｜就活でのマナーや書き方を解説

就活ではメール返信のマナーでも評価される

就活では企業とメールのやり取りをする機会が多いです。自身から送信する場合はもちろん、メール返信の頻度も多いため、正しいマナーでの連絡方法を知っておかなければなりません。

メール返信には複数のマナーがあり、意思の疎通ができていても、マナーが守れていないと印象が悪くなり、選考で不利になる可能性もあるため注意しなければなりません。

就活をスムーズに攻略するには、選考以外のところでも気を抜かず、細部までこだわって取り組むことが大切です。メール返信時にはどのような工夫が必要か、注意すべきか知り、マナーを正しく守って企業との連絡をおこないましょう。

メール返信の3つの基本マナー

メール返信で悪い印象を残さないためには、まずは基本のポイントを知っておくことが大切です。基本的なマナーができていないと、印象は悪く大幅に評価を下げられることも少なくありません。

基本はできていて当たり前と考えられるので、これがきちんとマスターできていないと、就活に臨む意欲そのものが低いと判断されることもあります。企業とのメールのやりとりでの基本はもちろん、返信ならではのポイントも把握しておきましょう。

メールの基本的なマナーはこちらの記事でも詳しく紹介しています。

• 就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

①件名は変えない

ビジネスメールでは件名を付けるのは必須で、件名なしで送るとそれだけでマナー違反です。短く簡潔で、かつ本文の内容がわかるものに設定するのが基本ですが、返信時は件名は変えないのがマナーのため注意が必要です。

件名を設定するのは、自身から送信する場合に限られます。返信の場合の件名は、企業から送られてきたものをそのまま使い、返信を意味する「Re：」も付けたままにするのがマナーです。

件名を変えたり、「Re：」マークを消してしまうと、返信メールであることがわからず、企業で管理に困ってしまうこともあります。何度もやりとりが続くなら「Re：」は適宜消去しますが、全部消してしまわないように注意しましょう。

件名についてはこちらでさらに詳しく紹介しています。

• 【就活メールの件名マナー】基本の作り方や例文一覧をご紹介

②本文は全文引用

返信メールでは、お互いに何について連絡しているかわかるよう、全文引用するのが基本です。企業から送られてきたメールを全文引用すると、返信メールも何についての回答かわかり、よりスムーズにやりとりができるでしょう。

企業からのメールを見ながら返信内容を考えられるため、間違った内容で送信してしまうという心配もありません。企業では何人もの就活生と同時並行でメールをしていることが多く、それぞれの内容を完璧に覚えることは難しいです。

全文引用していないと、誰とどのようなやりとりをしていたのか、確認してから着信メールを見直さなければなりません。企業に手間をかけさせてしまい、かつ連絡ミスも置きやすいため、全文引用は忘れずに付けることが大切です。

③素早い返信がマスト

返信メールに限ったことではありませんが、企業との連絡は素早くおこなうことが大切です。メールで考えるなら、遅くとも24時間以内に返信することが大切で、1日以上間を開けてしまわないよう注意しましょう。

企業がメールを送ってから1日以上経過してしまうと、レスポンスが遅い印象になり、マイナス評価になることも多いです。返信が遅い＝企業への優先度が低く、志望度も低いと判断されることもあるため注意しましょう。

返信の期限は大体24時間以内ですが、あくまで目安であり、早いならそれに越したことはありません。来てすぐ返信できるならベストですし、遅くとも当日以内の返信を心がけると、好印象になりやすいでしょう。

就活生に聞いた！ メールのやり取りで困ったこと

ビジネスマナーを踏まえた連絡をする機会は初めてで、どんなことをメールに書けばいいか、受け取ったメールをどう扱えばいいかわからないという人も多いはず。

ここでは、就活生の皆さんのメールのやり取りで困った・迷ったことを紹介します。ぜひ回答を確認してから、対処法を学んでいきましょう。

言葉遣いが正しいか不安になった就活生が多数

メールでの言葉遣いが正しいかわからず不安になったと回答した就活生が多数いました。

敬語や挨拶の書き方など、普段のコミュニケーションでは意識しない、ビジネスマナーを知らないことが、多くの就活生の悩みどころになっていることがわかりました。

今まで経験が無いことをやってみることは不安がつきものです。しかし、ビジネスマナーには正解があるので、正解を覚えさえすれば解消できる不安です。ぜひ事前に確認し、正しいマナーでメールを送りましょう。

就活中の受信メールの多さに困惑したという声も

就活期間中に受信するメールが多く、選考中の企業とのやり取りが探しにくいことに戸惑ったという声も多く寄せられました。

就活はいかに情報を収集するかが大切ですが、その分受信するメールが増え、就活サイトやエージェントサービスからのメールと企業からのメールが混じって確認に手間取ってしまうケースも多々あるようです。

この悩みは同じ場所でメールを受信していることが原因なので、メールを振り分ける設定などで解消できるかもしれません。また、これから本格的に就活がスタートするという場合は、情報収集用と、企業連絡用の2つの就活用アドレスを用意しておくのもおすすめです。

メールの基本的な構成

ビジネスで使われるメールには、基本的な構成があります。メールを送る相手や内容によって多少異なりますが、基本の構成を覚えておくとさまざまな場面で使うことができるため便利です。

本文では宛先・挨拶・内容・締めの言葉・署名が基本の構成となっています。この順番を意識すると、スムーズにメールを作成することができるでしょう。ここではメールの基本的な構成について、それぞれの項目を解説していきます。企業へメールを送る際にぜひ参考にしてみてください。

宛先

メールアドレスを入力すれば送信先へ届くようになっていますが、本文の最初にも改めて宛先を書きましょう。宛先では(株)などと法人格を略すことなく、正式名称で「株式会社」と書きましょう。

その後に、部署名、担当者の氏名となります。メールを送るときに部署名や担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」としておきます。

注意したいのは、敬称を付ける場所です。「様」はビジネスシーンでも頻繁に使われれますが、個人の宛先として付けるのが一般的です。企業名の後に「株式会社〇〇様」とするのは間違いになります。「株式会社〇〇　担当者様」となるようにしてください。

また、部長や課長などの役職がつく場合は、個人名の前に役職、後に様をつけます。

挨拶

本題に入る前に挨拶を添えましょう。ビジネスメールで一般的なのは「お世話になっております」という挨拶ですが、以前にもやり取りをした人へ使うものなので、初めて連絡をするときなどは「お世話になります」とした方がよいでしょう。挨拶の後には自分の名前を記載してください。

その際、氏名だけでは誰だかわからないこともあるので「〇〇大学〇〇学部（氏名）です」「〇日に面接して頂きました（氏名）です」などを付けましょう。氏名を記載する場合は、姓だけでなくフルネームで書くのが基本になります。

挨拶というと「拝啓」など、季節の挨拶文をイメージすることもありますが、ビジネスメールは手紙とは異なり、時候の挨拶をする必要はありません。

用件

用件はわかりやすく簡潔に書くように心掛けましょう。丁寧な言葉を使い、相手へ失礼のないような文章にすることが大切ですが、回りくどい表現ではメールの用件がわかりません。まずはメールで伝えたいことを最初に書き、必要ならその後に説明を付け加えましょう。

言葉遣いで注意したいのが要望を伝える際に「～してください」と書くことです。要望したい場合は「～をお願いできますでしょうか」などと書きましょう。「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などを前につけると、より丁寧な印象です。

また、読みやすい文章にするためには適度な改行を入れることも意識してみてください。ほかにも、記号や半角カタカナ・顔文字は使わない、添付ファイルを送る際には一言添える、なども覚えておきましょう。

締め

本文の最後には締めの言葉を入れます。「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「今後ともどうぞよろしくお願い致します」など、メールを読んでくれたことへの感謝と、これからもよろしくお願いしますという気持ちを言葉にしましょう。

ビジネスシーンで送るメールは、ほんとんどの場合最後に「よろしくお願い致します」の言葉が使われます。これはメールの基本構成として入れるものだと覚えておきましょう。

メールの内容によっては「ご回答を頂けると助かります」「恐れ入りますが、ご回答頂ければ助かります」など、必要に応じて付け加えてみてください。締めの言葉がないと、メールが中途半端な印象になってしまうこともありますので注意しましょう。

署名

本文の後には署名を入れましょう。氏名・住所・電話番号・メールアドレスの記載が基本となります。本文との区切りとして、わかりやすいように「ー」や「＝」など記号でシンプルな線を付けるのがおすすめです。署名はメールを送る度に書いていると時間がかかりますので、定型文として登録しておくと便利です。

ビジネスの場で使うものなので、絵文字や「♪」や「★」などの記号を入れるのは避けましょう。見たときにすぐに送り主の氏名と連絡先がわかるような署名にします。大学名・学部名を入れるのもよいでしょう。ただ、情報が多すぎると見づらくなりますので、シンプルになるように心掛けてください。

署名についてはこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

メール返信のケース別例文9選

就活中は企業から幅広い内容でメールが届き、その時々でどのように返信すべきか悩んでしまう人も多いでしょう。企業によってメールの詳細は違うものの、要件を大まかに分けると大抵の内容は共通しています。

企業からの面接の案内や合否の通知がもっとも多く、これらにどのように返信するか知っておくと、スムーズにやりとりができるでしょう。ケース別の例文を参考にしながら、メールの内容に応じた返信のテンプレートを知っておくことが大切です。

①企業からの面接の案内への返信

次回面接の案内をもらった場合は、まずは合格通知に対してのお礼を伝えることが大切です。お礼を述べたうえで、参加するかどうかの意思表示をしましょう。この時点で辞退するなら、辞退するという意思表示を理由とともに伝えます。

参加の意思がある場合は、何月何日何時から、どこでおこなわれる選考に参加するのか、詳細まで伝えましょう。時間と場所も含めて参加の意思を提示することで、お互いの認識に間違いがないことを確認できます。

面接を辞退したい場合のメールはこちらの記事で確認しておきましょう。

• 【面接辞退のメールの書き方】丁寧な断り方と正しいマナー

②履歴書のデータを添付して提出する場合のメール

データをメールに添付するときには、データの内容と添付していることがわかるようにしましょう。ファイル名も内容がすぐにわかるように「履歴書＋名前」などとします。また、データの容量が大きすぎないように1MB以下を目安にしましょう。

メールを送信する際に、データを添付するのを忘れてしまうこともありますので、送信ボタンを押す前にもう一度確認しておくと安心です。

③面接の日時を変更してほしい場合の返信

面接の時間を変更してもらいたい場合は、まずは案内されていた日時を提示し、そのうえで変更してほしいと伝えます。やりとりの回数を減らすためにも、参加可能な日時は、こちらから提案しましょう。数は多いほどよく、最低でも3つは提示することが大切です。

提示する数が少ないと、変更希望も受け入れてもらいづらくなるため注意しましょう。

日程変更のメールの例文をさらに確認したい場合にはこちらの記事がおすすめです。ぜひ併せて読んでみてください。

• 【日程変更メールの例文】失礼のない好印象な書き方をご紹介

④面接後のお礼メール

面接のお礼メールは、できれば当日中に、遅くても面接翌日までに送るようにしましょう。時間を取ってくれたことへの感謝に加え、面接で担当者から聞いた内容を具体的に盛り込むのがポイントです。面接で感じたこと、志望していることを書くと熱意が伝わります。

お礼メールについてはこちらの記事でも確認しておきましょう。

• 【就活のお礼メール例文集】会社説明会・OB訪問への返し方

⑤面接結果の問い合わせメール

面接の結果を催促するメールは失礼にならないように注意しましょう。面接結果の問い合わせメールは、忙しい相手を急かすことにもなるので、面接から2週間以上経過していて何も連絡がないときに送ります。丁寧な言葉遣い、面接への感謝、催促することになってしまったことへのお詫びの文を添えましょう。

問合わせメールについてはこちらの記事も併せて読んでみてください。

• 【就活での問い合わせメールの送り方】5つの基本と例文を紹介

⑥内定承諾（合格）の場合の返信

　件名Re：最終面接の結果のご連絡

○○株式会社　人事部　採用担当チーム御中

いつもお世話になっております。○○大学○○部の就活未来と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

春から貴社一員として活躍できるよう、今後も努力を重ねて参りたいと思います。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科　◯年
就活　未来(しゅうかつ　みらい)
住所：〒000-00××
東京都〇〇区〇〇町0-0-×
アドレス：mirai.syukatsu＠×××.××.jp
電話番号：000-0000-00××

内定承諾の場合は、まずは内定をもらったことへのお礼を伝え、その後入社の意思表示をします。意思表示はストレートに「内定を承諾します」といわず、「春から貴社一員として」、「4月からお世話になります」といった表現を用いたほうがスマートでしょう。

入社に向けて簡単な抱負を述べ、指導をお願いしたいという旨のあいさつで締めくくります。

⑦内定辞退（途中辞退）の場合の返信

内定辞退の場合も、まずは内定をもらったことへのお礼を伝えましょう。最初にお礼を伝え、その後辞退の旨と謝罪の気持ちを述べることで、誠意が伝わりやすく、悪印象にもなりづらいです。

辞退の際ははっきり「辞退する」と述べ、理由も含めて伝えます。正直に伝えづらい理由なら、「一身上の都合」、「諸般の事情」といった言い換え表現を使っても構いません。

⑧内定を保留してほしい場合の返信

すぐに答えが出せない場合は、返事の保留ができないか申し出ましょう。ただ返事を保留してほしいと伝えるのではなく、あくまで保留は可能かという聞き方をすることが大切です。

いつまで待って欲しいか、なぜ待って欲しいかまで明確にしておくと、時間の猶予はもらいやすいでしょう。

⑨不採用通知に対しての返信

不採用通知への返信は基本的には不要ですが、気持ちの切り替えをしたい、特別にお世話になった人にお礼をしたいなら、返信してもよいでしょう。返信時には自身の正直な気持ちを伝えます。このとき、企業を貶める内容にならないようにだけ、注意が必要です。

メール返信の注意点

メール返信時にはいくつか注意点があり、失敗しないためにはこれも知っておかなければなりません。基本ができていても、注意点が守れていないと、それだけで印象は悪くなります。メールマナーは就活中だけではなく、社会人になってからも必要ですし、身につけておいて損はありません。

返信時には何に注意すべきかを知り、思わぬところで失敗しないよう、細部のポイントまで理解を深めておきましょう。

文字の装飾はNG

企業とのメールのやりとりでは、ビジネスメールを意識する、つまりフォーマルさを意識しなければなりません。そのため、プライベートのメールのようにきらびやかに装飾するのはNGで、色文字や太字は使わないようにしましょう。

仮に文面がフォーマルなものであっても、文字装飾が付いていると、それだけでカジュアルダウンしてしまい、ふざけた印象になりかねません。

ビジネスにおけるメールは連絡の手段であり、プライベートのメールのようにお互いの感情を伝えたり、コミュニケーションを図ったりするものではありません。文字装飾以外でも、顔文字や絵文字の使用も当然NGなため、余計な飾りは全て不要と考えましょう。

パソコンでも読みやすい内容を心がける

就活中は外に出ていることも多いですし、企業からのメールの返信も、スマホでおこなう人は多いでしょう。パソコンでもスマホでも返信は可能ですが、スマホで返信する場合は、パソコンで読んだときにどのように見えるかを考えなければなりません。

企業ではメールの確認はほぼパソコンでおこなわれるため、パソコンで読みやすいように文章構成を調節することが大切です。文章が詰まり過ぎないように適当なところで改行したり、段落を付けたりすると、読みやすくなるでしょう。

スマホだと行間が開きすぎなように見えても、パソコンだとちょうどよいことも少なくありません。一度自身で作成したメールをパソコンで表示してみて、どの程度改行し、段落を付けるべきかチェックしておくとよいでしょう。

就活用のメールアドレスで返信する

就活中に使用するメールは、専用のアドレスを作るのがおすすめです。プライベートで使っているメールアドレスだと、重要なメールがプライベートのメールと混ざり、見落としてしまう可能性も考えられます。就活用、プライベート用は分けておいた方がよいでしょう。

また、プライベート用のアドレスには好きな芸能人の名前や記号、顔文字などを使っている人もいます。就活用のアドレスとしてはふさわしくありませんので、注意してください。

携帯電話専用のアドレスだと、パソコンからの受信がうまくいかなかったり、文字化けしてしまったりすることもあります。また、ファイルに制限があり添付ファイルが表示されないなどの可能性も考えられますので、新しくアドレスを作るときには無料で作成できるフリーメールのアドレスにしましょう。

正しい敬語を使う

面接をするときだけでなく、企業へメールを送る際にも正しい敬語を使うことが重要です。メールの文章は後々まで残ってしまうため、話すとき以上に言葉遣いに気を付けなければなりません。

メールは送る前に何度も確認することができますので、送信する際には念入りに言葉遣いにおかしな点がないかなどをチェックしましょう。

よくありがちなミスとしては「了解です」を使ってしまうことです。「了解です」は目上の人へ使う敬語としては不適切なため「かしこまりました」「承知しました」と書くようにしましょう。

また、「見ました」は「拝見いたしました」、「とりあえず」は「取り急ぎ」が正しい敬語です。「お手数をおかけしますが」や「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉も適切な位置で使うようにしましょう。

就活生に聞いた！ 就活メールで意識したこと

メールを返信するときの注意点を見てきましたが、実際のところ就活生の皆さんはメールを送るときにどのようなことに気を付けているのでしょうか。

ここでは、就活生の皆さんの回答を紹介するので、ぜひメールを送るときの参考にしてみてください。

見やすさを意識するという回答が多数

丁寧な文章を心がけたうえで、端的に伝わる文章や改行を使うなど、メールの見やすさを意識したという声が多く寄せられました。

メールでのやり取りは、マナーを守りつつ、事務的に情報を伝達することが大切です。担当者は多くの業務をこなす傍ら、メールをチェックしています。そのため、メールでアピールしたり、用件以外の部分で長文を送るのはかえって迷惑になります。

むしろ用件を端的に伝え、見やすいメールである方が、受け取ったときのストレスがなく、好印象を残す可能性があります。ぜひ相手が簡単に用件を理解できることを意識してメールの文章を作成してみてください。

メールを送る時間帯を意識したという声も散見

回答の中には、メールを送る時間帯も意識したというものが散見されました。

メールの文章だけでなく、メールを送る時間帯も意識することが大切だと考えている就活生も一定数いるようです。

なるべく早く返信するというのが基本になりますが、夜遅くにメールに気づいたとして、その場で返信するというのは好ましくありません。この場合は翌日に送信するというように、状況に応じて送る時間を調整する意識も大切なマナーの要素です。

例文を参考にマナーを守ってメールを返信しよう

就活中の企業とのやりとりはメールがメインで、送信から返信まで、細かいマナーに注意を払わなければなりません。特にメール返信の際には、返信特有のマナーにも注意が必要で、送信時以上に気を遣う必要があるでしょう。

メールマナーも評価の対象であり、これができていないと選考で不利になることも多いです。

例文も参考にしながら、ケース別にどのような点に注意してメールを作成すべきか知っておくことが大切です。細部までこだわって就活に取り組み、選考以外の部分でも上手に評価の獲得を目指しましょう。

記事についてのお問い合わせ