【就活メールの署名の書き方】設定方法の解説とテンプレート集

就活メールには署名を入れるのがマナー

就活では、メールを使う機会が多くなります。企業とのやり取りや就活情報サイトへの登録、OB・OG訪問の際の連絡など、メールを送る際には自分の名前や電話番号、メールアドレスを署名として入れるのがマナーです。

自分の名前をメールの度に入力するのは時間がかかりますが、署名として登録しておけば簡単に入れられますし、誤字・脱字など入力ミスもおこりません。

就活が始まる際に署名を作成しておくと、さまざまな場面で活用できます。メールに自分の名前や大学名、連絡先などがないと失礼になりますので、ビジネスマナーとして署名を入れるようにしましょう。

ここでは、メールの署名に入れる項目、署名を作成する際のポイントを詳しく解説していきます。

以下の記事で、就活に使える署名テンプレートも参考にしてみてください。

• 【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

就活でメールの署名に入れる項目

就活のメールでは、署名でどのような項目を入れるべきなのでしょうか。署名はあなたの基本的な情報を相手に分かるようにするためのものです。誰から送られてきたメールなのかを明確にする役割がありますので、必要な項目をしっかり入れておきましょう。

署名はビジネスマナーのひとつですので、みやすく分かりやすいものを意識して作成してください。ここでは、就活でメールの署名に入れるべき項目を紹介していきます。

氏名

誰から送られてきたメールなのか、メールの送信元が一目で分かるように氏名を記入しましょう。フルネームで表記しますが、名前の漢字は読み方が分かりにくいため、ひらがなかローマ字でふりがなを入れると親切です。

漢字の氏名の後に（〇〇　〇〇〇）のように苗字と名前の間を空けて、ひらがなかローマ字でよみがなを書きます。ローマ字の場合は、名前・苗字の順にするのが一般的です。

氏名は署名の中でも一番分かりやすくする必要がありますので、一番上に書くようにしましょう。文字の大きさは他と同じで構いません。また、太文字などにする必要もないでしょう。誰からのメールなのかを相手に分かりやすく伝えることを意識してみてください。

大学名・学部・学科・学年

氏名だけではどこの大学の学生か分かりませんので、メールの署名には所属も合わせて明記します。大学名、学部、学科、学年を入れますが、署名の項目が多すぎると分かりにくくなってしまうため、必要最低限の情報を書くようにしましょう。

氏名の次の行に「〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年」と書けばOKです。大学名や学部目名は略することなく、正式名称で記載しましょう。社会人の場合は、署名に企業名や所属部署などを入れますが、就活生は大学名を記載します。

部活やゼミ、サークル名などは就活の署名には必要ありません。部活やゼミなどを書き企業へアピールしたいという場合は、エントリーシートや履歴書に記載してください。

メールアドレス・電話番号

連絡先として、メールアドレスと電話番号を記載します。企業があなたに連絡を取りたいと思った時に署名をみて、メールもしくは電話をすることがありますので、間違いのないように正確に記載してください。

メールを見れば送信者のアドレスを確認できますが、署名で連絡先を省くのはNGです。エントリーシートや履歴書にも連絡先は書きますが、署名にも忘れずに記載してください。

メールアドレスは今まで使っていたものでも構いませんが、就活用に新しく専用アドレスを作っておくと便利です。

プライベート用と就活用のメールを分けると、メール確認が簡単になり、必要な情報を見逃すこともありません。電話番号は、日中連絡が取れる携帯電話の番号を記入しましょう。

署名を作成する際のポイント

署名を作成する際のポイントをみてみましょう。就活のメールでは、連絡先としてメールアドレスと電話番号を記載するのが一般的で、住所と郵便番号は載せなくても問題ありません。また、メール本文と署名の区切りとして、けい線を入れると分かりやすくなります。

就活では多くのメールをやり取りしますので、自動で署名が入るようにあらかじめ設定しておくと便利です。それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

住所と郵便番号は任意で記載すればOK

メールの署名には連絡先を記載する必要がありますが、住所や郵便番号は省いてもOKです。メールの署名に住所がないからといって失礼には当たりませんので、状況に合わせて選びましょう。

メールの内容や、その時の状況で住所を書いた方がいいと思ったなら、署名に書き加えておきます。住所を記載する場合は、都道府県名から書き、番地やアパート名、部屋番号も忘れずに書くようにしてください。

以下の記事では、就活メールのマナーについて詳しく解説しています。

• 就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

本文と署名の区切りが分かるようにけい線を入れておく

署名を入れる時は、メール本文との区切りが分かるようにけい線を引きましょう。

けい線があると、ここから下が署名だとすぐに分かります。就活だけでなく、ビジネスのメールでは署名欄にけい線を引いて、メール本文との区別するのが一般的です。

けい線はシンプルなものを選び、「### ## ### ##」や「△▼△▼」などのように、派手な記号は使用しないようにしましょう。顔文字なども就活には不向きです。

けい線は署名を装飾するためのものではなく、区切りを示すために必要なものです。ビジネスシーンで使うメールでは「----」「=====」などが、けい線としてよく使われています。

自動で署名が入るように設定しておくと便利

就活の署名を作成したら、自動的にメールに入るように設定しておくと便利です。ここでは、就活用のメールアドレスとして使う人も多いGmailの便利な機能について解説します。

まず、Gmail画面右上の「設定」から「すべての設定を表示」をクリックして、メール設定画面を開きます。「全般」タブを選択し「署名：」セクションにある「＋新規作成」をクリックしてください。

署名の新規作成画面が出てきますので、署名の名前を入力し「作成」をクリックします。テキストボックスに署名を入力したら、デフォルトの署名として登録しましょう。

設定画面の最下部にある「変更を保存」をクリックしたら完了です。新規メールを作成して、登録した署名が挿入されているか確認してみましょう。

就活メールに入れる署名のテンプレート集

ここからは、就活メールに入れる署名のテンプレートを紹介します。シンプルで分かりやすい署名になるように、テンプレートを参考に署名を作成してみてください。

署名に使うけい線は、シンプルなものを選びましょう。最初にフルネームとふりがなを書き、その下に大学名・学部名・学年などの所属、電話番号・メールアドレスを記載します。必要なら住所と郵便番号も記載しましょう。

就活メールには忘れずに署名を入れよう

就活メールには署名を使用して、送り主である自分の氏名や連絡先、所属などの情報が一目で分かるようにしましょう。メールを受け取った相手が、誰からのメールであるかすぐに分かるように、書き方も工夫してみてください。

署名は、情報を分かりやすく伝えるためのものですので、必要以上の項目や派手な装飾は必要ありません。シンプルなけい線を使い、メール本文との区切りを明確にしましょう。

就活中は多くのメールを送信することとなりますが、メールに自動的に署名が入るように設定しておくと便利です。就活用として新しくメールアドレスを取得したら、設定を確認してみてください。

事前にシンプルで分かりやすい署名を準備して、就活に備えましょう。以下の記事では、メールのマナーについて詳しく解説しています。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

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