内定承諾のメールの作成方法とは？内定を承諾・保留する場合の例文

内定承諾はメールでするものなのか

企業から内定をもらった場合、素早く返事をすることが大切です。内定をもらうと気が抜けてしまう人も多いですが、内定をもらっただけでは就活が完全に終了したわけではありません。内定に承諾してからようやくひと段落となり、辞退の返事をすればその後も就活は続きます。

返事の内容によってその後の行動も違ってきますが、とにかく何らかの形で答えを出すことが大切です。内定の返事が遅くなると企業にも迷惑がかかり、場合によっては内定取り消しなどの事態にもなりかねません。

結論から言えば、内定承諾はメールで返信しても問題ありません。しかし相手からの連絡方法によって変える必要があります。

就活は最後の最後まで油断することはできないため、内定の返事の仕方を正しく理解して失敗のないよう就活を進めましょう。

内定承諾メールとは

そもそも承諾メールとは企業からの内定の通知に対して、就活生が内定を承諾・辞退をするかの意思表示をするために企業に送付するものです。

そして企業から内定の連絡がメールで来た場合、どのように返事をすればよいのでしょうか。また電話で内定の連絡が来た場合にはどうすればよいのでしょうか。

それでは具体的に見ていきましょう。

メールで来た場合はメールで返信しても失礼ではない

内定承諾をする場合は、相手の連絡方法によって手段を変える必要があります。企業からメールで内定の連絡が来た場合は、送られてきたメールに対して返信の形で内定承諾メールを送りましょう。

わざわざ電話で返事をする必要はありませんし、連絡の方法を変えてしまうことで手間がかかり、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。メールで来た場合はそれに返信して内定を承諾することを伝えましょう。

また内定承諾は素早く伝えることが大切です。内定の承諾が遅くなればなるほど、入社手続きの期間が短くなります。そうなると採用担当者は手続きに追われ、日々の業務に支障が出る可能性があります。

承諾をする場合には内定通知メールを受信してから、一週間以内に内定承諾メールを送るようにしましょう。

電話で内定の連絡がきた場合

上でお伝えしましたが、内定承諾をする場合は、相手の連絡方法によって手段を変えます。つまり電話で内定の連絡が来た場合には、電話で承諾の返事をしましょう。

もし、内定の連絡が来た時点で入社の意思が固まっている場合には、承諾する旨を内定の連絡が来た時点で伝えましょう。また、他社の選考結果を待ってから入社するかを決断する場合には、メールと同様に一週間以内に返事の電話をするとよいでしょう。

そして電話の場合、採用担当者の都合が悪く電話に出られない可能性があります。その場合にはメールで承諾の旨を伝えましょう。「先ほどお電話いたしましたが、ご不在と存じますためメールにて失礼いたします。」など電話した旨を伝えましょう。

しかし基本的に承諾の連絡方法は、相手の連絡方法に従うことです。日を改めて電話をかけても担当者が不在の場合のみ、メールで承諾の返事をしましょう。

内定承諾メールの例文

内定承諾メールの作成ポイント4つ

内定承諾メールを作成する際には、どういったポイントに注意すればいいのでしょうか。内定承諾メールでは、入社する企業に対して失礼のない対応をする必要があります。

件名などビジネスメールを送る上でのマナーを守るということも重要ですが、丁寧な文章を書くことも同様に重要です。

入社に向けた抱負を述べるなどして自分の気持ちを伝えると、熱意が感じられて好印象になるでしょう。内定のお礼を交えつつ、簡潔かつ分かりやすい内定承諾メールを作成しましょう。

メールの作成ポイント①件名は変えずに返信

内定承諾をメールで伝える際のメールは、選考結果の連絡のメールからタイトルを変えずに返信するようにしてください。

タイトルを変えることがマナーのように感じられます。しかし日々膨大な数のメールで就活生とやり取りをしている採用担当者は、タイトルを変えると採用担当者がメールに気づかない可能性があります。「Re:」の形で件名を変更せずに返信しましょう。

例えば、「選考の結果について」と企業からメールが届いた場合には件名を変更せず「Re:選考の結果について」の形で返信しましょう。

また企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。

件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいですし、さらに名前と学校名を付け加えることで、より素早くメールを判断することができます。

以下の記事ではメールの返信をする際のマナーについて詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【就活メールの返信における件名のマナー】基本ポイントや注意点

メールの作成ポイント②お礼の次に報告を入れる

メールでは最初に企業名や部署名、担当者名を記し、次にあいさつと自己紹介をおこなう必要があります。これは最低限のマナーとして必要なものです。その後に承諾する旨を伝えましょう。

「内定のご連絡ありがとうございました。まさか内定を頂けるとは思っていなかったので、すぐに家族にも報告するくらい嬉しいご連絡となりました。」と、すこしの感想を込めてお礼を伝えると、印象の良いメールとなるでしょう。

お礼や感想伝えたら、報告をしましょう。なるべく序盤で承諾の旨を伝えるのがマナーだからです。「是非貴社にて働かせていただければと思います。」など、内定を承諾する旨を記載しましょう。

メールの作成ポイント③入社に向けた抱負を述べる

内定のお礼と内定承諾の旨を伝えたら、最後にこれからの抱負を述べるようにしましょう。「内定を受けさせて頂きます。今後ともお願いします。」で終わってしまっては、最後の最後で事務的なニュアンスが含まれてしまいます。また抱負を伝えることで仕事への意欲の高さも伝えられます。報告の後に、忘れずに抱負を記入しておきましょう。

例えば「入社までの間に○○のスキルを高められるよう勉強して入社の日を待ちたいと思います。」のように、これからの抱負を伝えるとよいでしょう。長文だと時間を取ってしまうため、なるべく簡潔に抱負を述べるようにしましょう。

メールの作成ポイント④締めのあいさつ文を書く

ビジネスメールを打つことに不慣れな学生が一番見落としがちなのが「締めのあいさつ文」です。このあいさつ文は、ビジネスメールの基本的なマナーです。必ず記載しましょう。

そしてあいさつ文は、やり取りしているメールの内容によって書く内容が大きく変わってきます。内定承諾メールの場合は「今後とも、よろしくお願いいたします。」という文章を添えておきましょう。

また文末には、自分からのメールということを明確にするために署名を書きましょう。署名には、「大学名」「学部学科」「学年」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「住所」を書きましょう。署名を入れるのを忘れてしまうのが心配な方は、メールに自動で毎回署名が入る機能もあるので、あらかじめ設定しておくというのもひとつの方法です。是非参考にしてみてください。

以下の記事では就活メールのマナーについて詳しく解説しています。また場面別にメールの例文も紹介しています。併せて確認してみてください。

• 【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

内定承諾メール送信後にしておきたいこと

企業から内定をもらい、承諾のメールを送ればそれで就活は終わりと考えている人は多いですが、実際にはそうではありません。内定承諾メールを送った後にもしなければならないことはたくさなりますし、それを終えるまで就活は続いています。

内定承諾のメール送信後にしておきたいことは大きく2つにわけられます。それぞれ何をすべきかを知っておきましょう。

お礼状の送付

そもそもお礼状とは感謝の気持ちを伝えるものです。就活においてはお礼状を出すことで、内定をもらったことへの感謝の気持ちはもちろん、社会人になる意気込みも伝えることができます。内定承諾メールのあとに是非お礼メールを出してみてください。

もちろんお礼状を送らなかったからといって、内定が取り消しになることはありません。しかし企業は、ひとりの学生に内定を出すために選考や評価を通じて多くの時間とコストを消費しています。そのため、お礼状で感謝と意気込みを伝えることはマナーともいえます。

お礼状はメールと手紙の2種類の書き方がありますが、どちらでも問題ありません。皆さんの送りやすい方法で送るとよいでしょう。

そしてお礼状の記入に必要な項目は、【自己紹介・挨拶・お礼・報告・抱負・締めのあいさつ・署名】です。以下の例を参考に記入してみてください。

【お礼状の作成例】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

以下の記事では内定のお礼状の書き方やマナーについて詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

内定保留をする場合のメール対応とは

ここまで内定承諾メールの作成ポイントを解説してきました。しかし内定の連絡を受けた際、必ずしも承諾メールを送ることになるとは限りません。場合によっては内定保留という選択をすることもあるでしょう。

留保の場合も承諾の場合と同様、早めに連絡を行うことが重要になります。内定留保を申し出る際にはどう伝えれば良いのか、悩む就活生もいるでしょう。

ここでは内定保留のメールを作成する際のポイントを解説していきます。しっかりと理解し、丁寧な対応が出来るようにしておきましょう。

「理由・期限・謝罪」を盛り込む

内定保留の連絡を行う際には「理由」「期限」「謝罪」の3点を盛り込むことが必要になります。「内定を保留にします」とだけ伝えることはマナー違反です。

必ず内定を留保する理由を述べるようにしましょう。また期限についても重要です。企業もいつまでも内定者の決断を待てるわけではありません。しっかりと期日を決め、その期日までに決断をおこなうことを伝えるようにしましょう。

最後に謝罪の気持ちを述べることも大切です。内定を保留にするということは、企業に返事を待ってもらうことと同義です。企業を待たせていることに対して謝罪をしましょう。

内定保留のメール例文

この例文では「理由」「期限」「謝罪」が全て網羅されています。「期限」に関して、選考結果が出揃った段階で速やかに連絡をおこなうことが述べられており、先延ばしにしてもらうことへの誠意を示すことができています。是非参考に、内定保留メールを作成してみてください。

内定承諾のメールを作成する際はビジネスマナーをしっかり守る

内定の返信は失礼のないように伝えることが大切です。返事の仕方には細かいマナーがあり、それが守れていなければ、承諾の連絡であったとしてもマイナスの印象を与えてしまうでしょう。

また冒頭に繰り返しになりますが、企業から内定をもらった場合素早く返事をすることが大切です。

内定をもらうと気が抜けてしまう人も多いですが、内定をもらっただけでは就活が完全に終了したわけではありません。

就活は最後の最後まで油断することはできないため、内定の返事の仕方を正しく理解して失敗のないよう就活を進めましょう。

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