内定について

内定承諾のメールの作成方法とは?内定を承諾・保留する場合の例文

内定承諾はメールでするものなのか


企業から内定をもらうことができれば、それに対しての返事をしなければなりませんが、内定承諾をメールでしてもいいのか悩む人は多いです。内定承諾の旨を伝える際にもさまざまなマナーがありますし、連絡の方法などは充分に気をつけなければなりません。結論から言えば、内定承諾をメールでもしても問題はありませんが、相手からの連絡方法によって変える必要があります。

企業から内定を知らせる連絡がメールで来たのであれば、メールで内定承諾を伝えても構いませんし、電話で通知があったなら電話での連絡がベターです。もちろん必ずしも相手に合わせる必要はありませんが、マナーとしては連絡方法を変える必要があることはしっかりと覚えておきましょう。

内定承諾メールとは

内定承諾の連絡がメールで着た場合、返す際にもメールでの返信となります。しかし、そんな時にはどのように返信したらマナーが良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。ここでは内定承諾をメールで伝える際のメールの作り方について紹介致します。

内定承諾メールとは、企業から内定をもらって、就活生がその内定を承諾する意思があるかどうかを示すことです。内定をもらったから終わりではありません。就活生が内定をもらってからその内定を承諾することで、内定者として正式に話を進めていくことになります。

内定通知メールの場合は、メールの承諾をもってきちんと意思表示をしましょう。意思表示がはっきりしないと、企業側も困ります。また、多くの就活生は内定通知メールが送られてきても、承諾の返信をしないまま他の会社を受け続けていることがあります。企業から内定通知メールがきた場合、その日のうちか、遅くても次の日には返信しましょう。

メールで来た場合はメールで返信しても失礼ではない

内定承諾をする場合は、相手の連絡方法によって手段を変える必要がありますが、企業側からメールで連絡が来た場合は、メールで返信しても失礼ではありません。送られてきたメールに対して返信の形をとれば、スムーズなやりとりができます。わざわざ電話で返事をする必要はありませんし、連絡の方法を変えてしまうことで手間がかかり、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。

メールで返信すれば、内容を素早く理解することができますし、企業としても返事がわかりやすいため便利なことも多いです。内定承諾は素早く伝えることが大切ですし、マナーでもありますので、メールで来た場合はそれに返信して内定を承諾することを伝えていきましょう。

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内定承諾メールの作成ポイント4つ

内定承諾メールを作成する際には、どういったポイントに注意すればいいのでしょうか。内定承諾メールでは、入社する企業に対して失礼のない対応をする必要があります。件名などビジネスメールを送る上でのマナーを守るということも重要ですが、丁寧な文章を書くことも大切です。入社に向けた抱負を述べるなどして自分の気持ちを伝えると、熱意が感じられて好印象になるでしょう。内定のお礼と感想を交えつつ、簡潔かつ読みやすい内定承諾メールを作成しましょう。

メールの作成ポイント①件名は変えずに返信

内定承諾をメールで伝える際のメールは、選考結果の連絡のメールからタイトルを変えずに返信するようにしてください。タイトルを変えたほうが確かにマナー良く見えるものですが、タイトルを変えられるとそのメールが見つかりにくくなることが多いのです。「Re:」で返信していく方が逆にマナーが良いといえるでしょう。

企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいですし、さらに名前と学校名を付け加えることで、より素早くメールを判断することができます。

メールの作成ポイント②お礼の次に報告を入れる

メールでは最初に企業名や部署名、担当者名を記し、次にあいさつと自己紹介をおこなう必要があります。これは最低限のマナーとして必要なものですので、それらの後に承諾する旨を伝えていくようにしましょう。

「内定のご連絡ありがとうございました。まさか内定を頂けるとは思っていなかったので、すぐに家族にも報告するくらい嬉しいご連絡となりました。」と、すこしの感想を込めてお礼を伝えるようにすると、印象の良いメールとなるでしょう。

そうしてお礼や感想伝えたら、そこの段階で「是非貴社にて働かせていただければと思います。」と、内定を承諾する旨を記載しましょう。内定承諾の連絡のメールなのですから、なるべく序盤で承諾の旨を伝えるのがマナーです。

メールの作成ポイント③入社に向けた抱負を述べる

内定のお礼と内定承諾の旨を伝えたら、最後にこれからの抱負を述べるようにしましょう。「内定を受けさせて頂きます。今後ともお願いします。」で終わってしまっては、最後の最後で事務的な感じが出てしまい失礼です。

そうならないように、「入社までの間に○○のスキルを高められるよう勉強して入社の日を待ちたいと思います。」ですとか、これからの抱負を述べるようにしてください。内定承諾のメールは、ただ承諾の旨を伝えるだけではなく、就職後の抱負などを伝えておくことも大切です。

抱負を伝えておくことで、仕事への意欲も伝わりますし、好印象を与えることができます。長文だと時間を取ってしまうため、なるべく簡潔に抱負を述べるようにしましょう。抱負については、プラスアルファで好印象を与えるためのものであり、なくても構わないものです。プラスアルファのつもりで、マイナスの印象を与えてしまっては意味がありませんので、抱負は短くまとめて全体的な読みやすさを意識しておきましょう。

メールの作成ポイント④締めのあいさつ文を書く

ビジネスメール(内定承諾メール)を打つことに不慣れな学生が一番見落としがちなのが、「締めのあいさつ文」です。このあいさつ文は、社会人になってからは当たり前に求められます。このあいさつ文は、やり取りしているメールの内容によって書く内容が大きく変わってきます。

内定承諾メールの場合は「今後とも、ご指導の程よろしくお願いいたします。」という文章を添えておきましょう。内定承諾メールに締めのあいさつ文があるのとないのとでは、メールを受け取る側の印象が大きく変わってきます。

文末には、自分からのメールということを明確にするために署名を書きましょう。署名には、「大学名」「学部学科」「学年」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「住所」を書きましょう。署名を入れるのを忘れてしまうのが心配な方は、メールに自動で毎回署名が入る機能もあるので、あらかじめ設定しておくというのもひとつの方法です。

内定承諾メール送信後にしておきたいこと

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企業から内定をもらい、承諾のメールを送ればそれで就活は終わりと考えている人は多いですが、実際にはそうではありません。内定承諾メールを送った後にもしなければならないことはたくさなりますし、それを終えるまで就活は続いています。内定承諾をしたからと油断していると失敗してしまいます。最後まで気を抜かずに取り組むことが大切です。内定承諾のメール送信後にしておきたいことは大きく2つにわけられますので、それぞれ何をすべきかを知っておきましょう。

お礼状の送付

内定承諾のメールを送れば、その後にはお礼状の送付をしておく必要があります。内定承諾のメールでも感謝の気持ちは伝えていますが、さらに丁寧に気持ちを伝えるためには、お礼状を送付するのがポイントです。メールで素早くお礼を述べた後に、再度お礼状で丁寧に感謝の気持ちを伝えることで、より好印象を与えることができます。お礼状はパソコン作成でもOKですが、気持ちを伝えるのであれば手書きがベストです。

手書きで作成することでより丁寧な印象を与えることができますし、感謝の気持ちをアピールすることができます。もちろん字が苦手な場合でも、丁寧に書いていることが伝われば好印象を与えることができるので、気持ちを込めて丁寧に作成することを心がけましょう。

内定承諾メールの例文

件名:Re:選考結果のお知らせ

〇〇株式会社 人事部担当 〇〇〇〇様

〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇です。
時下ますますご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。先日は、お忙しい中、面接をしていただき誠に有難うございました。

この度は、内定を頂戴し、大変嬉しく、光栄に思っております。4月より新入社員として貴社で働かせていただけることを思うと身の引き締まる思いです。

入社後は、一日も早く貴社の即戦力になれるよう、しっかりと研修を受け目標に向かって邁進したいと思います。
今後ともご指導のほど、宜しくお願いします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇
住所:
携帯電話:
Mail:
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内定保留をする場合のメール対応とは

ここまで内定承諾メールの作成ポイントを解説してきました。しかし内定の連絡を受けた際、必ずしも承諾メールを送ることになるとは限りません。場合によっては内定保留という選択をすることもあり得ます。

留保の場合も承諾の場合と同様、早めに連絡を行うことが重要になります。内定留保を申し出る際にはどう伝えれば良いのか、悩む就活生もいるでしょう。ここでは内定保留のメールを作成する際のポイントを解説していきます。複数の内定を得た場合など、内定留保が必要となることは十分にあり得ます。しっかりと理解し、丁寧な対応が出来るようにしておきましょう。

「理由・期限・謝罪」を盛り込む

内定保留の連絡を行う際には、「理由」「期限」「謝罪」の3点を盛り込むことが必要になります。何の前触れもなく「内定を保留にします」と申し出てしまうと、企業側も困惑してしまいます。必ず内定を留保する理由を述べるようにしましょう。また期限についても重要です。企業もいつまでも内定者の決断を待てるわけではありません。しっかりと期日を決め、その期日までに決断をおこなうことを伝えるようにしましょう。

最後に謝罪の気持ちを述べることも大切です。内定を保留にしてしまうと、企業にとっていつまでも確保できた人数が確定せず、採用活動を進めるにあたって迷惑をかけてしまうことになるのです。そのようなことに対してしっかりと謝罪の気持ちを伝えることが重要になります。

内定保留のメール例文

件名:Re:選考結果のお知らせ

〇〇株式会社人事部人事課〇〇様

△△大学△△学部△△ と申します。
この度は内定のご連絡頂き、誠に有難うございます。

内定承諾の件ですが、少しお時間を頂きたく考えております。
自身の将来を決める重要な選択ですので、他の企業の選考結果を踏まえた上で、慎重に判断させて頂きたいと思います。
他の企業の選考結果が〇月1日に判明しますので、〇月1日まで返事を待って頂けないでしょうか。

こちらの都合で大変申し訳ないのですが、何卒ご了承の程、宜しくお願い申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇
住所:
携帯電話:
Mail:
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この例文では「理由」「期限」「謝罪」が全て網羅されています。「期限」に関して、選考結果が出揃った段階で速やかに連絡をおこなうことが述べられており、先延ばしにしてもらうことへの誠意を示すことができています。企業としては、仮に内定が辞退された場合には、代わりの人材の確保に動かなければなりません。

そのため1日でも早く決断を聞きたいと考えているのです。選考結果が判明次第、返事をするよう述べることで、出来るだけ採用担当者に不快な思いをさせないよう配慮することが重要と言えるでしょう。

内定承諾のメールを作成する際はビジネスマナーをしっかり守る

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内定承諾をメールで伝える際のメールの作り方としては、以上のことが言えます。以上の事を参考にメールを作成していけば、自然と印象がよくなり、働きやすい環境を作っていくことができるでしょう。内定は、ゴールではなくスタートだということを改めて意識して、しっかりマナーの良い、印象の良いメールを作成していってください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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