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選考の辞退を電話で伝える際の注意点3つ|当日・担当者不在の場合もご紹介~例文5つあり~

面接辞退を電話で伝える方法①〇日に面接した〇〇大学の〇〇と名乗る

面接後に電話で辞退を伝える際の注意点としては、やはり自分がどこの誰なのかということだけでなく、いつに面接してもらったのかということを先に伝えるようにするということです。そうすると、よりスムーズにやり取りを進めていくことができるようになります。電話をしたら「〇月〇日に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申しますが、採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」と伝えるようにしましょう。

先に面接済みであることを伝えておくと話が通じやすくなる

担当者にかわってもらった後にも、「〇月〇日面接をしてもらった〇〇大学の〇〇と申します。」と名乗るようにしましょう。先に面接済みであることを伝えると、相手も「辞退の電話かな?」と察してくれるので、伝えやすくなるでしょう。面接後に電話する際には、かならずそうして伝えるようにしてください。以下で例文をご紹介します。

就活生: 〇月〇日に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申します。採用ご担当者の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者: はい、〇〇です。

就活生: 〇月〇日に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申します。大変身勝手で申し訳ないのですが、辞退させていただきたいと思いご連絡差し上げました。

担当者: そうですか。承知しました。

就活生: 大変申し訳ございません。それでは失礼いたします。

面接辞退を電話で伝える方法②理由は聞かれた場合のみ言う

面接後の辞退の電話では、辞退の理由は、聞かれない限り言う必要はありません。「先日は面接のお時間を頂きありがとうございました。本日は、大変失礼な話ではありますが、やはり選考を辞退させて頂きたく思い連絡させて頂きました。」と伝えるようにしましょう。すると形式的に「理由をお聞かせ願えますか?」と言ってくる方もいますが、だいたいの場合は、「そうですか」とあっさり終わります。ですから、わざわざ理由を言う必要はないのです。

聞かれた場合は理由を長々と話さないこと!

面接後とはいえ、まだ選考結果がでていないのに、聞かれてもいない理由をべらべらと話されて、逆に不快に思うことは間違いありません。ですから、面接後に辞退を申し出る電話をする際には、理由は聞かれたら言えばよいということを覚えておいてください。理由を話す場合の例文を、以下でご紹介します。

就活生: 〇月〇日に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申します。大変失礼な話ではありますが、辞退させていただきたく思い連絡させて頂きました。

担当者: 理由をお聞かせ願えますか?

就活生: 大変恐縮ではございますが、御社と並行して進めていた会社から内定をいただきました。そちらの会社で自分の夢を叶えたいと思い決断いたしました。

担当者: 分かりました。

就活生: 本当に申し訳ございません。失礼いたします。

面接辞退を電話で伝える方法③面接後3日以内には伝える

面接後に辞退の電話をしようと思ったら、なるべく早く辞退の電話をするというのもすごく大切なことです。相手の立場になってみれば分かりますが、次の選考にすすめようと思ったときに辞退の電話がくるのと、まだ迷っている段階で辞退の電話がくるのでは印象がまったく違います。面接後の辞退の電話は、早ければ早いほど印象が悪くならないのです。

面接後はなるべく早く伝えることが重要!

面接後、2~3日の間に電話をかけると良いでしょう。面接後にスピーディーに辞退の電話をかけることができれば、逆に会社側としても選考の手間が少し省けて楽になるということもあります。ですから、早くかけるようにするというのは徹底していきましょう。上記のように、ほとんどの場合はあっさりと伝え終わるので、緊張する必要はありません。面接後に辞退の電話をする際の例文を、一通りご紹介します。

就活生: 〇月〇日に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申します。昨日は、面接をしていただきありがとうございます。大変身勝手で申し訳ないのですが、辞退させていただきたいと思いご連絡させて頂きました。

担当者: 理由は何ですか?

就活生: 大変恐縮ではございますが、昨日の面接で自分のやりたいことをもう1度見直したいと思いこのような決断になりました。

担当者: 残念です。分かりました。

就活生: 大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

番外編①:当日になって伝える場合

面接後だけでなく、面接当日にも辞退の電話をしないといけない可能性もあるでしょう。そのような場合は、どのように伝えればいいのでしょうか。まず、前提として電話で伝えるのがマナーです。「当日辞退の電話なんてしづらい」と思う就活生もいると思いますが、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。電話の仕方は、面接後に電話するときと同じです。理由にもよりますが、「当日の連絡で申し訳ない」と一言添えると丁寧になります。

就活生: 本日〇時から面接をしていただく、〇〇大学の〇〇と申します。採用ご担当者様の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者: はい、私です。

就活生: 本日〇時から面接をしていただく、〇〇大学の〇〇と申します。本日〇時からの面接を辞退させていただきたく、ご連絡させて頂きました。

担当者: どうして?

就活生: 御社と並行して進めていた会社の面接が本日にあり、そちらを受けます。私の不注意でこのようなことになり、大変申し訳ございません。

担当者: 分かりました。

就活生: 本当に申し訳ございません。失礼いたします。

番外編②:相手が電話に出ない場合

面接後または面接当日に辞退の電話をしたのに、相手が出ない場合もあります。担当者も就活期間はとくに忙しく、電話に出られない可能性は十分に考えられるのです。担当者が電話に出られない場合は、代わりの方に伝えてもらいましょう。辞退は急ぎの連絡なので、担当者の折り返しを待っていたり、時間をおいてかけなおしたりすると失礼になります。ほかの方に伝言を頼み、担当者にはメールを送るようにしましょう。伝言を頼む際は、より簡潔に伝えるように注意してください。

就活生: 〇月〇日の〇時に面接をしていただきました、〇〇大学の〇〇と申します。採用ご担当者様の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者: 〇〇は、只今席を外しております。

就活生: この度は、辞退させていただきたくご連絡差し上げました。大変恐縮ではございますが、伝言をお願いできますでしょうか。

担当者: かしこまりました。もう一度お名前をお伺いいたします。

就活生: ありがとうございます。〇〇大学の〇〇と申します。それでは、失礼いたします。

面接後に電話で辞退する際の注意点まとめ

面接後に電話で辞退をする際には、これらのことに気を付けていくようにしましょう。

しっかりこれらのことさえ守ればなんてことない話です。「もしかしたらここで落とされるかもしれないから電話しなくても良い」と思わずに、きちんと誠意をもってこちらから辞退の電話をしましょう。