【選考辞退はメールでOKなのか】上手な断り方を例文つきで解説

選考辞退は慎重に伝えよう

既に採用が決まった会社よりも条件の良い会社から内定をもらえた場合など、選考辞退をする機会は沢山あります。一方で相手企業に失礼のないように選考辞退をする方法がいまいちわからないという方も多いのではないでしょうか。

選考を辞退する会社とはいえ、揉め事は起こすべきではありません。就職後でも転職などをきっかけとして付き合いがあるかもしれないからです。では、なるべく揉め事を起こさず相手に失礼なく選考辞退の旨を伝えるにはどのようにすればよいのでしょうか。

この記事では、選考辞退をメールで伝えていいのか、など選考辞退を伝える際に生まれる疑問点について丁寧に解説します。この記事を読んで、相手に失礼なく選考辞退を伝えられるようになりましょう。

選考辞退の連絡はメールでOK

選考辞退の連絡は基本的にメールでOKです。メールは記録代わりになるため、選考辞退の連絡手段としては全く問題ありません。一方でメールという連絡手段は、面接の前日などに連絡をする場合は避けるべきです。というのも、人事が常にメールを見ているとは限らないからです。

最終面接などの段階までいくと、その就活生に対して担当も多くの時間と労力を割いています。そのためメールでの連絡は場合によっては失礼にあたる可能性があります。つまり、選考辞退をメールで連絡することはOKですが、選考の前日や当日にメールでの連絡をするのは望ましくないということになります。

前日か当日の場合は電話をする

選考辞退の連絡はメールでおこなうことも可能ですが、選考の前日や当日の場合は電話で連絡しなくてはなりません。選考の辞退者が出た場合、採用担当者はスケジュールを変更するなど、さまざまな対応が必要となります。もし選考辞退の把握が遅れてしまえば対応が遅れてしまったり、場合によってはスケジュールの調整などができなくなってしまう可能性もあるのです。

選考には時間やお金など、多大なコストがかかっています。また、採用担当者も複数の業務を同時に抱えていることが多いため、選考辞退の意志がスムーズに伝わらないと多大な迷惑をかけてしまうのです。前日や当日など、直近の場合には必ず電話で連絡するようにしましょう。

最終面接や内定辞退も電話の方がよい

最終面接や内定辞退の場合にも、電話で連絡するのが良いでしょう。理由は大きく分けて2つあります。1つ目は、直近の選考辞退のときと同じ理由です。最終面接の場合、面接官を役員が担当するケースが多く、多忙な中でスケジュール調整がなされています。また内定した場合には、当然内定者が入社する予定で動いていきますから、辞退することによって大きな迷惑がかかってしまいます。メールで連絡するよりも、早く確実に伝わる電話の方が、迷惑を最小限に抑えられるでしょう。

2つ目は、これまでお世話になったことへの感謝と誠意を伝えるためです。最終面接まで選考が進んでいたり、すでに内定を獲得している場合、採用担当者をはじめ、企業の方々に信頼・期待されているはずです。その期待に応えられないことを、直接自分の声で伝えた方が誠意が伝わります。メールで用件だけを伝えるだけでは、これまでの選考でお世話になった方々に失礼です。最終選考や内定辞退の際には、電話で連絡するようにしましょう。

選考辞退のメールで辞退の理由を記す必要はない

選考辞退のメールで辞退の理由を記す必要はありません。選考辞退にどのような理由があるにしても、企業からすれば選考辞退されることに変わりはないからです。また選考辞退の理由を記したところで、企業から良い印象を持ってもらえるという保証もありません。企業側から直接たずねられでもしない限り、選考辞退のメールで辞退の理由を記す必要はないと心得ておきましょう。

選考辞退のメールで記す辞退理由は、「一身上の理由」ということで片づけてしまっても問題ありません。辞退の理由については、正直に理由を述べてもどちらでも構わない、ということになります。選考辞退をしてしまったことについての謝罪など、基本的なマナーを守れていれば大丈夫でしょう。

選考を辞退する場合のメールマナー

選考を辞退する場合にメールで連絡しても構いませんし、辞退の理由を詳細に記す必要もありません。しかし基本的なメールマナーは守る必要があります。マナーを守らなければ後々それが揉め事や問題へと発展する可能性があるからです。

そこで、この項目ではメールの件名や署名の書き方、メールを送る時間帯まで基本的なメールマナーについて解説していきます。この項目で、選考を辞退する場合のメールマナーについてしっかりと理解しましょう。

選考辞退の意思はなるべく早く伝える

選考辞退の意思は、なるべく早く伝えるようにしてください。選考は、選考を受ける自分、採用担当者や面接官だけではなく、ほかの学生や企業の人たちなど、さまざまな人のスケジュールとも密接につながっています。

そのため、直前まで選考辞退の意向が伝わらず、ぎりぎりでの連絡となった場合、企業側はコストだけを負担して空白の時間を過ごすことにもなりかねません。もし早めに伝えることができれば、企業はほかの学生の面接を入れるなどし、時間を有効に使うことができます。

連絡が早ければ早いほど、企業側が対応しやすいことは言うまでもありません。選考辞退は後ろめたさがあり、連絡しにくいという気持ちも生じるかも知れませんが、いずれ伝えなくてはならないことです。企業側の負担を最小限にすることを考え、できる限り早く連絡するようにしましょう。

メールの件名と署名を忘れず記入する

メールの件名と署名を記すことはメールを書く際の基本的なマナーですが、選考辞退する場合もそれは変わりません。件名については、辞退の旨と自分の名前を書くことが一般的な形式です。そのようにすることで相手がメールを見たときに一目で誰から送られてきたメールでどのようなメールなのかが分かります。

一目で内容が分からないメールの場合、読むのを後回しにされてしまう可能性もありますから、そのような点でも件名に辞退の旨と名前を書くことは重要です。署名については、マナーの一環として相手に違和感を与えないよう基本的なフォーマットに沿って書く必要があります。詳しくは以下のメール例文を参考にしましょう。

メールは営業時間内に送る

メールを送る時間帯は企業の営業時間内にするようにしましょう。メールを見る側は程度の差こそあれど、確認の際に必ず自分の時間を奪われます。そして、相手は送られてきたメールが緊急の用であるのか、そうではないのかをメールを見ずに判断できません。

ですから、営業時間外などプライベートな時間帯にメールを送ってしまうと相手に迷惑が掛かる可能性があります。また深夜など、相手が就寝している場合にメールを送った場合、まず相手にメールを見て貰えることすら叶いません。

また、メールを見て貰う時間が、相手が起きる時間まで遅れてしまう欠点もあります。ですから、メールを送る時間帯は企業の営業時間内にする必要があるというわけです。

始業してすぐやお昼時は避ける

選考辞退の連絡はなるべく早くおこなうべきです。しかし、どのようなタイミングであっても連絡すれば良いというものではありません。連絡する時間帯についても、配慮する必要があるのです。

そもそも、選考辞退の連絡を早めにするのは企業に迷惑をかけないためのはずです。にもかかわらず、企業側が忙しい時間帯に連絡をしてしまえば、結果的に迷惑をかけることになりかねません。また、いそがしい時間帯の連絡は相手が取りこぼしてしまう可能性も高いため、高リスクです。

早めに連絡することは大事ですが、連絡する時間帯は企業の営業時間内にしましょう。中でも、始業してすぐのタイミングやお昼の時間、終業直前などは迷惑がかかりやすい時間帯なので、連絡は避けるようにした方が良いでしょう。「相手が今何をしているか？」と状況を考えて連絡することは、社会に出てからも役立つスキルです。

休業日ではないかも確認しておく

企業に連絡をする際には、休業日ではないかどうかを確認しておきましょう。話す内容を考え緊張しつつ電話をかけても、営業日でなければ相手に連絡をすることはできません。無駄に緊張して疲れてしまえば、改めて営業日に電話をする際にもやる気が下がってしまうでしょう。
また、企業によっては、営業日ではない日でも電話を自動転送している可能性があります。社員の方の携帯電話に転送された場合、その方の休日を邪魔してしまうことにもなります。
社会人として誰かに連絡をする際には、まず相手の状況を確かめることが基本です。相手側が営業日でなければ対応はできませんので、まずは企業が休業日でないかどうかを確認してから連絡するとよいでしょう。

メールの作成方法について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 選考辞退する際のメールの作成方法【署名・本文の例文付き】

選考辞退のメール例文集

ここまでで選考辞退のメールを伝える際のメールマナーや書く内容などをお伝えしてきました。ここからは、より踏み込んだ内容としてメールの例文を解説とともにのせています。また、例文は3種類ありますが選考が進んでいるときやそうでない時と、状況別で分かりやすくお伝えしていきます。選考辞退を上手く伝えるために、ぜひ参考にしてみてください。

例文：1次面接

上記の良い例文です。件名は、しっかりと選考辞退の旨が伝わるように記載されています。住所や学部などを署名にいれることで、メールをしてきた相手が特定できないという問題も防いでいます。

そして「選考辞退をします」と簡素に伝えるだけでなく、謝罪の意を伝えることでメール全体の印象がより良くなりました。実際にメールを送る際には、上記のような形で送るようにしましょう。

例文：3次面接

上記の例文は、最終面接まで選考が進んでいる場合の例です。ここまで面接が進んでいる場合、できれば直接伺うか電話を使い自分の言葉で選考辞退を伝えた方がよいです。しかし、本来電話か直接伺う所をメールでの連絡で済ましている点を謝罪しています。

最終面接など選考が相当進んだ段階でメール連絡をする際は、直接伺うことができなかったことを詫びる文章を必ず入れましょう。

NG例文

上記の例文は「悪い例」です。まず件名が「ご連絡について」としか書いておらず誰がどのような意図で送ったメールかがまるでわかりません。また、本文でも大学名などを名乗っておらず、名前しか記していないため情報が不十分です。

相手に対してであれば役職名や会社名、自分に対してであれば学校名や面接実施日など、誰から誰に対しての連絡なのか特定する情報をしっかりいれるようにしましょう。また、全体的に文章があっさりしすぎています。選考辞退の理由を伝える必要はありませんが、何らかの事情があること、そして辞退に対する謝罪の意くらいは伝えるようにしましょう。

選考辞退する際のポイント

ここまで、選考辞退をするための基本的な方法を説明してきました。実はこれら以外にも、選考辞退する際には大切なポイントがあります。それらのポイントを押さえているかどうかで相手に与える印象が大きく変わる可能性があります。

「どうせ辞退するのだし、印象が悪くなってもいい」と考える人も居るかもしれませんが、それは危険な発想です。その企業に就職しなかったとしても、将来取引先として関わる可能性もありますし、何より相手に不快感や迷惑をかけることは防がなくてはなりません。少しでもよい印象で選考辞退するためにも、ポイントを押さえていきましょう。

メールのあとに電話をすると印象が良い

社員:  お電話ありがとうございます。○○株式会社○○でございます。

学生: お世話になっております。XX月XX日XX時より、面接のお時間をいただいております、○○大学○○学部の○○と申します。ただ今採用担当の○○様はお手すきでいらっしゃいますでしょうか？

社員:  少々お待ちください。

採用担当者:  お電話代わりました。○○でございます。お世話になっております。

学生: お世話になっております。XX月XX日XX時より、面接のお時間をいただいております、○○大学○○学部の○○と申します。メールでも送らせていただいたのですが、一身上の都合により、面接（選考）を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。

選考辞退の意思をメールで送信したとしても、相手がすぐに確認できるとは限りません。選考辞退は早く伝わった方が良いですし、メールが万が一迷惑メールフォルダに入ってしまえば伝わらない可能性もあります。であれば、念のため電話でも連絡した方が丁寧でしょう。

電話の際には面接日時を告げ、相手が「重要度の高い案件だ」と分かるようにしましょう。誠意を持って謝ることが大切です。

選考辞退を電話で伝える方法について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 就活中に選考辞退を電話で伝える方法【例文・注意点付き】

体調不良で辞退する場合は電話連絡がよい

体調不良で面接などを辞退する場合は、特に電話連絡する方がよいでしょう。なぜなら、体調不良の場合は、「できればほかの日に選考を受けたい」ということが多いからです。自分に選考を受ける意思がない場合と違い、体調不良の場合には選考を受けたいという気持ちであることが多いでしょう。

であれば、「別の日に選考を受けられる可能性」を少しでも高めるように連絡しなくてはなりません。その際、メールよりも電話での連絡の方が有利です。「体調不良で行けなくなってしまったけれど、チャンスがあれば選考を受けたい」という気持ちは電話の方が伝わりやすいからです。

また、別日の選考が受けられることになった場合、改めて日程調整などが必要となります。そのようなやり取りも、何度もメールを交わすよりは電話で話した方がスムーズです。日程が決まれば、改めてメールで連絡してくれる企業も多いでしょう。

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選考辞退のメールに返信がない時の対処法

選考辞退のメールを送ったにもかかわらず会社から返信がない場合、「メールを再送する」「電話をしてみる」「そのままにする」など様々な考え方がりますが、少なくとも「メールがきちんと相手に届いているのか」という点はを確認する必要があります。

選考辞退のメールを送ったのは選考辞退の旨を伝えることで相手に対し失礼のない態度をとるためです。ですから、選考辞退の旨が伝わっているかという点は必ず確認する必要があります。

確認方法自体は、先ほども述べた通り人によって考え方が分かれます。しかし、当初の目的である相手に失礼のない態度という点からいえば、放置という選択肢は避けるべきです。
相手に選考辞退のメールが届いていない可能性も十分にありますので、メール再送・電話という選択肢のどちらかを選択する方が良いでしょう。

選考を辞退する場合はマナーを守ってメールを送ろう

辞退する会社に失礼のない様に、もめごとが起こらないようにするためのマナーです。例え今後一切関わりがなさそうな会社に見えても、将来的に同じ業界に転職しないとは限りません。

そのような場合、選考辞退時にどのような印象を残していたかという点は必ず関わってくることになります。ですから、選考を辞退する際はマナーを守ってメールを送るようにしましょう。

辞退書の手紙での書き方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【辞退届の書き方】内定を断る手紙に書くべき内容を例文付きで解説

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