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基本のビジネスマナーを覚えよう
就活を進める上で、ビジネスマナーを身につけることは大切です。まだ社会人ではないものの、企業は就活生に基本的なビジネスマナーや知識が備わっているのかチェックしています。
最低限のビジネスマナーが身に付いていなければ、企業の人に「社会人の常識を知らない」と思わせてしまい、自分の評価を下げる恐れがあります。社会に出るための事前準備としても、誰もが身につけておかなければなりません。
たとえば、メールや書類を送付する際に使用する「御中」の正しい使い方を知らない就活生は多いです。
本日記事では、メールの宛名である「御中」の意味や、正しい使い方について紹介します。使用する際の注意点もチェックし、正しいメールのビジネスマナーを身につけましょう。
間違いが多い「御中」の意味
在学中にビジネスメールを使う機会は少ないです。そのため「御中」と「様」の使い分け方法が分からないと言う方は多いです。
宛名の書き方はメールでも郵送でも変わらないため、企業とやり取りする際に必要不可欠なな知識です。
いずれの手段でも活かせるように、正しい敬称を知りましょう。
宛先が個人ではない時に添える敬称
「御中」の使い方
- 宛先は「個人」でなく「組織」の場合
- 不特定人物に向ける場合
- 「様」と併用しない
「御中」は、宛先が個人でない場合に添える敬称です。宛先が組織であり、不特定人物に向けた場合に添えましょう。
具体的には、官庁や団体、グループ、会社の後につける敬称となります。“その組織の誰かへ”という意味合いを持つため、宛先の個人が特定できていない時に使いましょう。
就職活動では主に「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 人事部 御中」のような使い方をします。
注意点として「御中」と「様」を二重で使用することはありません。「〇〇株式会社 御中 〇〇様」「〇〇株式会社 採用ご担当者様 御中」のような、間違った使い方をしないようにしてください。
宛先が団体の時には「御中」を使い、特定の個人には「様」をつけると覚えておきましょう。
会社・部署内の誰が開封しても良い
宛先に「御中」を使うことで、その会社や団体、部署の人であれば誰が開封しても問題ないという意味を持ちます。
「担当者が不明なため、関係者の誰かが読んでください」の意を込めて使うことが一般的です。
反対に「様」をつけると、宛名以外の人は開封してはならないという意味も兼ね備えています。
また、宛てる担当者が分かっているのに御中を使って会社に送るのはNGです。「担当者では頼りなく感じるから、組織全体に送った」と捉えられる恐れがあるため、宛先がわかる時は名指しで送りましょう。
これは意外にも就活生に多いパターンですが、非常に失礼な行為になります。
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就活メールでの「御中」の使い方4つ
会社や部署名には「御中」で、組織の中の特定の個人には「様」をつけます。宛名は企業側にとって最初に目につく部分なので、悪い印象を与えないためにも間違えないようにしましょう。
以下より、実際の「御中」の使い方を具体例とともにご紹介します。
実践することが何よりも大事で、理解しているだけでは確実に正しく使えるとは限りません。就活で悩まないように、今のうちに使い方をマスターしておきましょう。
①基本は「〇〇株式会社 御中」
OK例：〇〇株式会社 御中
基本的な使い方は「〇〇株式会社 御中」のように、団体（会社）名の後ろに御中をつけるという方法です。最もオーソドックスな使い方ですので、一番多く使われます。
さらに、部署名を加える場合には「〇〇株式会社 〇〇部 御中」のように使用しましょう。同様に、課名を加える場合も「〇〇株式会社 〇〇課 御中」と使用してください。
「御中」は会社や部署名の途中に付けることはないので、最後につけると覚えておくと良いです。
また、会社名、部署名、御中の間にはスペース（余白）を入れるように注意してください。
②団体宛なので「様」はいらない
NG例：〇〇株式会社 御中 〇〇様
先ほども説明したように「御中」と「様」は、二重に使用しないように注意してください。組織全体に宛てる場合に「様」は使用しません。宛先が人名ではっきりしている場合に使います。
「〇〇株式会社 御中 〇〇様」「〇〇株式会社 〇〇様 御中」のような使い方は間違いですので、気を付けましょう。この場合は、個人を特定しているので「御中」は必要ありません。
たとえばその会社の採用担当者に宛てる場合は「〇〇株式会社 採用ご担当者様」のように記載しましょう。
個人名が分かっている場合は「〇〇株式会社 採用担当 〇〇様」とすれば大丈夫です。
③「行」は使用しない
NG例：〇〇株式会社 行
メールではありませんが、郵便物の宛名において「行」という言葉があります。
これは、会社が用意した返信用封筒や往復用はがきに記載されているものであり、こちらから記載することはありません。
「行」の丁寧語が「御中」なので、そのまま返信すると相手に対して失礼にあたることを忘れないようにしてください。
「行」が記載されている場合には「御中」に書き直して返信する必要があります。
縦書きの場合は、縦線または斜めの二重線を引き、その左側もしくは真下に「御中」と書き加えてください。横書きの場合は、横の二重線を引き、その右側もしくは下に「御中」と書き加えましょう。
封筒の「行」「宛」の消し方については、別の記事で詳しく紹介しています。併せて読み、正しいビジネスマナーを知りましょう。
④「各位」は使用しない
「各位」は「皆さま」と同義であり、2人以上を対象とする宛先に使用する敬称です。「御中」との違いとして「各位」は、不特定多数の人全員を宛先として扱います。
そのため「〇〇株式会社 各位」とすると、その会社に所属する全ての人に向けて送ることを意味します。宛先の対象を広げすぎると、伝えるべき人に届かない恐れがあるため「各位」を使用するのは避けましょう。
ビジネスシーンで「各位」はよく使われており、目上の人や外部の人に対して使うのが一般的です。「各位」は「皆様」のかしこまった表現になるため、堅い印象を持たれてしまうこともあります。
就活中は一部の採用担当者に向けたメールを送るのが一般的ですので、相手が複数人でも「各位」ではなく「御中」を使いましょう。
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担当者が分からない時は「ご担当者様」
◯：〇〇株式会社 採用ご担当者様
採用担当者に宛てたいものの、相手の名前が分からない場合は「〇〇株式会社 採用ご担当者様」と記載しましょう。
「採用担当者様」のように“ご”をつけないと失礼にあたるので、注意してください。
たとえば、総務課に「採用担当係」が存在し、個人ではなく複数が採用を担当することが明確に分かっている場合は「〇〇株式会社 総務課 採用係 御中」のように記載しても問題ありません。
「〇〇株式会社 採用ご担当者様 御中」のように「ご担当者様」「御中」を併用する使い方は間違いなので気を付けましょう。
「〇〇株式会社 採用担当 御中」も、個人的な担当者に宛てているので「御中」は相応しくありません。
部署や係に送る際の宛名については、別の記事でも紹介しています。併せて読み、正しい敬称を使い分けられるようになりましょう。
ビジネスマナーを身につけて就活を進めよう
就活生が頭を抱える「御中」の意味から、具体的な使用例について紹介しました。
就活では最低限のビジネスマナーまでチェックされるので、良い印象を与えるためにもしっかり身につけておきましょう。
メールは面と向かうわけではありませんが、敬称の使い方でマナーがわかっている学生かどうか判断することができます。
メールでの正しい敬称やビジネスマナーを学び、就活を円滑に進めましょう。