内定について

【メール例文25選あり】内定辞退の連絡のマナー5つの基本

内定を辞退するときはマナーに気を付けよう

志望した企業から内定が出ると、これまでの就活の努力が報われたように感じられ、誰もが嬉しくなるでしょう。しかし、複数社から内定をもらったときや、入社するべきではないと決断したときには、どこかの企業の内定を辞退しなければなりません

そして内定を辞退するためには、採用担当者にその旨を伝える必要があります。

そこでこの記事では内定辞退をする際に使える例文や、内定辞退の連絡方法を電話・メールに分けて詳しく解説していきます。まだ内定辞退メールを作成していない方は、この記事を参考に作成してみてください。

内定辞退のマナー5つの基本

内定辞退のマナー5つの基本

企業に内定辞退を伝える際には守るべきマナーがあります。企業としてはせっかく内定を出したのに、辞退をされてしまうには何か理由があるはずだと聞いてくる場合もあります。

選考への感謝と辞退への謝罪を込めて、内定辞退の意思を伝えるためにも、マナーを理解しておきましょう。

①内定辞退の連絡はできるだけ電話でする

内定を辞退する場合は、できるだけ電話で連絡しましょう。内定を辞退することは、企業に迷惑をかけるためメールではなく、電話で連絡するのがビジネスマナーだからです。

メールでの連絡では企業側にスピーディーに伝えることが難しく、企業側も内定辞退者が出た場合の対応に追われるため、電話で直接伝えたほうが早く確実で、角が立たないでしょう

そのためにも、メールではなく自分の言葉を直接伝えられる電話で連絡することがマナーなのです。内定辞退の連絡は、早急かつ誠実に対応しましょう。

②電話の補足としてメールを送付する

すでに紹介したように、内定辞退の連絡は電話でおこないます。そしてメールは電話での内定辞退の連絡を補足するために使います。

電話の後にメールで再度連絡をする理由は、記録として残す目的があるからです。内定辞退は企業・就活生双方にとって重要な連絡なので、記録として残すことが一般的です。電話での連絡は口頭でのやりとりのため記録に残りません。

そのため電話の後にメールで再度連絡をします。逆にメールだけで済ませないようにしましょう。

メールだけでは紛れてしまう可能性があります。1日に採用担当者は多いところで数百通のメールが届きます。その中に内定辞退という重要なメールを送ったとしても、紛れてしまい気づいてもらえない可能性もあります。

電話が繋がらなかった場合や、電話をした後再度謝罪をする場合にもメールを送るようにしましょう。

あなたが受けない方がいい職業をチェックしよう!

就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

強み・弱みを理解し、自分がどんな仕事に適性があるのか診断してみましょう。

③電話やメールの後に手紙を送ると丁寧

電話やメールで内定辞退辞退を伝えた後、改めて手紙でお詫びをするとより丁寧な印象になります。ビジネスシーンでは、「直接会ってお詫びをし、改めて謝罪の手紙を送る」のが丁寧な謝罪の方法です。

電話で内定辞退を伝えるだけでも完結しますが、丁寧に辞退する旨を伝えたいと思うなら手紙を送ってみましょう

具体的には、下記のようなケースが挙げられます。当てはまる場合には、手紙を送り丁寧に謝罪を伝えるとよいでしょう。

手紙でお詫びを伝えるとよいケース

・金融業界など堅い仕事を辞退する場合
・母校からの採用人数が多い企業を辞退する場合
・知人や教授から紹介してもらった企業を辞退する場合
・内定承諾書を提出した後に辞退する場合
・内定者研修を受けた後に辞退する場合
・採用担当者や人事にお世話になった場合
・就職後もつながりがありそうな企業の選考を辞退する場合

内定辞退を伝える手紙の本文の例

拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。お電話でもお伝えしましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。また、会社説明会から選考まで貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 

敬具

ここでは本文の例をご紹介しました。しかし手紙を送付する際には封筒の書き方にも注意が必要です。手紙で内定辞退の連絡をする場合には、是非下に紹介している記事を参考に記入を進めてみてください。

以下の記事では、内定辞退を手紙で伝えるときの書き方と送り方について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

④連絡せずに辞退するのはNG

内定辞退で最もやってはいけないのは、連絡をせずにフェードアウトすることです。内定の承諾や辞退は、企業ごとに期限が決められています。企業によっては、期限をすぎた時点で連絡がないものは、すべて不採用とすることもあります。

しかし、期限を定めていても、就活生からの連絡がない限り保留とし、採用活動を一時的にストップする企業も中にはあるでしょう。辞退の連絡が入れば、採用活動を再開できますが、いつまでも連絡がないと採用活動を再開してよいかの判断ができません

そもそもこれまでお世話になった企業に対して失礼な行為でもあるため、内定を辞退する意思は必ず伝えましょう。

内定辞退の仕方については、下記の記事でも解説しております。ぜひ参考にしてみてください。

⑤辞退理由は「一身上の都合」で問題ない

内定辞退の理由を伝えるには、「一身上の都合で」と伝えて問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。

内定辞退の理由によっては、そのまま話すと人事担当者や企業に対して失礼にあたることもあります。そのため、内定辞退の理由を具体的に伝える必要はありません。

ただし、企業から辞退理由について回答を求められることもあるため、そのときは失礼のない範囲で「第一志望の企業に内定をもらった」「大学院進学のため」など正直に答えましょう。

担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めるつもりではなく今後の採用に活かすためなのがほとんどです

辞退理由を具体的に伝える必要はありませんが、嘘をつくのはNGです。以下の記事では内定辞退の理由で嘘をついてもよいのかを詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

就活生に聞いた! 内定辞退の連絡方法

内定辞退の連絡はなるべく電話でするべきだと紹介しましたが、実際のところ就活生の皆さんはどのような連絡方法で、内定辞退の意思を伝えているのでしょうか。内定辞退をしたことがある就活生の皆さんに調査した結果がこちらです。

内定辞退の連絡方法

回答の50%が電話のみで、電話+メールという回答と合わせて70%と大多数が電話で連絡をしていることがわかりました。またこの調査の選択肢に「連絡していない」も候補にありましたが、結果は0%でした

大多数の就活生がおこなっているように電話での連絡が基本となり、プラスでメールをすることで、より確実で円滑に就活を締めくくることができるでしょう。内定辞退をする場合は、ぜひこれ以降紹介する例文を参考にしてみてください。

内定辞退の連絡をするタイミング

内定承諾書を提出しても、後日内定辞退をすることはできます。ただし、前提として内定辞退は企業に大きな迷惑をかけることは覚えておきましょう。

企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。その手間や時間を無下にすることは大きな迷惑です。辞退を伝える際には、手間や時間に対してしっかりと謝罪をしましょう。

ここからは辞退するタイミングについて解説していきます。

内々定が出た月内に断るのがベター

内定辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断るのが良いでしょう。内々定とは「内定前の内定という意味で、企業などが就職を希望する新規学卒者などに対し、正式な採用通知に先立って、非公式の採用予定通知を出すこと」をいいます。

内々定はいわば仮の状態であり、正式に内定が決まっているわけではありません。内々定は口約束であるため、学生も企業も撤回できます。そのためできる限り早めに断るようにしましょう。

月内に断るとよい理由は、企業に迷惑をかけないためです。内定の場合は企業から内定に関する書類の記入を求められます。この書類の発行は内々定から1か月後の場合が多いです。
つまり書類発行前に断ることで、書類発行の迷惑をかけずに済むのです。内定辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断りましょう。

以下の記事では内定を内々定の違いについて詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

内定式の前までに辞退する

上で内々定が出た月内に断るとよいとお伝えしました。しかし月内で内定辞退の決断ができなかったという方もいるでしょう。月内に内定辞退の決断ができなかった場合には、内定式までに辞退をしましょう。

内定式とは、企業が内々定を出した学生に対して、正式に内定を通知するために実施する式典のことを指します。

内定式では同期となる内定者の自己紹介がおこなわれたり、懇親会といって交流を深める場が設けられることもあります。内定式に参加しても辞退することは可能ですが、「内定式に参加する=就職が決定」と考えている企業は多いのです

新入社員のための準備にかかる手間を無駄にしないためにも、内定式前には答えを出して企業に連絡するようにしましょう。

以下の記事では内定辞退のマナーについて詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

内定辞退は入社2週間前までに必ずおこなう

内定を辞退すると決めたらすぐに連絡するのが基本です。しかし内定承諾書を提出した後に、辞退をしたい場合もあるでしょう。この場合は、入社日の2週間前までに申し出ることが法的に定められています。

民法第627条第1項によると、労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要があるのです。入社日まで2週間を切ってしまうと、労働契約が成立するため辞退できません

どんなに遅くても、必ず内定辞退は入社2週間前までにおこないましょう。

以下の記事では内定承諾書を提出した後に、内定を辞退する方法を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

就活生に聞いた! 内定辞退の連絡をする際に気を付けたこと

内定辞退の連絡をする際に気を付けたこと
内定の辞退の連絡は特にマナーが重要な機会ですが、就活生の皆さんはどのようなことに注意を配り、連絡を送っているのでしょうか。就活生の皆さんの回答をぜひ参考にしてみましょう。

感謝の気持ちを伝えるという回答が多数

内定辞退の連絡をする際は、選考の機会を与えてくれたことに感謝していることを伝えるという回答が多数集まりました。

こちらの都合で選考を辞退するため、謝罪の言葉は不可欠ですが、それに併せて感謝の言葉も伝えている就活生が多いようです。どのような理由での辞退であっても選考への感謝を伝えることは不自然ではないので、丁寧な印象にするためにも感謝を伝えましょう

内定辞退を決めたらすぐ連絡することを意識したという回答も

内定辞退を決めたらすぐ連絡するようにしたという就活生の回答もいくつも見られました。

内定辞退の連絡は遅くなればなるほど入社に向けた受け入れ準備を進める企業にとっては迷惑がかかってしまいます。そのため、内定辞退をした就活生はなるべく早く連絡することを意識しているようです。

なるべく早く連絡するのもマナーのひとつと考え、意思が固まったら早めに連絡しましょう。

内定辞退をする際の電話の例文

ここからは内定辞退をする際の電話の例をご紹介します。

電話の場合、自己紹介とあいさつから始め、何の用件で連絡をしたのかを伝えることがマナーです。忘れずに受付担当者・採用担当者に伝えましょう。

また内定辞退は、まずは内定をもらったお礼を伝えることが大切です。感謝の気持ちを伝えてから、辞退する旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。

例文1.採用担当者に直接つながった場合の文面

採用担当者の電話番号がわかる場合には、採用担当者宛てにかけましょう。採用担当者の電話番号がわからない場合は、企業に電話をします。名乗ってから、内定のお礼、辞退の旨、謝罪を簡潔に述べていることがポイントです。

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。採用内定の件でご連絡致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。

就活生

はい、〇〇です。

採用担当者

お世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。先日は内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。大変光栄なお話しですが、一身上の都合で辞退させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。貴重なお時間を割いて頂いたにも割らずかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。

就活生

わかりました。これからも頑張ってください!

採用担当者

例文2.受付の担当者につながった場合の文面

企業に電話をかける際は、多くの場合採用担当者ではなく、受付担当の社員さんが電話を取ります。受付の担当者に電話した旨を伝え、採用担当者に変わってもらいましょう

お忙しいところ恐れ入ります。○○大学経済学部の○○と申します。新卒採用の件でお電話いたしました。採用人事担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

畏まりました。少々お待ちください。

受付担当者

お電話変わりました。◯◯です。こんにちは!

採用担当者

お忙しいところ恐れ入ります。○○大学経済学部の○○と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。

就活生

はい。大丈夫です!

採用担当者

先日は採用のご連絡を頂きましてありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

就活生

そうですか。わざわざ連絡ありがとうございます。差し支えなければ理由を教えていただけますか。

採用担当者

この度、第一志望である他社の内定のご連絡を受け、そちらでお世話になるという決心をいたしました。お忙しいなか、面接のお時間をいただいていたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

就活生

わかりました。これからも頑張ってください!

採用担当者

大変お手数をおかけいたしました。お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

就活生

例文3.採用担当者の名前がわからない場合の文面

採用担当者の名前がわからない場合には、企業の代表番号やや採用担当宛として公開されている番号にかけます。電話を受け取った相手に対し、内定辞退という旨を最初から言う必要はなく、「新卒採用のご担当者様」につないでもらいたいということを伝えましょう

お忙しいところ恐れ入ります。○○大学経済学部の○○と申します。新卒採用の件でお電話いたしました。新卒採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

少々お待ちください。

受付担当者

お電話変わりました。◯◯です。こんにちは!

採用担当者

お忙しいところ恐れ入ります。○○大学経済学部の○○と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。先日は採用のご連絡を頂きましてありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

就活生

そうですか。わざわざ連絡ありがとうございます。これからも頑張ってください!

採用担当者

 内定辞退の9つのシチュエーション別のメールの例文集

前途の通り、基本的にメールは電話の補足の意味合いで送付します。なぜならメールのみでの内定辞退の連絡は、担当者に正確に伝わらない可能性もあるからです。電話で謝罪をしたあとに再度メールでも内定辞退の旨を送りましょう。

ここからは内定辞退をする際のメール例文をご紹介します。すでに内定辞退の文面を作成している方は、正しく作成されているかを確認しましょう。まだ作成していない方は例を参考に作成を進めてみてください。

紹介する場面

①電話後に送付するメール(メールでも内定辞退の旨を明記する場合)
②電話後に送付するメール(メールでは内定辞退の旨を明記しない場合)
③電話後に送付するメール文面③(感謝と今後の展望をメールに盛り込む場合)
④電話がつながらなかった場合のメール文面
⑤企業からの内定通知メールに返信で辞退する旨を伝える場合
⑥入社日の2週間前に内定辞退メールを送る場合
⑦インターンからお世話になっている担当者へ内定辞退を伝える場合
⑧選考を通して学んだことに対して感謝を伝える場合
⑨選考に時間を割いてくれたことに対する感謝を伝える場合

例文1.電話後に送付するメール文面①(メールでも内定辞退の旨を明記する場合)

件名:内定辞退に関しまして ◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

この度は貴社の内定を頂き
誠にありがとうございました。

先ほどお電話でもお伝えさせていただいたのですが
内定を辞退させて頂きたいと思います。

貴社のみなさまには、貴重なお時間をいただき
選考していただいたにも関わらず
このような結果となってしまい申し訳ございません。

今後とも、貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げております。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

すでに電話で内定辞退について伝えたうえで、辞退の意思をメールでも明示することで、より確実に伝わりトラブルになることを避けることができるでしょう

例文2.電話後に送付するメール文面②(メールでは内定辞退の旨を明記しない場合)

件名:内定辞退に関しまして ◯◯大学 就活太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
先日、お電話をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、採用していただきありがとうございました。
誠に身勝手ではございますが、内定を辞退させていただきます。
貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。

今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

内定辞退の話はすでに電話で済んでいるため、メールで改めて辞退理由などを伝える必要はありません。電話の内容をそのままもう一度メールで繰り返し伝えると印象が悪く失礼になるため、控えるようにしてください。

電話後のメールでは採用していただいた感謝と、期待に応えられないことに対する謝罪の気持ちを伝えましょう。

以下の記事では、内定辞退後のお詫び状の書き方について解説しています。

例文3.電話後に送付するメール文面③(感謝と今後の展望をメールに盛り込む場合)

件名:内定辞退に関しまして ◯◯大学 就活太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
先日、お電話をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

先日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
この度は、身勝手な理由により貴社の期待にお応えすることができず
誠に申し訳ございません。

就職活動を通じて、大変お世話になりましたこと心より感謝いたしております。
貴社の選考を通して学んだことを今後の人生に生かしていきたいと考えております。

この度は、本当に申し訳ございませんでした。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

本文冒頭で、期待に応えられないことに対する謝罪を伝えられています。この例文ではさらに感謝から今後の展望についても触れられています。就職活動を通じてこれからどうしていくのかを伝えるのも大切なことです。

貴社の選考を通して学んだことを、今後自分で活かすという姿勢をみせるのも誠意のひとつの表し方です。

以下の記事では、メールマナーの基本について解説しています。是非参考にしてみてください。

例文4.電話がつながらなかった場合のメール文面

件名:内定辞退のご連絡◯◯大学 就活太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先ほどお電話させて頂きましたが
ご多忙のようでしたのでメールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き
誠にありがとうございます。

大変恐縮ですが、検討の結果
内定を辞退する決断をいたしました。

お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、
このような結果となり大変申し訳ございません。

本来であれば貴社へお伺いし
直接お詫びするところではございますが
メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦頂ければと存じます。

採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

担当者が不在で電話で内定辞退を伝えられなかったときのメール例文です。内定をもらったことへのお礼、辞退の旨とお詫びを述べて、電話で伝えられなかったためメールで連絡したことを伝えます。宛名など誤字脱字により気を付けて作成しましょう。

就活におけるメールのマナーについては、以下の記事を参考にしてください。

例文5.企業からの内定通知メールに返信で辞退する旨を伝える場合

件名:内定辞退に関しまして ◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして
誠にありがとうございます。

ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼致します。

今回は内定をいただいたにもかかわらず
誠に恐縮ですが、自身の適性や今後について考慮した結果
貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

私のために貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

また、採用に関わってくださった関係者の皆様には
心より感謝しております。

末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

内定辞退を伝えたメールに対して企業から返信がきたら、返信内容によって対応が異なります。辞退を了承する内容だったときには、基本的に返信する必要はありません。さらに返信すると担当者に負担となる可能性もあるので、了承の返信を受け取った時点でやり取りを終了しましょう

また辞退を了承しない内容の場合には、採用担当者に「一度、事情を確認したいから会社にきてもらえますか」という依頼を受ける可能性があります。その際は、基本的には企業へ訪問して、辞退への謝罪とその理由などについて話をするのが誠実な対応です。

内定辞退をした際に呼び出されたときの対応については、下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

メールの署名の作成方法については、以下の記事で解説しています。是非参考にしてみてください。

例文6.入社日の2週間前に内定辞退メールを送る場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

また入社式間近のご連絡となりましたこと
誠に申し訳ございません。

辞退理由としましては
貴社と同時に選考を進めていた企業から内定をいただいたためです。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

内定辞退は入社日の2週間前までに連絡をすれば法的に問題ありません。しかし入社日の直前に連絡をすることは必ずお詫びしましょう。なぜなら企業は入社のための準備が仕上がっており、企業に迷惑をかかるからです。そのため必ず入社日の直前に連絡をしていることをお詫びしましょう。

また入社日の2週間前に内定辞退についての連絡をする場合、特に丁寧に電話で採用担当者に伝えましょう。企業にお詫びをする時にはメールではなく、電話でまず謝罪することがビジネスマナーです。必ず電話で連絡した後に、メールを送付しましょう。

この本文では「また入社式間近のご連絡となりましたこと、誠に申し訳ございません。」と伝えられているため良いでしょう。是非参考にしてみてください。

例文7.インターンからお世話になっている担当者へ内定辞退を伝える場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

〇〇 〇〇〇〇株式会社
人事部人事課採用担当 
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 就活太郎と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

せっかく頂いた内定ではございますが
就職活動を進める内に他の企業との縁を感じまして
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

○○様には、インターンをはじめ
選考期間中にも大変お世話になりました。
特にインターンの最終日に頂いたフィードバックは
今でも心に残っています。本当にありがとうございました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず
ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、インターンからお世話になっている担当者へ内定辞退を伝える場合です。インターンからお世話になっている担当者に辞退を伝えるのは、心苦しいでしょう。

しかし心苦しいからと内定辞退を伝えるのが遅くなると、余計に担当者に迷惑をかけることになります。そのため内定辞退を決断すると、なるべく早く担当者に伝えましょう。

またお世話になった担当者だからこそ、まずは電話で連絡を取り、その後メールを送付しましょう

ここではお世話になった感謝と、具体的なエピソードを記載できているため良い文章と言えます。ぜひ参考にしてみてください。

例文8.選考を通して学んだことに対して感謝を伝える場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

〇〇 〇〇〇〇株式会社
人事部人事課採用担当 
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 就活太郎と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

せっかく頂いた内定ではございますが
就職活動を進める内に他の企業との縁を感じまして
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

○○様には選考期間中、大変お世話になりました。
特にキャリア形成の考え方についてご教示頂いたことは
今でも心に残っています。ありがとうございました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず
ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。

本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は選考を通して学んだことに対して感謝を伝える場合です。本文では「○○様には選考期間中、大変お世話になりました。特にキャリア形成の考え方についてご教示頂いたことは今でも心に残っています。ありがとうございました。」のように感謝を具体的なエピソードを交えて伝えられています。

具体的なエピソードを伝えることで、担当者がそのときのことを思い出すことができ、感謝の気持ちが伝わりやすくなります

例文9.選考に時間を割いてくれたことに対する感謝を伝える場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

〇〇 〇〇〇〇株式会社
人事部人事課採用担当 
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 就活太郎と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

せっかく頂いた内定ではございますが
就職活動を進める内に他の企業との縁を感じまして
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

○○様には最終選考で大変お世話になりました。
逆質問に対して、社員さんに確認してくださったりと
選考時間を大幅に超えながらも、真摯に対応していたきました。
今でも心に残っています。ありがとうございました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず
ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。

本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は選考に時間を割いてくれたことに対する感謝を伝える場合です。本文では「逆質問に対して、社員さんに確認してくださったりと選考時間を大幅に超えながらも、真摯に対応していたきました。今でも心に残っています。」のように感謝を具体的なエピソードを交えて伝えられています。

具体的なエピソードが無くても、どんな状況にせよ多忙を極める中、選考に時間を割いていることはどのような企業によっても共通しているといえるので、内定辞退をする際は、決まって感謝を述べても良いでしょう

内定辞退の理由別のメール例文16選

ここからは、具体的な内定辞退の理由をメールに明記する場合の書き方を例文で紹介していきます。自分の辞退理由に近いものを選んで読み、メール作成の参考にしてみてください。

紹介する場面

①一身上の都合として辞退を伝える場合
②自身の適性や今後を理由に辞退する場合
③他の企業との縁を理由に辞退する場合
④大学院へ進学する場合
⑤留年したため辞退する場合
⑥海外に留学するために辞退する場合
⑦別の業界の企業に就職する場合
⑧家の事情を理由に別の企業に就職する場合
⑨公務員試験に合格したことを理由に辞退する場合
⑩第一志望の他社に内定が決まり辞退を決断した場合
⑪家業を継ぐことを理由に辞退する場合
⑫自身や家族の体調不良により就業できないことを理由に辞退する場合
⑬プロテストに合格し、プロになるため辞退をする場合
⑭志望業界が変わったため辞退する場合
⑮地元で働き、郷土に貢献したい気持ちが強くなったため辞退する場合
⑯起業するため辞退する場合

①一身上の都合を理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては一身上の都合により
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、一身上の都合を理由に辞退する場合です。そして本文で「辞退理由としましては一身上の都合により貴社を辞退させていただく決断に至りました。」と端的に伝えられています。

また内定辞退の理由を明確に伝える場合と、この例文の場合の使い分けは辞退理由によります。つまり企業に角が立つような辞退理由であれば、この例文のように伝えるということです

たとえば、「ネットで企業の悪い噂を目にしたため」など失礼に当たる辞退理由の場合に用います。下に失礼に当たる内定辞退理由をリストにしています。ぜひ参考にしてみてください。

失礼に当たる内定辞退理由

内定者課題についていけない
内定後のフォローで不信感を抱いたため
会社の悪い噂を聞いて不安になったため
社員や同期との雰囲気が合わなかったため
内定者アルバイトがしんどかったため

②自身の適性や今後を理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては
貴社と同時に選考を進めていた企業から内定をいただいたためです。

自身の適性や今後について考慮した結果
貴社の内定を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は他社から内定をもらい、自身の適性や今後を理由に辞退する場合です。

自分の考えの変化が理由であるため角の立たない理由だといえるでしょう。この場合、他社を選んだ理由までは伝える必要はありません。あくまで自己評価や今後を考えた結果という表現に留めておきましょう

③他の企業との縁を理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては
貴社と同時に選考を進めていた企業との縁を感じ
考慮した結果、辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、他の企業との縁を理由に辞退する場合です。

他の企業を選んだことについて、辞退する企業が条件などで劣っていたことなど理由にを挙げたりせず、あくまで「他社との縁」によるものだと伝えることで失礼にならないでしょう

④大学院へ進学する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、大学院へ進学するため
貴社の内定を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、大学院へ進学する場合です。就活を通してキャリアプランを見つめ直した結果として進学を決断したというのは、企業担当者として違和感のある理由にはなりません。素直に進学の旨を伝えましょう。

⑤留年したため辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、留年が確定したため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、留年したため辞退する場合です。基本的に留年した場合はまず採用担当者に相談します。企業や留年理由によりますが、留年しても入社可能な場合もあるからです。そのため留年した場合は、すぐに辞退メールを送るのではなくまずは、採用担当者に相談しましょう。

⑥海外に留学するために辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、語学力を磨き世界をまたにかけて
活躍できる社会人を目指すため、海外に留学したいと決断したからです。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、海外に留学するために辞退する場合です。きっかけが留年であったり、就活をやり直したいという考えだったとしてもそこまで伝える必要はありません。「語学力を磨き世界をまたにかけて活躍できる社会人を目指す」など前向きな理由であれば記載しても良いでしょう

⑦別の業界の企業に就職する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、飲食業界の企業に就職するため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、別の業界の企業に就職する場合です。他の業界を選んだことについて理由を問われる可能性もゼロではありませんが、複数の業界の選考を受けている可能性は企業担当者も承知している場合がほとんどで、違和感のある理由だとは思われないでしょう

⑧家の事情を理由に別の企業に就職する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、家庭の事情により別の企業に就職するため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、家の事情を理由に別の企業に就職する場合です。家庭の事情とは、家族が入社に反対している場合や家族の体調不良などが挙げられます。

このような家庭の事情の場合、プライベートな内容であるため、具体的な理由を企業に伝える必要はありません

⑨公務員試験に合格したことを理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、公務員試験に合格したため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、公務員試験に合格し、さらに民間企業の内定ももらっている人が公務員試験に合格したことを理由に辞退する場合です。

公務員試験とのスケジュールのズレなどは企業担当者も承知している場合がほとんどです。失礼だと感じられる理由ではないので、正直に伝えても問題ありません。

⑩第一志望の他社に内定が決まり辞退を決断した場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、第一志望の他社に内定が決まったため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、第一志望の他社に内定が決まり辞退を決断した場合です。内定を辞退する理由としては最も素直な理由だといえます。

面接などで、第一志望だと伝えてしまっていた場合でも基本的には失礼な印象にはなりません。それでも気が引ける場合は、「他社との縁や」「一身上の都合」と伝えましょう。

⑪家業を継ぐことを理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、家業を継ぐため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、家業を継ぐことを理由に辞退する場合です。就活を通して結果的にそのような決断になったということに対して失礼だと感じられることはないため、素直に記載できる内容です

⑫自身や家族の体調不良により就業できないことを理由に辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、自身の体調不良により
就業できないため貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、自身や家族の体調不良により就業できないことを理由に辞退する場合です。基本的に体調不良の場合はまず採用担当者に相談します。

企業や辞退理由によりますが、体調不良の場合は入社可能な場合もあるからです。そのためこの場合は、すぐに辞退メールを送るのではなくまずは、採用担当者に相談しましょう。

⑫プロテストに合格し、プロになるため辞退をする場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、プロテストに合格し
プロゴルファーになるため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、スポーツのプロテストに合格し、プロになるため辞退をする場合です。公務員試験と同様、並行して就職活動をしていたということを内定辞退時に伏せる必要はありません

⑭志望業界が変わったため辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、自身の適性や今後を考えた結果
志望業界が変わったため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、志望業界が変わったため辞退する場合です。就活生がで選考を通して志望業界が変わるということは珍しいことではありません

理由を聞かれる可能性もゼロではありませんが、企業担当者も多く経験している辞退理由であるため追及されない場合がほとんどでしょう。

⑮地元で働き、郷土に貢献したい気持ちが強くなったため辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、地元で働き
郷土に貢献したい気持ちが強くなったため
貴社の内定を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、地元で働き、郷土に貢献したい気持ちが強くなったため辞退する場合です。あくまで前向きな挑戦であり、企業に対して失礼な理由ではないため、伝えても問題ない理由です

⑯起業するため辞退する場合

件名:内定辞退のお詫び◯◯大学 就活 太郎

○○ ○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 就活太郎と申します。

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退理由としましては、起業するため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず
このような結果になり大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お伺いし
お詫びをしなくてはならないところですが
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
就活 太郎(シュウカツ・タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:shuukatu@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――

この例文は、起業するため辞退する場合です。場合によっては、なぜ選考を受けていたのかを聞かれる可能性もあるかもしれません。起業する場合は、今後その企業とかかわる可能性もゼロではないでしょうから、丁寧な対応を心がける必要があるでしょう

あなたが受けない方がいい職業をチェックしよう

就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は、適職診断ツール「My analytics」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

My analyticsで強み・弱みを理解し、自分がどんな仕事に適性があるのか診断してみましょう。

就活生に聞いた! 内定辞退の理由として伝えた内容

内定辞退の理由として伝えた内容
内定を辞退する理由は人によってさまざまあることが考えられますが、就活生の皆さんは内定辞退の理由としてどのような内容を伝えているのでしょうか。ここでは皆さんに聞いた、辞退の理由として伝えた内容を紹介していきます。

より高い志望度の企業から内定が出たからという回答が大多数

第一志望含め、より高い志望度の企業から内定が出たという理由で内定辞退の旨を伝えたという回答が大多数を占めました。

より高い志望度であるというのは、個人の価値観や意思によるものであり、企業に伝えても失礼な理由ではありません。また、より高い志望度が高いという理由を伝えたところで、企業からどの点でより志望度が高くなったのかなど詳しく追及されることもほとんどないでしょう。

言いにくい理由であれば、そもそも理由を言わなかったり、一身上の都合と伝えるので問題ありませんが、より高い志望度の企業から内定が出たという理由も比較的安全な理由と考えることができそうです。

企業とのミスマッチを感じたことを伝えたという声も

回答の中には、企業に対してミスマッチを感じたことを理由として伝えたというものもいくつかありました。

エントリー時点では感じなかったことも、その企業の選考や就活全体を通してあとから気づくということはゼロではないでしょう。結果としてミスマッチだと感じてしまうことは致し方のないことだといえます。

ただし、そのまま伝えることで、事前の企業研究が不足していたと捉えられる場合もあり、納得してもらえなかったり失礼だと感じさせる可能性もあります。ミスマッチの原因が企業側にある場合も、自分の考えや適性と合わないという言い方に留めておきましょう。

内定辞退の連絡では誠意のある伝え方をしよう

これまでお世話になり評価してもらった企業に対して、内定辞退を申し出るのは心苦しいことです。内定辞退は、企業にとってネガティブな申し出であるため伝えづらいですが、工夫することで印象が悪くなることを防げます。

大切なのは誠意を持って伝えることです。これまで選考してもらったことに対する感謝と、辞退する謝罪の気持ちを述べる必要があります。誠意を持って辞退する旨を伝えれば、企業も学生の決断を応援してくれるでしょう

辞退理由を述べる際も、企業に対して失礼な言い回しは避けましょう。マナーを守りながらもはっきりと辞退する旨を伝えることが大切です。

【内定辞退に関する調査】

・調査方法:ポート株式会社が運営する企業口コミサイト「就活会議」会員へのダイレクトメール
・調査日:2022年9月7日~12日
・調査元:「就活の未来」を運営するポート株式会社
・調査対象者:23卒・24卒の就活会議会員の106人

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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