内定について

【内定辞退のメールを例文付きでポイント解説】正しい連絡手段とは

内定辞退はマナーを守ることが大切

就活では、希望するいくつかの企業で選考試験を受けることが一般的です。中には、複数の企業から内定をもらう人もいるでしょう。採用の喜びを感じると同時に、内定を辞退しなければいけないという状態に、困ってしまう就活生は多いです。

内定を辞退する時は、マナーや注意点をしっかりと理解しておくことが大切です。ここでは、内定を辞退する時の方法、内定辞退をメールで伝える時の書き方や注意したいポイントなどを解説していきます。

内定を辞退するのは気が引けますが、企業に対して失礼のないように、マナーをしっかりと確認しておけば問題ありません。社会人として相応しい対応ができるように、これから紹介するポイントをぜひ参考にしてみてください。

内定を辞退する時はできる限り早く連絡する

内定を辞退することは悪いことではありません。自分の将来と向き合い懸命に就活をした結果であるため、仕方のないことともいえます。しかし、だからといって内定辞退の連絡を先延ばしにしたり入社予定日ぎりぎりになって辞退してしまってはいけません。そのようなことをすれば、企業側に多大な迷惑がかかってしまうでしょう。

企業は、内定者に辞退されると、各部署の担当者へ連絡をしたり追加募集をかけたりなどの対応に追われます。そのため、内定の辞退が決まり次第すぐに企業へ連絡をいれるようにしましょう。何事も早めに連絡や報告をすることは、社会人として基本的なことです。マナー違反にならないためにも、できる限り早く連絡することを心がけましょう。

内定辞退の正しい連絡手段

内定辞退をする際には、メールか電話で企業へ連絡することになります。基本的にはメールで問題ありませんが、状況によっては電話の方が望ましい場合もあります。そのため、どちらの方法で企業へ内定辞退を伝えるべきなのか、判断に迷ってしまうこともあるでしょう。

シチュエーションごとに、どちらの連絡手段が最適なのかをしっかりと確認しておくことも大切です。メールと電話のそれぞれのメリットやデメリット、どのような状況に向いているのかなどを踏まえて選びましょう。

メールで伝える場合

メールは企業にとっても負担が少ない連絡手段です。電話での連絡は、普段の業務を中断して応対しなければいけないため、タイミングによっては迷惑になってしまうこともあります。メールなら時間を気にせずに送信・受信が可能です。内定辞退をしなければいけない就活生にとっても、メールは送信しやすいでしょう。

大手企業では辞退の連絡が少なくないため、処理にも手間がかかります。件名を見ただけで、すぐにメールの内容が分かるようにしましょう。内定辞退のメールであること、大学名、学部名、氏名を記載します。また、内定辞退することが決まったら、すぐにメールを送るようにしてください。なるべく早く連絡することで、企業の負担を減らすことができます。

電話で伝える場合

内定辞退をなるべく早く企業へ伝えた方がいい場合には、電話で連絡しましょう。内定の返信には期限が設けられています。締め切りまでに余裕がない時には、即効性の高い電話連絡が望ましいです。目安としては、内定承諾期限が3日未満の場合はメールではなく電話で連絡をしましょう。

また、内定承諾の後に辞退をする場合も、なるべく早く伝える必要があります。企業では、入社に合わせて様々な準備を進めています。急な予定変更は多大な迷惑をかけることになるでしょう。内定を辞退することが分かった時点で、すぐに電話連絡をするのがマナーです。

電話では、記録が残らないために内容があいまいになってしまう可能性もあります。そのため、電話の後に確認のメールを送っておくと安心です。

メールでの内定辞退は失礼ではない

企業へ内定辞退の連絡をする際、どのような手段で連絡するべきか迷ってしまうでしょう。一般的に考えられる手段として、電話かメールが挙げられます。電話は直接担当者と話をすることで誠意を示せるとの考えもありますが、メールでも失礼にはなりません。

内定辞退をメールで連絡することのメリットもあります。とくに、電話は緊張してしまい、うまく話せないという人にはおすすめです。メールを送る際には、しっかりとポイントを押さえて書くようにしましょう。

企業側も対応がしやすい

採用数が多い大手企業の場合は、内定辞退の人数も多くなります。そのため、一人一人からの連絡を受けて情報を管理するのは大変な作業です。電話連絡で内定辞退を受けると、通話内容をメモなどに残して、内定辞退の処理をおこなわなければいけません。

業務の合間や忙しい時間帯などに電話を受けていると、内容を聞き逃してしまうなどの恐れもあります。通話を毎回録音しているわけではないため、後から再度チェックすることも困難です。

その点メールでは、聞き逃すということもなく、忙しい時間に対応することもありません。受信したメールを手の空いた時に見れば、しっかりと内容を確認できます。メールの送信は電話よりも時間を気にせずにおこなえるため、応募者と企業の双方にとってメリットがあります。

メールなら記録が残る

内定辞退をメールで送れば、応募者と企業の両方に記録が残ることになります。氏名・大学名・連絡先を記載すればすぐに誰のメールかも分かります。電話と違い、聞き間違いや聞き逃すというトラブルも起こりにくいでしょう。

電話をした時に担当者が不在で、伝言がうまく伝わらない可能性も考えられます。応募者も送信済みメールで、どこの企業にどのような内容で内定辞退を送ったのかという記録が残るため、連絡漏れを防げます。

企業が後からメールの内容を再度チェックしたい時にも、メールでは記録が残っているため便利です。電話よりも確実に連絡の形跡が残せるのも、メールで内定辞退を伝えるメリットといえます。

内定承諾後など電話での連絡が望ましい場合もある

内定辞退の連絡をする場合には、電話よりもメールの方がメリットが多いと考えられます。しかし、状況によっては電話で伝えた方がよいケースもあります。内定を承諾して入社予定だったのに、急に都合により辞退しなければいけない時には、電話での連絡が望ましいでしょう。

企業へ迷惑がかかることも考えると、なるべく早く内定辞退を伝えるべきです。また、企業から内定の連絡を電話で受けた場合や、内定承諾の期限が迫っていた場合なども電話で連絡するようにしましょう。

メールは手が空いた時に読むことが多いため、急ぎの際や早く担当者に知らせたい時には、電話の方が確実です。基本的にはメールでも構いませんが、状況によってベストな方法を選ぶようにしましょう。

内定辞退をメールで伝える際のポイント

内定辞退をメールで伝える際は、いくつかのポイントに注意して文章を作成していきましょう。辞退すること自体が失礼であるため、なるべく不快に思われないように、誠意を持って丁寧な言葉遣いをすることが大切です。社会人になってからも、ビジネスシーンではメールのマナーが重要になります。事前に確認しておいてください。メールを書き終えたらすぐに送信するのではなく、何度か読み返して間違いがないか確かめましょう。

最初に結論を述べる

メールで内定辞退を伝える際には、用件を簡潔に記載することを意識しましょう。メールは都合のよい時に確認することができますが、内容を読むためには時間を割きます。長すぎて何が言いたいのかよく分からない文章では迷惑となってしまいます。すぐに内容がわかるように、件名にも内定辞退という旨と学校名・氏名は記載するようにしましょう。

メールの本文は、シンプルにまとめることを心がけます。まず最初に内定を辞退したいという結論を書くようにしましょう。それから理由を説明すると、分かりやすくなります。初めから理由をダラダラと書くと、読みづらくなってしまうため注意する必要があります。

内定辞退の理由は簡潔にする

内定辞退を伝える際は、なぜ辞退するのか理由も説明しましょう。正直に書くことが大切です。当たり障りのないように、ごまかして理由を書く人もいますが嘘をついていると、後から自分が困る状況になる可能性もあります。

嘘がバレると企業に不快な思いをさせてしまうため、正直に書きましょう。しかし、細かく全てを説明する必要はありません。企業側も内定を辞退した人の事情を詳しく知りたいとは思っていないでしょう。

「十分に悩んだ末、勝手ながら辞退させて頂くことになりました。」などと書くことで、明確な理由を記載しないという方法もあります。別の企業の方が条件がよかった、本命は別の企業だったということを書く必要はありません。

内定のお礼と謝罪を述べる

メールの本文には内定を頂いたことへのお礼と、やむを得ず辞退してしまうことへの謝罪の言葉を忘れずに入れるようにしましょう。内定が出るまでには、筆記試験や面接など何度も選考の機会がありました。企業は毎回時間をかけてこれらの採用活動をおこなっています。何人もの応募者の中から自分を評価して、内定を出してくれたことに対しては、たとえ入社しなくてもお礼の気持ちを伝えるべきです。

内定辞退は、企業にとってあまりいいものとはいえません。なるべく失礼にならないように、注意することを心がけてください。メールは文章だけのやり取りであるため、冷たい印象になってしまうこともあります。なるべく相手の立場を考え、丁寧な言葉遣いでメールを書くことを意識しましょう。

内定辞退のメール例文

件名:内定辞退のお詫び(大学名・氏名)

本文:企業名 〇〇部
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
(大学名・氏名)と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼致します。

今回は内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、自分の適性を改めて試みた結果、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

私のために貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
また、採用に関わってくださった関係者の皆様には心より感謝しております。

末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名(氏名・大学名・連絡先)

件名は見てすぐに内容が分かるようにしましょう。大学名と氏名も忘れずに記載してください。本文ではまず宛名を書きます。そして、内定辞退の旨、理由、感謝と謝罪を伝えます。書き終えた後には、正しい言葉遣いができているか、失礼になっていないか、誠意が伝わる内容となっているかなど再度確認してみてください。会社名、担当者の氏名などに間違いがないように注意しましょう。書き終えてから少し時間をおくと客観的に読めるためおすすめです。

内定辞退のメールに返信が来ない場合は電話をする

内定辞退のメールを送っても、企業から返信が来ないと不安になるでしょう。メールが何かのトラブルで届いていないことも考えられますし、担当者が忙しくてメールを確認していない場合もあります。確実に相手がメールを読んでいるかどうかが確認できないため、内定辞退が認められてるかが分かりません。

メールを送って1週間ほどしても返信が来ない場合には、電話で確認してみましょう。その際には、メールを送ったことと、内定辞退をしたいことを伝え、お詫びと感謝を述べましょう。電話は緊張してしまうものですが、丁寧な言葉遣いと聞きとりやすい声で話すように注意すれば、問題ありません。内定承諾の期日が近づいている場合には、早めに確認の連絡をしましょう。

辞退理由の詳細を聞かれた場合は正直に回答する

内定辞退の理由を簡潔に記してメールを送った結果、「理由を詳しく教えてください」と追及されることもあります。企業が詳しい辞退理由を知りたがるのは、今後の採用活動の参考にしたいと考えているためです。この場合は、内定の辞退に至った理由を正直に説明しても問題ありません。

ただし、「他社のほうが待遇がよい」であったり、「御社の悪い評判をみた」といった、失礼にあたる言い方をしてはいけません。正直に話してよいといっても、相手を傷つけるような言い方やマナー違反にあたる表現は、当然NGです。企業を悪くいうのではなく、あくまでも自分の将来についてよく検討した結果であることを伝えるように意識しましょう。

内定辞退のメールは例文を参考に誠意をもって送ろう

企業にとって内定辞退の連絡は珍しいことではありません。しかし、なるべく失礼にならないように、誠意を持って伝えることを心がけましょう。内定辞退をメールで送ることは失礼にはなりませんが、相手の顔が見えないため、言葉遣いや文章によって印象が決まってしまいます。

正しく丁寧な言葉を意識し、相手の立場に立ってメールを書いてみてください。選考に時間を割いてくれたことや、自分を評価して内定を出してくれたことへの感謝の気持ちと謝罪もしっかりと伝えるようにしましょう。また、内定を辞退することが決まったらなるべく早く連絡をしてください。マナーを守り、社会人として相応しい対応ができるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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