履歴書

履歴書をエクセルで提出する方法|サイトや作成のコツをご紹介

エクセルで履歴書を作成しよう

履歴書は手書きとパソコンどちらで作るのがいいのか、またパソコンで作るならどうやって作成すればいいのか悩んでいる就活生は多いのではないでしょうか。手書きだと書き損じのリスクが高く手間が掛かるので、パソコンで作成したいと思う方も多いはずです。

パソコンで履歴書を作成する場合に注意したいのが完成度です。質のいい履歴書だと高評価を得ることが出来ますが、悪いものだと企業側に悪い印象を与えてしまうこともあります。そこで、パソコンで履歴書を作成する場合におすすめなのがエクセル版です。履歴書のフォーマットをダウンロードすることで、より完成度の高い履歴書を作成できます。

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

手書きと電子で迷っている時は

エクセルを使うことで完成度の高い履歴書を作成できるとは言っても、手書きと電子版、どちらが企業に好まれるのか悩んでいる就活生も多いことでしょう。特に大学では手書き専用の履歴書が販売されているので、基本的に多くの就活生がそちらを利用しています。

昔から「履歴書は手書きで提出するもの」という考えが定着しているため、電子履歴書にチャレンジしたくても、なかなか足を踏み出せない方もいるのではないでしょうか。そこで、実際に手書きと電子版どちらで履歴書を作成すべきなのかご紹介します。企業によっては手書きではなく電子履歴書を好む場合もあるので、気になる疑問点を解消してください。

基本は手書きが好ましい

結論から言うと、提出する履歴書は手書きの方が好まれます。まず履歴書の目的とは、その人がどんな人かという“人となり”を知るためのものです。よって学歴や資格、自己PRなどを伝えることが出来るという点ではパソコンでも問題ありませんが、手書きの履歴書だと文字から人柄をチェックすることができます。

その点では手書きの履歴書の方が有利だと言えます。さらに新卒らしいフレッシュ感や真摯な気持ち、熱意が伝わるところも手書きのメリットです。また、役員の年齢層が高い企業、古くから創業している老舗企業だと手書きが好まれる場合が多い特徴があります。昔から履歴書は手書きのものが当たり前だったため、電子履歴書はまだ広くは浸透していないようです。

職種によっては電子でもOK

一般的には手書きの履歴書が好まれるものの、もちろん職種によっては電子版でも問題ない場合があります。手書きが全くNGだと言うことはありません。例えば、IT企業や外資系企業などの時代の最先端となるような事業を手掛けている企業では、エクセルなどで作成された電子履歴書が好まれます。

また、ホームページで応募を受け付けている企業や求人サイトに掲載してされている企業は、パソコンで作成しても問題ないことが多いです。よって、応募する企業に合わせて手書きと電子版をうまく使い分けるのがベターだと言えます。もちろんメールに書類を添付しなければならない場合も、エクセルで履歴書を作成してください。手書きの履歴書をスキャンして送るのはNGです。

企業から指定があった場合は従う

企業から履歴書の提出に指定があった場合は、必ずそちらに従ってください。指定されたものと異なる方法で提出した場合は、「リテラシーがない」「注意力散漫」などと悪い印象を与えてしまいます。手書きか電子版かだけではなく、電子版であればフォーマットやファイル名を指定されることもあるので、注意深くチェックしておきましょう。

履歴書の手書きでの提出を促しているのは、「郵送」や「面接時に持参」と指定された場合です。パソコンでの作成を促していているのは、「ウェブ上で書類を添付して応募」や「メールに添付して応募」する場合になります。手書きかパソコンか作成方法を直接的に指定しているわけではありませんが、そのような意図が含まれているので注意してください。

履歴書をエクセルでダウンロードできるサイト3つ

以上より、手書きが望まれる場合、パソコンでの作成が望まれる場合のそれぞれがしっかり理解できたと思います。古くから一般的である手書きの履歴書が好まれるものの、応募する企業に合わせて臨機応変に対応することが必要です。そこで次の段階として、エクセルでどのように履歴書を作成したら良いのか疑問に思う就活生も多いのではないでしょうか。

履歴書をエクセルで1から作成するとなると、書式の設定や記入項目の選定などが必要となり時間が掛かってしまいます。そこで、履歴書をダウンロードできるサイトを利用することをおすすめします。エクセルで作成された履歴書に、そのまま必要箇所を記入するだけでOKです。ここでは、履歴書をエクセルでダウンロードできるサイトを3つご紹介していきます。

①履歴書ダウンロード

無料で履歴書をダウンロードできる人気サイトと言えばこちら!誰でも簡単にエクセル形式で履歴書のテンプレートをダウンロードできる、便利なサイト『履歴書ダウンロード』です。もちろん履歴書のみをプリントして、手書きに使っても問題ありません。項目もスタンダードで使いやすく、どんな企業にも対応できるところがこちらのテンプレートの嬉しいポイントです。

さらにエクセルだけではなく、ワードやPDFなどの他の形式でも履歴書をダウンロードできます。また、A4とB4の一般的な2つの用紙サイズに対応しているところも魅力的。スタンダードで使いやすいテンプレートなので、ぜひ履歴書をエクセルで作成する際には使ってみてください。

②履歴書・職務経歴書ダウンロード【自動作成ツール付】

無料で履歴書・職務経歴書をダウンロードすることができるサイトが「履歴書・職務経歴書ダウンロード【自動作成ツール付】|リクナビNEXT」です。ただ注意したいのが、転職者向けの履歴書であるため、志望動機や自己アピール欄が物足りないということです。

大学で販売されている履歴書などと中身を見比べて、利用するか決定するといいでしょう。リクナビNEXTで履歴書をダウンロードすると、「かんたん作成」機能という自動作成ツールを使えば、ウェブ上で入力した内容で履歴書と職務経歴書を自動的に作成することができます。

③ハローワークインターネットサービス

また、厚生労働省が管轄しているハローワークのインターネットサービスでもエクセル形式の履歴書を無料でダウンロードが可能です。ダウンロードは、JIS規格履歴書様式例のExcel版からできます。

ハローワークのページには、履歴書などの応募書類の作り方や職務経歴書の作り方についても詳しい説明が載っています。志望動機やアピールポイントの詳しい書き方、免許や資格などの記入方法について解説してあるため、目を通しておくといいでしょう。履歴書全体の作成例も掲載してあるため、履歴書のイメージが掴めていない方にもおすすめです。

エクセルで履歴書を作成するコツ

エクセルで履歴書を作成する場合、見やすくするための工夫が必要です。手書きの場合、字を丁寧に書くことで見やすくできますが、Web上で提出する場合は別の部分で工夫しなければなりません。

Web上で提出された履歴書は全て同じかと考える人もいるかもしれませんが、字の大きさやフォント、改行などで印象は大きく変わります。ここからは、エクセルで履歴書を作成するコツについてご紹介していきます。

履歴書内で文字サイズやフォントを統一する

エクセルを使って履歴書を作成する場合は、履歴書内で文字サイズやフォントを統一するように心がけましょう。学歴欄と志望動機欄で文字の大きさが違っていたり、フォントが異なっていたりすると、とても見辛い履歴書になってしまいます。

履歴書は作って終わりではなく、完成したものを人に見てもらうことを前提としますので、相手が見やすいように気を配りながら作成してください。具体的な文字サイズは、10.5〜12ptを基本とし、氏名などの目立たせたい部分は14〜18ptで書くようにしましょう。フォントは明朝体やゴシックがおすすめです。

箇条書きや適度な改行で見やすくする

箇条書きや適度な改行をするなどして見やすくなるよう工夫しましょう。文章が延々と綴られ、文字がびっしり詰まったような履歴書は見辛いです。採用担当者によっては履歴書を見て人柄を計ろうと考える場合もあるため、履歴書の見辛さで悪印象を与えてしまわないようにしなければなりません。

箇条書きで簡潔にわかりやすく伝えたいことをまとめ、改行したり行間を開けたりして読む側が見やすいよう考えて履歴書を作成するようにしてください。綺麗に整っていて見やすい履歴書を通して「丁寧な人」「伝える力のある人」「書類作成能力のある人」というような好印象を与えましょう。

履歴書をエクセルで作成するメリット3つ

エクセル版の履歴書には、手書きにはないメリットがいくつかあります。手書きの履歴書のメリットは、熱意が伝わることや人柄や丁寧さをアピールできるところです。しかし反対に、作成に手間がかかってしまったり書き損じをしたらまた一から書き直しになったりとデメリットもあるところも頭に入れておく必要があります。

ここでは、エクセル版の履歴書が持つメリットを2つご紹介します。エクセル版の履歴書と手書きの履歴書のメリットにはどのような違いがあるのか、普段どちらか一方のみを好んで履歴書を作成している方はぜひチェックしてみてください。

データとして保存しておける

メリットの1つ目は、一度作成したものをデータとして保存できるところです。卒業年や資格の習得年月日などの毎回いちいちチェックする数字を、その都度確認する必要がないので手間が省けます。さらに、毎回文章に悩む自己PR等も前のデータを参考にすることですぐ文章も思い浮かぶはずです。つまり電子履歴書だと手書きで作成する時のような手間が掛からず、時短で作成できるところがメリットだと言えます。

パソコンにデータとして保存することで、外出先でも確認できるところが嬉しいポイントです。また、クラウドサービスなどを使ってネット上にファイルを保存することで違うパソコンからでも自由にファイルにアクセスできるので非常に便利ですので、ぜひ利用してみてください。

書き損じがない

2つ目は、何といっても「書き損じ」の心配がないというところです。手書きの場合だと文字を書き誤っても修正液を使用できないため、また一から書き直すことになります。例えしっかりと鉛筆で下書きをしていたとしても、一回の清書で成功することの方が少ないです。就活において多くの方が履歴書を何十枚も提出することになると思うので、時間の節約になります。

忙しい就活では履歴書の作成だけに時間を取っていられません。しかし電子履歴書の場合はプリント前・提出前に元のデータを修正するだけでOKです。不備があっても一から入力し直す必要がありません。この点が最大のメリットだと言えるでしょう。

エクセルで作成した履歴書を印刷する際の注意点


ここからは、エクセルで作成した履歴書を印刷する際に特に注意すべきポイントを、3つピックアップしてご紹介します。最終段階のプリントアウトに、あなたの履歴書の完成度は左右されると言っても過言ではありません。しっかりと注意点をチェックして、企業に悪い印象を与えないよう自身の履歴書作成に役立ててくださいね。

紙は上質紙を使用する

まずは、履歴書にする用紙についてです。履歴書には自作とはいっても一般的な薄いコピー用紙を使用するのは絶対にNGになります。あなた自身の印象をアップするためにも、厚みのある上質な紙を使ってください。コピー用紙を使ってしまうと、企業にあまり良くない印象を与えます。

大学のレポート感覚で提出しているのでは?と思われてしまうかもしれません。履歴書の用紙まで気を遣うことが出来ると、あなたの志望度の高さがしっかりと伝わります。さらに上質紙を使用することによって、あなたの品格の良さも伝わって印象がアップすること間違いないでしょう。用紙の厚さは「0.2mm」程度で、光沢感のない上質紙を選ぶのがベストです。印刷する際は、絶対に上質紙を使用してください。

インクがかすれないよう注意する

さらに、文字が濃くしっかりと印刷されているかどうかもチェックすべきポイントです。インクの残量が少なくなっていないかどうか、プリント前に確認しておきましょう。インクを交換してもかすれてしまう場合は、故障でなければプリンターでヘッドクリーニングをすることで改善できる場合があります。それでも直らない場合は目詰まりを起こしている場合もあるので、ヘッド部分を洗ってください。

また、純正ではないインクを使うと文字がかすれることがあるので気を付けましょう。履歴書は、あなた自身を表すもの。企業側は、一度も会ったことのないあなたを履歴書だけで判断します。よって、履歴書の印刷には文字のかすれまでしっかりと注意を払いましょう。

サイズはA4が好ましい

また、用紙のサイズはA4サイズがおすすめです。一般的に履歴書のサイズはA4またはA3(見開きタイプ)の二通りで、マナー的には実際にどちらでも問題ありません。しかしA3だと基本的に使用される角形2号の封筒に入れる際に折り目が付いてしまって、どうしても読みづらくなってしまいます。読みづらい履歴書だと、印象が悪いことは言うまでもありません。

就活において、企業に「読みたくない」と思わせる履歴書はタブーです。そのような履歴書だと書類選考で落とされる可能性があります。よって、一般的なA4サイズの用紙を使用しましょう。どうしてもA3サイズになってしまうのであれば、A4サイズを2枚にプリントするというのも手のうちのひとつです。

エクセルで履歴書を作成する場合は読みやすさを重視!

手書きの履歴書とエクセルで作成する履歴書は、それぞれ賛成派・反対派で意見が分かれることが多いのが現状です。昔からの形式の手書きは無難なので、もしも履歴書の作成に悩んでいるのであれば手書きをおすすめします。しかし、企業によっては電子履歴書を好む場合もあるので、応募する企業に合わせて臨機応変に使い分けることが最も重要となります。

IT企業などの時代の先駆けとなる企業には、エクセルで作成した履歴書を提出するといいでしょう。もちろん企業から指定された形式があれば、そちらに従ってくださいね。以上のことをぜひ参考にして、ぜひあなたの就職活動に活かしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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