内定について

【内定辞退のマナーと期限とは】電話・メール・手紙のテンプレ付き

内定辞退を決意した就活生がすべき事とは

就活をしていれば複数の企業から内定が出ることがあるでしょう。最終的に就職できる企業はひとつだけですので、その企業以外については内定を辞退する必要があります。また一社しか内定が出ていないとしても、その企業への就職の意思がないのなら内定は辞退しなくてはなりません。

辞退者が出ればその分企業も補充に動かなければならず、他の就活生に声を掛けることになります。企業と他の就活生、そして何より自分自身のためにも、内定辞退を決意したら素早く企業に伝えましょう。

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内定承諾書を提出した後でも辞退は可能

内定承諾書は、企業から内定をもらい、その内定を受けることを宣言する書類です。企業から内定といわれた状態は実際には内々定に過ぎず、内定承諾書を提出してようやく内定ということになります。内定が決まった状態はいわば労働契約を締結した状態ではありますが、内定承諾書提出後であっても辞退をすることは可能です。

内定契約は双方の合意に基づくもので、就活生がそれに同意しないのであればすぐに解消することができます。基本的に法的拘束力もないため、内定承諾書の提出の有無に関係なく辞退が可能です。

法律上、2週間前まで辞退は可能ですが直前の辞退は企業に大きな迷惑をかけるため、決意したらすぐに辞退を申し出るのがマナーになります。

内定辞退のマナー

内定辞退をする意志が固まったら、今度はそれを行動に移さなければなりません。内定辞退にはいくつかの注意点があり、それを守れていないと社会人としての信用を失ってしまう可能性もあります。内定辞退が就活に直接影響を及ぼすことはほとんどありませんが、信用を失ったり企業に迷惑をかけるというのは避けなければいけないことです。

一見全く関係のない企業に就職したとしても、どんなところで内定辞退をした企業と繋がるか分かりません。就活時代の失敗が社会人生活の足を引っ張るのはとても勿体ないですし、情けないことでもあります。注意点を守って正しい内定辞退を心がけましょう。

内定辞退は入社の2週間前までになるべく早く伝える

内定辞退で最も大事な点はなるべく早く伝えるということです。就職日の2週間前までであれば、法律的には内定を辞退することは可能ですが、遅くなればなるほど企業に多大な迷惑をかけてしまう行為ですので、決断した時点で早めに伝えることが大切になります。

内定が決まれば企業は新入社員を迎え入れる準備をします。企業に新たな人員が増えるということは喜ばしいことですが、その準備は非常に大変です。一人抜ければそれだけ予定も狂いますし、その他のことで調整が必要になります。

また、企業に迷惑をかけるだけではなく、就職日が近くなってから内定を辞退すると自分自身の行き先もなくなり、就職が決まらないまま卒業という事にもなりかねませんので、お互いのためにも内定辞退は早めに申し出てください。

辞退の連絡は電話でするのがおすすめ

内定辞退の連絡方法は複数ありますが、もっともよいのは電話による連絡です。電話だと担当者と直接話をすることができ、内定辞退についての謝罪やこれまでの感謝なども伝えやすいです。

内定を辞退するからといってその企業と完全に縁が切れるわけではなく、別の企業に入社した後に、ビジネスで付き合う可能性もあります。そのため、辞退の連絡も丁寧におこない、印象が悪くならないように注意しなければなりません。

電話なら辞退の連絡をしても印象が悪くなりづらく、むしろ好印象を残すことも可能です。また、内定辞退はできるだけ早く伝えることが大切であるため、リアルタイムで伝えられる電話は連絡に適しています。辞退の連絡は電話がベストであるため、基本的にはこの方法を選びましょう。

メール連絡でもよいがデメリットも多い

内定辞退の連絡は電話以外でも可能であり、メールでも伝えられます。しかし、メールでの内定辞退にはデメリットも多く、場合によっては企業に失礼にもなりえるため注意が必要です。

メールは時間を選ばずスムーズに連絡できることが魅力ですが、送った瞬間にすぐ担当者が確認するわけではありません。つまり、メールで連絡したとしても、担当者が見るまでに時間がかかり、連絡が遅いという印象を与えてしまう可能性があります。

場合によっては見落としが起きてしまい、連絡ミスによって内定辞退の意思が正しく伝わらないというリスクもあります。直接伝えられる電話よりは確実性が低く、企業によっては電話で伝えるべきと考えるため、基本的にはメールよりも電話のほうがよいでしょう。

手紙での連絡は丁寧な印象

より丁寧な印象を与えるには、手紙で内定辞退の意思を伝えるという方法もあります。手書きの直筆の手紙を送ることで、企業に対しての誠意が伝わり、感謝や謝罪の気持ちも述べやすいです。同じ手紙でも手書きかパソコン作成かによって気持ちの伝わり方が異なるため、より誠意をアピールしたいなら手書きがおすすめでしょう。

ただし、手紙での連絡は郵送にどうしても時間がかかってしまいます。企業は内定を承諾するのか辞退するのか、できるだけ早く聞きたいと考えています。そのため、まずは電話などで意思表示をおこない、その後重ねて手紙を送る方法がベターです。

先に連絡をしておくことで、手紙を後から出しても問題はなく、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

連絡せずに辞退するのはNG

内定辞退でもっともやってはいけないのは、連絡をせずにフェードアウトすることです。内定の承諾や辞退は企業ごとに期限が決められていることが多く、場合によっては期限をすぎた時点で連絡がないものは、全て不採用とするという企業もあります。

しかし、企業によっては期限を定めていても、就活生からの連絡がない限り保留として、採用活動を一時的にストップするということも少なくありません。辞退の連絡が入るなら、採用活動を再開して新しい人材の確保ができますが、いつまでも連絡がないと採用者の補充をしいてよいかわからず、企業に迷惑がかかります。そもそもこれまでお世話になった企業に対して失礼な行為でもあるため、内定辞退は必ず伝えるようにしましょう。

辞退の理由は聞かれない限りいわなくてもよい

内定を辞退する際には、理由を述べたほうがより誠意が伝わります。しかし、理由次第では企業に対して失礼になってしまうこともあるため、基本的には聞かれない限り伝える必要はありません。

内定辞退をしたいと伝え、理由を聞かれた場合のみ理由を答えるようにしましょう。内定辞退の理由を聞くかどうかは企業によって異なります。単に内定を承諾するのか辞退するのか、意思決定を知りたがっている企業なら、理由は問わずに結果だけ聞くことも多いです。

また、今後の採用活動の参考にしたいと考え、就活生がなぜ内定を辞退するのか聞く企業もあります。対応は企業ごとに異なりますが、基本的には聞かれない限り理由を伝える必要はないと考えましょう。

 聞かれた場合は伝え方に注意する

辞退理由について聞かれた場合、回答することを頑なに拒否するのは失礼にもなるため、注意しなければなりません。また、理由を伝える際にも注意が必要であり、企業に失礼のない回答を考えることが大切です。

例えば、内定をもらった他社に就職するという場合に、内定先の社名を出すのはNGです。社名は出さずに、業界や業種などを大まかに伝えましょう。就活をする中でそちらの仕事に興味を持ち始めた、などの当たり障りのない理由を答えたほうがよいでしょう。

企業に対して失礼にならないように伝えることが重要であり、前向きな言葉で述べることを意識する必要があります。なぜその企業に就職しなかったかではなく、他の選択肢がなぜ自分に向いていたかを説明すると、ポジティブに辞退理由を述べやすくなります。

内定辞退は自分の意思で決断する

内定辞退をする上での心構えというのも大切になります。本当にその企業の内定を辞退してもいいのか、しっかりと検討して答えを出す必要があります。また内定辞退は自分で決断することが大事です。

内定辞退が両親などの他者に決定権があった場合、後々後悔する可能性があるので後悔を残さないためにも、自分で意思決定をしていく必要があります。自分で決めた事ならば納得して前に進む事ができるので、就活の流れを切らないためにも自分でしっかりと決めることが大切です。就職先が違えば歩む人生も変わります。

支えてくれる周りの人たちも納得する企業に就職することがベストではありますが、就職は自分の人生を決めることですので一番優先されるべきなのは自分の意志です。就活での悔いは一生残るものなので悔いを残さないように自分の意志で、全力で取り組むことが大切になります。

内定を辞退する際の例文

内定辞退には誠意が大切なので必ず直接企業の人と会って内定辞退をしなければならないと考える人もいますが必ずしも直接企業に出向かなければならないというわけではありません。基本的には電話、メール、手紙の3つの方法で内定辞退を伝えることは可能です。

特に呼び出しがないのであれば、企業に行く必要はありません。企業としても引き止めたい気持ちもありますが、内定を受けないことが分かった学生にまで時間を取れないという気持ちもあります。

電話やメール、手紙などであれば素早く意志を伝え、その場で解決することができますのでそれらの方法が好まれる場合もあります。内定辞退を伝えるときは緊張しますので、例文を参考にしておこなうことをおすすめします。どの場合においても相手に失礼がないように、誠意を持つという点は気をつけなければなりません。

内定辞退の例文①電話

「私、◯◯大学の〔名前〕と申します。お忙しいところ恐縮です。 人事部の◯◯さんはいらっしゃいますでしょうか。」

「先日内定の通知を頂きました、◯◯大学の(名前)と申します。
実は、内定承諾書を提出した後にも関わらず、大変身勝手な申し出ですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。」

「貴重なお時間をいただいたのに、ご迷惑をおかけする形となり、
誠に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。」

電話で内定辞退を伝えるときに気をつける点は、必ず採用担当者に直接伝えるということ、企業の営業時間内に電話をかけるということです。採用担当者が席を外しているようであれば、再度かけ直すようにしましょう。

伝言を頼むのは失礼ですし、内定辞退の旨が正しく伝わらない場合もあるので直接伝えましょう。また当たり前ですが営業時間内でなければ採用担当者もいませんので、営業時間内にかけましょう。営業時間内であればいつでも構わないというわけでもありません。

始業と終業の前後30分程度の時間帯は忙しいことが多いので避けて、できるだけ日中電話をするようにしましょう。内定辞退の旨を伝え、ホッとしてすぐに電話は切らず、相手が切ってから切るのがマナーです。最後の最後まで油断しないようにしましょう。

内定辞退の例文①メール

件名:内定辞退についてのお詫び

◯◯株式会社 人事部 ◯◯担当
◯◯ ◯◯様

◯◯大学の◯◯(名前)です。
採用内定ありがとうございました。
内定承諾書を提出した段階で大変恐縮ではございますが、
貴社内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になり
大変心苦しく感じております。

本来なら直接お伺いし、お詫びをしなくてはならないところですが、
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

----------------------------------
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
住所:東京都◯◯ ◯◯
tel:xxx-xxxx-xxxx
mail:xxxx@xxxx.com

内定辞退は素早く伝えることが大切ですので、時間や場所を選ばないメールで伝えるのも効果的です。メールであれば始業、終業時間帯に送っても構いませんが、深夜などの非常識な時間にメールをするのだけは避けましょう。その他の時間であれば、基本的にいつ送っても問題はありません。メールでは必ずどこの企業の誰宛てなのか、差出人は誰なのか、内定を辞退するというはっきりとした言葉を使いましょう。

言葉を曖昧にすると何のメールか分からなくなりますし、送り先と送り主を明確にすることでメールが間違いでないことを示すことができます。メールだけでは誠意に欠けると思うならメールで辞退の旨を伝えたあとに、電話や直接謝罪をするのもOKです。取り急ぎ伝える手段としてメールは有効なので、さらに誠意を伝えるためには電話や直接謝罪が効果的です。

内定辞退の例文①手紙

拝啓
◯◯大学◯◯学部の(名前)でございます。
先日は、内定のご通知をいただきありがとうございました。
既に内定承諾書を提出した後で、大変勝手ではございますが、
内定を辞退させて頂きたく存じます。

これまで◯◯様には、温かい言葉や励ましなど就職活動を通し、
大変お世話になりました。心から感謝しています。

このような形となりましたことを何卒ご容赦ください。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具

平成◯◯年◯◯月◯◯日
□□大学◯◯学部
(名前)

手紙で内定辞退を伝えるのも誠意を伝えるためには有効な手段です。誠意がきちんと伝わるように、できれば直筆で書くようにしましょう。もちろん字に自信がなかったり、手書きだと読みづらいと感じる場合はPCで作成しても問題ありませんが、その際は自分を証明するものとして必ず直筆の署名も記しておきます。日本では気持ちを伝える手段として手紙はかなり有効ですので、誠意を伝えるならおすすめの方法です。

手紙で内定辞退をするときの注意点としては内定辞退はいち早く企業に伝える事が大切ですので、手紙を送る前にメールや電話で一報入れておくのが望ましいでしょう。先に別の手段で伝えておけば、手紙が届いたときにわざわざ労力をかけたということが伝わり誠意を示すことができます。

その後の就活に影響する?

せっかく企業に認めてもらい内定をもらったのに、それを辞退するということは失礼なのでは、と考える就活生は多いです。ビジネスでは信用が大切になるので、他の企業の内定を辞退したという噂が流れればその後の就活にも影響するのではないかと不安に思う人もいるでしょう。

実際に内定を辞退することがその後の就活にどのように関わってくるかを知らない人は多いです。正しいことを知っていないと意思決定で失敗をする可能性があります。内定辞退が就活に及ぼす影響について正しい知識を身に付けておきましょう。

影響度は低い

結論からいえば内定辞退をしたからといって、その後の就活が滞るわけではないので影響度は低いです。内定辞退というのも個人情報のひとつであり、企業が他の企業に情報を勝手に回すことはありませんし、人によって企業とのマッチング度は違います。

内定辞退に関しても、選考を最後まで受けた結果、自分とはマッチしないと感じたのだろう程度のもので、それをマイナスに思う企業はありません。

むしろ内定先が決まっていないのであれば今、内定を出せばうちに来るかもしれないと考え採用に前向きになる企業もあります。基本的には内定辞退をしたからといって就活が不利になることはありません。

企業同士の繋がりがあるケースも

内定辞退が就活の選考には関係しなくても、今後関わる可能性もなくはないです。就職先の企業と内定辞退をした企業が、業務上繋がりのある企業だった場合は今後も関わっていく可能性が高いので、誠意を持って内定辞退を納得してもらう必要があるといえます。

内定辞退をすればその企業とは関係がなくなると思い、適当に対応してしまうと後で痛い目を見ることもあるかもしれません。大事な場面で礼儀をわきまえないというのは、社会人にとっては致命的なことです。

それが原因で信用を損ない仕事が上手く行かなくなるというのも、全く考えられないわけではないので、今後のキャリアに傷をつけないためにも内定辞退は慎重に、そして誠意を持って行わなければなりません。

学校推薦の場合は影響する

普通に就活をしていて内定をもらい、それについての内定辞退であればその後の就活に影響することはありませんが、大学や教授から推薦で内定をもらっていた場合は、その後の就職活動には協力してもらえない可能性があるので就活に影響するといえます。

推薦の場合は特に、大学や教授の顔を潰してしまう可能性もあり、企業とのパイプが途切れてしまうリスクが考えられます。

自分の就活でも後方支援がなくなるので厳しい状態にはなりますが、自分の安易な行動が後輩たちの就活にも影響を及ぼす可能性があるということを知っておかなければなりません。

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内定辞退は誠意のある伝え方をすれば大丈夫

これまでお世話になり評価してもらった企業に対して、内定辞退を申し出るのは心苦しいと感じている就活生は多いです。内定辞退は、企業にしてみるとネガティブな申し出であり伝えづらいですが、工夫することで印象が悪くなったり失礼になったりすることを防げます。

大切なのは誠意を持って伝えることであり、これまでの選考や評価してもらったことに対する感謝や、辞退する謝罪の気持ちを述べることが大切です。誠意を持って辞退する旨を伝え、企業に失礼のない言い回し、伝え方で自分の思いをぶつけましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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