内定について

【内定辞退のマナーと期限とは】電話・メール・手紙のテンプレ付き

内定辞退を決意した就活生がすべき事とは

就活をしていれば複数の企業から内定が出ることがあるでしょう。最終的に就職できる企業はひとつだけのため、その企業以外については内定を辞退する必要があります。また一社しか内定が出ていないとしても、その企業への就職の意思がないのならば、内定は辞退しなくてはなりません。

辞退者が出ればその分企業も補充に動かなければならず、他の就活生に声を掛けることになります。企業とその企業を志望する就活生のためにも、内定辞退を決意したらすぐに企業に伝えましょう。

内定辞退の仕方については、下記の記事でも解説しております。

内定後も油断禁物!あなたのマナーは大丈夫?

内定後でも、就活の細かいマナーは守るべきです。マナー違反をすると、入社する以前から、評価を下げられてしまうでしょう。

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内定承諾書を提出した後でも辞退は可能

内定承諾書は、企業の内定を受け、入社することを誓約する書類です。企業から内定を通知された状態は、実際には内々定に過ぎません。内定承諾書を提出してようやく内定を貰ったことになります。

企業に内定承諾書を提出後であっても、辞退をすることは可能です。これは、内定承諾書には法的拘束力がないためです。就活生は、内定承諾書の提出の有無に関係なく、内定を辞退できます

しかし、内定辞退の連絡が遅くなればなるほど、企業に大きな迷惑をかけることになります。決意したらすぐに辞退を申し出るのがマナーです。

内定承諾書の提出後に辞退する方法は、下記の記事で紹介しております。

内定辞退についての6つのマナー

内定を辞退する意志が固まったら、今度はそれを行動に移さなければなりません。内定辞退には6つの注意点があり、それを守れていないと企業に対して失礼です。せっかく内定を貰ったのに、最後に企業からの信用を失わないようにしましょう。

ここでは、内定辞退の連絡をする際のマナーを紹介します。マナーを守り、丁寧な対応で連絡をすることで、企業も内定辞退の旨を理解してくれるでしょう。

内定辞退の方法については、下記の記事でも解説しております。

①内定辞退はできる限り早く伝える

内定辞退で最も大切な点は、できる限り早く伝えるということです。内定辞退の連絡が遅くなればなるほど、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。決断した時点で早めに伝えるようにしましょう。

内定が決まれば、企業は新入社員を迎え入れる準備をします。企業に新たな人員が増えると、その準備は非常に大変です。しかし、新入社員が1人抜けることで予定が狂い、調整も必要になります。早めに辞退する旨を伝えることで、企業が対応できるように配慮しましょう

また、入社日が近くなってから内定を辞退すると、自分の就職先が決まらない、という事態にもなりかねません。企業と自分、双方のために内定辞退は早めに申し出てください。

内定辞退の期限については、下記の記事で解説しております。

②辞退の連絡は電話でするのがおすすめ

内定辞退の連絡方法は複数ありますが、おすすめは電話による連絡です。電話だと担当者と直接話をすることができるため、内定辞退についての謝罪やこれまでの感謝なども伝えやすいです。

内定を辞退するからといってその企業と完全に縁が切れるわけではなく、別の企業に入社した後に、ビジネスで付き合う可能性もあります。そのため、辞退の連絡も丁寧におこない、印象が悪くならないように注意しなければなりません。

また、電話での連絡は、メールに比べて時間を要しません忙しい採用担当者にとっては、電話の方が都合がいい場合が多いです

企業へ電話をかける際のマナーを、下記の記事で紹介しております。ぜひ参考にしてください。

③メールでもよいがデメリットもある

内定辞退の連絡は、メールでも伝えられます。しかし、メールでの内定辞退の連絡には、デメリットもあるため注意が必要です。

メールは時間を選ばずに連絡できることが魅力ですが、送った瞬間にすぐ担当者が確認するわけではありません。つまり、メールで連絡したとしても、担当者が見るまでに時間がかかり、連絡が遅いという印象を与えてしまう可能性があります。

場合によってはメールの見落としが起きてしまい、内定辞退の意思が正しく伝わらないというリスクもあります。メールで連絡をしても返信がないという場合は、電話でメールが届いているか確認することをおすすめします

就活におけるメールのマナーについては、下記の記事で紹介しております。

④電話やメールの後に手紙を送ると丁寧な印象を与える

より丁寧な印象を与えるには、手紙で内定辞退の意思を伝えるという方法もあります。手書きの直筆の手紙を送ることで、企業に対しての誠意が伝わり、感謝や謝罪の気持ちも述べやすいです。同じ手紙でも、手書きかパソコン作成かによって気持ちの伝わり方が異なります。より誠実な対応をしたい人は、手書きがおすすめでしょう。

ただし、手紙での連絡は郵送にどうしても時間がかかってしまいます。企業は内定を承諾するのか辞退するのか、できる限り早く聞きたいと考えています。そのため、まずは電話などで意思表示をおこない、その後重ねて手紙を送る方法がベターです

先に連絡をしておくことで、手紙を後から出しても問題はなく、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

内定辞退の際のお詫び状の書き方は、下記の記事で解説しております。

⑤連絡せずに辞退するのはNG

内定辞退でもっともやってはいけないのは、連絡をせずにフェードアウトすることです。内定の承諾や辞退は、企業ごとに期限が決められています。企業によっては、期限をすぎた時点で連絡がないものは、すべて不採用とすることもあります。

しかし、期限を定めていても、就活生からの連絡がない限り保留とし、採用活動を一時的にストップする企業も少なくありません。辞退の連絡が入れば、採用活動を再開して新しい人材の確保ができますが、いつまでも連絡がないと採用者の補充をしてよいか判断ができません。そもそもこれまでお世話になった企業に対して失礼な行為でもあるため、内定辞退は伝えるようにしましょう

内定辞退の仕方については、下記の記事でも解説しております。

⑥辞退の理由は聞かれない限り伝えなくてもよい

内定を辞退する際には、理由を述べたほうがより誠意が伝わります。しかし、理由次第では企業に対して失礼になってしまうこともあるため、基本的には聞かれない限り伝える必要はありません。

内定を辞退したいと伝え、理由を聞かれた場合のみ答えるようにしましょう。内定辞退の理由を聞くかどうかは企業によって異なります。単に内定を承諾するか辞退するかの意思決定を知りたがっている企業なら、理由は問わずに結果だけ聞くことも多いです

また、今後の採用活動の参考にしたいと考え、就活生がなぜ内定を辞退するのか聞く企業もあります。対応は企業ごとに異なりますが、基本的には聞かれない限り理由を伝える必要はないと考えましょう。

辞退理由の伝え方については、下記の記事を参考にしてください。

 聞かれた場合は伝え方に注意する

辞退理由について聞かれた場合、回答することを頑なに拒否するのは失礼にあたるため、注意しなければなりません。また、理由を伝える際は、企業に失礼のない回答を考えることが大切です。

例えば、内定をもらった他社に就職するという場合に、「御社より他社の方が魅力的でした」という言い方をするのは失礼です。企業を比較するのではなく、「他社の事業内容により興味を引かれました」などと、他社で働きたいと思った理由を伝えると失礼な言い方にはなりません。

企業に対して失礼にならないように辞退理由を伝えるためには、前向きな言葉で述べる必要があります。なぜその企業に就職しなかったかではなく、他の選択肢がなぜ自分に向いていたかを説明すると、ポジティブに辞退理由を述べやすくなります

下記の記事では、内定辞退の前に抑えておきたいマナーを紹介しております。ぜひ参考にしてください。

内定辞退は自分の意思で決断する

内定辞退をする上での心構えも大切です。本当にその企業の内定を辞退してもいいのか、よく検討して答えを出す必要があります。また内定辞退は自分で決断することが大事です。

内定辞退の決定を、両親などの他者に委ねた場合、後々後悔する可能性が高いです。後悔を残さないためにも、自分で意思決定をしていく必要があります。自分で決めた事ならば納得して前に進む事ができるでしょう。

支えてくれる周りの人たちも納得する企業に就職することがベストではありますが、就職は自分の人生を決めることです。一番優先されるべきは、自分の意志です。就活での悔いは一生残るため、後悔しないように、自分の意志で決断することが大切になります。

内定辞退で後悔しないための対処法を、下記の記事で紹介しております。ぜひ参考にしてください。

内定を辞退する際の例文

内定を辞退する際は、誠意を示すことが大切です。そのため直接企業の人と会って、内定辞退をしなければならないと考える人もいます。しかし、必ずしも企業に出向かなければならないというわけではありません。基本的には電話、メール、手紙の3つの方法で内定辞退を伝えることが可能です。

電話やメールであれば、早く連絡を取ることができます。そのため、むしろ電話やメールでの連絡を好む企業が多いです。内定辞退を伝えるときは緊張するため、例文を参考にしておこなうことをおすすめします。

内定辞退の例文は、下記の記事でも紹介しております。

内定辞退の例文①電話

○○大学の○○と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、人事部の○○さんはいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

先日内定の通知を頂きました、○○大学の○○です。
内定承諾書を提出した後にも関わらず、大変身勝手な申し出ですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。
貴重なお時間をいただいたのに、ご迷惑をおかけする形となり、誠に申し訳ございません。

就活生

残念ですが、承知しました。失礼ですが今後の参考のために、なぜ辞退されたのか理由をお聞きしてもよろしいでしょうか。

採用担当者

はい。御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分の適性を改めて慎重に考えた結果、そちらの企業でご縁を感じこのような決断となりました。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡になってしまい申し訳ございません。

就活生

分かりました。ご連絡ありがとうございました。

採用担当者

電話で内定辞退を伝えるときに気をつける点は、採用担当者に直接伝えるということと、企業の営業時間内に電話をかけるということです。採用担当者が席を外しているようであれば、再度かけ直すようにしましょう。

伝言を頼むと、内定辞退の旨が正しく伝わらない可能性があります。また、営業時間内でなければ採用担当者もいないため、営業時間内にかけましょう。しかし、営業時間内であればいつでも構わないというわけでもありません。

始業と終業の前後30分程度の時間帯は忙しいことが多いため、できる限り日中電話をするようにしましょう。電話は、相手が切ってから切るのがマナーです。内定辞退の旨を伝えても、ホッとしてすぐに電話を切らないようにしましょう。

就活での電話のかけ方については、下記の記事で解説しております。

内定辞退の例文①メール

件名:内定辞退のお詫び(○○大学 ○○○○)

○○株式会社 人事部 ○○様

○○大学○○学部の○○です。
採用内定ありがとうございました。
内定承諾書を提出した段階で大変恐縮ではございますが、
貴社内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡になり
大変心苦しく感じております。

本来なら直接お伺いし、お詫びをしなくてはならないところですが、
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

----------------------------------------
○○大学○○学部○○科 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
----------------------------------------

内定辞退は早めに伝えることが大切です。時間や場所を選ばないメールで伝えるのも効果的でしょう。メールであれば始業、終業時間帯に送っても問題ありませんが、深夜などの非常識な時間にメールをするのは避けましょう。その他の時間であれば、基本的にいつ送っても問題はありません。

メールでは宛名と差出人、内定を辞退するという旨を明記しましょう。送り先と送り主を明確にすることで、メールが間違いでないことを示します。また、言葉を曖昧にするとメールの意図が伝わらない可能性があります

メールだけでは誠意に欠けると思う人は、メールのあとにお詫び状を送るとよいでしょう。さらに丁寧に、感謝と謝罪の気持ちを伝えることができます。

内定辞退のメールを例文は、下記の記事でも紹介しております。

内定辞退の例文①手紙

○○株式会社 人事部 ○○様

拝啓
○○大学○○学部の○○○○でございます。
先日は、内定のご通知をいただきありがとうございました。
既に内定承諾書を提出した後で、大変勝手ではございますが、
内定を辞退させて頂きたく存じます。

これまで○○様には、温かい言葉や励ましなどをいただき、
就職活動を通して大変お世話になりました。心から感謝しています。

このような形となりましたことを何卒ご容赦ください。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具

令和○年○月○日
○○大学 ○○学部
○○○○

手紙で内定辞退を伝えるのも、誠意を伝えるためには有効な手段です。誠意がきちんと伝わるように、直筆で書くことをおすすめします。もちろん字に自信がない人、手書きは読みづらいと感じる人はパソコンで作成しても問題ありません。その際は自分を証明するものとして直筆の署名も記しておきましょう。

手紙で内定辞退の連絡をするときは、最初にメールや電話で一報入れておくことが望ましいでしょう。手紙だけでは、届くまでに時間を要してしまうためです。日本では気持ちを伝える手段として手紙が有効であるため、誠意を伝えるにはおすすめの方法です。

内定辞退の手紙の書き方は、下記の記事でも詳しく解説しております。

内定辞退はその後の就活に影響するのか

せっかく内定をもらったのに、それを辞退するということは失礼なのでは、と考える人は多いです。ビジネスでは信用が大切であるため、他の企業の内定を辞退したという噂が流れれば、その後の就活にも影響するのではないかと不安に思う人もいるでしょう。

正しいことを知っていないと意思決定で失敗をする可能性があります。内定辞退が就活に及ぼす影響について、正しい知識を身につけておきましょう。

内定辞退した企業に再応募する方法については、下記の記事で解説しております。

影響度は低い

結論からいえば、内定辞退をしたからといって、その後の就活に影響はありません。企業が、他社に自社の採用情報を流すことはないです。

就活生の中には、「企業同士で情報交換をしている」「選考や内定を辞退すると、その情報が同業他社に流れる」といった噂を耳にした人もいるでしょう。しかし、これらはあくまで噂です。

基本的には内定を辞退したからといって就活が不利になることはありません。噂に惑わされずに、内定を辞退したら気持ちを切り替えて、次の選考に臨みましょう。

内定辞退後に企業から呼び出されるケースもあります。呼び出しへの対処法は、下記の記事で解説しております。

学校推薦の場合は影響する

通常の就活で内定をもらい、それについての辞退であれば、その後の就活に影響することはありません。しかし、大学や教授から推薦で内定をもらっていたときは、その後の就職活動には協力してもらえない可能性があるため、就活に影響するといえます。

推薦の際はとくに、大学や教授の顔を潰してしまう可能性もあり、企業とのパイプが途切れてしまうリスクが考えられます。

自分の就活でも後方支援がなくなるため厳しい状態にはなりますが、自分の安易な行動が後輩たちの就活にも影響を及ぼす可能性があるということを知っておかなければなりません

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内定辞退の連絡では誠意のある伝え方をしよう

これまでお世話になり評価してもらった企業に対して、内定辞退を申し出るのは心苦しいことです。内定辞退は、企業にとってネガティブな申し出であるため伝えづらいですが、工夫することで印象が悪くなることを防げます。

大切なのは誠意を持って伝えることです。これまで選考してもらったことに対する感謝と、辞退する謝罪の気持ちを述べる必要があります。誠意を持って辞退する旨を伝えれば、企業も学生の決断を応援してくれるでしょう。

辞退理由を述べる際も、企業に対して失礼な言い回しは避けましょう。マナーを守りながらもはっきりと辞退する旨を伝えることが大切です。

内定辞退を取り消したい場合の連絡方法については、下記の記事で解説しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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