内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

内定承諾書を提出後の辞退方法を解説

やっとたどり着いた内定という方は多いでしょう。しかし時には内定承諾書を提出した後に辞退をしたいという場合もあるでしょう。

この記事では「内定承諾書を提出したあとでも辞退はできるのか」や「承諾後に辞退をする方法がわからない」といった疑問にお答えしていきます。

この記事では辞退をする方法や、いつどのように企業に伝えるとよいのかなどを詳しく解説していきます。是非参考にしてみてください。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、内定を承諾することを確認する書類です。書面上で誓約書をかわし、採用された学生が捺印して提出すると内定が成立します。一般的には内々定→内定承諾書→内定といった流れです。

では内定承諾書を企業に提出した後、内定を辞退することは可能なのでしょうか。詳しくみていきましょう。

内定承諾の辞退は法律的に可能

内定承諾をしてしまうと、なんだか辞退をできないイメージがありますよね。その際、内定承諾は法的に責任が発生するのでしょうか。

結論をお伝えすると、内定承諾書に法的な拘束力はありません。よって、内定承諾書を提出した後でも、辞退をすることができます。

内定承諾書には法的な拘束力はありませんが、内定辞退は企業に大きな迷惑をかけることは覚えておきましょう。

企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。その手間や時間を無下にすることは大きな迷惑です。辞退を伝える際には、手間や時間に対してしっかりと謝罪をしましょう。

次に内定承諾後に辞退を伝えるタイミングとポイントを解説していきます。是非参考にしてみてください。

内定承諾後に辞退を伝えるタイミングとポイント

内定承諾書を提出しても、後日内定辞退を申し出ることはできます。そして辞退を伝える期限は最大で就職日の14日前まで辞退が可能です。これは法律でも定められていることであり、14日前までが最終のタイムリミットになりますので注意しましょう。

いかに辞退を申し出たとしても、14日を過ぎてしまうと辞退はできなくなります。14日を過ぎ入社が確定してしまうと、一度就職してから転職する必要があります。手続きなどもその分面倒になります。内定を辞退する場合には14日前までに申し出ておきましょう。

辞退を決めるとなるべく早く企業に伝えよう

内定をくれた企業には、なるべく早く伝えることが大切です。辞退を伝えることは気を咎めるからと、入社直前に伝えることが無いようにしましょう。

企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。そして伝えるタイミングをうかがっている間も、企業は皆さんのために入社の準備をしています。

採用担当者に無駄な手間を取らせないためにもなるべく早く伝えたほうが良いでしょう。

辞退理由は正直に伝えよう

内定辞退の理由を聞かれた場合は、失礼にならないよう言葉を選びつつ理由を正直に伝えましょう。

他社から内定をもらったことは伝えても問題ありません。しかし具体的な会社名を挙げると説得される可能性があります。

そのため「別の業界に進む」や「自分の適性に合った企業に入社する」となるべく角が立たない言葉で伝えましょう。

例えば「第1志望の企業から内定が出た」などのように、率直すぎる伝え方は控えましょう。

事前にチェック！脅し言葉一覧

ここでは内定承諾後に辞退する場合の疑問について詳しく解説します。是非疑問を解消し、正しく辞退する方法を理解しておきましょう。

「損害賠償請求を行います」「交通費を全額返還してください」

内定辞退は法的な責任を伴いません。企業側の誤認ですので、一旦お話を聞き置くだけで問題ありません。

「就職先に連絡して入社を取り消します」

できる根拠がありません。もし仮に、内定辞退について就職先に連絡が入ったとしても、そのお話により入社を取り消す会社はほぼ存在しないでしょう。

そのような会社は社会に少ないため、今後関わりを持たない選択肢が賢いともいえるのではないでしょうか。

「君の大学の学生は全員不合格にします」

優秀な人材の獲得方法としてこの方法をとってしまうなら、企業としての成長ができないおそれがあるでしょう。こちらもお話を伺うだけで大丈夫です。

「本社に来てください」

話せばわかってくださる場合があるので、心配せずに本社に向かうと経験値になります。ただ、お説教が長時間続く可能性があるため、行きたくない場合は電話で相手が納得できる理由を伝えましょう。

内定承諾書を提出後の辞退は電話で伝える

内定承諾書を提出した後の辞退は、どのように伝えるべきか分からない人もいるのではないでしょうか。内定承諾書を提出してからの辞退となると、就職日まであまり時間がないケースもあるため、企業側としては少しでも早く連絡が欲しいところです。

手紙で丁寧に謝罪文を書きたいという人もいるかもしれませんが、なるべく早く回答をするということが最も優先的になります。内定承諾書を提出した後に辞退する場合には電話で伝えるようにしてください。どのように伝えたらよいのかを見ていきましょう。

内定辞退をする際の電話の例文

お忙しいところ恐れ入ります。先日内定承諾書を提出させていただきました、○○大学の□□と申しますが、申し訳ありませんがやはり入社を辞退させて頂きたいと思い、連絡させていただきました。

大変心苦しいのですが、〇〇試験の合格／大学院進学／他にやりたいことが決まったため内定辞退をさせていただくことになりました。

一度内定をいただきながら、辞退を申し上げるなどと多大な迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

電話に重ねてメールも送る

基本的にはメールのみでの謝罪は、失礼にあたります。また担当者に正確に伝わらない可能性もあります。電話で謝罪をしたあとに再度メールでも謝罪文を送るようにしましょう。

どのような実際に、どのような文面でメールを送るとよいのでしょうか。例文を載せているので参考にしてみてください。

就活メールのマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

電話のあとに手紙を送る方法もある

内定承諾後の辞退の仕方で最も丁寧な方法として、電話のほかに手紙で辞退する旨を伝えるといった方法もあります。

内定を辞退する際にはまず電話で一報を入れます。そしてメールの代わりに手紙を送ることで、丁寧かつ丁重に辞退する旨を伝えることができます。内定を辞退することに気を咎めている方や、気後れしている方はメールよりも丁寧な手紙を送るとよいでしょう。

では手紙を送る場合の書き方を見ていきましょう。

内定辞退を伝える手紙の書き方

内定を出すまでに企業は、多くの労力を費やしています。内定辞退の旨を電話で伝えた後の手紙はなるべくその日のうちに書き、投函するとよいでしょう。手紙を送る際には慌てず落ち着いて内容に間違いがないようにしましょう。文章はすべて手書きで記載し、縦書きで統一するのがマナーです。

書き損じても、修正液や修正テープを使っての書き直しはマナー違反です。必ず新しい用紙に書き直すようにしてください。

また手紙を送る封筒は白色の無地のものを準備するようにしましょう。茶色の封筒もありますが、重要な書類は白色の無地の封筒で送ることがビジネスマナーです。手紙と併せて封筒も準備しておきましょう。

手紙例文

このように、拝啓敬具を用いまずはあいさつ文、その後に内定をいただいたことへの感謝、そして本題を伝えるようにしましょう。謝罪の文面を書いた後は、締めの言葉を記載して締めくくるようにしてください。

ビジネスメールにおいて挨拶文と締めの言葉を記入することはマナーとなっています。忘れないように記入しておきましょう。

お詫び状の書き方やマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【お詫び状は縦書き？】書き方のマナーや便せんと封筒の選び方を紹介

内定辞退における注意点3つ

内定辞退を行うこと自体は問題のある行為ではありません。しっかりと納得した上で入社を決断しなければ、入社後に迷いが生じてしまう恐れもあるからです。熟考しその上で内定辞退を選んだのであれば、皆さんにとって正しい選択と言えるでしょう。

しかし内定辞退を行う際、その伝え方には注意を払いましょう。辞退するとはいえ、それまでの選考でお世話になっている企業なのです。そのような企業に対して礼を欠いた対応をするのは社会人として行うべき行動ではないでしょう。

最後まで誠実な対応を行い、わだかまりを残すことなく辞退の手続きを進めることが出来るようにしましょう。

1.辞退の理由を企業のせいにしない

内定辞退の理由を述べる際、企業のせいにはしないようにしましょう。「〇〇という点があまり好ましくなかった」など、辞退の理由が企業にあるような言い方をする学生が一定数います。

内定辞退の旨を伝えられて嬉しい企業などありません。まして辞退の理由を自社のせいにされたのでは、採用担当者も不快な思いをしてしまうことでしょう。

採用担当者に不快な思いをさせ、わだかまりを作ることには何のメリットもありません。辞退するとはいえ、その企業との関係がそこで完全に終わるわけではありません。

社会人として働く中で関わる可能性も十分にあるのです。出来るだけ円満に内定辞退の手続きを進めることが出来るよう、相手が不快に思うような言動は慎むようにしましょう。

2.内定辞退の意思があるのに連絡を引き延ばさない

内定辞退の意思が固まったのであれば、早急に担当者へ連絡を行うようにしましょう。「面倒だから」と後回しにするのはNGです。企業は内定辞退者が出た場合、辞退者に代わる人材の確保に動かなければならなくなります。

辞退の連絡が遅くなればなるほど、代わりの人材確保に動くタイミングも遅れてしまい、代わりの人材の確保が難しくなってしまうのです。

辞退はこちらの一方的な都合で行うものであり、企業に少なからず迷惑をかけてしまうことになります。その上、辞退の連絡が遅れてしまうと、さらに大きな迷惑をかけてしまうことになるのです。

それまでお世話になった企業に対して出来るだけ迷惑をかけないよう内定辞退の手続きを進めることが社会人として守るべきマナーだと言えるでしょう。

3.一度辞退すれば撤回はできない

内定は一度辞退すれば、基本的には撤回できないことは覚えておきましょう。内定契約は企業にとっても就活生にとっても重要なものですし、簡単に結べる契約ではありません。

内定辞退をしたもののその後の就活が上手くいかず、やっぱり内定を受けて就職したいと考えても基本的にはできないでしょう。一度辞退した内定は戻ってはきません。そして撤回もできません。辞退すればその企業へは就職できないと考えましょう。

内定承諾書の提出後に辞退する場合は早めに電話で伝える

内定の承諾書を提出後の辞退は、できる限り避けたほうが良いです。しかし第一志望の会社から急に連絡がきて内定をもらうこともあるでしょう。

また、家の事情や自分自身の事情などやむを得ず、辞退しなけらばならなくなったなどもあるでしょう。繰り返しになりますが内定承諾後の辞退は、電話で一報を入れ・手紙やメールで再度謝罪文やお詫び状を送るようにしてください。

内定承諾後の辞退方法を正しく理解して、企業に失礼のない対応をしましょう。

内定を辞退する際の電話例文について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【内定辞退の仕方とマナー】メールや電話で連絡する際の例文

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