内定について

内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

内定承諾書とは

内定承諾書とは、内定を承諾することを確認する書類です。書面上で誓約書をかわし、採用された学生が捺印して提出すると内定が成立します。流れとしては、内々定→内定承諾書→内定です。入社承諾書もほぼ同じ役割を持つものになります。

内定承諾の辞退は法律的に可能

内定承諾をしてしまうと、なんだが辞退をできないイメージがありますよね。その際、内定承諾は法的に責任が発生するのでしょうか。内定辞退とは、職業選択の自由として権利で保障されています。そのため、法的なリスクは存在しません。

就職日の14日前までには辞退を伝える

内定承諾書を提出しても、後日内定辞退を申し出ることはできますし、最大で就職日の14日前まで辞退が可能です。これは法律でも定められていることであり、14日前までが最終のタイムリミットになりますので注意しましょう。いかに辞退を申し出たとしても、14日を過ぎてしまうと辞退はできなくなります。

どうしても別の企業で働きたいのであれば、一度就職してから転職することになりますし、手続きなども面倒になるので注意が必要です。14日前までであれば、いかなる理由であっても企業は内定辞退を拒むことはできませんし、これは内定式などに参加していても関係はありません。内定式や研修会に参加していたり、入社宣誓書などを提出していたとしても、14日前までであれば申し出ひとつで辞退は可能です。

なるべく早く伝えないと企業に失礼

採用してくれた企業には、なるべく早く伝えることが大切です。気後れしても相手へのマナーを考えて早めに連絡をしたほうがよいでしょう。入社日が近ければ近くなるほど、マナーが悪くなってしまいます。なるべく早く辞退の意思を固めてください。

理由は正直に伝えるのがマナー

内定辞退を企業に伝えると、おそらくは理由を聞かれるのではないでしょうか。理由を聞かれたら、素直に答えるようにするのがマナーです。正直に理由を伝えれば、きちんと相手も対応してくれるでしょう。

逆にここでもし理由を伝えることをためらったり、伝えないで乗り切ろうとすると、来社を求められたり、話がこじれたりして、お互いに不快な時間を過ごすことになります。伝えないと来社を求められる場合があるため、しっかり辞退の理由を伝えることが大切でしょう。

事前にチェック!脅し言葉一覧

「損害賠償請求を行います」「交通費を全額返還してください」
内定辞退は法的な責任を伴いません。企業側の誤認ですので、一旦お話を聞き置くだけで問題ありません。
「就職先に連絡して入社を取り消します」
できる根拠がありません。もし仮に、内定辞退について就職先に連絡が入ったとしても、そのお話により入社を取り消す会社はほぼ存在しないでしょう。そのような会社は社会に少ないため、今後関わりを持たない選択肢が賢いともいえるのではないでしょうか。
「君の大学の学生は全員不合格にします」
優秀な人材の獲得方法としてこの方法をとってしまうなら、企業としての成長ができないおそれがあるでしょう。こちらもお話を伺うだけで大丈夫です。
「本社に来てください」
話せばわかってくださる場合があるので、心配せずに本社に向かうと経験値になります。ただ、お説教が長時間続く可能性があるため、行きたくない場合は電話で相手が納得できる理由を伝えましょう。

内定承諾書を提出後の辞退は電話で伝える

内定承諾書を提出した後の辞退は、どのように伝えるべきか分からない人もいるのではないでしょうか。内定承諾書を提出してからの辞退となると、就職日まであまり時間がないケースもあるため、企業側としては少しでも早く連絡が欲しいところです。

手紙で丁寧に謝罪文を書きたいという人もいるかもしれませんが、なるべく早く回答をするということが最も優先的になるので、内定承諾書を提出した後に辞退する場合には電話で伝えるようにしてください。どのように伝えたらよいのかを見ていきましょう。

内定辞退をする際の電話の例文

お忙しいところ恐れ入ります。先日内定承諾書を提出させていただきました、○○大学の□□と申しますが、申し訳ありませんがやはり入社を辞退させて頂きたいと思い、連絡させていただきました。

大変心苦しいのですが、〇〇試験の合格/大学院進学/他にやりたいことが決まったため内定辞退をさせていただくことになりました。

一度内定をいただきながら、辞退を申し上げるなどと多大な迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

電話に重ねてメールを送ると確実

基本的にはメールのみでの謝罪は、失礼にあたるほか、担当者に伝わらない可能性もあるので、電話で謝罪をしたあとに再度メールでも謝罪文を送るようにしましょう。そうすることで、確実に相手に伝わるのでお勧めします。どのような文面を送ると確実に相手に伝わるのかを見ていきましょう。

この度は、貴社の採用内定を頂き、内定承諾をさせていただき大変光栄でした。誠にありがとうございました。

先ほどお電話でもお伝えさせていただいたのですが、たくさん考え悩んだ結果、大変非常識ではございますが、今回の内定については辞退させて頂きたいと思います。

貴社のみなさまには、貴重なお時間をいただき、選考していただいたにも関わらず、このような結果となってしまい申し訳ありません。

今後とも、貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げております。

メールや電話のマナーを見直そう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。内定承諾後に辞退する場合も、気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

電話のあとに手紙を送る方法もある

内定承諾後の辞退の仕方で最も丁寧な方法として、電話のほかに手紙で謝罪するといった方法もあります。採用を辞退するのですから、まず初めに電話で一報を入れるというのは基本的なことですが、そのあと手紙で謝罪の文面を送ることで、丁寧かつ丁重に謝罪することができます。

内定承諾後の辞退を考えている人は電話と手紙の両方で謝罪してください。

謝罪の手紙の書き方

内定を出すまでに企業は、多くの労力を費やしているので、内定辞退の旨を電話で伝えた後のお詫び状はなるべくその日のうちに書き、投函するのがよいとされています。手紙を送る際には慌てず落ち着いて内容に間違いがないようにしましょう。文章はすべて手書きで記載し、縦書きで統一するのがマナーです。

間違った場合は、修正液や修正テープを使っての書き直しはマナー違反です。必ず、新しい用紙に書き直すようにしてください。お詫び状を書く時の便箋や封筒選びはとても重要となります。必ず、白色の無地のものを準備するようにしましょう。謝罪の手紙ですので、丁重に丁寧に書きましょう。

謝罪の手紙例文

拝啓

貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定のご連絡をいただき、また内定承諾の旨をお伝えさせていただき、快くご快諾いただき、誠にありがとうございました。

先日、お電話でもお伝えさせていただいたのですが、たくさん考え悩んだ結果、大変非常識ではございますが、今回の内定については辞退させて頂きたいと思います。

貴社の皆様には、お忙しい中選考していただき、貴重な時間をいただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、大変申し訳ありませんでした。

末筆ではございますが、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成〇年〇月〇日

(差出人名)

〇〇会社 〇部

〇〇〇〇様

このように、拝啓敬具を用いまずはあいさつ文、その後に内定をいただいたことへの感謝、そして本題を伝えるようにしましょう。謝罪の文面を書いた後は、締めの言葉を記載して締めくくるようにしてください。

内定辞退における注意点

内定辞退を行うこと自体はもちろん問題のある行為ではありません。しっかりと納得した上で入社を決断しなければ、入社後に迷いが生じてしまう恐れもあるからです。熟考し、その上で内定辞退を選んだのであれば、それも正しい選択なのです。しかし内定辞退を行う際、その伝え方には注意を払いましょう。

辞退するとはいえ、それまでの選考でお世話になっている企業なのです。そのような企業に対して礼を欠いた対応をするのは社会人として行うべき行動ではありません。最後まで誠実な対応を行い、お互いわだかまりを残すことなく辞退の手続きを進めることが出来るようにしましょう。

辞退の理由を企業のせいにしない

内定辞退の理由を述べる際、企業のせいにはしないようにしましょう。「〇〇という点があまり好ましくなかった」など、辞退の理由が企業にあるような言い方をする学生が一定数います。内定辞退の旨を伝えられて嬉しい企業などありません。まして辞退の理由を自社のせいにされたのでは、採用担当者も不快な思いをしてしまうことでしょう。

採用担当者に不快な思いをさせ、わだかまりを作ることには何のメリットもありません。辞退するとはいえ、その企業との関係がそこで完全に終わるわけではありません。社会人として働く中で関わる可能性も十分にあるのです。出来るだけ円満に内定辞退の手続きを進めることが出来るよう、相手が不快に思うような言動は慎むようにしましょう。

内定辞退の意思があるのに連絡を引き延ばさない

内定辞退の意思が固まったのであれば、早急に担当者へ連絡を行うようにしましょう。「面倒だから」と後回しにするのはNGです。企業は内定辞退者が出た場合、辞退者に代わる人材の確保に動かなければならなくなります。辞退の連絡が遅くなればなるほど、代わりの人材確保に動くタイミングも遅れてしまい、代わりの人材の確保が難しくなってしまうのです。

辞退はこちらの一方的な都合で行うものであり、企業に少なからず迷惑をかけてしまうことになります。その上、辞退の連絡が遅れてしまうと、さらに大きな迷惑をかけてしまうことになるのです。それまでお世話になった企業に対して出来るだけ迷惑をかけないよう内定辞退の手続きを進めることが社会人として守るべきマナーだと言えるでしょう。

一度辞退すれば撤回はできない

内定は一度辞退すれば、基本的には撤回できないことは覚えておきましょう。内定契約は企業にとっても就活生にとっても重要なものですし、簡単に結べる契約ではありません。一度内定を辞退すれば企業からの信用はゼロになりますし、再度お願いしても次またいつ辞退するか分からないと思われてしまいます。

内定辞退をしたはいいものの、その後の就活が上手くいかず、やっぱり内定を受けて就職したいと考えてもそれはできません。一度辞退した内定は戻ってはきませんし、撤回もできませんので、辞退すればその企業へは就職できないと考えましょう。後期募集などがあれば選考に参加することは可能ですが、一度辞退しているため印象が悪く、選考で不利になってしまうことも多いです。

内定承諾書の提出後に辞退する場合は早めに電話で伝える

兎にも角にも、内定の辞退ならまだしも、内定の承諾書を提出した後は、基本的には辞退することはあってはならないことです。しかしながら、第一志望の会社から急に連絡がきて内定することができた、その他、家の事情や自分自身の事情などや無負えず、辞退しなけらばならなくなったなどもあるでしょう。

そのような時は、まず相手の会社のことを考え、電話で一報を入れ、謝罪したあと、手紙やメールなどで、再度謝罪文やお詫び状を送るようにしてください。これは丁寧に謝罪するという意味もありますが、内定辞退の連絡が来てるか来ていないかで後から、伝達ミスがあったということを防ぐためにも必要なこととなっています。気持ちの良い対応を心掛けてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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