内定後

【内定辞退とは】人事に好印象を与えるテクニックはこれだ|メールと電話の例文をご紹介

既に決まっている意思決定

採用担当からすると、内定辞退は最もつらい瞬間のひとつです。ある程度、分かってはいるものの、やはり入社してほしい人に去って行かれるのは、とてもショックな出来事です。内定辞退の理由で一番多いのは「他社内定のため」、ついで「地元に帰るため」です。

ただ、そのほとんどが口実であり、実際は、別に理由があることを採用担当者は知っています。例えば「他社内定のため」の場合、他に行きたい会社があったためということですが、実際は会社側になにか落ち度がある場合が多いです。それを言いづらいがために、「実は第一志望の企業が」と、後付けで言ったりするわけです。

「地元に帰る」は、それ以上企業から追及されないために使う場合の辞退理由です。いずれにせよ、その人が本当にそういっているのかどうかくらいは、人事を何年もやっていれば、わかってくるものです。

内定辞退はしても大丈夫なのか

内定をもらった学生からすると、内定辞退はやっても大丈夫なことなのだろうかと心配になることがあるでしょう。せっかく内定を出してもらったのに、断ったりすることによって何か起こったり、責任を追及されたりはしないかという点が思い当たることもあるでしょう。

結論から申し上げますと、大丈夫です。なぜなら、内定という立場は労働契約の成立と一般的にはみなされますが、労働者は労働契約をいつでも解除することができる権利を持っているからです。

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人事担当の本音

人事担当の本音としては、事前に正直に言ってほしいということです。「怒られるんじゃないか」とか、「辞退を引き止められるんじゃないか」と怖がる気持ちもわかります。ただ、出来れば懸念していることや不安な点、他社と迷っているなど、その時点での正直な気持ちを言ってほしいのです。

結果として、辞退になるのかもしれませんし、何が変わるというわけではないかもしれません。しかし、人事担当としては、あらかじめそれを伝えておいてもらえると、もしかしたら、何か誤解があるのかもしれませんし、何かしらアクションが出来ます。

正直に相談されると、個人的に情も湧いてきますし、人事担当という枠を超えて、就職相談に乗ってくれるかもしれません。そうであれば、仮に辞退になっても仕方ないと思えますし、人事担当として出来ることは尽くしたと言え、上司や社内の人間に対しても説明がつきます。

内定辞退の注意点

法律上では、申し入れをしてから2週間が経過した時点で、自然と労働契約は解除されるものです。しかし、それはあくまで法律上の問題であり社会人として求められる対応としては倫理的な面を含み、少々問題が残ります。そこで、内定辞退をあなたが決めた場合はどのように対応すればよいかをまとめました。社会人として恥ずかしくない、ふさわしい対応を求められる第一歩ですので、慎重かつ誠実に対応することを心がけましょう。

内定辞退を決めたら早めに連絡する

内定辞退を決めたら、速やかに相手先の企業に連絡を取ることが大切です。なぜなら、企業から内定をもらったということは、企業はあなたを4月から入る新入社員予定者として接することを計画しているとも言えます。辞退するとこの予定が狂ってしまうため、採用担当者としてはすぐに連絡がほしい状況にあるのです。

場合によっては、新しい採用計画を立案したり、あなたの次席にいた応募者に連絡を取って人数を補充したりする必要があります。どの企業も、採用には莫大なコストをかけて臨んでいます。内定辞退をすることは仕方のないことではありますが、企業に迷惑をかけないためにも早めに連絡することを心がけましょう。

内定辞退は誠実な態度で臨む

内定辞退すると、今後応募先の企業とは関係ないからと適当な態度で接してしまう気持ちはわかりますが、それではいけません。その企業は、あなたを採用しようと思ってくれたのです。こちら側の一方的な都合によってお断りすることになるのですから、それ相応の態度が求められます。

内定辞退の連絡をする場合は、必ず電話ですることをおすすめします。なぜならば、日本社会において相手の方と直接お話をした上で断るということには、誠実さを感じることができるためです。メールで「採用を辞退します」とただ一言書かれたメールだけでは、採用担当者は不安になってしまいます。内定を頂けた感謝の意味を込めて、電話で対応するようにしましょう。

内定辞退の連絡をしないまま放置するのはNG

内定辞退関連で一番よくないことが、何もせずに放置することです。採用担当者に何か言われることは間違いないので連絡したくない、できればそのままフェードアウトしたいという気持ちはわかります。しかし、採用担当者の立場から見ると、わが社に入ってくれるのかどうかをはっきりさせないことには、業務を終了することができないのです。

あなたが入社するかどうかで、今年度の採用を継続するか終了するかを確定する必要があります。お互いに無駄な時間を割かないためにも、定められた期限以内に採用担当者に連絡することを忘れないようにしましょう。

内定辞退の例文2選

内定を辞退する際は、どんな理由であれ企業に連絡するのがマナーです。企業は、あなたのために時間を用意しているわけですから、連絡をしないと無駄になってしまいます。そんな面接の辞退を連絡するには、電話とメールの2つの方法があります。どちらが良いという訳ではないですが、それぞれきちんとしたマナーがあります。ここでは、面接を辞退する際の電話の仕方・メールの仕方をご紹介します。

内定辞退の例文①電話の場合

お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します。〇月〇日の面接の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様をお願いできますでしょうか。

私、〇月〇日の〇時から面接のお約束をしております、〇〇大学の〇〇と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。

本日は、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。このようなお返事となって、大変申し訳ございません。

1つ目は、電話で面接の辞退を連絡する際の例文です。面接辞退の連絡が前日、または当日の場合は電話で連絡するようにしましょう。まず初めに大学名と名前を述べ、「採用担当の〇〇様」と担当者に取り次いでもらいます。「面接の件で電話」と、用件を伝えるのを忘れないでください。

担当者に代わったら、もう一度大学名と名前を述べます。担当者も忙しい可能性があるので、「お時間よろしいでしょうか」と断りを入れましょう。そして、面接を辞退したいことを伝え、お詫びの言葉を述べます。辞退の理由は、聞かれた場合のみ答えれば問題ありません。

内定電話の例文②メールの場合

〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日〇時から面接のお約束をしております、〇〇大学の〇〇と申します。

大変心苦しいことですが、一身上の都合によりこの度の面接を辞退させていただきたく、本日はご連絡を差し上げました。

お忙しい中、面接日程まで調整頂いたのに、大変申し訳ございません。

大変お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

就活太郎

東京都新宿区西新宿8-17

〇〇不動産グランドタワー405号

090‐0000‐0000

2つ目は、メールで連絡する際の例文です。面接がおこなわれる日まで余裕がある場合、メールで連絡しましょう。宛名は省略せず、「株式会社」と正式名称で記入しましょう。部署宛ての場合は「〇〇部 御中」、担当者宛ての場合は「採用ご担当 〇〇様」と書きます。

本文は電話で連絡する場合と同じように、面接の日時と名前を書き辞退したいことを述べます。メールの場合も、辞退する理由は書かなくて問題ありません。最後に、署名を書き忘れないようにしてください。署名には、最低でも名前・住所・電話番号を書いておきましょう。

採用担当者の経験談

世間は意外と狭いもので、別な会社に就職したとしても辞退した企業との取引があることもあります。もし、辞退の際の印象が悪ければ、仕事に影響してしまうかもしれません。逆に辞退の際の印象がよければ、それが縁で新しい取引が発生することもあります。

実際に内定辞退された学生が、2年後に私のもとに営業に来たことがありました。その方は、内定辞退の際もちゃんと事前に相談してくれており、最終的に辞退を決める際も、お互い納得の上で結論を出しました。

そのため彼に対して悪い印象はなく、頑張ってほしいなと陰ながら応援していました。2年の時を経て営業に来てくれた時は、本当に嬉しく思いました。結果的に、”入社”という形での縁はありませんでしたが、”取引先”として新たな縁が生まれることになりました。

 

内定辞退をする時はきちんとした対応を心掛けよう

内定辞退はしてもいいです。法的にも問題ない行為です。しかし、必ず礼儀だけは守りましょう。一度は自分を受け入れてくれた企業です。一緒に働こう、一緒に夢を見よう。一緒に成長しよう。内定にはそのような意味が含まれています。大学卒業するまでが就職活動です。●●の内定者と決めつけすぎずに、自分の可能性が広がり続ける行動を願っています。

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監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。