内定について

【内定辞退の仕方とマナー】メールや電話で連絡する際の例文

内定辞退の連絡の仕方とは 

内定をもらっても、第一志望の企業でなかった場合や、違う企業に入社を決めた場合には、内定を辞退して入社を断ることとなります。人により、内定辞退にはさまざまな理由がありますが、選考を経て多くの応募者の中から自分を選んでくれた企業に対して、失礼のないように伝えなければなりません。
内定辞退の旨を伝えるのは心苦しいものですが、マナーを守り早めに連絡しましょう。

また、いざ企業へ内定辞退の連絡をしようとすると、どのようにすればいいのか迷ってしまうものです。ここでは内定辞退のマナー、連絡の仕方、どのように伝えればいいのかなどを解説していきます。内定辞退の例文も合わせてご紹介していますので、参考にしてみてください。

内定辞退のマナー

内定辞退には、他の企業へ入社を希望する場合や、条件面で受け入れられない場合など、さまざまな理由があります。どのような場合でも、何の連絡もしないまま内定を辞退するのは大変失礼です。言いづらい内容のため気が引けますが、内定をもらった感謝と、謝罪の気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡方法や、担当者が不在の時の対応、連絡のタイミングなど、内定辞退で知っておきたいマナーについてご紹介します。

下の記事も内定辞退について解説していますので、併せて読んでみてください。

内定辞退は電話連絡が基本

内定辞退の連絡は電話でおこないましょう。電話はすぐに相手と話をすることができますし、直接自分の言葉で伝えることができます。またメールや手紙は、相手が読んでいるかどうか確かめるのが難しいですが、電話なら確実です。企業へ電話をかけ、採用担当者と話がしたいと伝え、繋いでもらいます。

内定辞退をするのは気が引けますが「大変申し訳ないのですが、内定を辞退させて頂きたく思います」としっかりと伝えましょう。電話で謝罪をすると、相手に誠意を感じてもらいやすいというメリットもあります。メールや手紙だと受け取る人によって、冷たい印象を持ったり、そっけないと思われたりする可能性も考えられます。ビジネスシーンにおいて、相手に必ず伝えなければいけない連絡は、電話でするのがマナーです。

就活のなかで電話をこちらからかけるときのマナーについては下の記事で紹介していますので、参考までに見てみてください。

担当者が不在の場合はメールで連絡する

企業へ電話をした時に担当者が不在の場合や、電話が繋がらなかった時には、メールで内定辞退の連絡をしてもよいでしょう。その際は、メールの本文に事前に電話で連絡をしていた旨を記載しておきます。「先ほどお電話をさせて頂きましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします」などと書くと、誠意が伝わりやすいです。メールでの内定辞退は失礼と感じる人もいますので、注意してください。

メールも、電話での連絡と同じように内定への感謝と、内定辞退することへの謝罪を伝えましょう。メールの方が電話よりも落ち着いて文章を考えることができます。しかし、電話連絡が基本のマナーとなりますので、メールは電話で伝えられない時の代用として考えておきましょう。

就活で必要なメールマナーについては下の記事で解説しています。

内定辞退を決めたら早めに連絡する

内定辞退を決めたら、速やかに相手先の企業に連絡を取ることが大切です。企業が内定を出すということは、あなたを4月から入る新入社員予定者としてカウントして計画を立てているからです。辞退するとこの予定が狂ってしまうため、採用担当者としてはすぐに連絡がほしい状況にあります。

場合によっては、新しい採用計画を立案したり、あなたの次席にいた応募者に連絡を取って人数を補充したりする必要があるのです。どの企業も、採用には莫大なコストをかけて臨んでいます。内定辞退をすることは仕方のないことですが、企業に迷惑をかけないためにも早めに連絡することを心がけましょう。

内定辞退は誠実な態度で臨む

内定辞退すると、今後応募先の企業と関わることはないからと、適当な態度で接してしまう人もいますがそれではいけません。その企業は、あなたを採用しようと思ってくれたのです。こちら側の一方的な都合によってお断りすることになるのですから、それ相応の態度が求められます。

内定辞退は基本的に電話でおこないますが、改めて手紙を送るとさらに誠実さが伝わりやすいです。ビジネスシーンにおいて丁寧に謝りたいとき、お詫び状を送ることは多くあります。必ず送るべきというわけではありませんが、送っておくとより誠実な対応だといえます。

お詫び状の書き方については下の記事で解説していますので、参考にしてみてください。

内定辞退の連絡をしないまま放置するのはNG

内定辞退関連で一番よくないことが、何もせずに放置することです。採用担当者に何か言われることは間違いないので連絡したくない、できればそのままフェードアウトしたいという気持ちはわかります。しかし、採用担当者の立場から見ると、わが社に入ってくれるのかどうかをはっきりさせないことには、業務を終了することができないのです。

あなたが入社するかどうかで、今年度の採用を継続するか終了するかを確定する必要があります。お互いに無駄な時間を割かないためにも、定められた期限以内に採用担当者に連絡することを忘れないようにしましょう。

内定辞退の取り消しについては下の記事で解説していますので、参考までに見てみてください。

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内定辞退の理由は具体的に伝えなくてOK

内定辞退の連絡をすると、担当者から辞退の理由を聞かれることがあります。具体的に詳しい理由を説明する必要はないため、その際には「検討した結果」「他社とのご縁を感じ決意した」などといいましょう。

実際の理由が、給与が他社より低かった、有名な企業へ就職したい、などだったとしても、正直にいうのは避けましょう。嘘はつかなくてもいいですが、印象が悪くなりそうな表現はしない方が無難です。

連絡をする前にあらかじめ内定辞退の理由を考えておくと、スムーズに答えられます。企業によっては、辞退の理由を聞かれないこともありますが、その時はあえて自分からいう必要はないため、内定辞退の旨と謝罪の言葉を伝えれば問題ありません。

内定辞退をした際、企業側から呼び出されるケースもあります。その際の対応については下の記事で解説していますので、併せて確認してみてください。

内定辞退を伝える際の例文

ここからは、内定辞退を伝える際の例文をご紹介します。電話とメール、それぞれの例文がありますので、参考にしてみてください。電話はメールとは違い、後から修正することができません。採用担当者と直接話をするのは緊張してしまうものですが、あらかじめ伝えるべき内容を考えておき、練習しておくとよいでしょう。

失礼のないように丁寧な言葉遣いを意識して、誠意を伝えられるように心掛けてみてください。メールは送信前に読み返し、間違いがないかどうか確認しましょう。

内定辞退の例文①電話の場合

お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します。お手数ですが、採用担当の〇〇様をお願いできますでしょうか。

先日は内定の通知をいただきありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、本日は、一身上の都合により内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。このようなお返事となって、大変申し訳ございません。

1つ目は、電話で内定の辞退を連絡する際の例文です。まず初めに大学名と名前を述べ、「採用担当の〇〇様」と担当者に取り次いでもらいます。「内定の件で電話」と、用件を伝えるのを忘れないでください。

担当者に代わったら、もう一度大学名と名前を述べます。担当者も忙しい可能性があるので、「お時間よろしいでしょうか」と断りを入れましょう。そして、内定を辞退したいことを伝え、お詫びの言葉を述べます。辞退の理由は、聞かれた場合のみ答えれば問題ありません。

内定辞退以外にも電話をする機会はありますので、電話のマナーについての詳細は下の記事から確認してみてください。

内定電話の例文②メールの場合

件名:内定辞退のご連絡

〇〇株式会社 人事部 
採用担当 〇〇様

お世話になっております。先日、内定のご連絡を頂きました〇〇大学の〇〇と申します。

大変心苦しいことですが、一身上の都合によりこの度の内定を辞退させていただきたく、本日はご連絡を差し上げました。
お忙しい中、ご連絡頂いたのに、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々には、大変お世話になりました。心より感謝しております。末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

就活太郎
東京都新宿区西新宿8-17
〇〇不動産グランドタワー405号
TEL:090‐0000‐0000
MAIL:xxx@xxxxx.jp

2つ目は、メールで連絡する際の例文です。宛名は省略せず、「株式会社」と正式名称で記入しましょう。部署宛ての場合は「〇〇部 御中」担当者宛ての場合は「採用ご担当 〇〇様」と書きます。

本文は電話で連絡する場合と同じように、名前を書き辞退したいことを述べます。メールの場合も、辞退する理由は書かなくて問題ありません。最後に、署名を書き忘れないようにしてください。署名には、最低でも名前・住所・電話番号を書いておきましょう。 

内定辞退の前に選考を辞退する場合もあります。その際のメールの作成方法は下の記事で紹介していますので参考にしてみてください。

内定辞退をする時は誠意をもった対応を心掛けよう

企業は内定辞退も予想して、応募者の選考をおこなっています。内定者から辞退の連絡が来るのも、想定内といえるでしょう。しかし、採用から内定を出すまでには多くの労力と時間がかかるものです。新入社員の入社に向けても準備を進めているでしょう。

さまざまな理由から辞退するのは仕方のないことですが、企業へは誠意を持って連絡をおこないましょう。内定辞退の連絡が遅くなったり、連絡がないまま辞退するのは大変迷惑になります。伝えづらいとは思いますが、内定辞退を決意した段階で、すぐに電話で連絡を取るようにしましょう。感謝と謝罪の気持ちが企業へ伝わるように、マナーを守りできるだけ早く連絡することが大切です。

下の記事でも内定辞退の期限などについて詳しく解説していますので、併せて読んでみてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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