【電話の受け方のマナー】就活で使える例文やNGな言動を紹介

就活中は電話の受け方も合否に影響する

電話がかかってくるときというのは大体がオフモードです。家の中にいるか外に出ているかの違いはあれども、いつもの自分で電話に出てしまうはずです。

しかし、そこで気を抜いておざなりな電話応対をしていると、後々そのときの印象が響くこともあります。電話応対のマナーを学んで、余計な減点をされないようにしましょう。

電話を受ける時のマナー6つ

電話応対のマナーと一口にいっても、わからない人の方が多いはずです。実際に働いている社会人をみても、完璧な電話応対ができている人というのは少ないです。しかし、そういった人でも基本となるマナーは抑えています。基本となるマナーさえ抑えておけば、失礼に当たる応対をすることはなくなります。

マナーは相手への思いやりの心でもあります。電話応対だけでも相手を不快にさせることも快くさせることもできるのです。社会人になったときの予習も兼ねて、電話応対マナーの基礎の基礎をみていきましょう。

内定電話の受け方とマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【内定電話の受け方】正しいマナーで好印象を与えるためのポイント

①なるべく3コール以内に出る

電話がかかってきたときに、はなるべく3コール以内で出ましょう。せっかく採用担当者が電話をかけてきてくれているのに、待たせるのは申し訳ないです。もし、用事などがあってどうしても出られず、3コール以上経ってから電話に出た場合は「お待たせして申し訳ございません」の一言を添えましょう。

この一言を電話に出た時にいえるだけで印象が変わってきます。また、「～の用事があって」などの理由を付ける場合は簡潔にしましょう。採用担当者もそこはあまり重視していません。このマナーは社会に出てからも必要になってくる電話応対の基本マナーです。しっかりと身につけるようにしましょう。

②明るく元気な声で電話に出る

電話は声の印象で評価が決まるため、明るく元気な声で電話に出るようにしましょう。特に第一声がもっとも印象深いため、一言目で明るく元気な声を出すことが重要です。ぼそぼそと小さい声で話したり、声のトーンが低かったりすると、暗い印象を与えてしまうことも少なくありません。

電話では相手の表情がみえないだけに声の印象だけで評価が決まり、対面しているときよりも細かいニュアンスが伝わりにくいです。つまり、面接でみると落ち着いた印象といった声のトーンでも、電話だと暗いと思われる可能性があることは理解しておきましょう。

好印象を与えるには、いつもより少し高めのトーンを意識して電話に出るようにし、聞き取りやすい音量でハキハキと話すことが大切です。

③「もしもし」は使用しない

普段電話をしている時に開口一番、「もしもし」といってしまう人は多いです。しかし、ビジネスにおける電話応対のマナーでいうと「もしもし」はNGです。電話に出たときには、自分の名前を名乗ることからはじめましょう。自分の名前を名乗ることで電話がつながっていること、間違い電話でないことが確認できるのです。

就活で電話を掛ける際は、「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼いたします」などの一言を添えるといいでしょう。「お世話になっております。◯◯大学◯年の◯◯と申します」という風に大学名などを盛り込むと相手もわかりやすいです。

④相手が言った内容を復唱して確認する

面接官から次回の面接の日時や場所、必要な持ち物などを伝える電話がかかってきたときは、「はい」や「わかりました」などの相槌を打っていないでしょうか。こういった応対も電話応対のマナーではよいとされません。例えば、面接官が「5月1日(いちにち)」と言ったのに「5月7日(しちにち)」と勘違いして相槌を打ってしまうと、企業にも迷惑をかけます。

そういった間違いをなくすためにも、「私はこのように聞こえました」という意味で相手が言った内容は復唱しましょう。そうすることで、間違っていればその場で訂正をしてもらえます。電話慣れしていないと慌ててしまい、聞き違えることは社会人になってからでもよくある話です。

⑤必ずメモを取る

電話が終わった後、覚え違いや忘れてしまうことがないように、メモをとるようにしましょう。復唱もして確認もしたにもかかわらず、通話を終了したら「面接の時間は何時だっけ」となってしまっては非常にもったいないです。

もちろん、もう一度採用担当者あてに電話をかければ正しい日時を教えてもらえるでしょう。しかし、それと同時に「これだけ大事な用件の電話に出てもメモも取らない人なんだな」という印象を与えてしまいます。

さらに、本来必要のなかった確認の電話を入れたことで、応対した採用担当者の時間を無駄に使わせてしまうことにもなるのです。

⑥電話を切るのは自分が最後

一般的なビジネスの電話応対だと「電話をかけた側が相手の時間を頂いているため、かけられた側が電話を切るまで待つ」というマナーがあります。しかし、就活のときには少し変わってきます。企業側の人が電話を切るまではこちらから電話を切らないようにしましょう。こちらから電話をかけたときには相手の勤務時間を頂戴しているわけですから、一般的な電話応対マナーと同様、電話を切ってもらうのを待ちます。

面接日時の通知などで電話をかけてこられたときは、自分のために連絡の必要が生じ、時間を頂戴していると考えましょう。企業の採用担当者も勤務時間内で就活生とのやり取りをしているため、その時間をもらっているという気持ちを忘れないようにしましょう。もしいくら待っても相手側の人が電話を切らなければ、こちら側から切るのもまたマナーです。

電話を受ける時のポイント

企業から電話を受ける際には、上記の2つのポイントを把握しておくとよいでしょう。これら2点を知っておくことで、企業から電話がかかってきてもスムーズに対応しやすくなります。

電話応対は自分からかける場合だけではなく、企業からかかってくるものも評価の対象です。企業からの電話対応に失敗しないためにも、これら2点は必ず押さえておきましょう。

非通知着信への対応について、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

• 就活中の非通知電話の対応とは｜企業が番号を表示しない理由も解説

相手の声が聞き取りにくい時の対応方法を知っておく

通話時の周囲の音や電波状態、電話機器の故障などによっては、相手の声が聞き取りにくいこともあります。聞き取りづらい場合は、「お電話が遠いようなのですが」など、きちんと声が聞こえない旨を伝えることが大切です。

聞き取りづらいままなにもいわずに通話を続けてしまうと、企業側は要件がすべて伝わったと勘違いしたまま電話を切ってしまいます。また、少しだけ聞こえるという場合でも、間違った情報を聞き取ってしまい、その後の選考に悪影響を及ぼしてしまうことがあります。

企業に再度かけ直して確認したり、認識の間違いがあったりするのはよくないため、聞き取りにくい場合は正直に申し出ましょう。ただし、「聞こえにくいです」のように、直接的な表現を用いるのはNGであるため、この点にも注意が必要です。

正しい言葉遣いができるようにしておく

電話では応対がスムーズにできるかだけではなく、言葉遣いもみられています。そのため、スムーズな応対ができたとしても、言葉遣いが正しくできていないと、マイナス評価になってしまう点には注意が必要です。

自分と相手の名前の言い方、尊敬語、謙譲語、クッション言葉は特にみられており、言葉遣いによるミスが多い部分でもあります。電話応対は社会人として必要な基礎能力であり、入社するまでにある程度は身につけておかなければなりません。

言葉遣いができていないと、社会人としての常識がない、だらしないなどの印象を与えてしまうため、注意が必要です。

自分と相手の名前の言い方

就活の電話では、相手と自分の呼び方が上記のようになります。電話口の相手は○○様が基本であり、要件のある人につないで欲しい場合も、「○○部の○○様はいらっしゃいますか」と聞きましょう。

また、この際に相手が役職者の場合は、「部長の○○様」や「課長の○○様」のように、役職名+○○様で聞くのが基本です。○○部長様のように、役職の後に様をつけるのは間違いであり、よく起きやすいミスであるため注意しましょう。

また、自分は「わたし」でも構いませんが、「わたくし」のほうがよりフォーマルな場に適しています。口頭で相手の会社を呼ぶときは御社であり、「貴社」を使用するのは書面の場合のみです。

尊敬語

尊敬語は相手の動作について話す場合に用います。行動の主語が相手になるため、例えば企業の○○様がいったことについて触れる場合は、「○○様が以前におっしゃった」となります。尊敬語は相手が主語になるため、自分の動作について話す場合には使用しません。

使いどころを間違えてしまうと、敬語表現が正しく身についていないと思われるため、注意が必要です。また、「来る」の尊敬語は「お越しになる」と「おいでになる」のどちらを使用しても構いません。

謙譲語

謙譲語は尊敬語と違い、自分が主語になる場合に用いる敬語表現です。例えば「○○様に以前申し上げた通り」など、自分が行動したことに触れる場合には、謙譲語を使用しましょう。

また、了承の意味を表す言葉は「承知しました」であり、「了解しました」ではありません。この間違いは多いため、就活やビジネスで使用する場合には、誤った表現にならないよう注意しましょう。

クッション言葉

尊敬語や謙譲語以外にも、言葉の印象を柔らかくするクッション言葉を用いるのはおすすめです。クッション言葉を使うことで、相手にお願いする場合や受け答えをする際の印象が柔らかくなり、より丁寧に伝わるでしょう。

クッション言葉は「恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」のように、同じシーンで両方の言い回しを使える場合があります。どちらを使用しても構いませんが、ボキャブラリーを増やしておくと、さまざまなシーンに対応できてよいでしょう。

電話の受け答えの例文3つ

ここからは、電話の受け答えの例文を紹介していきます。いずれも採用担当者との電話応対でよくある例になっていますので、しっかり読んで実際に電話をしているイメージをつけましょう。

例を読むときには声を出して実際に読み上げてみるとより効果的です。文章で読んでいるだけではどうしても覚えられないものですが、声に出して読んでみると体に入っていきます。友達と就活生側、人事部側に分かれて読み合ってみるのもいいでしょう。

①指定の日時に対応できる場合

就活生：はい、〇〇です。

人事部：株式会社〇〇の人事部〇〇と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか。

就活生： はい、問題ございません。

人事部： 弊社での選考の結果、〇〇さんには二次面接にお越し頂きたいと考えています。

就活生： ありがとうございます。ぜひ二次面接に伺わせて頂きたいと思います。

人事部：早速ですが、日程は〇月〇日〇曜日の〇時から〇〇ビルでいかがでしょうか？

就活生： 問題ございません。〇月〇日〇曜日の〇時に〇〇ビルに伺わせて頂きます。

人事部:：ありがとうございます。では当日お待ちしております。

就活生：お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。失礼致します。

人事部から指定された日時に対応できる場合の電話応対の例です。電話に出たら、自分の名前を名乗ることから入っています。続いて、面接に通過したので次回面接の日時と場所を指定されています。指定された日時を自然な形で復唱しています。日時や場所は必ず復唱することが大切です。また電話応対例の文章だけではわかりませんが、相手が電話を切ってから切ることも忘れないようにしましょう。

慣れないうちはマナー通りにいっているかどうかで手一杯になってしまい、用件が済むと「やっと終わった！」とばかりに電話を切ってしまう人も少なくありません。顔のみえないやり取りですで、ハキハキと明るく話すことは特に意識しましょう。電話の声というのは自分で思っているよりもこもって聞こえます。150%くらいの声を出すつもりで電話をしましょう。

②指定された日時に対応できない場合

就活生：申し訳ございません。ご指定頂いた日はあいにく都合が悪くお伺いすることができません。誠に恐縮ですが他の日時でお願いできないでしょうか。

人事部:：承知致しました。では〇月〇日〇曜日の〇時からでいかがでしょうか。

就活生： 調整していただきありがとうございます。〇月〇日〇曜日の〇時に〇〇ビルに伺わせて頂きます。

人事部：ありがとうございます。では当日お待ちしております。

就活生：お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。失礼致します。

こちらの例は、採用担当者が指定した面接日時が予定とどうしても合わなかった場合です。まずは、相手の指定した日時にこちら側の都合で行けないことを謝りましょう。これもひとつのマナーです。次に他の日程を聞くことで、面接には参加したいという意思を伝えるようにしましょう。

「都合が悪くていけません」とだけ伝えて、相手の採用担当者が他の日程を提案してくれるのを待つのはよくありません。他の日時でお願いできないかと一言添えるようにしましょう。都合が悪くていけないということは、自社の面接より外せない用件があるということにほかなりません。そこで行けないとだけ伝えてしまうと、面接拒否の意思表示にも取られてしまうのです。

③電話に出られなかった場合

就活生:：お忙しいところ失礼致します。私〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先ほどお電話を頂いたため、折り返しご連絡致しました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。

この例文は、かかってきた電話に出られなかった場合です。面接や説明会に出ていて電話に出られず、折り返しの電話を入れるのも就活生あるあるです。こちらから電話をかける時に注意することはまず、「お忙しいところ失礼致します」の一言を入れることです。

電話に出る人が人事部など採用担当の部署とは限りません。社内のどんな人が出ても、貴重な勤務時間を頂戴するという気持ちを持って電話をかけましょう。さらに「ただいまお時間よろしいでしょうか」など相手の時間を配慮するよう気をつけてください。

また、名前だけでなく、大学名や学部名も伝える必要があります。企業は多くの人を相手にしているため、同姓・同大学の人とやり取りをしていることもあります。混同を防ぐためにも名前を名乗ることは大事です。そして、電話をもらったため折り返しの電話をしていると伝えましょう。

電話を受けるときのNGな言動6つ

上記の例から、電話での受け答えはある程度理解できたでしょう。では次に、電話を受けた際にしてはいけない言動を紹介していきます。どんなによい対応を心がけていても、ひとつのNG行為を犯してしまった瞬間に、相手の心象は悪くなります。

ここでは、多くの就活生がやってしまいがちなNG言動を6つ紹介していきます。実際に企業から電話がかかってきた場合、緊張と焦りから意識して行動に移すことが難しくなります。日頃の電話でも、ここで紹介するNG行為をしないように心がけましょう。

①騒音の中で電話を受ける

騒音の中で電話をかけることは、相手の心象を下げる原因となります。騒音の中で電話を受ける行為は、人によっては「電話をする際のマナー分かっていない」と思われてしまいます。騒音の中で電話をかけると、お互いの声が周りの音にかき消されて聞き取りづらくなるため注意しましょう。

よくある悪い例で、駅のホームで電話を受ける就活生がいます。逆の立場に立って考えてみましょう。自分が重要な内容を伝えている最中に電車などの騒音が聞こえてきたら、本当に会話の内容が伝わっているか不安になりますし、話す気も失せてしまいます。

こうしたちょっとしたことで相手からの心象を悪くしてしまってはもったいないです。デメリットに繋がりそうな要因を1つでも取り除くために、電話を受ける際は静かな場所で受けるようにしましょう。

②他の作業をしながら電話を受ける

他の作業をしながら電話を受ける行為は、失礼に当たるNG行為です。相手が目の前にいないからと気を抜いた就活生の言動を、何千人と就活生をみてきた電話口の人事担当者は簡単に見抜くことができます。

また、なにか他のことをしながら電話をすると、会話内容が頭に入ってきづらいため、自分自身のためにもよくありません。会話内容を忘れてしまうのは本末転倒です。

なかでもよくある悪い例は、歩きながら電話を受けることです。歩きながらの電話は社会的にもマナー違反であるため、電話は立ち止まって受けるようにしましょう。電話中に他の作業をしていいのは、相手に「メモを取ってください」といわれたときだけです。電話をする際は、相手の話す内容に集中するようにしましょう。

③語尾を伸ばす

就活生に多く見られるNG言動のひとつが、語尾を伸ばしてしまうことです。マナー違反とまではいきませんが、語尾が呼びることを嫌う方もいますので気をつけましょう。例えば、「それは〜」や「あの～」などです。面接では語尾を伸ばさないのに、電話になると無意識に語尾を伸ばしてしまう人もいるようです。

語尾を伸ばす行為は相手にダラけた印象を与え、さらには不快にさせる場合があります。どんなに丁寧な言葉遣いをしていても、語尾を伸ばしてしまったがために、電話相手の心象を悪くさせたのではもったいないです。

④沈黙が続く

多少の沈黙であれば問題ありませんが、数秒に渡る沈黙は避けるようにしましょう。よくありがちなのは、予定を確認する際に「予定を確認いたしますので、少々お待ちいただけますか」などの前置きをせず、一方的に沈黙を作ってしまうことです。すぐに答えられない場合は、折り返し電話するなどの対応をしましょう。

こうした対応ができないと、場合によってはマイナス評価に繋がりますので十分に注意しましょう。沈黙を避けるため、無理に話し続ける必要はありません。前置きや折り返すことが大切です。誠意ある対応をし、相手に「沈黙が続くな」と思われないように心がけましょう。

⑤「たぶん」などのあいまいな返事をする

電話で「たぶん」などのあいまいな返事をすることもNG行為です。あいまいな回答をすると、社会人として信用されません。信用できない人材を企業は雇いたいと思いません。

あいまいな回答をした心当たりがあるようであれば、今のうちに意識して直すようにしましょう。しかし、どうしても現時点では回答しにくい場合もあります。そうした場合には、あいまいな回答をするのではなく、折り返し電話をするなどの対応を心がけ、明確な回答ができるようになってから返事をしましょう。

⑥「はいはい」や「うんうん」などの相づち

電話で相づちを打つ際に、「はいはい」や「うんうん」など相手を不快にする相づちを使うこともNG行為です。仮に自分が逆の立場になって、「うんうん」などの相づちを打たれたらどう感じるでしょうか。本当に話を理解しているのか、真剣に話を聞いてくれているのか不安になるでしょう。

相手の立場に立った際に不快だと思える言動は慎みましょう。無意識な言動で相手に不快な思いを与えないように気をつけるべきです。相づちが必要な際は、「はい」や「わかりました」など丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

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電話の受け方のマナーを守って好印象を与えよう

人と人が会って話す会話と比べて、電話で相手に伝わる情報量は極端に減ってしまうといわれています。面と向かって話すと伝わるニュアンスも、電話では顔が見えない分相手に伝わる情報がとても少なく、誤解を招くこともあります。電話で話す際には、特に丁寧に対応するように気をつけましょう。

とにかく「電話をすることで相手の時間をもらっていること」を意識するだけで応対が自然と丁寧になってきます。ぶっきらぼうな応対をされるよりも、丁寧に応対されたほうが人として気持ちよく感じるのは当然のことです。しかし、大げさにかしこまる必要はありません。自然と丁寧な応対を心がけましょう。

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