面談と面接の違いとは？必要な準備や都合が悪い時の返信方法

就活でありがちな「面談」

就職活動では、選考が始まる前や内定が出た後に、企業側から「面談」の機会を設定されることがあります。多くの就活生は選考過程として誰もが経験する「面接」と「面談」を混同してしまいがちですが、両者の実施目的はそれぞれ全く異なります。皆さんは、その違いをきちんと理解した上でそれぞれ準備ができているでしょうか。

これらの違いをしっかりと理解していなければ、せっかく掴みかけた内定のチャンスを逃してしまうことになるかもしれません。この記事では、「面談」と「面接」の違い、面談を実施する背景やその対応方法などについて、詳しく解説していきます。実りのある面談を行うために、ぜひ参考にしてみてください。

面談と面接の違い

「面談」と「面接」では、その開催目的が全く異なります。大前提として、面接とは「企業側が応募者の能力やスキルを見極める活動」である一方、面談とは「社員と応募者が膝を付き合わせたやりとりを通じて、相互の理解を深める活動」を指します。

面接の主導権は多くの場合に企業側にありますが、面談ではお互いが対等な立場でコミュニケーションを取ることを目的としています。しかし、多くの就活生は両者を区別できていないことから、「面談」に呼ばれたことを「面接」に呼ばれたと受け取っている場合が多いようです。

面接は採用試験の1つ

まずは「面接」について、改めてその目的を確認していきます。面接とは、選考過程の一部であり、企業側としては応募者の仕事への適性、能力、人柄を評価し、選別することを目的としています。選考である以上、企業側が主導することになるため、応募者が自由に質問したり発言したりすることはできません。

一方で応募者にとっては、自分自身のことをよりよく企業側に理解してもらい、仕事に対する意欲や能力をアピールする場となります。多くの場合、面接はとても形式的で、その場の緊張した雰囲気や面接官の対応方法によっては、思うように自分を表現できなかった、採用担当者の反応を伺いながら無難な受け答えをしてしまったという就活生も多いのではないでしょうか。

面接について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【面接をする意味】面談との違いや採用担当者が見るポイントを紹介

面接よりもラフに話せる

「面談」は、企業の担当者と候補者がより対等に近い立場で、相互理解を深めることを目的としてセッティングされます。企業側の担当者は、候補者のいわば引き上げ役として、目をつけた候補者に自社の魅力を伝え、その後の選考ステップに進んでもらえるよう動機付けすることを目指しています。

候補者にとっては、正式な選考過程ではない面談を利用して、肩肘張らずよりフランクに仕事内容や社風、キャリアなどについて、企業の担当者とざっくばらんにやりとりすることができます。形式的な面接とは違い、面談は自然な会話の中で自分をアピールしたり、企業のことをヒアリングしたりすることが可能です。

面談をおこなう理由

正式な選考ステップにはいる前に企業側が面談を実施するのは、「攻めの採用活動」を行う必要があるからです。つまり、優秀な人材の確保が非常に難しい現在の売り手市場において、より積極的に候補者との接点を持つことで、少しでも多くの候補者が自社に応募してくれるようモチベートしなくてはならないのです。ここからは、企業が面談を行う理由についていくつかご紹介します。

業務内容の説明

面談では、最初に企業の担当者と候補者それぞれが自己紹介を行なった後に、ほぼ必ず企業側から会社の事業紹介や業務内容の説明が行われます。多くの場合、企業のパンフレットなどの資料をもとに、自社の商品やサービスについてと入社後に担当することになる具体的な業務内容について説明を受けることになります。

その他、資料には載っていない自社の魅力や社風についても案内がある場合がほとんどです。候補者にとっては、多数の学生に対して一斉に説明が行われる会社説明会とは違い、企業についてざっくばらんに質疑応答できることが、面談の大きなメリットになります。

応募者へのヒアリング

面談は、企業と候補者の相互理解を促進する場であることから、多くの場合、企業の担当者から候補者のキャリアビジョンやその他の希望についての聞き取りが行われます。企業側としては、目をつけた候補者にその後の選考ステップに進んでもらい、入社が決まった暁にはその後も長く自社で活躍してもらいたいと考えています。

早い段階で候補者の中長期的なキャリアビジョンをヒアリングすることで、入社後のミスマッチによる離職を防ぐことができます。また、こうしたやりとりを通じて、キャリア制度や社風とマッチしそうか、どのような働き方ができそうかを相互で確認しあうことができます。

条件面の話し合い

キャリアビジョンに加えて、候補者が個別により詳しく知りたい情報としては、給料や勤務地、勤務時間といった労働条件が挙げられます。多くの場合、こうした条件面の確認や希望のすり合わせも面談の中で行われます。

前述の通り、企業にとっては、候補者により長く自社で働いてもらうためには、候補者が希望する労働条件に自社の労働条件がある程度合致していることが非常に重要です。相互の確認と理解不足による離職を避けるためには、選考前の面談の段階でしっかりと働く環境について理解を深めておくことは、企業、候補者双方にとって大切なことといえます。

親交を深める

そして、業務内容の紹介やキャリアビジョンのすり合わせといった実務的な内容以外で重要なこととして、企業の担当者と候補者の親交を深めることが挙げられます。面談は、お互いのことをよりよく理解し、信頼関係を築く交流の場であり、選考前に実施される場合もあれば内定者懇談会と同時に行われる場合もあります。

開催のタイミングがいつであろうと、面談を通じて入社までにしっかりと両者の理解と親交を深め、候補者が安心して仕事を始められるよう、社員との信頼関係を構築するという企業側の大目標に違いはありません。社員と親交を深める機会は、会社説明会や選考ではなかなか得られませんので、面談の機会を有効活用するようにしましょう。

面談には様々な形式がある

単に面談と言っても形式は様々です。しかし、「学生の本音をきく」という点においてはどの種類の面談においても変わりません。面談に呼ばれた場合は最低限のマナーは考慮しつつ、ざっくばらんに話しましょう。ここで自分の本音を隠してしまっては、早期退職に繋がる恐れもあります。企業に迷惑がかかりますし、何より転職活動で苦戦することとなります。面談に呼ばれた際は怖がることなく、今の本音を話しましょう。

カジュアル面談

カジュアル面談とは、主に「選考を本格的に開始する前に一度話しやすい場でゆっくり話しましょう」という意図を持って行われます。選考に直接影響することはないという場合がほとんどです。しかし、企業側も採用担当者が来るので、選考に直接影響しないにしても印象には残ります。

やはり相手も人間なので、あなたの印象が良いか悪いかの判断はしてしまいます。カジュアル面談だからといってマナー違反なことや、失礼な態度をとることは絶対にやめましょう。

カジュアル面談について、更に詳しく知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

• 【カジュアル面談とは】企業から見られるポイントをご紹介

リクルーター面談

リクルーター面談は、企業側が優秀な学生を囲い込むために行なっている面談です。リクルーターという名の付く通り、大学卒業後の就職先などの相談を気軽にできるという意味合いがあります。学生側の立場からすれば、既に社会に出ている先輩から就職活動のサポートを直接受けるわけなので、心強いものとなります。

逆に企業側からすれば、優秀な学生と早い時期のうちに接点が持てるため、リクルーターとなってその企業についてのアプローチをしようという意図があります。こちらも選考には関係ないと言って呼ばれることがほとんどですが、悪い印象を残してしまうと、後々選考に影響を及ぼしかねませんので、注意しましょう。

リクルーター面談で好印象を残す方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• リクルーター面談で印象が良くなる質問集｜お礼メールやマナーも紹介

面談の流れ

面談はどういった流れでおこなわれるのか、想像がつかないという人も多いでしょう。面談は、主にアイスブレイク、自己紹介、質問・相談という流れでおこなわれます。面接ではないためややフランクな雰囲気がありますが、リラックスしすぎにようにして担当者に失礼のない受け答えをするように心がけましょう。

面談はお互いに理解を深めるためにおこなわれるものですので、本番でつまづかないように流れについて知っておくことが大切です。

アイスブレイク

面談のはじめにおこなわれるのが、アイスブレイクというものです。アイスブレイクは、面接官が相手の緊張をほぐしコミュニケーションが取りやすい雰囲気をつくることです。主に気候やニュースなど、雑談といえる話を振られることが多いでしょう。アイスブレイクなしで面談を進めると就活生は緊張がほぐれていないため、企業は就活生の本来の性格や人柄について知ることができません。そうした事態を避けるために、アイスブレイクはおこなわれるのです。

アイスブレイクでは会話のキャッチボールを心掛け、向こうから投げかけられた質問や問いかけには固くなりすぎずに自然体で回答するようにしましょう。3分ほど面談の相手と会話することで、その後も話しやすくなるはずです。

自己紹介

アイスブレイクのあとは、企業についての説明と面談担当者の自己紹介がおこなわれます。自分も自己紹介をする流れとなりますが、企業の自己紹介の前におこなうのか後におこなうのかは決まっていないためその時の流れに任せましょう。面談では企業側も自身について紹介してくれるため、より企業について理解を深めることができます。

面接の場合は自己アピールをすることが大切ですが、面談はお互いに理解を深めることが大切です。自己紹介では、相手の話を真摯な態度で聞くようにしましょう。面談担当者は就活生のために積極的に企業情報について話してくれるはずです。

質問・相談

お互いの情報について理解出来たら、面談担当者から質問はないか聞かれます。何か気になることがある場合は、素直に質問または相談をしてみましょう。面接で質問がないか聞かれた際には、自己アピールも交えて質疑応答が行われる場合が多いですが、面談は違います。肩の力を抜いて、本当に自分が知りたいことを質問すれば、面談担当者が詳しく答えてくれるはずです。

場合によってはその場で詳しい回答を得られない場合もありますが、聞き漏れがないようになんでも質問してみましょう。すぐに答えられない質問については、後日確認して改めて連絡してもらえる場合が多いです。質問をすることで、地震が知りたい企業の情報を収集するようにしましょう。

面談に必要な準備と注意点

繰り返しになりますが、面談は面接とは異なり、正式な選考プロセスの一部ではありません。しかし、だからといって何も準備をせず面談に出向くことは望ましくありません。せっかく企業側が興味を持ちアプローチをしてきているので、その機会をしっかり活かし、内定を掴めるよう気を抜かず対応するように心がけましょう。ここでは、面談ための準備や心構えについてご案内します。

面談の内容に合わせて話す内容を考える

面談には、必ず企業側として実施する目的があります。目的は概ね前述の通りであることが多いですが、企業によっては内定後に実施する場合もあります。時期はいつであれ、面談実施の要望を企業側から受け取ったときには、面談の具体的な内容や目的をあらかじめ確認し、それに合わせた事前準備を行うように心がけましょう。

特に、面談はホームページなどでは分からない情報を担当者に直接確認できる絶好のチャンスです。その企業に対して興味を持っていることをアピールする意味でも、事前の調査と準備は入念に行うことが大切です。

面談で不採用になる場合もある

面接とはその目的が異なるものの、面談を通じて企業側から「その後の選考ステップに進んでもらう必要なし」と判断されてしまう場合もあります。面談は、そもそも候補者の入社意欲やその企業への興味を高めてもらうことを目的としているため、面談実施時点で高い入社意欲を持っている必要はありません。

しかし、面談のための準備があまりに疎かであったり、企業側が提供できるキャリアと候補者が希望するキャリアの方向性が全く異なれば、残念ながらその後不採用となることも考えられます。準備不足からくる不採用は、自分自身の努力で防ぐことができます。せっかくの機会を無駄にしないよう、入念な準備を心がけましょう。

内定後も気を抜かない

内定後に面談実施を要望されることがありますが、その場合でも注意が必要です。内定後の面談でも、基本的にやりとりする内容は選考前の場合とほぼ同様に、入社を前提として具体的な業務内容、労働条件、キャリアビジョンなどについての確認になります。

しかし、内定後の面談の場合は、面談をする社員は入社後に一緒に働くことになるため、自分に好印象を持ってもらえるよう気をつける必要があります。面談でのやりとりや態度をもとに内定を取り消されることはまずないと思いますが、他の同期社員と比較をされ、配属などに影響する可能性がありますので気を抜かず、しっかり対応するようにしましょう。

面談のスケジュールが合わない場合

選考前であっても、内定後であっても、面談のスケジュールがどうしても調整できないことは起こりえます。極力企業の都合に合わせて自分のスケジュールを調整することが望ましいですが、やむを得ない事情でどうしても調整ができない場合は、できるだけ早く担当者に連絡をとり、再調整をお願いしなければなりません。

丁重に謝罪して調整をお願いする

企業側から提案されたスケジュールに対応できないと分かったら、できるだけ早く担当者に連絡を取り、丁重に謝罪をした上でスケジュールを再度調整してもらうようにしましょう。採用担当者はできるだけ多くの候補者と会い、自社のことを1人でも多くの人にアピールしたいと考えています。空いた日程を有効に活用できれば、その他の候補者とも面談を実施できる可能性もあります。

また、彼らは面談だけでなく、その後の選考ステップに向けて、会社説明会や企業PRなどさまざまな仕事に日々追われています。そうした企業側の状況にも配慮をし、できれば電話で丁寧に状況を伝え、日程を調整してもらうように心がけましょう。

候補日を挙げるとスマート

日程の変更をお願いする際には、自分としてはいつであれば対応できそうなのか、複数の候補日を企業側に提案することは社会人としてスマートな対応といえます。就活生側から候補日を挙げなければ、企業側からの提案後に再度調整をお願いしなくてはならないという事態も起こりかねません。

どんなに忙しくても候補日は1つではなく、3〜4日程は提示するといいでしょう。また、あまりに提示する時間帯が限られているのも、企業側に自分の都合を押し付けているように受け取られかねません。最低でも午前、午後丸々空いている日程を提示するように心がけましょう。

日程調整の返信例

ここでは、面談の日程調整が必要になった場合のメールの書き方についてご案内します。電話で連絡をするのが最も確実な方法ですが、企業側からメールで連絡を受け取った場合などには、メールで返信をすることは全く問題ありません。以下、メールの書き方の例文も掲載しましたので、ぜひ参考にしてみてください。

提示された候補日で都合がつく場合

企業から送られてきた面談の日程調整メールに対して、都合がつく場合は以下のようなメール文で返信をしましょう。

最初に所属と氏名を記載し、面談の機会を作ってもらったことに感謝の意を示しましょう。その後、提案された日程に相互で間違いが生じないよう、例文の通りメール上にも改めて日程を記載するとよいでしょう。

提示された候補日で都合がつかない場合

書き出しは同様ですが、日程調整が必要な理由と謝罪文を記載した後に、自分の都合がつく日程案をいくつか提案しましょう。候補の時間があまりに限られていると調整できな可能性が高いので、最低でも午前、午後一杯時間が取れる日程を企業側に提示するとよいでしょう。

面談は採用への嬉しい一歩

ここまで、面接と面談の違い、面談を行う理由や準備の注意点などを詳しく解説してきました。面談は、選考の一部でないため面接とは異なり、なかなか質問しづらい社風や待遇などについてもよりざっくばらんに企業の担当者とやりとりすることができます。

企業側としても、候補者から自社に興味を持ってあれこれ質問をされるのは、とても好ましいことです。インターンシップやOB・OG訪問のように、社員と交流できる機会はますます増えていますが、面談は企業側からアプローチしてくるという意味で、その他の機会よりも候補者にとってはより有利です。面談は採用に近づく大きな一歩ですので、ぜひここに書かれていることを実践して有意義な面談にしてみてください。

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