内定承諾書の添え状の作り方から郵送方法【テンプレート付き】

内定承諾書には添え状を添付するのがマナー

ビジネスシーンでは、文章を送る際に添え状を添付するのが基本です。添え状は、受け取りミスをなくすために同封書類の内容を示す文書となっています。

添え状は、社会人になってからも作成する機会がある書類といえます。就活の段階でも、内定承諾書だけを送るのではなく、添え状を忘れずに付けるようにしましょう。その際には、マナーやあいさつ文の書き方を知っておくことが大切です。

こちらの記事では、内定承諾書の提出期限について解説しています。

• 【内定承諾書の提出期限とは】延長可能な期間とお願いのタイミング

添え状に書いておくべき項目

添え状では、上記の8つの項目の記載が基本となっています。どれかの項目がないからといって「マナー違反だ」と評価が下がる可能性は低いといえますが、違和感を感じることもあります。そのため、作成時は項目が全て入っているか、確認しながら進めるといいでしょう。

内定承諾書を入れる封筒の書き方については、こちらの記事を参考にしてみてください。

• 【内定承諾書封筒の書き方】サイズ・色・裏書き・料金まで徹底解説

添え状の作成は手書きでもパソコンでも可

添え状は、手書きとパソコンのどちらで作成しても構いません。手書きで作成したからといって、マナー違反だと思われたり評価が下がったりすることはないと覚えておきましょう。

ただし、手書きとパソコンでは、各項目の位置や書き方が変わってくるため注意してください。以下で、添え状の例を「パソコンの場合」と「手書きの場合」に分けて解説していきます。例を参考にしながら、内定承諾書の添え状を作成しましょう。

内定承諾書の添え状の例文

内定承諾書の添え状の書き方を、パソコンと手書きの2パターンの画像付きで解説していきます。大まかな内容は同じですが、パソコンは横書き、手書きは縦書きなどの違いがあります。画像を参考にして、内定承諾書の添え状を作成しましょう。

添え状の例文：パソコンの場合

まずは、パソコンで作成する場合の例文です。画像を参考にしながら、項目ごとに書き方を解説していきます。日付は、右上に提出する日を書きます。添え状を作成した日ではなく、提出する日なので間違えないようにしてください。

宛名は、左上に記入します。「御中」と「様」を使い分けて書きましょう。続いて、差出人の情報を日付の下に記入します。自身の氏名・学校名・学部名・学科名・住所・電話番号を書いておきましょう。本文は、時候の挨拶をしたあとに内定のお礼を一言書きます。時候の挨拶は、季節によって違うものもあるので注意しましょう。

最後に記書きです。記書きは、まず中央に「記」と書き、同封している内容を箇条書きします。最後に「以上」と書くのを、忘れないようにしてください。

内定承諾書の添え状についての記事はこちらです。併せて読んでみてください。

• 内定承諾書に添え状はいらないのか｜役割と書き方を例文付きで解説

添え状の例文：手書き(縦書き)の場合

手書きの場合の添え状の例文です。手書きで添え状を作成する場合は、縦書きにするのが一般的です。添え状に書くべき項目はパソコンで作成する場合と同じですが、書き方が違います。縦書きの場合は、まず本題から書き始めましょう。時候の挨拶をした後に、内定のお礼を書きます。

本文の始まりは「拝啓」、締めは「敬具」です。本題の後は提出する日付、差出人の情報と続きます。差出人の情報は、下に揃えて書くときれいにまとまってみえるでしょう。

最後に宛名を書きます。宛名は、差出人の情報とは違い上に揃えて書いてください。縦書きの場合は、記書きがありません。本題で「内定承諾書　1部」と分かりやすく書きましょう。

内定承諾書の送付状の書き方についてはこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【内定承諾書の送付状】書き方3ステップと参考になる例文3選

添え状で使える時候の挨拶の例

添え状は単にビジネスマナーとしての約束事というだけでなく、挨拶状としての意味もあります。手紙と同様に送付する時節に合わせた挨拶文を冒頭に入れなければなりません。時候の挨拶文は、俳句の季語と同じように季節や月によってある程度決まったフレーズや言葉があります。

手紙を書くなど、時候の挨拶が必要な機会がないと慣れないうちは戸惑うかもしれません。しかし、現在はネットで簡単に時候の挨拶を検索できますし、ワードなどのパソコンソフトは手紙の書き出しや時候の挨拶をアシストしてくれる機能もあります。

ここでは、時候の挨拶の例をいくつか紹介いたします。

以下の記事では、内定承諾書の添え状を手書きで作成する方法について解説しています。

• 【内定承諾書の添え状を手書きで作成する方法】書くべき内容も解説

内定承諾書を郵送する封筒の書き方

内定承諾書を郵送する際には、封筒の書き方にも気を付けましょう。封筒の書き方が悪いと、場合によっては差出人の元に戻ってきてしまいます。また、封筒の書き方にはマナーがあるため、正しく書けていないと企業に対して失礼です。

社会人として基本のマナーとなりますので、就活生のうちに身に付けておきましょう。

封筒の表面と裏面の書き方

返信用封筒に差出人名を書く際のマナーは、以下の通りです。文字の大きさや配置のバランスに気を付けて、丁寧に書くようにしましょう。

個人宛は「様」会社宛は「御中」と記載する

企業から内定承諾書が送られてきた際に、返信用封筒が同封されていることがあります。返信用封筒は、宛名の下に「行」「宛」などと書かれていることが多いです。ビジネスマナー上、「行」「宛」などは二重線で消すのがマナーです。 

担当者や個人名なら「様」、会社や事業部なら「御中」と二重線で消した横に書き直して送るようにしましょう。名字印等が押されている場合は、印鑑部分は消さないようにします。

以下の記事では、宛名の書き方について解説しています。ぜひ読んでみてください。

• 【採用ご担当様の使い方】宛名の書き方や正しい敬称のつけ方を解説

封筒は「〆」で閉じる

封筒をノリ付けした後に、「〆」と境目の中心部分に書いて封をしましょう。「〆」で封をするのが一般的ですが、「封」や「緘」という字を書くこともあります。「〆」は、確かに封をしましたという証拠になるものです。

間違えて「×」マークを書いてしまわないように気を付けましょう。「〆」は必ず書かなければならないものではありませんが、この印があることで丁寧に作成したことがアピールできます。

封筒の封の仕方はこちらの記事で確認しておきましょう。

• 【封筒の封の仕方】正しい封じ方や〆の書き方を画像で解説

内定承諾書と添え状を郵送する際の3つの注意点

内定承諾書の添え状が用意できたら、最後に抜けが無いか確認するようにしましょう。誤字脱字の確認をした上で、郵送する際のマナーを守って送ることが大切です。郵送方法のマナーは一般常識として身に付けておいた方がいいものですので、確認しておきましょう。

①誤字脱字に注意する

添え状を作成する際には、誤字脱字にも気を付けましょう。注意をしていてもミスは起きてしまうものです。添え状を書き終えた後と封筒に封入する直前には、書き間違いがないか再度チェックするようにしましょう。

誤字脱字で極端に評価が下がることはないといえますが、だらしない性格だと思われたり、社会人としてきちんと仕事をする姿勢ができていない印象を与えたりしてしまいます。添え状は、細部まで気を配って作成しましょう。

②クリアファイルに入れる

内定承諾書は、クリファイルに入れるのがマナーです。内定承諾書は大切な書類ですので、折れたり破れたり濡れたりするのを防ぐため、クリアファイルなどに入れて保護しなければいけません。郵送する過程で雨に塗れたりする可能性もありますので、書類を揃えて入れておくようにしましょう。

この際、内定承諾書と添え状は1枚のクリアファイルにまとめて入れて問題ありません。添え状を内定承諾書の上に重ねて入れるようにしてください。

③A4サイズの白い封筒を使う

内定承諾書を郵送する際は、白い封筒で送るようにしましょう。重要書類は、茶封筒ではなく白い封筒を使うのがマナーです。書類は折らずに入れるため、A4サイズの白い封筒を選ぶようにしましょう。

企業から返信用に茶封筒が送られていた場合は、買い替えずにそのまま使用すれば問題ありません。わざわざ自分の用意した封筒を使う必要はないため、臨機応変に対応して送るようにしましょう。

以下の記事では封筒の色の選び方について解説しています。

• 就活で使う封筒の色に悩んでいる人必見｜正しい選び方・送り方を紹介

内定承諾書を郵送するのが遅れる場合

内定承諾書を郵送するのが遅れる場合には、事前に企業へ電話でその旨を連絡しておくようにしましょう。大前提として郵送が遅れないようにしておくことが何よりも重要です。しかし、何らかの理由で提出期限に間に合わなくなってしまうこともあり得ます。

そのような場合に企業へ何も連絡をしないでおくと、「期限を守らない人間なのだな」と思われてしまいます。最悪の場合、内定を辞退したと勘違いされてしまう可能性もあります。

期限に遅れそうであれば、それがわかった時点で報告を行うことが社会人としてのマナーです。万が一の時には、速やかに企業へ連絡するようにしてください。

書類を郵送する場合のマナーについてはこちらの記事で確認しておきましょう。

• 【郵送とは何か】就活時に知っておきたい郵送方法とマナーを解説

内定承諾書の添え状はテンプレートを参考に作成しよう

内定承諾書の添え状の書き方と、郵送の際に守るべきビジネスマナーを解説しました。内定承諾書の添え状は、パソコンと手書きで書き方に違いがあるため、例を参考にしながら作成するようにしましょう。

また、内定承諾書と添え状を郵送する際には、クリアファイルにいれるなどのマナーを守ることが大切です。企業に内定承諾書が届けばいいと気を抜かずに、社会人としての常識を守って郵送するようにしましょう。

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