内定について

内定承諾書の添え状の作り方から郵送方法【テンプレート付き】

添え状は社会の大事なマナー

ビジネスシーンでは文章を送る際、添え状の添付が基本です。添え状とは、授受ミスをなくすために使われており、送る内容を示します。簡単なあいさつ文と内容書類の記載があるでしょう。社会人になるための準備として、就活の段階でも内定承諾書だけでなく文書を郵送する際は、添え状を付けるようにしましょう。

添え状に書いておくべき項目

まずは添え状に書いておくべき項目について説明しましょう。

添え状では上記の8つの項目の記載が基本となっています。どれかの項目がないからと言って「マナー違反だ」とはなりませんが、違和感を感じる可能性もありますので、作成時は項目が全て入っているか、確認しながら進めるといいでしょう。

添え状は手書きでもパソコンでも可

添え状は手書きで書くべきなのか、それともパソコンで作成すべきなのか分からない就活生は多いでしょう。結論から述べると、手書きとパソコンどちらで作成してもよいのです。手書きで作成したからといってマナー違反になる訳でもないですし、評価が下がることもありません。

添え状を書くポイントで紹介した項目を、しっかり書くようにしましょう。ただし、手書きとパソコンでは、各項目の位置や書き方が変わってくるので注意してください。以下で、添え状の例を「パソコンの場合」と「手書きの場合」に分けてご紹介するので参考にしてください。

誤字脱字に注意する

添え状を作成する際には、誤字脱字にも気を付けましょう。注意をしていてもミスは起きてしまうものです。書き終えたら一度誤字がないかチェックし、封筒に封入する前には再度チェックし、誤字の内容にしましょう。また宛名の企業名や担当者名は正式名称で書くようにしてください。

略称で記入することは失礼にあたりますので、「株式会社〇〇」と正式名称で記入するようにしましょう。誤字脱字は見直しいより防げるものです。添え状を作成する際には、誤字脱字には十分に注意して作成するようにしましょう。

添え状の例文をご紹介

添え状の例文を2つ、ご紹介します。パソコンと手書きの2パターンの添え状を画像付きで紹介するので、参考にしてください。

添え状の例文:パソコンの場合

まずは、パソコンで作成する場合の例文です。画像を参考にしながら、項目ごとに書き方を解説していきます。日付は、右上に提出する日を書きます。添え状を作成した日ではなく、提出する日なので間違えないようにしてください。

宛名は、左上に記入します。「御中」と「様」を使い分けて書きましょう。続いて、差出人の情報を日付の下に記入します。氏名・学校名・学部名・学科名・住所・電話番号は、最低でも書いておきましょう。本題は、時候の挨拶をしたあとに内定のお礼を一言書きます。

時候の挨拶は、季節によって違うものもあるので注意しましょう。最後に記書きです。記書きは、まず中央に「記」と書き、同封している内容を箇条書きします。「以上」と書くのを、忘れないようにしてください。

添え状の例文:手書き(縦書き)の場合

手書きの場合の添え状の例文です。手書きで添え状を作成する場合は、縦書きにするのがベターです。添え状に書くべき項目はパソコンで作成する場合と同じですが、書き方が違います。縦書きの場合は、まず本題から書き始めるのです。時候の挨拶をした後に、内定のお礼を書きましょう。

パソコンで作成する場合にもいえますが、始まりは「拝啓」締めは「敬具」です。本題の後は提出する日付、差出人の情報と続きます。差出人の情報は、下に揃えて書くときれいにまとまって見えるでしょう。

最後に宛名を書きます。宛名は、差出人の情報とは違い上に揃えて書いてください。縦書きの場合は、記書きがありません。本題で「内定承諾書 1部」と分かりやすく書きましょう。

添え状で使える時候の挨拶の例

添え状は単にビジネスマナーとしての約束事というだけでなく、挨拶状としての意味もありますから、手紙と同様に送付する時節に合わせた挨拶文を冒頭に入れなければなりません。時候の挨拶文は、俳句の季語と同じように季節や月によってある程度決まったフレーズや言葉があります。

学生の皆さんにはあまり接する機会がないので慣れないうちは戸惑うかもしれませんが、現在はネットでも簡単に検索できますし、ワードなどのパソコンソフトでは手紙の書き出しや時候の挨拶をアシストしてくれる機能もあります。しかしながらこの際、いろいろ調べてみて社会人のマナーとして身につけておくのも良いかもしれませんね。ここでは時候の挨拶の例をいくつか紹介いたします。

3月
早春の候、軽暖の候、浅春の候、春暖の候
例「春陽の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」
4月
仲春の候、春暖の候、桜花爛漫の候
5月
新緑の候、薫風の候、惜春の候
6月
初夏の候、向暑の候、梅雨の候

※各月においても季節ごとに変わってきますので、添え状の送付時期に合わせて選んでください。

内定承諾書を郵送する封筒の書き方

封筒の書き方が悪いと、最悪のケース差出人の元に戻ってきます。内定承諾書を郵送する際は、封筒の書き方にも注意しましょう。

バランスに注意して丁寧に書く

返信用封筒に差出人名を書く際は、マナーについてもチェックしましょう。

差出人の書き方

【表面】
・住所
長くなるときは2列にして、郵便番号の小枠の下にバランスよく並べてください。番地は漢数字で統一しましょう。これから入社する会社ですので、都道府県から丁寧に記載してください。

・宛名
宛名は、中央部分に住所より大きく書きます。「人事課長」「社長」といった肩書は、送り先の氏名より小さい字で書くと良いでしょう。

【裏面】
・名前
封筒の裏面左下に名前と住所を記載しましょう。裏面はおろそかにしがちですが、そこも間違いなく見られています。いつも丁寧な対応ができることはとても大切です。細やかな部分ですが、しっかり気を配りましょう。

個人宛は「様」・会社宛は「御中」に

返信用封筒には、宛名がついていることが多いですよね。ビジネスマナーでは、担当者や個人名なら「様」、会社や事業部なら「御中」が正しいとされています。しかし、返信用封筒には返信者への気遣いとして「行」「宛」などが書かれているのです。

ビジネスマナー上、「行」「宛」など1文字なら2本斜線で消して正しい宛名を書きましょう。2文字以上であれば、2本平行線を引くことが正しいとされています。

封筒口は「〆」で閉じよう

封筒口を閉じる部分に書く封緘語(ふうかんご)をご存知でしょうか。ノリ付けした後に、「〆」「封」「緘」を境目の中心部分に書いてください。「〆」が一般的です。「緘」は男性のみが使うので注意しましょう。また、内定承諾書在中、親展と赤字で書くと相手が内容を確認しやすいでしょう。ただ、書かなくても良いので安心してください。

内定承諾書を郵送する際の注意点

添え状の書き方を身につけたら、次は郵送のポイントです。たとえ立派な添え状を書いたとしても、郵送方法のマナーが悪いと意味がありません。郵送方法までしっかりと学んでおきましょう。

クリアファイルに入れる

内定承諾書は、クリファイルに入れるのがマナーです。内定承諾書は大切な書類ですから、折れたり破れたり濡れたりするのを防ぐため、クリアファイルなどに入れて保護しなければいけません。もし汚れると印象が悪くなってしまうので気を付けましょう。この際、内定承諾書とお礼状は1枚のクリアファイルにまとめて問題ありません。お礼状を上にして入れてください。

A4サイズの白い封筒を使う

内定承諾書を郵送する際は、封筒は白い封筒で送るというのがマナーです。内容物が折れないように、A4サイズの白い封筒を選んでください。その際、返信用茶封筒が入っていたら買い替える必要はありません。買い替えるとマナーがよくないため、臨機応変に対応してそのまま茶封筒でお送りするようにしましょう。

内定承諾書を郵送するのが遅れる場合

内定承諾書を郵送するのが遅れる場合には、事前に企業へ電話でその旨を連絡しておくようにしましょう。大前提として郵送が遅れないようにしておくことが何よりも重要です。しかし、何らかの理由で提出期限に間に合わなくなってしまうことも、有り得なくはありません。

そのような際、企業へ何も連絡をしないでおくと、「期限を守らない人間なのだな」と思われてしまいます。最悪の場合、内定を辞退したと勘違いされてしまう可能性もあります。期限に遅れそうなのであれば、それがわかった時点で報告を行うことが社会人としてのマナーです。遅れないように計画的に行動することを心がけるべきですが、万が一の時には速やかに企業へ連絡するようにしてください。

内定承諾書の添え状はテンプレートを参考に作成しよう

今回は、内定承諾書の返信用封筒の書き方・郵送の際守るべきビジネスマナーをご紹介しました。内定承諾書を郵送する際は、せっかくの機会ですから注意点を守ると良いでしょう。少しの配慮で印象は大きく変わります。

社会人になると痛感することです。学生生活とは違い、仕事ではその人の性格よりも立ち振る舞いや実績が評価されます。会社で好印象を与えてうまく生きていくためにも、小さな注意点を大切にしてください。

監修者プロフィール

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吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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