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会社説明会後はお礼メールを送るべき
会社説明会に参加した後は企業に対してお礼メールを送ることが大切です。お礼メールを送ったからといって必ずしも選考に有利になるわけではありません。しかしより好印象を残すため、他の就活生と差をつけるためには、お礼メールは送るべきです。就活のお礼メールとしては面接後に送るものが一般的ですが、会社説明会後にも送っておくことで、より他の就活生と差別化を図ることができます。
選考前から顔や名前を覚えてもらうことができれば、面接などでも有利になりますし、仮に評価が変わらない場合であってもマイナスの評価を受けることはありません。お礼メールを送ることは決して損にはなりませんので、就活を少しでも有利に進めるためにも、会社説明会後の正しいお礼メールの書き方を知っておきましょう。
評価には影響しないが印象は良い
お礼メールは送った方が良いということがわかりましたが、では送らなかった場合はどうなるのでしょうか。時間が取れずに送れなかった場合や、ついお礼メールを送るのを忘れてしまったというような場合、企業からの評価が下がってしまうのではないかと不安になってしまう就活生もいるでしょう。しかし、お礼メールを送らなかったからといって、評価が下がるというようなことはありませんので、安心してください。
あくまでお礼メールを送った場合は、プラスに転じることがあるということです。ただし別の言い方をすれば、送らなかった場合はマイナスにはならないとはいえ、プラスになることもありません。対して送った場合はプラスになることもあるので、可能な限り、お礼メールは送った方が良いでしょう。
お礼を言われて悪い気分になる人はいませんから、企業に対して良い印象を与えることができます。そしてこちらの名前も覚えてもらうことができれば、面接のときには話が盛り上がり、有利に面接を進めることができるでしょう。
また、お礼メールを送ることにより、他の就活生と差をつけることもできます。このように、お礼メールを送ることによるメリットはたくさんあり、損をすることはまずありません。それに対してお礼メールを送らなかった場合は、デメリットはありませんがこちらが得をするということも決してありません。就活を有利に進めるためには、会社説明会のお礼メールは極力送るようにしましょう。
手書きのお礼状まで送る必要はない
企業に感謝の気持ちを伝える方法としては、お礼メール以外にはお礼状というものがあります。お礼状は感謝の気持ちを手紙にしたものであり、手書きでお礼を伝えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えることができます。お礼状の方が好印象を与えることができますが、会社説明会であればお礼状までは作成する必要はありません。
説明会後はお礼メールで充分であり、お礼状を送っても評価は変わらないことは覚えておきましょう。お礼状の作成には時間がかかりますし、説明会の感謝の気持ちを伝えるのであれば、手軽に作成できるお礼メールで充分です。お礼状は内定をもらったときなどに送るものですので、それ以外の場合では基本的には作成することはありません。
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就活用のメールアドレスを利用する
就職活動を進めていくと、日程調整などの多くの場面において、メールを用いて企業とやり取りする機会があります。「いつも使っているメールアドレスを利用すればいいや」と思う就活生もいるでしょうが、このようなことは出来れば避けておいた方が無難です。
メールでのやり取りが必要になった際には、就活用のメールアドレスを新規に作成し、利用するようにしましょう。就活用にメールアドレスを設定することで、以下で解説するような効果を得ることが出来ます。しっかりと押さえ、就職活動をスムーズに進められるようにしておきましょう。
就活関係のメールがすぐに確認できる
就職用のメールアドレスを新規で作成しておくメリットとして就活関係のメールがすぐに確認できるようになることが挙げられます。いつも使っているメールアドレスで企業とやり取りを行うと、プライベートでやり取りするメールと、企業からのメールが同じフォルダ内に蓄積されていくことになります。
このような場合、企業からの重要なメールがプライベートのメールに埋もれ、つい見落としてしまうようなことも起こってしまう恐れがあるのです。いつも使っているものとは別に就活用のメールアドレスを用意することで、プライベートと分けて情報を整理することが可能になります。情報を見落としてしまうようなミスを招かないためにも、プライベートなものと就活関連のメールは分けて管理しておいて方が賢明だと言えるのです。
メールアドレスはシンプルにする
就職活動において新しくメールアドレスを作成する際、そのアドレスはシンプルなものにしておくようにしましょう。プライベートで利用しているメールアドレスは、思い思いに設定していることでしょう。「好きなサッカー選手の名前を入れている」「自分の誕生日を入れている」など、プライベートな内容を含んだメールアドレスにしている人が多いです。
しかし、就職活動において、このようなプライベートな内容を含んだメールアドレスを用いて、企業にメールを送るのはあまり格好の良いものではありません。「プライベートとの線引きが出来ていないんだな」とマイナスの評価を受けてしまう恐れすらあります。不要な減点を招かないためにも、メールアドレスは名前のみなど、シンプルなものにしておくようにしましょう。
就活で使うメールアドレスの条件については、こちらの記事で詳しく解説しています。
お礼メールの印象を良くするコツ3つ
会社説明会のお礼メールはビジネスマナーですが、同時に採用選考の一環でもありますから、自分自身の何かしらの印象を相手企業の担当者に残したいものです。冒頭にも書きましたが、お礼メールを送ったからといって選考に確実に有利になるわけではありません。しかし、多くの就活生がそのような点で油断するポイントであるからこそ、ここで差を付けましょう。
定型のテンプレートのようなお礼メールで済ますのではなく、入社意欲をアピールすることで自分自身をアピールする機会として活用しましょう。事前に研究していた企業についての知識が、会社説明会に参加することでさらに深く理解できるようになったかも知れません。そのようなことを通し、一層入社したい気持ちになったという思いをメールに込めれば、人事担当者に熱意が伝わることでしょう。
①質問をした場合はその件について触れる
会社説明会は企業を理解する大事な場面ですから、分からないことについては積極的にどんどん質問することが重要です。しかし、質問をして答えを聞いて終了では、自分自身の積極性は伝わっても入社意欲をアピールするまでに届きません。コミュニケーションでの相互理解とは、単に相手から何かを聞くだけではなく、自分が「理解・納得・共感した｣ということをその相手に伝えてはじめて完成するものです。
しかし、時間の限られた説明会では、質問に回答してもらっても、「ありがとうございました」と言う位しかできません。そこで、お礼メールで自分自身が質問の回答をどう理解・納得できたか、更にはどう共感できたかを書くことで人事担当者に入社意欲をアピールしていきましょう。
②勉強になった内容を簡潔にまとめる
入社意欲をアピールするには、自分自身がその企業の方針や社風・仕事内容などについても理解・納得・共感ができていることを伝えるのが重要になります。会社説明会で熱心に話を聞いていても、自分自身がどう理解しているかは面接に進まなければ伝えることができません。
面接の場面であっても、短い時間で緊張して自分の思いを十分に伝えられない可能性もあります。だからこそ、お礼メールで自分が会社説明会に参加してどう勉強になったのかをきちんと書くことが大切になります。しかしお礼メールもあくまでビジネス文書ですから、だらだらと長い文章で綴るのではなく、印象に残った内容などの要点を絞って箇条書きで並べるといった工夫も行いましょう。
③選考に向けての意気込みを述べるのも大切
お礼メールでは説明会の感想などだけではなく、選考に向けての意欲をアピールすることも大切です。選考に意欲的であることを伝えれば、入社意欲の高さが伝わりますし、好印象を与えやすくなります。また選考への意気込みを述べることで、採用担当者も本当に選考に参加しているかチェックする可能性もありますし、覚えてもらいやすくなります。
採用担当者の印象に残っていると選考でも有利になりますし、合格率も上がる可能性が高いです。もちろん意気込みを伝えておけば、必ずしも合格できるとは限りません。選考を突破するためには、しっかりと対策をしておくことが大切です。お礼メールはあくまでプラスアルファのものですので、選考の対策は怠らないようにしましょう。
お礼メールの書き方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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お礼メールを書くときの注意点
お礼メールは感謝の気持ちを伝えることが大切ですが、ただお礼を述べるだけでは好印象を勝ち取ることはできません。お礼メールであってもきちんとメールマナーが守れていなければマイナスの印象につながってしまう可能性もありますし、正しいメールマナーを知っておくことが大切です。
お礼メールを書くときのポイントは大きく分けて5つあります。それらのポイントをしっかりと踏まえた上で、マナーを守った正しいお礼メールを送っていきましょう。
時間：お礼メールは当日に送る
会社説明会に限らず、企業に対してお礼メールを送る場合は当日に送ることが大切です。当日に送ることでより自分の存在を印象付けることができ、好印象につながりやすくなります。採用担当者の記憶に残っているうちにお礼メールを送ることで、顔と名前を覚えてもらいやすくなることも、当日に送るべき理由のひとつです。
またすぐにお礼メールを送ることで、企業に対する優先度の高さをアピールできますので、好印象を得やすいです。就活では会社説明会以外にもさまざまなイベントがありますし、忙しく動き回らなくてはなりません。忙しいスケジュールの中、当日にメールを送っていることで、その企業のことを優先して考えていることが伝わりますので、好印象を得やくなります。
件名：簡潔に分かりやすく
お礼メールはメールの本文だけではなく、件名も工夫してつけることが大切です。件名は「【説明会参加のお礼】○○大学○○○○（名前）」など、一目でわかる内容にしておきましょう。企業には毎日多くのメールがきますので、それらの中から必要なメールを取り出して、読み込んでいくのは大変な作業です。中には迷惑メールなども届く場合があり、件名なしのメールなどは読まれない可能性もあります。
まずはメールを読んでもらうことが大切ですし、メールの見落としがないよう目立たせることが大切ですので、件名はわかりやすく、簡潔にすることを心がけましょう。件名は見ただけで内容がわかることが大切ですので、用件を簡潔にまとめてつけることが大切です。
内容①：冒頭で大学名などを書いて説明会への理解度を示す
就活のメールはビジネスマナーに則って作成することが大切ですので、いきなり本題から切り出すのはNGです。本題から書き始めるのではなく、自己紹介や導入の挨拶などから始め、その後に本題へと進んでいくのがマナーです。メールの最初の文では、送り先の企業名や部署名、担当者名、自身の大学名や学部、名前などを名乗り、そこから本文にはいりましょう。
まずは会社説明会を開催してくれたお礼を伝え、説明会のどういうところが参考になったのか、就活にどう活かしていこうと考えているのかなども伝えることが大切です。ただ漠然とお礼を伝えるのではなく、説明会の感想などを伝え、説明会や企業への理解度を示して企業に興味を持っていることをアピールしていきましょう。
内容②：誤った内容を送らないよう宛先は最後に入れる
お礼メールを作成するときは、誤った内容を送らないよう宛先は最後にいれるのもポイントです。メールはクリック一つで送信することができますし、場合によってはエンターキーを押すなど、ボタン操作一つで送信することができます。便利である反面、すぐに送れてしまうことで、書いている途中で誤送信してしまう可能性もあります。
メールは一度送信したものは取り消すことができませんし、誤送信によってマイナスの印象を与えてしまう可能性は高いです。メールの誤送信は宛先をいれずに作成することで、簡単に防ぐことができますので、メールが完成してから宛先を入力しましょう。余計なミスを防ぐためにも、宛先は最後に打ち込み、その宛先も間違いないか確認することが大切です。
署名：メールの最後に付ける
就活のメールではメールの最後に署名を付けることがマナーです。署名に書くべき内容は、「大学名・学部名・フルネームの名前・メールアドレス・住所・電話番号」などです。就活では企業にメールを送る機会も多く、その度に署名を作成するのは面倒ですので、テンプレートを作って保存しておきましょう。
署名は一度作れば他のメールでも使いまわすことができますし、就活中はずっと必要になりますので、前もって作成しておくと便利です。フルネームは漢字名だけではなく、カッコしてふりがなをつけ、電話番号は自宅と携帯の両方を記しておくと、さらに良いです。署名は就職後にも必要になり、内容をいじればほとんどそのまま使うことができますので、今のうちにテンプレートを作っておきましょう。
説明会後に送るべきお礼メールの例文2つ
お礼メールの作成のポイントを押さえた後は、実際のお礼メールの例文を見ながら、さらに理解を深めていきましょう。お礼メールにはさまざまなポイントがありますが、本文については感謝の気持ちが伝わるものであれば、ある程度自由に記載して構いません。
例文と一言一句同じにする必要はありませんし、自分の言葉で企業に対してのお礼を伝えることが大切です。例文はあくまで参考ですので、実際に説明会に参加したときに感じたことなどを思い出し、自分なりのお礼メールを考えていきましょう。
例文①
件名：会社説明会のお礼について ○○大学○○（名前）
○○株式会社 採用担当者様
お世話になっております。
本日会社説明会に参加させていただきました、
○○大学経済学部の○○（名前）と申します。
説明会では貴社の社員を大切にする雰囲気や
社員同士の連携の良さを感じることが出来ました。
また○○様の働くために必要な決意についてのお話しが大変印象の残っており、
今後の就活に向けてさらに努力を重ねなければと感じました。
今後もさらに精進し、貴社で活躍出来る人材となって
選考にも臨みたいと考えておりますので、宜しくお願い致します。
本日は誠にありがとうございました。
署名
例文の①では件名が簡潔にまとめられており、件名を見ただけですぐに内容がわかるようになっています。件名は凝る必要はありませんので、例文のようにシンプルで分かりやすいものにすることが大切です。本文では説明会に参加した感想が詳細に記されており、好印象でしょう。
特に「○○様の話が印象に残った」など人物を特定して感想を伝えることで、説明会でもよく話を聞いていたことがアピールできており、志望度の高さもアピールできています。
例文②
件名：説明会参加のお礼 ○○大学○○（名前）
○○株式会社 採用担当者○○様
お世話になっております。
本日貴社の説明会に参加いたしました、
○○大学文学部の○○（名前）と申します。
本日はお忙しい中、会社説明会のために時間を割いて頂き、
誠にありがとうございます。
説明会では貴社の情報のみならず、
業界全体としてのお話しを聞くことができ、
大変有意義な時間を過ごすことが出来ました。
お話しの中であった貴社が求める人物像に少しでも近づけるよう、
今後も努力を重ねていきたいと考えております。
本日は本当にありがとうございました。
署名
例文の②では件名が説明会参加のお礼となっています。件名については内容がわかれば問題ありませんので、例文①、②どちらを使用しても構いません。本文では企業だけではなく、業界全体の話を聞くことができたなど、説明会への理解度の高さがアピールできており、好印象です。
また求める人物像に近づきたいとアピールすることで、志望度の高さもアピールできており、これも好印象でしょう。説明会への理解度の高さ、企業への志望意欲の両方がアピールできている内容だと言えます。
お礼メールに返信があった場合は簡潔に返信する
お礼メールを送れば、企業から返信がくる場合もあります。企業からの返信があれば、それにも必ず返信して自分でやりとりを終らせることが大切です。どんなメールでも企業からきたものには返信するのがマナーですし、返信していないことで悪印象を与えてしまう可能性もあります。
お礼メールの返信に返信する場合は簡潔にまとめ、そのメールでやりとりが終わるようにしておきましょう。長々と書いてしまうと、企業でもまた返信しなければなりませんし、やりとりが続けば手間がかかってしまいます。返信の必要がない内容でまとめることがマナーですので、短く簡潔に記すことが大切です。またお礼メールを送った時点で、返信は不要としておくのもひとつの手です。
メールの返信マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
書き方をマスターして説明会後にお礼メールを送ろう
就活では企業とメールでやり取りをする機会も多く、メールでの最初の接点となりやすいのが、説明会のお礼メールです。お礼メールは上手に送ることで好印象を与え、自身を印象付けることができますし、評価されない場合でも、少なくともマイナスになることはありません。
また企業との接点ができるという意味ではプラスでもありますので、就活を有利に進めるためにも、説明会後にはお礼メールは送っておくべきです。お礼メールには書き方のポイントやマナーがありますので、それらを理解して正しい書き方でメールを作成することが大切です。お礼メールの書き方がわかれば、さまざまなシーンでのメールにも応用できますので、メールの正しい書き方を知り、就活を有利に進めていきましょう。