就活のマナー

【お礼メールの件名】就活のシーン別に件名と本文の例文をご紹介

お礼メールは件名から工夫をすることが大切

就活ではお礼メールは付き物ですが、お礼メールは本文はもちろん、件名から工夫して作成することが大切です。就活中はメールも評価の対象として見られています。件名から本文まで細部にわたって評価されているのです。メールの件名次第では、本文を読む前にマイナスの印象を与えてしまうこともあり、場合によっては読んでもらえない可能性もあります。件名から本文まで細部まで工夫して、お礼メールで好印象を与えていきましょう。

件名を書くポイント

お礼メールを送ろうとしても、まず件名に悩みがちです。件名は企業にとって目次のようなもので、どのような内容のメールかを件名で判断しています。毎日何十通もメールが来る企業だと、件名が書いていなかったりわかりにくいと、あまりいい印象ではありません。また、迷惑メールと判断されて読まれない可能性も出てきます。そこで、件名の書き方のポイントを押さえておきましょう。

件名はわかりやすく簡潔にする

件名はメール一覧画面で見た時に内容がわかることが理想です。そのためには、わかりやすく簡潔に書く必要があります。お礼メールを送る場合、件名を見たときにお礼のメールであることがわかるように「○○のお礼」のように書きます。

必要であれば「○月○日会社訪問のお礼」と、その出来事があった日付も記載するといいでしょう。日付は内容の前に記載します。長々としたタイトルでは見にくく件名がメール一覧画面では切れて読めなくなるので、長くならないよう注意するようにしてください。

件名に自分の名前や大学名も忘れずに

お礼メールを送る場合、相手は誰からのメールかわかりません。そのため件名に自分の名前を入れることで誰からのメールか一目でわかるようにしましょう。名前を入れる場合は用件の後ろに付けるといいでしょう。

出身大学も記載すると、相手に覚えられやすくなる可能性があります。「○月○日会社訪問のお礼/○○大学 名前」という感じで『日付・用件・大学名・名前』の順に忘れずに書くようにしましょう。しかし、件名が長くなってしまい、簡潔ではないのではと気になる人もいるでしょう。

確かに名前の個所が一覧では見えなくなってしまう場合がありますが、一番重要なのは「何の用件なのか」です。名前の部分はメールを開いたときにわかるので、用件が切れていないかに注目し件名を作成しましょう。

お礼メールは決められた本文構成で作成する

【お礼メールの本文構成】

  1. 宛名(会社名・部署名・名前)
  2. 挨拶
  3. 自己紹介(自分の大学・名前)
  4. 本文(お礼内容)
  5. 締めの挨拶
  6. 署名

お礼メールは本文構成の基本的な形が決まっています。構成を覚えてしまえば失礼のない好印象のメールを作成することが可能なのです。宛名については、役職が分かれば役職も忘れずに記載しましょう。お礼内容は自分が印象に残ったこと、相手に伝えたいことを簡潔に書きます。

相手は忙しい仕事の合間にメールを読んでくれています。長く書きすぎても何が言いたいのかわかりにくいため、わかりやすく簡潔に書くことが重要です。最後の署名は大学名、名前だけでなく連絡先も入れましょう。

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シーン別の件名と本文の例文3つ

お礼メールのポイントや本文構成の流れはを見ていきましたが、実際どのようにお礼メールを作ればいいのでしょうか。お礼メールを送る際、件名だけでなく本文も長くなりすぎないよう注意する必要があります。どのように作成すればいいかわからなければ、内容がまとまらず長くなってしまう恐れがあります。

まずはイメージをしっかり覚えて、形を作ってから何を書きたいか本文をまとめると作成しやすいです。それでは実際どのようにお礼メールを作成すればいいのか、シーン別に件名と本文の例文をご紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

企業への訪問後のお礼メール

件名:○月○日会社訪問のお礼/○○大学◯◯ ◯◯

△△株式会社
△△部 △△課
○○ ○○ 様

貴社に会社訪問させていただきました
○○大学○○学部の【名前】と申します。

本日はご多忙中のところ、
私のためにお時間を頂き誠にありがとうございました。

貴社の業務内容のお話を伺い、大変勉強になりました。
質問をした際も丁寧に教えていただきとても感謝しております。
また、貴社の活気のある職場の雰囲気にも触れ職場で働いたときの
イメージをもつことができ、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

まずはお礼をメールにて申し上げますとともに、
今後の貴社のご繁栄とご発展をお祈りしております。
本日は誠にありがとうございました。

——————————————————–
◯◯大学◯◯学部
◯◯ ◯◯
携帯番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯◯@◯◯◯.◯◯
——————————————————–

会社側は仕事の忙しい中、時間を作って接してくれます。そのことを踏まえて、自分の為に時間を割いて接してくれた感謝の気持ちをメールに入れましょう。それだけではなく、実際に訪問した際に自分が気づいたことや、働きたいという気持ちも本文に入れると意欲が伝わります。訪問した際には、相手の話をよく聞きメモを取るようにすると、お礼メールを送る際に本文が作りやすいです。

面接後のお礼メール

件名:○月○日の面接のお礼/○○大学 ◯◯ ◯◯

△△株式会社
△△部 △△課
○○ ○○ 様

本日、貴社に面接していただきました○○大学○○学部の〇〇です。
お忙しいところ、
私のために面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

面接の中で、○○様がおっしゃっていた「△△△△△」のお言葉が
とても印象に残っております。
また貴社のビジョンや方針を伺い、より理解することができ、
ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

取り急ぎお礼を申し上げたくご連絡いたしました。
お忙しいことと存じますので、このメールへのご返信は不要です。
本日は本当にありがとうございました。

——————————————————–
◯◯大学◯◯学部
◯◯ ◯◯
携帯番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯◯@◯◯◯.◯◯
——————————————————–

本文には、面接で印象に残ったお話を入れるといいでしょう。自身の意気込みも入れることで、相手にやる気があることを伝えることもできます。また、最後に返信不要の内容は入れなくてもいいですが、一言を入れることで相手の負担を減らすこともできるうえ、相手から返信が来た場合また返信しなければと焦る必要もなくなるので入れてもいいでしょう。

懇親会などの食事会・飲み会参加後のお礼メール

件名:Re:○月○日懇親会についてのお礼

△△株式会社
△△部 △△課
取締役△△ ○○様

いつも大変お世話になっております。

昨日はお忙しい中、懇親会を開いていただきまして誠にありがとうございました。
美味しい料理にお酒までご馳走していただき本当にありがとうございます。

また、たくさんの方々と親睦を深めるご機会をいただき感謝しております。
〇〇様には貴重なお話を伺うことができ、
有意義な時間を過ごすことができました。
今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

簡略ではございますが、取り急ぎメールにてお礼とさせて頂きます。

——————————————————–
◯◯大学◯◯学部
◯◯ ◯◯
携帯番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯◯@◯◯◯.◯◯
——————————————————–

懇親会や飲み会は入社すると必ずあると言ってもいいイベントです。件名は「○月○日の懇親会について」のメールを返信する形で、「お礼」を追記しています。この場合のお礼メールは懇親会の内容に触れ、自分が満足したことを相手に伝えることが大切です。

お礼メールを送る際に気を付けるべきマナー

お礼メールにもビジネスマナーがあることを知っていますか?これから社会人になるにあたりお礼メールもビジネスマナーを守ることが大切です。ポイントや本文構成がわかっても、マナーがわかっていなければ常識がないとマイナスイメージを持たれてしまうでしょう。

できるだけ早くお礼メールを送る

お礼メールを送る場合は、当日中に連絡を入れることがマナーとなっています。タイミングとしては、企業の終業時間の前までに送ることが望ましいです。企業の終業時間後に送ってしまっては、帰ってしまっている可能性が高く、当日読んでもらうことができないため翌日送るのと変わりません。

また、メールだからといって何時にメールしてもいいわけではありません。基本的には終業時間内に送ることがマナーです。もし用事があって当日中に送れなかった場合は、翌日の午前中までにメールを送るようにしましょう。

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メールの返信は「Re:」を残しておく

相手からのメールに返信する場合、件名を消さず「Re:」を残すことで返信メールだと判断することができ、内容も把握しやすく仕事の効率化にもつながります。逆に「Re:」を消してしまった場合、新規メールと思われてしまいます。件名は消さず「Re:」を残すことがビジネスマナーとして適切です。

ただし、状況によっては変更する必要も出てきます。例えば件名に名前が入っていた場合、自身の名前の場合は削除し、相手の名前の場合は様を付けるようにしましょう。「○○様へ」とだけ書かれている件名の場合は「△△の件について(回答)」といった感じでわかりやすい件名に変更するようにしましょう。

企業名や担当者名は正式名称で書く

企業にメールを送る際に気を付けておきたいのが、企業名や担当者名を正式名称で書くということです。企業名は(株)や(有)などと略してしまいがちですが、この表記で送ると失礼に当たります。きちんと株式会社や有限会社という風に正式名称で書きましょう。企業名を記載する場合は、企業の公式HPなどで確認することがおすすめです。

企業情報のページを見てから書き、漢字の間違いや英語の綴り間違いに気を付けましょう。担当者名についても正式名称で書きます。他の企業の担当者と混合しないように、送り先をきちんと確認してください。

お礼メールのコツを掴んで様々なシーンで応用しよう

お礼メールのポイントをまとめてみると、簡潔にわかりやすく、丁寧な文章で書くことが一番大切です。お礼メールは就職前だけでなくメールの返信、食事を奢ってもらった時、懇親会や他社との飲み会、贈り物をもらった時などビジネスで必要不可欠なものとなっています。

本文の内容は場面によって変わってきますが、どのシーンでも構成は同じです。本文構成のテンプレートを作成しておくと、本文内容を考えるだけなので効率的です。本文を書く時はしっかり相手の話をメモし、自分の中でまとめてから書くと書きやすいです。コツを掴んでお礼メールをマスターしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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