【内定承諾のメールの書き方】マナーや注意点を例文付きで解説

内定承諾のメールはマナーを守って作成しよう

第一志望の企業から内定通知が届いたら、内定を承諾することを企業に伝える必要があります。内定承諾の連絡をしないと、企業は学生の入社意思を確認できません。

内定を承諾するときは、ただ企業に承諾する旨を伝えればよいだけと考えている人もいるでしょう。しかし、内定承諾の連絡をする際は、しっかりと正しいマナーで対応することが大切です。マナーが守れていないと、企業に迷惑をかけたり、失礼になったりします。

せっかく内定をもらったのに、承諾の連絡でマイナスの印象を与えてしまっては、非常にもったいないです。そこで本記事では、内定承諾のメールの書き方とマナーについて解説していきます。

内定通知書が送られてくるタイミングについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【内定通知書とは】送られてくるタイミングや法的効力を詳しく解説

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内定の承諾を伝える正しい方法

内定の通知が届くと、長かった就活に終わりの兆しがみえ、ほっとして肩の力が抜ける人も多いでしょう。しかし、内定をもらったからといって、安心しきってはいけません。

内定が出たということは、企業も採用活動を終えて、ひとりひとりの内定者と向き合おうとしています。マナーが守れていない行動をすると、担当者の目についてしまうでしょう。内定通知に対する返答の仕方など、内定後の基本的な流れとマナーを押さえておく必要があります。

内定通知のメールがきたらメールで返信してOK

内定通知の方法は、企業によって異なります。直接電話で知らせる企業もあれば、書類を郵送する企業やメールで通知を送る企業もあります。最近では、内定通知はメールで知らせる企業が増えています。通知がメールで届いた場合には、メールで返信をしてもマナー違反ではありません。

しかし、内定通知がメール以外で届いたときは、注意が必要です。電話に出られず留守番電話で内定の旨を聞いたり、郵送で内定通知が届いたりしたとき、メールで返信をするのは企業によってはマナー違反と捉えられます。

メール以外の方法で内定の連絡を受けたときは、電話には電話で、郵送には礼状で返答をした方が無難です。企業の通知方法と同様の方法で返信をするものと考えましょう。

内定通知メールに返信する際のポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【内定通知メールの返信内容】入社・辞退・保留の例文をご紹介

内定通知メールへの返信は即日か翌日には送る

内定通知メールへの返信は、その日のうちに送るのがベストです。遅くとも、翌日までには返信するようにしましょう。

企業は、学生に内定を出したら、返事を待ってから本格的な入社準備に取りかかります。それは、内定を辞退する学生が少なくないためです。就活を続けていると、どうしても内定を辞退しなければならないことがあるでしょう。企業もそれを理解しています。そのため、学生に入社する意思があることを確かめてから、準備を進めることが多いです。

つまり、内定通知への返信が遅れれば遅れるほど、担当者の業務が滞ります。その結果、企業に迷惑をかけてしまうでしょう。入社意欲の高さをアピールするためにも、内定承諾のメールは早めに送ることをおすすめします。

下記の記事では、内定承諾書の提出期限について解説しています。

• 【内定承諾書の期限はいつ？】印象を悪くせずに延長をお願いする方法

内定承諾のメールを書く際の注意点

内定承諾のメールを送る際は、メールのマナーや注意点をよく確認したうえで作成しましょう。ルールを守れていないメールを送ってしまうと、担当者からマイナスな印象を抱かれてしまいます。

また、内容によっては、内定承諾の旨がうまく担当者に伝わらない可能性もあります。内定承諾のメールでは、シンプルで明確に内容が伝わるメールを作成し、入社の意思をはっきりと述べることが大切です。ここでは、内定承諾のメールを書く際の注意点についてお伝えします。

メールの件名を書き換える必要はない

内定承諾のメールでは、件名だけでメールの内容が分かるようにしておくことが大切です。内定通知への返信ということが件名で伝わらなければ、担当者に内容のチェックを後回しにされてしまう可能性があります。

そのため、内定通知のメールへ返信する際は、メールの件名は書き換えずに送りましょう。メールの返信をすると、自動的に件名に「Re:」が追加されます。そのまま「Re:」が付いた状態で送信して問題ありません。

内定通知への返信であることが分かるため、担当者に優先的にチェックしてもらえるでしょう。しかし、添付する書類がある場合は、「内定通知と提出書類の件」などとその旨が分かるように適宜変更するとよいです。

本文は簡潔にまとめる

ビジネスシーンにおいて、メールに長々とした文章を記載するとこは、失礼になる場合があります。長い文章のメールは、読むのに時間がかかるためです。内定承諾のメールも、内容は簡潔にまとめることを意識して作成しましょう。

また、結論を後回しにしていると、読み手に何が言いたいのかが伝わりづらく可能性があります。最初に「内定を承諾する」という結論を明記するようにしましょう。

丁寧な言葉で文章を作成することは大切ですが、だからといって、文章が長くなりすぎないように注意が必要です。メールが完成したら、送信する前に分かりやすい内容になっているか確認することをおすすめします。

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内定承諾を伝えるメールの例文

内定承諾のメールでは、最初に内定へのお礼と、内定を承諾する旨を明記します。次に、今後の抱負や入社への意気込みを簡潔に述べましょう。決意表明をすることで、熱意をアピールすることができます。

ただし、長々と意気込みを記載する必要はありません。あくまで簡潔に、2～3文で書きましょう。宛名と署名も忘れずに入れる必要があります。メールの書き方が不安な人は、基本的なメールマナーを確認しておくと安心でしょう。

内定通知が届いたら早めに返信しよう

内定通知のメールが届いたら、安心してその後の企業への対応がおろそかになってしまう人がいます。内定をもらって安心する気持ちはわかりますが、まずはしっかりと内定承諾の旨を伝えることが大切です。

内定通知がメールで届いたときは、内定承諾の旨をメールで伝えて問題ありません。早めに返信するようにしましょう。内定承諾の連絡が遅れると、企業に迷惑がかかります。できる限りその日のうちに返信することが望ましいです。

返信を作成する際は、内容を簡潔にまとめることを意識しましょう。長々とした文章は、読むのに時間がかかってしまいます。内定承諾のメールはマナーを守って作成し、企業に好印象を与えましょう。

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