就活のマナー

【内定承諾のメールの書き方とは】マナーや注意点をご紹介

内定をもらったらすぐに承諾の意思を伝えよう

新卒の就職活動においては、平均でひとり30社ほど入社試験を受けるというデータがあります。何枚ものエントリーシートに頭を悩ませたり、何十社と受けてもなかなか内定がもらえずに苦労した人も多く、内定の通知をもらったときの喜びはひとしおです。

もし内定が出た企業に入社したい場合、すぐに内定承諾のメールを送りましょう。この記事ではその内定承諾のメールの書き方について説明します。メールの書き方や、電話でのやり取りは相手は社会人です。マナーを守った上でのコミュニケーションを心がけましょう。

内定の承諾を伝える正しい方法とは

いざ内定の通知が届くと、長かった就職活動に終わりの兆しが見え、ほっとして肩の力が抜けるものです。しかし、内定をもらったからといって就職活動が終わったわけではありません。

さらに、内定が出たということは、企業側にとっても多くの学生を満遍なく見る時期が終わり、ひとりひとりの内定者の行動により注目しやすくなっている状態です。内定通知に対する返答の仕方など、内定後の基本的な流れとマナーを押さえてましょう。

内定の通知がきたらメールの返信でもOK

内定の通知の方法は、企業によって異なります。直接電話で知らせる企業もあれば、書類を郵送する企業やメールで通知を送る企業もあります。最近では、内定通知はメールで知らせる企業が増えています。通知がメールで届いた場合には、メールで返信をしてもマナー違反ではありません。

しかし、内定通知がメール以外で届いた場合には、少し注意が必要です。電話に出られなかった場合に留守番電話に内定の旨メッセージが残っていたり、郵送で届いた内定通知に対してメールで返信をするのはマナー違反にあたります。

メール以外の方法で内定の旨連絡を受けた場合は、電話の場合は電話で、郵送の場合は礼状で返答をしましょう。基本的に、企業の通知方法と同様の方法で返信をするのが無難です。

内定の承諾は即日か翌日に行う

内定の連絡に対する行動のポイントは、返答の方法だけではありません。就職活動は度々お見合いにたとえられるように、内定後の流れもお見合いをイメージするとわかりやすいかもしれません。

お見合いで相手に好意がある旨伝えた場合には、相手からも同様に好意がある旨連絡を受け取ることで、初めてお見合いが成約したことになります。就職活動においても、内定の通知に対して承諾の意思を伝えないと、採用担当者に「内定を辞退したいのかな」と捉えられてしまいます。

もちろん、承諾の意思はできるだけ早めに伝えるのが重要です。基本的には内定の通知を受けたその日中、遅くても翌日までには承諾の意思を伝えましょう。

マナーを守って送る事により好印象を与えられる

企業の人事担当者は、就職試験や面接によって、採用する人材の情報をある程度把握しています。しかし、その情報はあくまでもこれまでの経歴など、今現在までのあなたの情報にすぎません。

試験の段階では、あなたがその企業にとって有益な人材なのかが判断されますが、内定が出た後には、実際に一緒に働く人として、どんな人なのか、人となりまで含めて、人事担当者に限らないより多くの人が、より深く興味を抱いています。企業や同僚に不安を与えないためにも、一緒に働く人たちに好印象を与えておくことが大切です。

内定の承諾を伝えるメールを書き方の注意点

すでにお伝えしたように、内定の承諾をメールで伝えること自体はマナー違反ではありません。しかし、内定が出るまでは企業の担当者と連絡する際には気を張っているものですが、内定通知を受け取ったあとには気が緩んでしまい、メール内容で失礼な印象を与えてしまうことがあります。ここでは、内定の承諾を伝える際の正しいメールの内容についてお伝えします。

メールの件名は企業から来たものを変更しない

内定通知に対する承諾の連絡をする時点から、すでに企業の社員として仕事が始まっているものと考えましょう。業務上のメールは、わかりやすく相手に伝えることが何よりも大切です。

もっとも相手にわかりやすい形として、メールの件名はあえて書き換えずに、返信の形式で出すのが一番です。もし、添付する書類があるなど、返信が通知内容以上のものになる場合は、「内定通知と提出書類の件」などといったように、簡潔にわかりやすく書くように心がけましょう。

本文は簡潔に記載しよう

仕事においては、電話でもメールでも、相手にとって貴重な業務時間を割いてもらっているということを頭に入れておいてください。そのため、あまり長い文章では、読むのに時間がかかるためかえって失礼になる場合があります。

内定通知の承諾の連絡においても、同様のことがいえます。長文のメールは避け、件名同様にメール本文も丁寧でありながらも簡潔に作成するようにしましょう。

内定の承諾を伝えるメールを書いてみよう

内定通知に対する承諾の連絡は簡潔であることが前提のため、さほど伝え方にバリエーションがあるわけではありません。だからこそ、具体例を確認して、それにならって作成しましょう。

一般的には、内定承諾の際には、内定承諾書という正式な書類を提出する場合がほとんどです。メール本文は、挨拶やお礼を伝え、内定承諾書の添え状の役割を果たします。では、実際の内定承諾のメールの例文をご紹介します。

新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、 誠にありがとうございました。

つきましては、以下の書類を送らせて頂きます。誠にお忙しいこととは存じますが、ご確認くださいますようよろしくお願い致します。

末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

内定承諾書の文面は、時候の挨拶とお礼、書類送付の旨を簡潔に書くだけでOKです。拝啓、敬具といった頭語と結語は忘れずに入れてください。その他、必要な項目は以下の通りです。送付書類の内容は、箇条書きで何が同封されているのかが一目でわかりやすいようにしましょう。

  • 基本情報(送付企業名/部署/担当者/日付/自身の住所/電話番号/名前)
  • 本文(頭語と結語を含む)
  • 送付書類の内容

もしも、メールでなく手紙で送付する場合は、封筒の表面に基本情報を記載するため、自身の基本情報を本文と併せて記載する必要はありません。特に急いで返信をする必要がない場合でも、早く相手に知らせようとした姿勢で誠実さを見せるために、速達で送付するのも良い方法です。

内定の承諾のメールは社会人への第一歩

内定承諾のメールは、社会人生活の始まりを意味します。つまり、社会人になって初めて送るメールともいえます。承諾書の内容が原因で内定取り消しになってしまうことはまずありませんが、相手に与える印象には大きく影響します。

長い就職活動で積み上げてきた信頼を崩さないように、誠実さを最後までしっかりとアピールしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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