【内定通知メールの返信内容】入社・辞退・保留の例文をご紹介

内定通知がメールで来ることは多い

内定の連絡というと電話をイメージする就活生が多いでしょう。もちろん、内定の通知を電話でおこなう企業も依然として多く存在しています。しかし、内定通知をメールでおこなう企業も同様に多く存在しているのです。正しいマナーで返信しなければ、採用担当者に「社会人としてのマナーが理解できていないのだな」という烙印を押されてしまう恐れがあります。

入社する場合も辞退する場合も、正しいマナーを守って内定通知メールに返信する必要があります。以下で、内定通知メールの返信に関するポイントを例文とともに説明していきます。しっかりと要点をおさえて、正しく返信しましょう。

内定通知をしてきた企業に入社したいと考えている就活生は、内定承諾の仕方について以下の記事も参考にしてみてください。

• 内定承諾の仕方とは？電話・メールの例文と辞退する場合の注意事項

内定通知メールに返信する際の8つのポイント

企業は学生の能力を評価して内定を出してくれています。そのような相手に対して、返信をしないのは失礼にあたります。内定通知メールへは忘れずに返信しましょう。ここからは、内定通知メールに返信する際に守るべき8つのポイントを紹介していきます。普段なんとなくメールのやり取りをしている就活生は参考にしてください。

メールの基本的なマナーについては、以下の記事で確認しておきましょう。ビジネスメールの基本について詳しく解説しています。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

①24時間以内に返信する

メールをもらったらなるべく早く返信しましょう。内定を受諾してその企業へ入社するのであれば、早めに返信することで熱意を伝えてよい印象を与えることが出来ます。24時間以内の返信を心掛けましょう。

もし内定を辞退するのであれば、それに伴って企業は他の人材を確保しなければならなくなります。返信が遅くなると、企業の採用活動全体に影響が出てしまうでしょう。内定を辞退する場合でも、企業へ迷惑をかけないよう最後まで誠実に対応するのが社会人として求められるマナーです。

メールを返信する際には、素早く返信する必要があります。その点について、以下の記事でも解説していますので参考にしてみましょう。

• 【企業からのメールへの返信の仕方】返事の書き方ポイントをご紹介

②件名はRe:のまま内定通知メールに直接返信する

内定通知メールに返信する際の件名はそのままでOKです。件名を「採用内定のお礼」などに変更する必要はありません。内定通知メールに直接返信すれば、自動的に「Re:」と表示されるため、件名は変更せずにそのまま送信しましょう。

件名を変更してしまうと、日々多くのメールを送受信する担当者にとっては一見なんのメールか判断できないため不親切といえます。スルーされてしまう恐れもあるため、新規メールを作成して返信しないように注意しましょう。

また、返信する際は本文もそのまま消さずに残しておいて問題ありません。そのほうが、担当者も何のメールの返信か確認しやすくなるのです。

就活メールの件名マナーについては、以下の記事でも解説しています。

• 【就活メールの件名マナー】基本の作り方や例文一覧をご紹介

③ビジネスメールのフォーマットを意識する

内定通知のメールに返信する場合は、ビジネスメールのフォーマットを意識して文面を作成しましょう。基本的なビジネスメールのフォーマットは、「相手の情報→あいさつ→名乗り」という順番です。内定通知メールに返信する場合のあいさつは、「いつもお世話になっております」で問題ありません。

より気持ちを込めたいのであれば、「いつも大変お世話になっております」でもいいでしょう。名乗りの部分では、「◯◯大学の◯◯です」という風にフルネームを記載してください。履歴書を送る際の封筒などもそうですが、いつでも正式名称で記載することを意識しましょう。

メールの返信の仕方について、内定通知以外でも基本のマナーは共通しています。メールの返信マナーについてより詳しく知りたい就活生は、以下の記事を読んでみると理解が深まるでしょう。

• 【メール返信の例文あり】基本のマナーをケース別に解説

④冒頭で感謝の気持ちを述べる

内定通知メールに返信する際は、「冒頭で感謝の気持ちを述べる」ことが大切です。めでたく内定を出してもらえたということは、企業があなたの能力・人間性などを評価してくれたということです。

内定を受諾して入社するにしろ、内定を辞退するにしろ、自分を評価してくれた企業に対して感謝の気持ちをしっかりと伝えることはマナーとしてもおさえておきましょう。特別にかしこまった言葉である必要はありません。自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが何よりも重要です。内定通知メールに返信する際には、自身の能力・人間性を評価してくれたことへの感謝の念を、まずは冒頭で伝えるようにしましょう。

就活での感謝の気持ちを述べるといっても、うまく言葉が出てこないことも多いです。以下の記事では、お礼メールの例文を3つ紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【就活】感謝を伝えるメールの作成ポイント3つ｜例文付きで紹介

⑤入社意思の有無を明確にする

入社意志の有無を明確にするというのも、内定通知メールに返信する際におさえておきたいポイントです。「ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います」のように、働くという意思を明確にあらわしましょう。入社意思の記載がなくそのままお礼に移る人も多いですが、このような文面をはさむことで、あいまいな雰囲気がなくなります。

しっかりと作り込まれたお礼メールならば誤解される心配はないですが、短文だったり言葉足らずだったりした場合は入社の意思が十分に伝わらない可能性があります。内定をもらえた喜びと意欲を示すためにも、しっかりと一言添えておくといいでしょう。

言葉足らずになりがちな人は、例文を参考にメールの文面を考えてみましょう。以下の記事で、内定通知に返信する際の文章について解説しています。

• 内定のお礼状の書き方とマナー｜手書き・メールの例文あり

⑥入社するならは抱負を述べる

入社する場合は抱負を述べましょう。採用担当者の方には、今後長くお世話になることになります。入社後どのような部署に配属され、キャリアを積み上げていくのかは、その時にならなければわかりません。採用担当者の方と同じ部署で一緒に働くことになる可能性もあるのです。

入社後、自分自身にとって仕事がしやすいよう、アピールしておくことも非常に大切なことです。お礼や入社する意思を伝えるだけでなく、抱負も伝えることで、「意欲的に仕事に取り組んでくれそうだな」と採用担当者が安心できるでしょう。

以下は入社後の抱負の伝え方に関する記事ですが、メールに記載する内容の参考にもなるでしょう。例文とともに避けた方がよい抱負などについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。

• 【入社後の抱負の伝え方と例文】内定式前に確認すべきポイントを解説

⑦辞退するなら丁寧に謝罪する

「辞退するのであれば今後関わることもないし、適当に対応すればいいのでは」と考える就活生も中にはいるでしょう。しかし、このような安易な考えで不誠実な対応をしてはいけません。

辞退するとはいえ、企業はあなたの能力を評価してくれたのです。また、選考では就活生一人ひとりに多くの時間とお金をかけています。能力を評価してくれたことと、貴重な時間とお金を使って選考してくれたことへの感謝や謝罪の念を込めて、丁寧に対応する必要があります。

また、長い社会人生活の中で、辞退する企業との関わりがないとは言い切れません。辞退した企業と新しく取引を始める可能性もあるのです。辞退する場合には丁寧な謝罪の言葉を述べ、誠実に対応するようにしましょう。

内定辞退の方法については、以下の記事にて解説されています。基本のマナーについて説明していますので、内定辞退を考えている方は目を通しておきましょう。

• 内定辞退の前に抑えておきたい7つのマナー【電話・メール例文あり】

⑧内定保留は期限を設定する

内定保留の明確な期限はありませんが、妥当なのは1週間程度です。内定通知のメールがくれば、承諾するか辞退するかを決めなければなりませんが、場合によってはすぐには結論が出せないこともあります。

その場合は返信を遅らせるのではなく、先に結論を保留したい旨を申し出ておくようにしましょう。企業によって保留が可能な期間は異なるため、自分で期限を提示しながら相手から別の期間設定の申し出があればそれに従いましょう。

採用したいと考えている企業を待たせることになるため、内定保留はリスクもあるといえます。リスクを回避するためにも、内定保留の注意点について下の記事で把握しておきましょう。

• 内定を保留する際の注意点｜企業への伝え方テンプレート付き

電話できた内定通知にメールで返信するのは失礼

企業によってはメールではなく、電話で内定の通知がくる場合もあります。電話で通知される場合はその場で結論を求められるのではなく、後日返事をするケースが多いですが、このときメールで連絡をするのは失礼にあたりますので注意が必要です。内定の返事の方法は基本的には相手と合わせることが大切であり、メールで連絡があればメールで、電話で連絡があれば電話で返事をしなければなりません。

電話での通知があったにも関わらず、メールで内定承諾、あるいは辞退の連絡をしてしまうと印象が悪くなってしまう可能性があります。もちろんメールで通知があり、電話で返事をするのであれば問題はありません。相手が電話で通知をしてきたならば、それに合わせて返事も電話でするようにしましょう。

内定先へ電話をする前に、以下の記事を読んでおくと安心です。電話で内定承諾する際の会話例が記載されていますので、参考にしましょう。

• 【内定への返事】電話やメールで承諾・辞退・保留の連絡をする方法

内定通知メールへの返信例文

ここまで内定通知メールへの返信の重要性と返信する際のポイントをみてきました。「理屈はわかったけれど、実際に書こうとすると、思うように書けない」と悩む就活生も多くいることでしょう。

そこで以下、内定を承諾する場合と内定を辞退する場合について内定通知メールへの返信の例文を記載し、解説していきます。実際に作成してみなければなかなかうまく書けるようにはなりません。まずはこの例文を参考に、実際に返信メールを作成してみるところから始めてみましょう。

内定通知メールへの返信方法については、以下の記事も参考にしましょう。内定を承諾するメールの書き方について詳しく解説しています。メールを作成する際のポイントについて知っておきましょう。

• 内定承諾のメールの作成方法とは？内定を承諾・保留する場合の例文

例文①内定承諾する返信メール

この例文のポイントは、入社への意気込みを自分の言葉で盛り込めているところです。前半で内定獲得のお礼と喜びを素直な言葉で表現できています。それらに加えて、入社までの期間も自己鍛錬を欠かさないことを述べています。これにより、「前向きな姿勢で仕事に邁進してくれそうだな」と採用担当者に好印象を残しやすくなっています。

また、メールには署名を記載する必要があります。署名の内容については以下の記事にて詳しく解説していますので、目を通しておきましょう。署名は社会人になってからも使うものですので、就活生のうちからどんなものなのか知っておきましょう。

• 【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

例文②内定辞退する返信メール

この例文のポイントは先に結論について簡潔に述べている点です。これまでお世話になった企業の内定を辞退するのですから、書きたいこと、書かねばならないことが多々思い浮かぶことでしょう。

しかし思いのままに書いてしまうと、文章が長くなり要点がぼやけてしまいます。自身の気持ちをしっかりと伝えるためにも、まずは辞退する旨を簡潔に述べ、その上でその理由を述べるようにするべきです。

また、内定辞退の連絡は電話のほうがよいともいわれています。メールでの連絡でも問題ないとするかどうかは、企業によって異なるといえるでしょう。内定辞退のマナーについて気になる就活生は、以下の記事も参考にしてみてください。

• 【内定辞退の例文あり】メール・電話で連絡する際のマナー

例文③内定を保留する返信メール

内定を保留にしてもらうメールでは、まずは最初に内定をもらったことに対してのお礼を伝えることが大切です。内定への感謝の気持ちを伝えた上で、例文のように理由をしっかりと伝え、結果を保留にしたいと申し出る必要があります。

このとき、保留する期間について定めておくようにしましょう。ただ漠然と保留にしてほしいと伝えるのではなく、いつまでに答えが出せると明記した上で保留のお願いをすることが大切です。

内定を保留する方法については、以下の記事でも詳しく説明しています。内定通知がきたということは、同時に内定承諾書の提出を求められることもありますが、これも保留することが可能です。印象を悪くしないためにも、伝え方に配慮して内定保留をお願いしましょう。

• 【内定承諾書の期限はいつ？】印象を悪くせずに延長をお願いする方法

内定承諾後でも辞退はできる

内定をもらっても承諾するとは限りませんし、保留したり辞退したりする場合もあります。内定の承諾に迷ってしまう人の多くは、内定を承諾すれば後から撤回できないと考えていますが、これは間違いです。内定を承諾したとしても辞退を申し出れば撤回することはできますし、別の企業へ就職することもできます。

これは内定式などに参加し、内定承諾書を提出した場合でも同じです。ただし、内定の辞退のタイミングが遅くなればなるほど企業に迷惑がかかることも覚えておきましょう。承諾後に辞退をすることで少なからず企業に迷惑はかかりますが、それでも辞退が可能であることを覚えておくことが大切です。

内定承諾後の辞退については、以下の記事でも詳しく解説しています。内定辞退する際には注意点がいくつかあるため、知っておきましょう。

• 内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

内定通知メールをもらったらマナーを守って返信しよう

ここまで内定通知メールへの返信について、例文を交えながらポイント・注意点をみてきました。内定通知メールへの返信において、内定を受諾し入社するか、内定を辞退するかは問題ではありません。

重要なことは、どちらの場合でも正しく返信をおこなうことが社会人として求められているということです。正しいマナーで返信をすることで、採用担当者が抱くあなたの印象もよくすることができ、結果あなたにとっても大きくプラスに働きます。

せっかく内定をくれた企業です。最後の最後で「マナーがわかっていないのだな」と思われてしまってはもったいないです。正しいマナーで返信をおこない、最後の最後までよい印象を残せるようにしておきましょう。

また、採用された後でも辞退は可能です。ただし、企業も新入社員を迎えるための準備を進めているため、辞退の連絡はなるべく早くおこなうのがマナーです。内定承諾後に辞退する方法については、以下の記事を参考にしてください。

• 【採用後に辞退する場合のマナー】電話での伝え方とメール例文

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