就活のマナー

【内定通知メールの返信内容】入社・辞退・保留の例文をご紹介

内定通知がメールで来ることは多い

内定の連絡というと電話をイメージする就活生が多いでしょう。もちろん、内定の通知を電話でおこなう企業も依然として多く存在しています。しかし、内定通知をメールでおこなう企業も同様に多く存在しているのです。正しいマナーで返信しなければ、採用担当者に「社会人としてのマナーが理解できていないのだな」という烙印を押されてしまう恐れがあります。

入社する場合も辞退する場合も、正しいマナーを守って内定通知メールに返信する必要があります。以下で、内定通知メールの返信に関するポイントを例文とともに説明していきます。しっかりと要点をおさえて、正しく返信しましょう。

内定通知メールに返信するポイント8つ

企業は学生の能力を評価して内定を出してくれているのです。そのような相手に対して、返信をしないのは失礼にあたります。内定通知メールへは必ず返信しましょう。ここからは、内定通知メールに返信する際に守るべきポイントを8つご紹介していきます。普段なんとなくメールのやり取りをしている就活生は参考にしてください。

①24時間以内に返信する

メールをもらったらなるべく早く返信をしましょう。内定を受諾してその企業へ入社するのであれば、早めに返信することで熱意を伝えることができ、よい印象を与えることが出来ます。24時間以内の返信を心掛けましょう。

もし内定を辞退するのであれば、それに伴って企業は他の人材を確保しなければならなくなります。返信が遅くなると、企業の採用活動全体に影響が出てしまうのです。内定を辞退する場合でも、企業へ迷惑をかけないよう最後まで誠実に対応するのが社会人として求められるマナーです。

②ひと目でわかる件名をつける

内定通知メールに返信する際の件名は、内容がひと目でわかるものにしましょう。例えば、「採用内定のお礼」などがあげられます。「採用内定のお礼」だけでも内容が通じますが、これに大学名と氏名を足して「採用内定のお礼/◯◯大学◯◯」という風にしても親切です。

就活生の中には「ありがとうございます」とだけ送る人も見られますが、日々多くのメールを送受信する担当者にとっては一見なんのメールか判断できないため不親切といえます。スルーされてしまう恐れもあるため、「採用内定のお礼」となどの内容を示した件名をつけましょう。

③ビジネスメールのフォーマットを意識する

内定通知のメールに返信する場合は、ビジネスメールのフォーマットを意識して文面を作成しましょう。基本的なビジネスメールのフォーマットは、「相手の情報」→「あいさつ」→「名乗り」という順番です。内定通知メールに返信する場合のあいさつは、「いつもお世話になっております」で問題ありません。

より気持ちを込めたい場合は「いつも大変お世話になっております」でもいいでしょう。名乗りの部分では、「◯◯大学の◯◯ ◯◯です」という風にフルネームを記載してください。履歴書を送る際の封筒などもそうですが、いつでも正式名称で記載することを意識しましょう。

④冒頭で感謝の気持ちを述べる

内定通知メールに返信する際は、「冒頭で感謝の気持ちを述べる」ことが大切です。めでたく内定を出してもらえたということは、企業があなたの能力・人間性などを評価してくれたということです。

内定を受諾して入社するにしろ、内定を辞退するにしろ、自分を評価してくれた企業に対して感謝の気持ちをしっかりと伝えることはマナーとしてもおさえておきたいです。特別にかしこまった言葉である必要はありません。自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが何よりも重要なのです。内定通知メールに返信する際には、自身の能力・人間性を評価してくれたことへの感謝の念を、まずは冒頭で伝えるようにしましょう。

⑤入社意思の有無を明確にする

入社意志の有無を明確にするというのも、内定通知メールに返信する際におさえておきたいポイントです。「ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います」のように、働くという意思を明確にあらわしましょう。入社意思の記載がなくそのままお礼に移る人も多いですが、このような文面をはさむことで、あいまいな雰囲気がなくなります。

しっかりと作り込まれたお礼メールならば誤解される心配はないですが、短文だったり言葉足らずだったりした場合は入社の意思が十分に伝わらない可能性があります。内定をもらえた喜びと意欲を示すためにも、しっかりと一言添えておくといいでしょう。

⑥入社する場合は抱負を述べる

入社する場合は抱負を述べましょう。採用担当者の方には、今後長くお世話になることになります。入社後どのような部署に配属され、キャリアを積み上げていくのかは、その時にならなければわかりません。採用担当者の方と同じ部署で一緒に働くことになる可能性もあるのです。

入社後、自分自身にとって仕事がしやすいよう、アピールしておくことも非常に大切なことです。内定通知メールに返信する際は、これまでのお礼だけで終わらせるのでなく、抱負も伝えるようにすることで、「意欲的に仕事に取り組んでくれそうだな」といい印象を残せるでしょう。

⑦辞退する場合は丁寧に謝罪する

「辞退するのであれば今後関わることもないし、適当に対応すればいいのでは?」と考える就活生も中にはいるでしょう。しかし、このような安易な考えで不誠実な対応をしてはいけません。

辞退するとはいえ、企業はあなたの能力を評価してくれたのです。能力を評価してくれたことへの感謝の念を込めて、丁寧に対応する必要があります。また、長い社会人生活の中で、辞退する企業との関わりがその後全くないとは言い切れません。辞退した企業と新しく取引を始める可能性もあるのです。辞退する場合には丁寧な謝罪の言葉を述べ、誠実に対応するようにしましょう。

⑧保留する場合は期限を設定する

内定通知のメールがくれば、承諾するか辞退するかを決めなければなりませんが、場合によってはすぐには結論が出せないこともあります。その場合は返信を遅らせるのではなく、先に結論を保留したい旨を申し出ておくことが大切です。すぐに結論が出せないことを謝罪して保留にしたい旨を伝えるのですが、このときに期限を設定しておく必要があります。

内定の保留は無期限でできることではなく、あらかじめ期限を設定していつまでに返事をするかを決めておくことが大切です。内定保留の明確な期限はありませんが、妥当なのは1週間程度です。企業によって保留が可能な期間は異なるため、自分で期限を提示しながら企業から別の期間設定の申し出があればそれに従いましょう。

内定が決まったらビジネス用語をおさらいしておこう

「PDCA」や「エビデンス」などの言葉を正しく使えますか?これらは、企業で使用されることが多いビジネス用語です。内定が決まったという就活生は、入社までの間にビジネス用語について理解を深めておきましょう。そこで活用したいのが「就活・ビジネス用語集」です。

IT、航空、金融、メーカーで使用される用語も紹介しています。無料でダウンロードできるため、内定が決まり入社に向けた勉強を始めたいという就活生におすすめです。

電話で内定通知がきた場合はメールだと失礼

企業によってはメールではなく、電話で内定の通知がくる場合もあります。電話で通知される場合はその場で結論を求められるのではなく、後日返事をするケースが多いですが、このときメールで連絡をするのは失礼にあたりますので注意が必要です。内定の返事の方法は基本的には相手と合わせることが大切であり、メールで連絡があればメールで、電話で連絡があれば電話で返事をしなければなりません。

電話での通知があったにも関わらず、メールで内定承諾、あるいは辞退の連絡をしてしまうと印象が悪くなってしまう可能性があります。もちろんメールで通知があり、電話で返事をする場合であれば問題はありません。相手が電話で通知をしてきた場合は、それに合わせて返事も電話でするようにしましょう。

内定通知メールへの返信例文

ここまで内定通知メールへの返信の重要性と返信する際のポイントを見てきました。「理屈はわかったけれど、実際に書こうとすると、思うように書けない」と悩む就活生も多くいることでしょう。

そこで以下、内定を受諾し入社する場合と、内定を辞退する場合、それぞれについて内定通知メールへの返信の例文を記載し、解説していきます。実際に作成してみなければなかなかうまく書けるようにはなりません。まずはこの例文を参考に、実際に返信メールを作成してみるところから始めてみましょう。

例文①入社する場合

〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います。
貴社で働くことが出来ますこと、心から嬉しく思っております。

入社までの期間、様々な経験を通じて成長し、
1日でも早く戦力として貴社に貢献できるように精進致します。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、宜しくお願い致します。
まずは取り急ぎ、御礼を申し上げます。

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署名

この例文のポイントは、入社への意気込みを自分の言葉で盛り込めているところです。前半で内定獲得の御礼と喜びを素直な言葉で表現できています。そしてそれらに加えて、入社に向けて、入社までの期間も自己鍛錬を欠かさないことを述べています。これにより、「前向きな姿勢で仕事に邁進してくれそうだな」と採用担当者に好印象を残しやすくなっています。

例文②辞退する場合

〇〇株式会社
人事部人事課
◯◯様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく、
ご連絡をさせて頂きました。

自分自身が理想に思う社会人像を熟考した結果、
別の会社とのご縁を感じたため誠に勝手ではありますが
内定を辞退させて頂きたく存じます。

これまで貴重な時間を割いて頂いたため大変申し訳ないのですが、
何卒ご理解を頂きたくお願い申し上げます。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

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署名

この例文のポイントは先に結論について簡潔に述べている点です。これまでお世話になった企業の内定を辞退するのですから、書きたいこと、書かねばならないことが多々思い浮かぶことでしょう。

しかし思いのままに書いてしまうと、文章が長くなり要点がぼやけてしまいます。自身の気持ちをしっかりと伝えるためにも、まずは辞退する旨を簡潔に述べ、その上でその理由を述べるようにするべきなのです。

例文③保留する場合

〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、他社選考が残っているため結論を出すのを保留にさせて頂いてもよろしいでしょうか?

選考は明日〇月〇日に行われますので、1週間後の〇月〇日までにはお返事をさせて頂きたいと考えています。

勝手なお願いで誠に申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

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署名

内定を保留にしてもらうメールでは、まずは最初に内定をもらったことに対してのお礼を伝えることが大切です。内定への感謝の気持ちを伝えた上で、例文のように理由をしっかりと伝え、結果を保留にしたいと申し出る必要があります。

このとき詳細な期間について定めておくと、より保留がしてもらいやすくなります。ただ漠然と保留にしてほしいと伝えるのではなく、いつまでに答えが出せると明記した上で保留のお願いをするようにしましょう。

内定承諾後でも辞退はできる

内定をもらっても必ずしも承諾するとは限りませんし、保留にしたり、辞退をする場合でもあります。内定の承諾に迷ってしまう人は多く、その多くは内定を承諾すれば後から撤回できないと考えていますが、これは間違いです。内定を承諾したとしても辞退を申し出れば撤回することはできますし、別の企業へ就職することもできます。

これは内定式などに参加し、内定承諾書を提出した場合でも同じです。内定の辞退は可能ですが、遅くなればなるほど企業に迷惑がかかることも覚えておきましょう。承諾後に辞退をすることで少なからず企業に迷惑はかかりますが、それでも辞退が可能であることを覚えておくことが大切です。

内定通知メールをもらったらマナーを守って返信しよう

ここまで内定通知メールへの返信について、例文を交えながらポイント・注意点を見てきました。内定通知メールへの返信において、内定を受諾し入社するか、内定を辞退するかは問題ではありません。

重要なことは、どちらの場合でも正しく返信を行うことが社会人として求められているということです。正しいマナーで返信を行うことで、採用担当者が抱くあなたの印象も良くすることが出来、結果あなたにとっても大きくプラスに働きます。

せっかく内定をくれた企業です。最後の最後で「マナーがわかっていないのだな」と思われてしまってはもったいないです。正しいマナーで返信を行い、最後の最後まで良い印象を残せるようにしておきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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