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採用通知をメールで送る企業が増えている
企業の採用選考を無事に通過すると、その企業から採用通知を受け取ります。最近では、その採用通知をメールで届ける企業が増えてきており、多くの就活生は対応を迫られます。やっとの思いで手にした企業からの採用通知メールですが、ここで気を抜いてしまってはいけません。これから末永くお世話になるかもしれない企業に対して、働き始める前に印象を下げてしまってはもったいないからです。
そこでこの記事では、「企業からの採用通知メールに対してきちんと返信するためのポイント」をお伝えします。何事も初めが肝心です。社会人として良いスタートを切ることができるように、ぜひ参考にしてください。
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採用通知メールへの返信で気をつけるべきこと
採用通知メールを受け取ると、「今までの努力が報われた」と舞い上がってしまうかもしれません。そのまま勢いでどこかに遊びに行ってしまう人もいるかもしれません。確かにその気持ちはとてもよくわかります。しかし、その前にもう少しだけやるべきことが残っています。それは企業から受け取った採用通知メールに対して、きちんと返信をするということです。
企業の担当者は多くの時間をかけて採用する人物を選考しています。そのように時間をかけて選考を進め、自分自身に内定を出してくださった企業には感謝を伝えるのが当然です。相手企業に対して失礼のないように、採用通知メールへ返信するうえでの最低限のマナーを確認しておきましょう。
不採用のときの返信についてはこちらの記事を参考にしていみてください。
返信は相手の発信時刻から24時間以内に
ビジネスの世界では「クイック・レスポンス」が基本です。スムーズにやり取りを行うためには、なるべく素早い返信を心がけましょう。企業の採用担当者は一人だけを専任で担当しているわけではありません。日々送られてくる無数のメールのチェックはもちろん、さまざまな仕事と並行して、忙しい中採用選考を進めています。そのため、相手のメールチェックのタイミングを考えると、遅くとも1日以内には返信したいところです。
もしも皆さんが採用担当者だとしましょう。あまりに返信が遅い人がいると、仕事のペースが乱れてしまううえに、その人のことを信用しづらくなり、良い印象を持てなくなってしまうはずです。受信メールの確認を怠らないようにすることが、相手企業に迷惑をかけずにすむことに繋がるのです。
メールのビジネスマナーに沿って書く
ビジネスシーンでのメールの文面には、守らなければならない特有のマナーがあります。普段はLINEなどのアプリ上で、会話のように気軽でくだけたやり取りしかしていない人も多いのではないかと思います。もちろん友人などにメールを送る時にも最低限のマナーは必要ですが、ビジネスの場でメールをやり取りする際にもさまざまなマナーが存在するのです。
誰に宛てたメールなのかがわかるように相手先を明記すること一つにしても、個人宛なのか部署などに宛てるものなのかに注意を払って適切な敬称をつける必要があります。社会人としてビジネスマナーを意識しながらメールを作成しましょう。
メールのマナーについてはこちらの記事で確認しておきましょう。
返信メールの文面は送信前に必ず読み返す
作成したメールを送信する前に、必ず全体を読み返しましょう。思わぬ箇所に誤りが見つかる場合があります。ある程度の期間就職活動を続けていると、企業宛にメールの文面を送ることも増えるでしょう。そうすると、頻繁に使用する文章や表現があることに気づきます。そういった文章をパソコンやスマートフォンの機能を利用してテンプレートとして保存しておくと、打ち間違いが少なくなり、時間の節約にもなるでしょう。
企業の担当者は忙しい場合が多いため、無数に送られてくるメールをできる限り素早く見ていきたいと考えています。そのような場面で文字の打ち間違いや表現の誤った文章に出くわしてしまうと、よい気分はしないはずです。メールを受け取る側、読む側の気持ちを考えて、違和感なく読み進めてもらえるような仕上がりを目指しましょう。そして送信前のチェックは必ず行ってください。
採用通知メールをもらったときの返信の書き方
採用通知メールへの返信は、「素早く丁寧に」ということを心がけるべきです。それでは早速企業への返信メールを作成してみましょう。採用通知メールを受け取った時点では、企業とメールのやり取りを行うことに慣れているという方はあまり多くいないと思います。
しかし、まだ社会人デビューしていないからといって、中途半端で失礼なメールを企業へ送るわけにはいきません。返信メールに関するマナーをしっかりと確認し、社会人として良いスタートを切ることができるように常識あるレスポンスをしたいものです。
内容が伝わるような件名にする
企業の担当者が、送られてきた返信メールの中でまず初めにチェックするのが「件名」の欄です。皆さんが普段友人などに送るメールでは、1回1回件名の欄を埋めることはしないかもしれません。しかし、ビジネスの場では相手方へ送信するメールの多くに件名をつけます。何の用件で送られてきたメールなのかを、相手方に一目で認識してもらうためです。
今回は採用通知メールへ返信することが目的です。企業の担当者から皆さんに送られてくる採用通知メールには、「採用選考の結果について」というような件名がすでに記されているでしょう。返信する際は件名を変更しないのが基本ですが、「Re:採用選考の結果について ○○大学○○○○（氏名）」など一部を変更してわかりやすくすると、相手方を慮ったより良い返信メールになります。
入社または辞退の意思表示をする
採用通知メールに対して返信メールを送る際には、「入社する」あるいは「入社を辞退する」という意思を必ず示します。企業は、採用した人物が最終的に入社するのか否かを確認次第、新人教育の準備などを時間とお金をかけて進めていかなければなりません。
そのため、採用通知メールが送られてきてもそのまま放っておいたり、入社の意思をはっきりと示さないままでいると、企業側に大変迷惑をかけることになってしまいます。採用通知メールが送られてきたらなるべく早くチェックし、入社するのか辞退するかをしっかりと心に決めて、返信メールで企業側にその意思を速やかに伝えるようにしましょう。
お礼の文面を入れる
採用通知メールを受け取るまで、企業側には説明会や選考などさまざまな場面でお世話になります。何度も企業に足を運ぶと、お互いに顔を覚え合うこともあるかもしれません。最終面接まで進んだ頃には、お世話になってきた採用担当者に対して感謝の気持ちを自然と持てるようになることもあります。自分のために多くの時間を割いてくれたことに対して、お礼の文面をいれましょう。
そして入社・辞退いずれの場合でも、自分の可能性を信じて採用してくれたことに対する感謝の意を表す一言を盛り込むことも忘れないようにしましょう。どのようなことに対しても、少しでもお世話になったのであればお礼の気持ちを示すようにしてください。これができるか否かで、皆さんの社会人としての価値が全く変わってきます。
採用通知メールに対する返信メールの例文
ここまで、企業からの採用通知メールに対してどのようなメールを返信すればよいかを簡単にご説明してきました。マナーを守って素早く丁寧に、受け取る側・読み手側の気持ちを考えたメールの返信を心掛けることが何より大切です。そしてここからはいよいよ、採用通知メールに対しての返信メールを具体的な例を用いて解説していきます。頭では理解していても、実際に文章を作成するとなかなか難しいことがわかるでしょう。ポイントをしっかりとおさえて、隅々まで気持ちの行き届いた文面に仕上げましょう。
例文①入社する場合
件名：Re採用選考の結果に関して ○○大学○○○○
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お忙しい中失礼致します。
採用選考でお世話になっております〇〇と申します。
この度は、採用通知メールをお送り頂きありがとうございました。
選考を通して御社への熱意をお伝えし続けた結果、
このような喜ばしい通知を頂き大変嬉しく思っております。
是非御社に入社させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
入社後はさまざまな場面で至らぬ点があるかと思いますが、
御社の一員として働くことができるという誇りを持ち、
精一杯努力していく所存でございます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名：
住所：
電話番号：
メールアドレス：
件名には、相手が記した内容のあとに自分の名前を加えます。企業の担当者に「誰がどのような内容で送ってきたメールか」をわかりやすく伝えるためです。本文の初めには、相手企業の社名、部署名、担当者の名前を記します。その後に、自分の氏名を入れた一文を入れ、採用選考でお世話になっていることを伝えましょう。
次に採用通知メールを頂いたことへの感謝の意を記し、感想や喜びの気持ちを添えます。入社の意思をはっきりと示した一言を書き加えた後、企業の一員として頑張っていくという意思を示し、全体をまとめるとよいでしょう。メールの末尾には、自分に関する情報を載せておくことも忘れないでください。
例文②入社辞退の場合
件名：Re採用選考の結果に関して ○○○○
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お忙しい中失礼致します。
採用選考でお世話になっております〇〇と申します。
この度は、採用通知メールをお送り頂きありがとうございました。
私自身、御社の採用選考に本気で取り組ませて頂いたため、
大変嬉しく思っております。
このような感謝にたえない状況の中、誠に恐縮でありますが、
御社への入社を辞退させて頂きたく思い、ご連絡させて頂きました。
熟考させて頂いた結果、他の道を選択させて頂くことを決意致しました。
採用担当の〇〇様をはじめ、御社の皆様には大変お世話になったにも関わらず、
誠に申し訳ございません。
今後とも、御社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
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氏名：
住所：
電話番号：
メールアドレス：
採用通知メールを頂いたことへの感謝の気持ちを示す一文までは、入社する場合の返信メールの内容とあまり変わりません。文面が異なってくるのはそれ以降です。「採用通知を頂いて大変嬉しい気持ちであり、そんな中申し上げにくいが、入社を辞退させて頂きたい」という主旨の文を、自分の言葉を用いて素直に記してください。
そして、入社を辞退する理由を簡潔に表現した一文をいれると良いでしょう。これまでの選考でお世話になってきた企業や担当者に改めて感謝の意を表した後、相手企業の一層の発展を願う一文を添えて、本文をまとめましょう。
内定辞退の理由別の例文はこちらの記事で見ることができます。ぜひ確認しておきましょう。
採用通知メールにはマナーを守って素早い返信をしよう
この記事では企業からの採用通知メールへの対応方法を見てきました。今まで頑張ってきてようやく得た採用通知メールへの大事な返信メールですので、作成ポイントをしっかり把握して返信してください。ここで気を抜かずに最後まで相手方のことを考えた対応ができる人は、これからの社会人生活を円滑に進めていくことができるでしょう。
この記事で紹介してきた返信メールのマナーは就職活動中だけに留まらず、これから始まる社会人生活の中でも長く使うことができるものばかりです。一つ一つをもう一度復習しきちんと確認して、どのような場面でも堂々とした返信メールを送ることができるように努めてください。