【就職活動でのお礼状の書き方】例文や出すべき理由を解説

お礼状を書き入社意欲を伝えよう

就活を進めていく中で、面接をする機会は何度も訪れます。また人によっては、複数社から内定を頂く場合もあるでしょう。

皆さんは、面接官の方や内定を頂いた企業に「お礼」をしっかりと伝えれていますか。お礼をしっかりと伝えるために、企業に対してお礼状を書きましょう。

面接は、面接官なしで行うことはできません。面接官は企業の人事が担当する場合がほとんどであり、普段の業務を手放して面接に時間を割いてくれています。それだけでなく、面接をする際の履歴書の回収やメールの対応など、1回の面接のために多くの時間をかかっています。

また選考に受かれば企業との関係は終わるわけではなく、むしろ今後の付き合いの方が長くなります。これから就職する企業に対してお礼状を出すことで、好印象をもってもらうことで、就職後も職場と良い関係性でスムーズに仕事を進められるでしょう。

ここでは、「お礼状を出すべき理由」「お礼状の書き方」「お礼状を出すタイミング」「お礼メールとの違い」について解説します。お礼状を出すべきか正しく判断をし、出す場合は適切に書けるようになりましょう。

お礼状とは

就活におけるお礼状とは、面接をしてくれた企業や内定を出してくれた企業に対して、お礼の言葉を文章に表したものです。面接後、口頭では「ありがとうございました」と伝えはするものの、感謝を形として表すことで、より心が込められたものとなります。

お礼状は、必ず書かなければいけないものではありません。書かなくても、企業からの評価が下がることは決してありません。しかし、お礼状をもらうことでより丁寧な印象をもってもらえ、企業の方も嬉しく思うでしょう。

お礼状には手書きで作成しポストに投函するものと、メールで送る2つのパターンがあります。どちらもお礼状と呼ばれますが、メールはお礼メールともいわれています。

お礼状を出すべき2つの理由

お礼状は出しても出さなくても評価は変わらないのに、なぜ出すべきだと言われているのでしょうか。もちろんお互いが良い気持ちで就活を進めることができるのも、お礼状を出すべき理由のひとつです。

面接の場でもお礼は伝えているのに、わざわざお礼状を出すべき理由は2つあります。

お礼状を出すべき理由を把握し、お礼状を書くべきかどうか、適切な判断できるようになりましょう。

1.印象が良い

「お礼状を出すべき理由」として、まずは印象が良くなります。面接官の気持ちになってみましょう。

普段の業務で忙しい中、学生との面接のために資料を作成したり、机やいすの並べ替えをしたりと準備を行います。多くの学生と面接を終えた後、手元にお礼状が届いたらどうでしょうか。

嬉しくないわけがありません。どの学生がお礼状を出してくれたのか振り返り、好印象を持つでしょう。

面接後、言葉ではお礼を伝えるものの、お礼状をわざわざ出すことは当たり前の行為ではありません。

一方でビジネスの場面では、相手が何かしてくれたことに対して感謝を伝えるのは、基本的なマナーとされています。そういった配慮が学生のうちからできているのは、非常に良い印象になります。

2.入社意欲が伝わる

「お礼状を出すべき理由」として、次に入社意欲が伝わりやすくなります。入社の意欲は、面接官にとって合否を決めるための大切な判断材料です。

必ず出さなくてもいいお礼状を時間をかけて出すことで、入社したいという意欲を感じ取れます。時間をかけて書いたという事実が、熱意、意欲、志望度の高さを表しています。

お礼状は感謝の気持ちを純粋に伝えるものですが、「面接でのやり取りの中で仕事への理解ができた」「企業でどのように将来活躍していきたいかを明確に描くことができた」など入社の意欲を伝えることもできます。

自己PRは、面接の中でしなければなりません。一方で、自分の今の率直な感想をお礼状で伝えるのは面接官にとっても好印象であり、入社したいという意欲も伝わるでしょう。

お礼状の書き方

お礼状を書きたいと考えている人の中には、「お礼状はどうやって書けばいいかわからない」「何を書いたほうが良いのか」と悩んでいる人も多いでしょう。そこで、ここでは「手書きのお礼状の書き方」や「作成時のポイント」を解説します。

お礼状はただ出せばいいわけではなく、正しい内容で書くことが大切です。書き方のポイントを守ることでより好印象をもってもらえますし、正しい書き方を身に付けてお礼状を作成しましょう。

1.季節の挨拶

まずは、季節の挨拶を書きましょう。お礼状は手紙の形式で書き進めていきますので、冒頭は季節のあいさつから入りましょう。

お礼状では、季節の挨拶から始まるのが基本です。もしなければ、印象が悪くなってしまう可能性も高いので注意が必要です。

書き出しは「拝啓」と「時候のあいさつ」からはじめます。時候のあいさつは、記入する時期によって異なりますので注意しましょう。基本的には「〇〇の候」となりますが、この〇〇の部分がお礼状の作成時期によって違ってきます。

例えば、4月であれば「陽春の候」「春暖の候」、5月であれば「新緑の候」「初夏の候」となり、同じ月でもさまざまな表現があります。その月にあった挨拶であればどの表現を使っても問題ありませんので、使用する時期だけ間違えないように注意しましょう。

お礼状を郵送する際には、多少なりとも日数を要します。その間に月や年をまたぐなら時候の挨拶も変わってしまうため、「逆算して挨拶を選ぶ」か、あるいは「月末を避けてお礼状を送る」ようにするとよいでしょう。

2.本文

季節の挨拶の次は、本文を書いていきましょう。本文では、「お礼の言葉」と「入社意欲」を書きましょう。

「お礼の言葉」と「入社意欲」については、下記で詳細に解説しています。

お礼の言葉

季節の挨拶の次の書き出しは、お礼の気持ちについてを書いていきましょう。内定をもらった場合であれば内定についてのお礼、面接や説明会後の場合もそれぞれについてのお礼の気持ちを述べていきます。

内定をもらうことは、それだけ企業から評価してもらっている証です。そのため、評価してくれたことに対しても、お礼を伝えていきましょう。また面接や説明会の実施には時間や労力がかかっているので、それらについても感謝することが大切です。

お礼の気持ちを伝える時は、選考を通じてどんな点が印象に残ったか、勉強になったかなどの感想を述べましょう。漠然とお礼の言葉を並べるだけではなく、具体的な内容を述べてそれについても感謝していきましょう。

入社意欲

お礼の言葉では、入社に対する抱負を述べていきます。入社までの過ごし方などを書き、企業でお世話になる旨も伝えていきましょう。入社前の過ごし方を伝える場合は、向上心を持って述べることが大切です。

ただ遊び回る予定を書いても好印象をもってもらうことはできませんし、印象が悪くなってしまう可能性もあります。入社に向けてどんなことを勉強するのか、入社後の仕事で活躍するためにどんな能力を身に付けるのかなどを書くことが大切です。

入社までの期間をどのように過ごしたかによって、社会人生活のスタートは違ってきます。どんな準備をするのか、どのような気持ちで残りの時間を過ごすのかなどを伝えていきましょう。

3.結びの挨拶

本文の次は、結びの挨拶を述べていきましょう。お礼状はお礼の言葉や入社意欲を述べれば終わりではなく、締めのあいさつも必要になります。

お礼状では礼に始まり礼に終わりますので、締めくくりはお礼の言葉で締めましょう。また書き出しの「拝啓」に対して、「敬具」も忘れずに記入しなければなりません。

最初と最後でお礼の言葉を伝えることで、より丁寧な印象をもってもらえます。お礼状は自身の気持ちを伝えるためのものです。ストレートな表現で感謝の気持ちを伝えていきましょう。

「本当にありがとうございました」などの表現でも構いませんし、ビジネスマナーを重んじて「貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます」などでもいいでしょう。お礼の気持ちが伝わることが大切ですので、わかりやすく感謝の言葉を述べましょう。

4.日付・署名

「お礼状の書き方」として、4つ目は「日付・署名」です。お礼状に限らず、書類には必ず日付と大学名、氏名を記入します。大学名と氏名は、署名として記載しましょう。

どの書類が、いつ、どこの誰から送られたかを管理するのは大変です。氏名などの記載がなければ、管理のために付箋にメモする手間が発生します。あるいは、誰のお礼状かわからず、評価のしようがなく無駄になるかもしれません。

自分を覚えてもらうためだけでなく書類を管理する人のためにも、きちんと日付や大学名、氏名を記載しましょう。

「お礼状のマナー」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「お礼状のマナー」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

お礼状を提出する3つのタイミング

次にお礼状を提出するタイミングについて解説します。タイミングとしては、「内定後」「面接後」「説明会後」です。

それぞれで例文も説明していますので、自分の選考状況に合わせて参考にしてみましょう。例文と自分の書いたお礼状を照らし合わせることで、ミスがないかの確認ができるでしょう。

1.内定後

内定のお礼状を書く際には、最低でも以下の3項目は入れましょう。

内定後のお礼状のため、当然、内定を貰ったことに対するお礼は必須です。そして、「今後はその企業で頑張っていく」という前向きな気持ちや意気込みを伝えることで、企業側も「この人に内定を出してよかった、期待しよう」と思ってくれるでしょう。

「内定後のお礼状」についてさらに詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「内定後のお礼状」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

2.面接後

面接のお礼状では、面接の時間を取ってくれたことに対するお礼がメインです。どのような話が印象的だったか、面接官とのやりとりで何を感じたかなどを書くことで、「あの就活生か」と印象に残りやすくなります。

「面接後のお礼状」についてさらに詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「面接後のお礼状」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【面接後のお礼状】感謝の気持ちが伝わる内容や例文をご紹介

3.説明会後

会社説明会後のお礼状では、説明会で感じた具体的な感想を書き添えると良いでしょう。形式的なお礼の文言だけでも十分ですが、それだけでは「ぜひお礼を伝えたい」と感じた思いが伝わりにくいです。

参加した学生からの直々の感想は、企業の担当者が今後も会社説明会を開催していく上での、参考の糧になるでしょう。そのため会社説明会後のお礼状では、説明会で感じた具体的な感想を書き添えておきましょう。

「会社説明会のお礼メール」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「会社説明会のお礼メール」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【就活のお礼メール例文集】会社説明会・OB訪問への返し方

お礼状は手書きで書こう

お礼状を送るには、上のように「郵送」と「メール」の2つの手段があります。また郵送の場合は、手書きで作成する方法と、PCでMicrosoft Wordなどのツールを用いて作成し、印刷する方法があります。

どの方法でお礼状を作成し、どの手段で送っても問題ありません。しかし、できる限り手書きで作成しましょう。

手書きの作成の場合は時間もかかりますし、失敗すれば書き直さなければならないので、手間もかかります。しかし手間がかかっている分、気持ちも伝わりやすく、感謝の気持ちが企業に伝わりやすいです。

パソコンで作成したからといってマイナスの印象をもたれるわけではありません。しかし手書きよりも、感謝の気持ちが伝わりにくいので注意しなければなりません。

同じ内容でもより感謝の気持ちが伝わるのは、やはり手書きのお礼状です。企業にしっかり感謝の気持ちを伝えるためにも、手書きで丁寧に作成していきましょう。

お礼状とお礼メールの特徴

先ほども述べたように、手書きのお礼状の他にも、お礼メールがあります。どちらも感謝を伝えるということに違いはありませんが、お礼状にはお礼状のメリットが、お礼メールにはお礼メールのメリットがあります。

お礼状を出すときに、手書きかメールかどちらが良いか選ぶことができるように、2つのメリットを確認していきましょう。

お礼状の場合

メリット：気持ちが伝わりやすい

お礼状のメリットとしては、相手に気持ちが伝わりやすいです。感謝の気持ちが文字から伝わり、より丁寧な印象をもってもらうことができます。

お礼状を出すということ自体、丁寧さや誠実さが伝わる行為ですが、手書きだとなおその気持ちが伝わるでしょう。

文字や書き方には個性が出るため、面接官にとって印象深いものになります。

デメリット：1社に対して作成する時間が長くなる

お礼状のでデメリットとしては、1社に対して作成する時間がかかってしまいます。手書きはメールでのお礼状よりも時間と手間がかかってしまいます。

一文字一文字書く時点で時間はかかりますが、誤字脱字がないように下書きをすると倍の時間がかかります。修正ペンを使用してはいけないため、慎重に書く必要があります。

また、作成後、ポストに投函してから相手に届くまでも数日かかります。時間と手間がかかるというのはデメリットになりますが、その分お礼状をもらった喜びもひとしおです。

お礼メールの場合

メリット：多くの企業に送信できる

お礼メールのメリットとしては、多くの企業に送信することができます。面接終了後、帰りの電車や移動時間に、空き時間が少しでもあればものの10分程度で作成し、すぐに送信することができます。

面接をし終えたばかりの学生からすぐにお礼のメッセージがくれば、熱意や志望度の高さも伝わりやすいでしょう。

またメールは誤字脱字があった際も、すぐに文字を打ちなおすことができるので、手書きと比較して時間がかからないといったメリットがあります。

デメリット：気持ちが伝わりにくい

お礼メールのデメリットとしては、相手に気持ちが伝わりにくいです。お礼メールはテンプレート化されているものが多く、他の学生と似たような文面になってしまいます。

しっかり自分で考えて作成されていても、手書きとは違いオリジナリティにかけてしまう可能性が高いのです。

また送信日時が面接日や内定日から空けてしまうと、逆効果になる可能性があります。メールは手軽にすぐに送れるという共通の理解があるからこそ、メールでの連絡が遅いのはマナーとしては良くありません。

場合によっては「忘れていたのかな？」という印象を持たれてしまうかもしれません。せっかくのお礼メールなのに、逆効果となってしまいます。

このように手書きには手書きのメリットがあり、メールにはメールのメリットがあります。

手書きもメールもひとつの手段であり、大切なのは感謝を伝えたいという気持ちとそれを行動に移したという事実です。

例えば、企業があまりパソコンを使わないのであれば手書きを、在宅ワークが進んでいる企業にはメールでお礼状を送るなど、状況に合わせて使い分けましょう。

感謝の気持ちを忘れずに就活を進めよう

就活を有利に進めたり、企業との関係を良好にするためにもお礼状を出しておくのは大切なことです。お礼状を出すことで企業に感謝の気持ちを伝えられますし、それが好印象につながる場合も多いです。

お礼状の作成にはさまざまなポイントやマナーがありますので、それらを守って作成する必要があります。正しい書き方で書けていなければお礼の気持ちが正しく伝わりませんし、マナー違反になってしまえばマイナスの印象を与えてしまうこともあります。

お礼状を出してマイナスの印象をもたれるのは勿体ないですし、マナーが守れていないと企業に対しても失礼です。お礼状はマナーを守って作成し、自分の言葉で感謝の気持ちと入社に向けての心意気を伝えていきましょう。

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