【キャンセル理由の伝え方】説明会や面接で活用できる例文をご紹介

キャンセル理由の伝え方に悩む人は多い

就活では企業との約束をキャンセルしなければならないこともありますが、キャンセル理由の伝え方に悩む人は多いです。一度約束した以上、スケジュールをしっかり調整して予定通りに約束を守ることが大切ですが、就活中はなかなかそうもいきません。

就活中はとにかく忙しく動き回らなければなりませんし、予定が重なってしまうことも多いです。どれだけ完璧にスケジュールを管理していたとしても、急遽選考の予定が入ることもありますし、予定をキャンセルしなければならないことも多々あります。

キャンセルすること自体は問題ありませんが、大切なのはキャンセル理由の伝え方です。伝え方次第で企業に与える印象は違ってきますので、上手なキャンセル理由の伝え方を知っていきましょう。

キャンセル理由を上手に伝えるための鉄則

就活では企業との予定をキャンセルしなければならないことも多いですが、キャンセルにはさまざなケースがあります。説明会への参加をキャンセルする場合もあれば、面接をキャンセルすることもあります。

また、内定辞退で連絡することもありますし、企業にキャンセルの旨を伝えるケースはたくさんあります。それぞれで細かいキャンセル理由の伝え方は違っていますが、すべてに共通する鉄則もありますので、基本のマナーを知っておきましょう。

早く連絡する

就活で企業との予定をキャンセルする場合、素早く連絡することが大切です。キャンセルの連絡が遅くなってしまうと、企業に迷惑がかかってしまうため注意しなければなりません。キャンセルをすれば少なからず企業に迷惑はかかりますが、連絡のスピードによって程度が変わってくるので注意が必要です。

かかる迷惑が大きくなればなるほど、企業からの印象は悪くなります。特に説明会のキャンセルなど、その後に選考が控えている場合は選考で不利になることもあるので注意が必要です。キャンセルしなければならない場合は、とにかく素早く企業に連絡をしましょう。

丁寧に謝罪する

企業との予定をキャンセルする理由は人によってさまざまであり、場合によっては仕方のない理由もあります。しかしどんな理由であっても、キャンセルすることで企業に迷惑をかけるのは変わらないため、丁寧に謝罪をすることが大切です。

就活中は忙しいことも多く、スケジュールが合わなくなることは多いです。企業もそれを理解しているため、キャンセル自体は仕方がないと思っていますが、謝罪がないと印象が悪くなるので注意しましょう。

キャンセルがスケジュールの調整ミスなのか、それとも避けられない理由によるものなのかは企業に関係ありません。丁寧に謝罪をしておくことで好印象を与えられるため、理由に関係なく謝罪は必ずおこないましょう。

無断欠席をしない

説明会や選考などをキャンセルする場合は、企業に必ず連絡しなければなりません。キャンセルの連絡をせず無断欠席してしまうと不誠実な印象を与え、企業にも多大な迷惑をかけてしまいます。

無断欠席は社会人としての信用を損なう行為であるため、絶対にやってはいけません。当日にキャンセルする場合でも企業に大きな迷惑がかかることは確かですが、それでも無断欠席をするよりはいいでしょう。

当日キャンセルの連絡は伝えづらいですが、企業への誠意を見せるためには連絡は必須です。どんな理由であっても無断欠席はNGなので、キャンセル時には必ず連絡をすることを覚えておきましょう。

説明会のキャンセル理由の伝え方

説明会をキャンセルする場合は、連絡の方法に注意が必要です。説明会は自分で予約するものですし、予約した以上は参加するのが基本的なマナーです。参加できる人数も限られているため、無断欠席をしてしまうと企業だけではなく他の学生に迷惑がかかります。

迷惑をかけないためにはキャンセルの連絡は必須であり、早めに連絡をすることがポイントです。もしぎりぎりの連絡になってしまう場合は、連絡方法も違ってきますので、それらの違いも理解しておきましょう。

基本的にはメールでOK

説明会のキャンセルは基本的にはメールでOKです。キャンセルメールでは、説明会をキャンセルする旨、その理由と謝罪の気持ちを述べましょう。キャンセル理由は基本的には正直に伝えることが大切ですが、他社選考を理由にすると印象が悪くなる可能性があるので注意が必要です。

本当の理由が伝えづらい場合は、「一身上の都合により」などで伝えて構いません。メールの場合は時間帯を気にせず送ることができますので、企業への連絡もしやすくおすすめです。

連絡を怠ると選考にも大きく影響するので必ず連絡しておきましょう。キャンセルは分かった時点で素早く連絡し、遅くとも3日前までにはメールを送ることが大切です。

メール作成のポイントについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 企業説明会をキャンセルする際のメール作成のポイント｜伝えるべき理由などを例文と共にご紹介

当日キャンセルは電話で伝える

説明会のキャンセルは基本的にはメールでOKですが、当日キャンセルに限っては電話で伝える必要があります。説明会当日は企業の担当者も忙しく動き回っていることが多く、メールを送っても読んでもらえない可能性が高いです。

連絡をしていても担当者に伝わらなければ意味がないため、無断欠席と同じ扱いになるので注意しなければなりません。ぎりぎりの連絡になってしまう場合は、直接伝えることができる電話で連絡するのがマナーです。

2～3日前までであればメールでの連絡で問題ありませんが、1日前や当日になる場合は電話で確実に伝えることを意識しておきましょう。ポイントは連絡をしたかではなく、相手に伝わっているかどうかですので、説明会の日時に合わせて連絡方法を工夫することが大切です。

説明会キャンセルの例文

説明会のキャンセルをする場合は、件名は会社説明会キャンセルのお詫びなど、簡潔に分かりやすく設定することが大切です。企業の宛先を記し、簡単に自己紹介をすればキャンセルの旨を伝えていきます。このとき、いつの何時からの説明会をキャンセルしたいのか、明確に示すことが大切です。企業では複数日にまたがって説明会を開催していますし、同じ日に複数回おこなうこともあります。キャンセルする日時と理由を伝えれば、丁寧に謝罪をしておきましょう。

面接のキャンセル理由の伝え方

面接を受けるためにはまずは書類選考に応募し、それに合格しなければなりません。書類選考を受けるということは、興味のある企業と言えますが、だからといって必ずしも面接を受けるわけではなく、時にはキャンセルを申し出ることもあります。

また他社との選考が重なってしまったため、なくなくキャンセルしなければならないこともあります。面接でもキャンセルするシーンは多いので、どのように伝えればいいのかを知っておきましょう。

選考に参加したい場合は日程調整を申し出る

企業への興味がなくなったため面接をキャンセルする場合は、キャンセル理由を明記してメールを送ればいいですが、日程が合わない場合は別です。日程が合わずやむを得ずキャンセルしなければならない場合は、日程の調整を申し出ることも大切です。

説明会は多くの人が参加するため日程を動かすことは難しですが、面接の場合は日程が調整できる可能性もあります。スケジュールが合わないだけで選考に参加できないのはもったいないので、選考に参加したい気持ちがあるなら日程調整を申し出ることが大切です。

もちろん日程調節をお願いしたからといって、必ずしも変更してもらえるわけではありません。企業にも都合はあるので調整はできないこともありますが、それでも可能性はありますので、少しでも面接を受けたい気持ちがあるなら調整をお願いしましょう。

面接に呼んでくれたお礼を述べる

面接に呼んでくれたということは、それだけ評価してもらっているということです。そのため面接をキャンセルする場合は謝罪の気持ちを伝えるだけではなく、評価してもらえたことのお礼を伝えるのも大切です。

謝罪と感謝両方の気持ちを伝えることで誠実さをアピールしやすく、マイナスの印象を与えづらくなります。予定していた面接をキャンセルする以上謝罪は必須であり、丁寧にお詫びの気持ちを述べなければなりません。

しかしお詫びをするだけでは誠意は伝わりませんので、きちんと企業への感謝の気持ちを伝えて、誠意をアピールすることが大切です。謝罪と感謝を述べておくことで好印象になりますし、よりスムーズにキャンセルを申し出ることができます。

面接キャンセルの例文

面接をキャンセルする場合も、件名のつけ方は説明会キャンセルの場合と同じです。分かりやすいように簡潔に付けましょう。面接キャンセルの場合は面接に呼んでもらったことのお礼を述べることが大切です。

参加予定日時についてもしっかりと明記し、その上でキャンセルを申し出ましょう。面接のキャンセル理由も、基本的には「一身上の都合」で問題ありません。最後にもう一度丁寧に謝罪をし、署名を忘れずにつけて送信しましょう。

面接キャンセルについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【忌引でまさかの面接キャンセル】不測の事態に遭遇した就活生向けにおすすめの対処法

内定辞退の伝え方

就活では企業からの内定を目指して選考へと臨みますが、内定をもらった企業に必ずしも就職するわけではありません。選考を受ける中で企業とは合わないと感じることもありますし、就活中に別の業界、企業への興味が湧くこともあります。

内定の承諾は重要な選択ですので慎重におこなう必要がありますし、就職する気持ちが薄いなら内定は辞退することが大切です。内定辞退の連絡にもポイントがありますので、それらを踏まえて上手に辞退を申し出ましょう。

基本的には電話で連絡

説明会や面接キャンセルの場合はメールでの連絡で問題ありませんでしたが、内定辞退の連絡は返事の期限に関係なく、基本的には電話ですることが大切です。電話で直接辞退を伝えることで誠実な印象を与えることができ、マイナスのイメージを与えずにに済みます。

電話で連絡する場合はかける時間帯に注意が必要です。企業は始業終業間近は忙しいため、それらの時間は避けましょう。また、担当者が席を外している可能性の高い昼休みの時間帯も避けた方が無難です。

これらの時間を避け、営業時間内に電話をすることが大切です。基本的には電話での連絡になりますが、電話をかけてもどうしても繋がらない場合は、メールで内定辞退の旨を伝えましょう。

理由は明確に伝える

内定辞退をする場合は、なぜ辞退するのか、その理由を明確にすることが大切です。理由もなしに辞退を申し出るのは失礼であり、企業としても腑に落ちないため納得できません。辞退する理由は正直に伝えて、企業に誠意を見せることが大切です。

「一身上の都合」と伝えることもできますが、理由については詳しく説明することが誠実な対応と言えます。辞退の理由が企業に対するネガティブな意見となる場合は、別の理由を述べる必要があります。

その場合は「一身上の都合」で構いません。仕事に興味が湧かない、条件に不満があるなどは、企業の悪口に該当しますので伝えないようにしましょう。企業に迷惑をかけないように、辞退の理由も工夫して伝えることが大切です。

内定辞退の例文

お世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。内定の件でご連絡致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか？
（担当者に取り次いでもらう）

お電話代わりました。採用担当の○○です。

お世話になってります。○○大学経済学部の○○でございます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄なお話ではございますが、辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
選考を受ける中で御社の魅力は非常に感じていましたが、やはり昔からの夢である○○業界で働きたいと考え、この度辞退を決意致しました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
それでは失礼致します。

内定辞退の場合は電話での連絡が基本です。企業に電話をかければ自己紹介をして、何の用事で電話をしたのかを簡単伝え、担当者に取り次いでもらいます。担当者に代われば、もう一度簡単に自己紹介をし、用件を伝えます。

まずは内定をもらったことへのお礼を述べ、その上で辞退を申し出ることが大切です。辞退理由を明確に述べれば、辞退することをもう一度丁寧に謝罪しましょう。電話の場合は言葉遣いにも注意しながら、丁寧に伝えることが大切です。

内定辞退の方法について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【内定辞退の方法】企業への伝え方と注意点を例文付きで解説

キャンセル理由は伝え方次第で印象悪化を防ぐ

就活ではさまざまなシーンで企業にキャンセルの連絡をしますが、キャンセル理由は伝え方次第で好印象を与えることができます。理由は何であれ、キャンセルをする以上少なからず企業に迷惑をかけるのは確かです。

そのためキャンセルをすればマイナスの印象を与えてしまいやすいですが、伝え方次第で印象は変わりますし、どのように伝えるかを工夫することが大切です。キャンセル理由の伝え方次第で企業への迷惑だけではなく、失礼になるかなども違ってきます。

キャンセルをするのは仕方がないことも多いですが、できるだけ企業に迷惑をかけないよう、失礼にならないように伝えることが大切です。キャンセル理由の伝え方も工夫して、就活をよりスムーズに進めていきましょう。

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