【面接の日程変更で電話をかけるポイント】注意点や会話例文をご紹介

面接の日程変更の電話はどうかければいいのか

企業から指定されたスケジュールで、面接に参加できない可能性もあります。後から面接に参加できないことに気づけば、焦るかもしれません。日程変更はできるのか、どのように電話をすればいいのか悩むでしょう。

面接の日程変更を依頼する場合は、電話やメールで連絡をしなければなりません。企業に失礼のないように連絡すれば、日程変更はできる可能性は高いです。

企業との電話のやりとりは、面接官からの印象に関わります。そのため、失礼のないように、正しい連絡の仕方を身に付けておきましょう。

この記事では、日程変更を依頼するときのポイントや、電話の例文を紹介しています。企業に電話をかけるときのポイントを知り、面接の日程変更をスムーズにおこないましょう。

面接の日程変更は電話かメールか

面接に参加できなくなったら、企業に連絡して日程を変更してもらわなければなりません。無断欠席は、自分の信頼を失うことになります。そのため、面接に参加できないことが分かった時点で、連絡をしましょう。

選考に参加したいならきちんと連絡することが大切ですが、連絡する方法がわからないと悩む人は多いです。

企業との連絡の方法には、電話とメールがあります。電話かメールかは、状況によって判断が必要です。状況ごとの適切な連絡方法を知って、企業に失礼にならないように注意しましょう。

基本的にはメールでOK

面接予定日まで時間があるなら、メールで連絡しましょう。就活中の企業との連絡は、基本的にはメールで行う場合も多いです。メールで面接の日程変更を依頼しても、失礼にはなりません。

予定の日程ギリギリの場合、メールで連絡しても確認されず伝わらない可能性があります。メールは、いつでも確認できるメリットの反面、見落とす可能性があることを認識してください。

メールで連絡する場合も、きちんとマナーは守りましょう。基本的なことができていなければ、印象が悪くなってしまうかもしれません。メールは、面接までの日程に余裕があるときに送り、失礼にならないような配慮が大切です。

就活中は、企業とメールでやりとりをすることもあるでしょう。いざメールを送るときに困らないために、基本的なマナーを身に付けておくことが大切です。

「面接のメールのやりとり」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「面接のメールのやりとり」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【面接のメールを送る際のマナー】例文と送信前のチェックポイント

緊急の場合は電話で連絡

面接が迫っている場合は、電話で日程変更の依頼を行いましょう。就活では、基本的に企業とのやり取りはメールで行います。しかし、メールは、緊急の連絡には適していません。面接予定日が迫っている場合は、電話で連絡をしたほうがよいでしょう。

メールで連絡してしまうと、担当者が忙しく見落としてしまう可能性があります。せっかく連絡しても伝わらず、無断欠席の扱いになってしまうかもしれません。そのため、1日前や2日前であれば、電話で連絡した方が無難でしょう。

電話であれば、日程を変更したい旨を直接伝えることができますので、連絡ミスが起きる心配はありません。また、急な予定変更への謝罪の気持ちも直接伝えられます。やむを得ない事情で急な連絡になってしまう場合は、必ず電話で伝えましょう。

どちらの場合も早めの連絡を心がける

面接予定日まで余裕があればメール、余裕がなければ電話と、連絡方法は使い分けます。どちらの場合でも、早めに連絡することが大切です。マナーを守って連絡すれば、面接の日程変更を申し出ることで評価は下がらないでしょう。

しかし、スケジュールを動かしてもらうのは少なからず手間になります。面接官は、他にも業務があるため、急な日程変更はすぐに対応できない場合があります。また、他の業務に影響があるかもしれません。

特に日程が迫っている中での連絡になってしまうと、企業にも迷惑がかかるため、早めに申し出ることが大切です。早めに連絡しておけば、企業の負担を減らせ、日程変更の選択肢も多く取ることができます。

面接の日程変更を電話でするときのポイント

面接の日程変更を電話で連絡する場合には、3つのポイントがあります。連絡の仕方やマナーが守られていなければ、失礼になります。面接の日程変更は、再度調整する手間がかかるため、企業にとっても少なからず負担がかかります。

そのため、相手に失礼にならないように連絡をすることが大切です。日程変更の連絡で印象を悪くしてしまうと、評価に影響があるかもしれません。

日程変更を依頼する場合は、企業側にも負担があることを認識して、相手に敬意を払った対応を心掛けてください。マナーを守った連絡をし、日程変更をスムーズに行いましょう。

①かける時間帯に気を付ける

面接の日程変更の依頼をする場合は、電話をかける時間に注意が必要です。面接に参加が難しいことがわかったら、なるべく早く電話をしたほうがよいでしょう。しかし、電話を掛けるのに不適切な時間帯もあるので、気を付けてください。

始業と終業の間近、担当者が席を外している可能性が高い昼休みの時間帯は避けましょう。始業と終業の間近は業務が立て込んでいることも多く忙しいため、この時間帯にかけると迷惑がかかります。また、昼休みの時間帯に連絡しても不在であれば、二度手間になってしまうことが多いです。

多くの企業は、9時から17時が営業時間の場合があります。そのため、10時から16時の間に電話をかけることをおすすめします。お昼休憩は、12時から13時の場合が多いため、その間を含め、直前と直後の時間も避けましょう。

緊急の場合は仕方ありませんが、相手の都合を配慮した時間帯に電話をかければ、失礼にはなりません。なるべく下記の時間帯を避けて、電話をしましょう。

②事前に話す内容をまとめておく

電話で日程変更を依頼する場合は、事前に話す内容をまとめておきましょう。就活中の企業とのやりとりはメールが主なため、電話をする機会はそれほど多くはありません。そのため電話に慣れていない人も多く、緊張してうまく話せない人もいます。

緊張してもきちんと伝えられればいいですが、話している最中に要件を忘れてしまうこともあります。内容がまとまっていなければ、日程変更したいことが伝わらないかもしれません。

わかりやすく伝えるためには、順序立てて話をすることが大切です。ただ「日程変更したい」と伝えるのではなく、理由と謝罪の気持ちも合わせて話しましょう。面接官へ誠意を示すために、正直な理由を述べてください。

また、いきなり本題に入ると、失礼になるため注意が必要です。本題に入る前に自己紹介をしたり、担当者につないでもらうなどの手順もあります。電話を掛けるときは、冒頭で、どんな要件か簡潔に述べるようにしてください。

緊張しても失敗しないように、話す内容を紙に書いてまとめておくなどの工夫をしておきましょう。

③変更日の候補は複数提示する

スケジュールの日程変更を申し出て了承してもらった場合、こちらから希望日を複数提示するのがポイントです。日程変更の依頼だけを伝えて希望日を伝えないと、相手から指定された日程で参加ができない可能性があります。その場合、再度変更を依頼する手間がかかるかもしれません。

余計なやりとりを何度も続けないためには、自分から参加可能な日時を提示しなければなりません。このとき希望日は、最低でも3つ以上は希望を出しましょう。

日程変更をするときは、複数の希望日を提示することがポイントです。希望日が少ないと企業でもスケジュールの調整が大変です。また、少ない希望日だと、企業に自分の都合に合わせてもらわなければならないので、失礼です。

自分の都合で日程変更を申し出ているため、企業側の都合に合わせられるように、なるべく多くの日程を提示したほうが良いでしょう。希望日が多い分には問題はありませんので、可能な限り伝えることが大切です。

電話で面接の日程変更をする際の注意点

マナーを守って連絡すれば、印象を悪くすることなく日程変更ができます。企業に電話をかける際には、さまざまな注意点があります。特に日程変更の場合は、気をつけなければならない点が3つあります。

注意点が守れていないと失礼な対応になってしまい、選考でも不利になるかもしれません。選考以外で悪い印象にならないように、日程変更を申し出る人は電話での連絡における注意点を理解しておきましょう。

必ずしも変更できるとは限らない

日程変更の申し出をすれば面接日は変更可能ですが、絶対ではありません。面接官も忙しいため、変更を申し出れば必ずしも調整してくれるとは限らないと覚えておきましょう。

企業としても日程が合わないだけで採用のチャンスを逃すのはもったいないため、基本的には積極的にスケジュールを調整してくれます。しかし、他の学生の選考予定などが重なっている場合もあり、先延ばしになるかもしれません。その間に、他の人の内定が決まってしまう可能性もあります。

場合によっては日程が合わずにそのまま辞退となってしまうかもしれません。変更ができるのは、当たり前ではありません。基本的に変更はできないと考え、きちんとスケジュール管理をおこなうことが大切です。

変更できるのは基本的には1回のみ

面接の日程は一度は変更してもらえるかもしれませんが、複数回変更を依頼するのはNGです。何度も日程変更をお願いすると、企業にも迷惑がかかり、失礼にもあたるので注意しましょう。一度日程を動かしてもらうだけでも、大変なことですし、企業にも迷惑がかかっています。

日程の変更を何度も繰り返せば、多大な迷惑がかかります。また、スケジュール管理ができていない印象を与え、評価も下げられる可能性が高いです。その企業の面接を受けているのは、自分ひとりではありません。

企業も過密したスケジュールで選考をおこない、日程の調整をもおこなっています。必ず参加できる日程で調整し、何度も日程変更を依頼しないようにしましょう。

電話のマナーも評価の対象

面接の日程変更の電話では、基本的なマナーを守って連絡することが大切です。電話でのマナーが守られていなければ、採用担当者に悪い印象を与えてしまうかもしれません。日程変更の連絡で印象を悪くしてしまうと、選考結果に影響がある可能性もあるので注意してください。

電話をかけるときは、時間帯や言葉遣い、声のトーンや電話の切り方など、気をつけなければならないことはたくさんあります。電話でのマナーは社会人としての基本的なスキルです。

マナーが身についていなければ、社会人としての素質に欠けると評価される可能性もあります。日程を動かしてもらうことばかりに集中するのではなく、敬意を払った対応で、失礼のないよう連絡しましょう。

「就活の電話のかけ方」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「就活の電話のかけ方」について詳しくなることで、より優位に就活を進められるでしょう。

• 【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

企業から面接日程の電話がかかってきた場合

選考に合格すれば、企業から次回面接の日程について連絡がきます。次回面接の案内は、メールで通知されることが多いですが、企業によっては電話で連絡をする場合もあります。企業から電話がかかってきた場合も、対応の仕方が評価に影響するかもしれません。

面接日程に関して電話が来た場合、日程が合わなければその場で対処することが大切です。面接日程の電話の受け方にはさまざまなポイントがありますので、細部まで理解して上手にやりとりをおこないましょう。

参加の可否を答える

企業から面接日程について電話がかかってきたら、まずは参加できるかどうかを答えます。電話の場合は、基本的にはその場で参加の意思を伝えなければなりません。

万が一、すぐにスケジュールを確認できない場合は、後で折り返して回答することも可能です。確認してから折り返す旨を伝え、素早くスケジュールを確認して再度電話しましょう。

参加できると答えて、後から予定が合わないと連絡するのは、企業にも迷惑がかかるので、きちんと確認してから返答することが大切です。適当な返事をして後から変更を申し出ていると、管理能力がないと思われる可能性もあるので注意しましょう。

予定が合わない場合はその場で調整を申し出る

スケジュールを確認し、予定が合わない場合は、その場で他の日に変更してもらえないかお願いしましょう。その場で変更依頼をすることで、スムーズにやりとりが進みますし、変更してもらえる可能性も高いです。

企業から連絡がきた場合でも、基本的には伝えるべき内容は同じです。参加可能な日程をこちらから複数伝えて、相手からの返事を待ちましょう。このとき大切なのは、変更をお願いするというよりも、変更が可能かを尋ねて相手の判断を待つことです。

提示された日程で参加できないからといって、企業側の都合も考えずに、変更を当然のように依頼するのは印象がよくありません。日程変更は、企業側の負担になる可能性があるので、あくまで都合を伺う姿勢で変更可能かを確認しましょう。

周囲の環境に注意する

企業からの電話に出る場合は、周囲の環境にも注意が必要です。周囲の音がうるさい場所で電話に出てしまうと、マナー違反になるので注意しなければなりません。

企業からの電話はすぐに出たほうが良いですが、周囲が騒がしいと、うまくコミュニケーションが図れない可能性があります。うるさい環境で電話をしていると、お互いに声も聞き取りづらいですし、連絡ミスも起こりやすいので注意しなければなりません。

店内にいるのであれば、外に出て会話をしたり、大通りにいるなら一本路地に入るだけでもかなり静かになります。

周囲に電話に出れる場所が見つからない場合は無理に出ず、静かな環境に移動してから折り返すようにしましょう。

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面接の日程変更に関する電話の会話例

こちらから電話で依頼する場合

お世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。面接の日程の件でお電話いたしました。人事部の○○様はいらっしゃいますか？

（取り次いでもらう）はい、人事部○○です。

お世話になっております。○○大学経済学部の○○です。先日は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日の○時よりお時間を頂いていたのですが、大学の研究発表と重なってしまいました。
せっかく調整していただいたのに、大変申し訳ありません。
お忙しい中恐れ入りますが、日程の変更は可能か伺いたく、お電話いたしました。
予定日周辺であれば、○月×日と△日は終日可能で、◇日は午前中であれば空いています。
お手数おかけして大変恐縮ではございますが、ご確認お願いいたします。

日程変更の電話をする場合には、まずは大学、学部、氏名を名乗り簡単に要件を伝えます。その後担当者に取り次いでもらい、再度簡単に要件を伝え直します。日程変更の場合は、まずは面接の案内をもらったことのお礼を伝えることが大切です。

どの日程で参加を予定していたのか、なぜ変更してほしいのか理由を伝え、希望日を提示してください。希望日は終日可能か時間指定で可能かなど、細かく伝えることが大切です。参加可能な日、時間帯も伝えた上で、相手の返答を待ちましょう。

企業から電話がかかってきた場合

企業から電話で相手が名乗ったら、自分も大学名、名前をいいましょう。選考に関する連絡の場合、まずは、面接に参加したい旨を伝えることが大切です。

次回面接の日程の提示があり、もし都合がつかなければ正直に伝えてください。同時に、可能な日程も提示しておけば、採用担当者も調整しやすいでしょう。

このとき提示した日程は、確定した面接日程の連絡が来るまで予定を入れないようにしてください。提示した日程で調整した結果、都合がつかないとなれば、企業側にとっては二度手間です。印象も悪くなりかねないので注意しましょう。

面接の日程変更の電話はマナーを守った対応が大切

就活ではさまざまな企業の選考を同時に進めます。また、面接以外にも説明会やアルバイト、大学の用事など数多くの予定があります。大学の研究発表や試験など、どうしても外せない予定が面接の日程とかぶってしまうかもしれません。

予定が重なった場合は、どちらか一方を諦めなければなりませんが、日程が合わないだけで選考のチャンスを逃すのは非常にもったいないです。採用のチャンスを逃したくないと考える企業は、日程変更を依頼すれば調整してくれかもしれません。

企業にも都合があるので、必ずしも変更が可能なわけでないことを踏まえて、日程変更を申し出ることが大切です。企業側に負担が少なからずかかることを認識し、マナーを守って失礼のない連絡を心掛けましょう。

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