面接対策

【面接の日程調整で電話をかけるポイント】注意点や会話例文をご紹介

面接の日程変更の電話はどうかければいいのか

面接の日程変更を依頼する場合は、企業に連絡をしなければなりませんが、電話のかけ方が分からず悩んでいる人は多いです。就活中は忙しいことも多く、企業から指定されたスケジュールでは面接に参加できないこともあります。

自分で日程を選択した場合でも、後からダブルブッキングに気づくこともありますし、日程変更を申し出る機会は多いです。上手に連絡すれば日程変更自体は可能ですが、このときの連絡の仕方次第で印象は左右されますし、選考での評価にも影響します。

企業との電話のやりとりも評価の対象ですので、正しい連絡の仕方を身に付けておかなければなりません。上手な電話の方法を知り、面接の日程変更をスムーズにおこないましょう。

面接の日程変更は電話でかけるのか

予定している日程で面接に参加できない場合は、企業に連絡して日程を変更してもらわなければなりません。無断欠席はNGですし、選考に参加したいならきちんと連絡することが大切ですが、連絡する方法が分からないと悩む人は多いです。

企業との連絡の方法は電話だけではなく、メールでも可能です。面接の日程変更は、必ずしも電話でしなければならないわけではありません。状況ごとの適切な連絡方法を知っておきましょう。

基本的にはメールでOK

就活中の企業との連絡は、基本的にはメールでOKであり、面接の日程変更でもこれは同じです。メールで面接の日程変更を依頼したとしても、失礼にはなりませんし、マイナスの印象を与えることもありません。面接予定日まで時間があるなら、メールで連絡しましょう。

メールで連絡する場合も、きちんとマナーは守らなければなりませんし、基本的なことができていなければマイナスの印象を与えてしまいます。連絡方法としてはお互いにとって便利ですし、問題はないものの、連絡の仕方次第では選考で不利になってしまうので注意しなければなりません。就活中は企業とメールでやりとりをすることも多いですし、いざというときに困らないためにも、基本的なメールマナーを身に付けておくことが大切です。

緊急の場合は電話で連絡

面接の日程変更依頼は、基本的にはメールで問題ありませんが、これは面接予定日まで余裕があるときに限ります。ぎりぎりの連絡になってしまう場合は、メールではなく電話で連絡をしなければなりません。

面接ぎりぎりにメールで連絡してしまうと、担当者が忙しく見落としてしまう可能性があります。そうなると、せっかく連絡しても伝わらず、無断欠席の扱いになってしまいます。1日前や2日前であれば、電話で連絡した方が無難でしょう。

電話であれば直接担当者に伝えることができますので、連絡ミスが起きる心配はありません。やむを得ない事情でぎりぎりの連絡になってしまう場合は、必ず電話で伝えましょう。

どちらの場合も早めの連絡を心がける

面接予定日まで余裕があればメール、ぎりぎりの場合は電話と連絡方法は使い分けますが、どちらの場合でも早めに連絡することが大切です。面接の日程変更を申し出ることは失礼ではないものの、スケジュールを動かしてもらうのは少なからず企業の負担になります。

特にぎりぎりの連絡になってしまうと、企業にも迷惑がかかりますし、早めに申し出て企業の負担を減らすことが大切です。早めに連絡しておくことで、企業の負担を減らせますし、日程変更の選択肢も多く取ることができるため、希望も伝えやすくなります。

メールや電話のマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

電話で面接の日程変更をするポイント

面接の日程変更を電話で連絡する場合には、さまざまなポイントがあります。連絡の仕方やマナーは評価の対象となっていますし、ここでマイナスの印象を与えてしまうと、選考でも不利になるので注意が必要です。

印象が悪いと、場合によっては日程変更に応じてくれない可能性もあります。スケジュールの変更は企業にとっても負担となりますし、連絡の時点で評価を下げられると、面接をする価値すらないと判断される場合もあるので注意しましょう。

①かける時間帯に気を付ける

面接の日程変更の依頼をする場合は、電話をかける時間に注意が必要です。基本的には素早く電話をすることが大切ですが、時間帯によっては失礼になることがありますので、時間をずらすことも大切です。

かけるべきでないのは、始業と終業の間近、担当者が席を外している可能性が高い昼休みの時間帯です。基本的にはこれらは避けて電話をかけましょう。始業と終業の間近は業務が立て込んでいることも多く忙しいため、この時間帯にかけると迷惑がかかります。

昼休みの時間帯は比較的業務が落ちついていますが、担当者が出払っていることも多く、連絡してもコンタクトが取れず二度手間になってしまうことが多いです。緊急の場合は仕方ありませんが、基本的にはこれらの時間帯は避けましょう。

②事前に話す内容をまとめておく

就活中の企業とのやりとりはメールがメインですし、電話をする機会はそれほど多くはありません。そのため電話に慣れていない人も多く、いざ電話をかけると緊張してしまうことも多いです。緊張してもきちんと伝えるべきことを伝えられればいいですが、話している最中に要件を忘れてしまうことも多いです。

上手に伝えるためには、順序立てて話をしなければなりませんし、本題に入る前に自己紹介をしたり、担当者につないでもらうなどの手順もあります。これらを無視していきなり本題に入ると失礼になるため注意が必要です。緊張しても失敗しないように、話す内容を紙に書いてまとめておくなどの工夫をしておきましょう。

③変更日の候補は複数提示する

面接に限らず、スケジュールの日程変更を申し出る場合は、こちらから希望日を提示するのがマナーです。日程変更の希望だけを伝えて相手から指定してもらった場合は、変更後のスケジュールでも参加できず、再度変更を依頼するなど手間がかかってしまうことも多いです。

日程変更は素早く終わらせることですし、余計なやりとりを何度も続けないためには、自分から参加可能な日時を提示しなければなりません。このとき希望日は複数提示するのがポイントであり、最低でも3つ以上は希望を出しましょう。

希望日が少ないと企業でもスケジュールの調整が大変ですし、余計に手間をかけさせてしまいます。希望日が多い分には問題はありませんので、可能な限り伝えることが大切です。

電話で面接の日程変更をする際の注意点

上手に連絡すれば日程変更を可能にし、かつ好印象が与えられますが、それも連絡の仕方次第です。企業に電話をかける際にはさまざまな注意点がありますし、特に日程変更の場合は気をつけなければならないポイントがたくさんあります。

注意点が守れていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になってしまいます。選考外の部分で評価を下げないためにも、電話での連絡における注意点を理解しておきましょう。

必ずしも変更できるとは限らない

日程変更の申し出をすれば面接の予定日は変更可能ですが、絶対ではありません。企業にも都合はありますし、変更を申し出れば必ずしも日程を調整してくれるわけではないことは覚えておきましょう。

企業としても日程が合わないだけで採用のチャンスを逃すのはもったいないと考えますので、基本的には積極的にスケジュールを調整してくれます。しかし、他の学生の選考予定などが重なっている場合も多いですし、場合によっては日程が合わずにそのまま辞退となってしまう可能性もあります。

変更ができるのは特別なことであり、当たり前ではありません。基本的には変更はできないものと考え、きちんとスケジュール管理をおこなうことが大切です。

変更できるのは基本的には1回のみ

面接の日程は一度変更してもらう分には問題はありませんが、複数回変更してもらうのはNGです。何度も日程変更をお願いすると、企業にも迷惑がかかり、失礼にもあたるので注意しましょう。一度日程を動かしてもらうだけでも、大変なことですし、企業にも少なからず迷惑がかかっています。

これを何度も繰り返すとなれば、多大な迷惑がかかりますし、スケジュール管理ができていない印象を与え、評価も下げられる可能性が高いです。就活中は多くの学生が選考を受けていますし、面接を受けているのは自分ひとりではありません。企業も過密したスケジュールで選考をおこない、日程の調整などもおこなっています。一度変更してもらえば必ずその日程で参加し、何度も動かしてもらうことのないようにしましょう。

電話のマナーも評価の対象

面接の日程変更の電話では、正しく日程変更の旨が伝えられるかが重要ですが、それ以上に基本的なマナーを守って連絡することが大切です。電話でのマナーも評価の対象ですし、基本的なマナーができていなければマイナスの印象を与え、評価を下げられてしまいます。

電話をかける時間帯や言葉遣い、声のトーンや電話の切り方など、企業への連絡で気をつけなければならないことはたくさんあります。電話でのマナーは就職後にも必要なものですし、これができていないと社会人としての基本的なスキルが身に付いていないと評価される可能性が高いです。日程を動かしてもらうことばかりに気を配るのではなく、基本的な部分もしっかりおさらいし、失礼のないよう連絡しましょう。

企業から面接日程の電話がかかってきた場合

選考に合格すれば企業から面接の日程連絡がきます。次回面接の案内は、メールで通知されることが多いですが、企業によっては電話で連絡をしてくる場合もあります。企業から電話がかかってきた場合も、電話の受け方が評価されているので注意が必要です。

企業から電話がかかってきた場合、日程が合わなければその場で対処することが大切です。面接日程の電話の受け方にはさまざまなポイントがありますので、細部まで理解して上手にやりとりをおこないましょう。

参加の可否を答える

企業から面接日程の電話がかかってくれば、スケジュール帳などを確認しながら、参加できるかどうかを答えます。電話の場合は、基本的にはその場で参加の意思を伝えなければなりませんし、素早くスケジュールを確認して答えることが大切です。

万が一すぐにスケジュールを確認できない場合は、その場で返答する必要はありません。確認してから折り返す旨を伝え、素早くスケジュールを確認して再度電話しましょう。参加できると答えて、後から予定が合わないと連絡するのは、企業にも迷惑がかかるので、きちんと確認してから返答することが大切です。

適当な返事をして後から変更を申し出ていると、管理能力がないとも思われかねませんので注意しましょう。

予定が合わない場合はその場で調整を申し出る

スケジュールを確認し、予定が合わない場合は、その場で他の日に変更してもらえないかお願いしましょう。その場で変更依頼をすることで、スムーズにやりとりが進みますし、変更してもらえる可能性も高いです。

企業から連絡がきた場合でも、基本的には伝えるべき内容は同じです。参加可能な日程をこちらから複数伝えて、相手からの返事を待ちましょう。このとき大切なのが、変更をお願いするというよりも、変更が可能かを尋ねて相手の判断を待つことです。

提示された日程で参加できないからといって、日程の変更を当然の権利のように主張するのは印象がよくありません。日程の変更は特別な措置ですし、あくまで企業の都合に伺いを立てる姿勢で変更可能かを確認しましょう。

周囲の環境に注意する

企業からの電話に出る場合は、周囲の環境にも注意が必要です。周囲の音がうるさい場所で電話に出てしまうと、マナー違反になるので注意しなければなりません。企業からの電話はすぐに出るに越したことはありませんが、素早く出た場合でも周囲が騒がしいとマイナスの印象を与えてしまいます。

うるさい環境で電話をしていると、お互いに声も聞き取りづらいですし、連絡ミスも起こりやすいので注意しなければなりません。店内にいるのであれば、外に出て会話をしたり、大通りにいるなら一本路地に入るだけでもかなり静かになります。

どうしても静かな場所が見つからない場合は無理に出ず、静かな環境に異動してから折り返すようにしましょう。

面接の日程変更電話をする際の会話例

お世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。面接の日程の件でお電話いたしました。人事部の○○様はいらっしゃいますか?

(取り次いでもらう)はい、人事部○○です。

お世話になっております。○○大学経済学部の○○です。先日は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日の○時よりお時間を頂いていたのですが、大学の研究発表と重なってしまいました。申し訳ありません。
大変お手数ですが日程の変更は可能か伺いたく、お電話いたしました。
予定日周辺であれば、○月×日と△日は終日可能で、◇日は午前中であれば空いています。
お手数おかけして大変恐縮ではございますが、ご確認お願いいたします。

日程変更の電話をする場合には、まずは大学、学部、氏名を名乗り簡単に要件を伝えます。その後担当者に取り次いでもらい、再度簡単に要件を伝え直します。日程変更の場合は、まずは面接の案内をもらったことのお礼を伝えることが大切です。

どの日程で参加を予定していたのか、なぜ変更してほしいのか理由を伝え、希望日を提示します。希望日は終日可能か時間指定で可能かなど、細かく伝えることが大切です。参加可能な日、時間帯も伝えた上で、相手の返答を待ちましょう。

面接の日程変更の電話はマナーを守った対応が大切

就活ではさまざまな企業の選考を同時に進めますし、面接以外にも説明会やアルバイト、大学の用事など数多くの予定があります。過密したスケジュールの中で進めなければなりませんので、どれだけ上手に管理していたとしても、ダブルブッキングになってしまうことはあります。

予定が重なった場合は、どちらか一方を諦めなければなりませんが、日程が合わないだけで選考のチャンスを逃すのは非常にもったいないです。これは企業も同じ考えですので、日程変更を依頼すれば調整してくれる企業は多いです。

企業にも都合がありますので、必ずしも変更が可能なわけではありません。しかし、可能な場合も多いので、上手に電話をかけて好印象を与えながら日程を調整してもらいましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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