【面接のメールを送る際のマナー】例文と送信前のチェックポイント

面接に関する企業とのメールのやり取りは意外と多い

就活では企業との間で面接に関連したメールをやり取りする機会は多く、正しいメールマナーを身に付けておくことが大切です。面接の日程調整やお礼メール、選考の辞退などさまざまなシチュエーションでメールは送らなければなりませんし、それぞれでメールの書き方も違っています。

企業とのメールのやり取りも評価の対象になる場合がありますし、メールマナーが守れていないと、事務連絡であってもマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。メールは就活中だけではなく、ビジネスマンになってからも使いますし、今のうちにメールマナーを覚えておくのは大切なことです。面接に関するメールの正しいマナーを身に付け、就活を有利に進めていきましょう。

面接に関するメールを送る際のマナー3つ

就活では企業とのメールのやり取りをする機会も多く、中でも面接に関するメールのやり取りをする機会が多いです。就活でのメールはビジネスマナーを守って送らなければなりませんので、プライベートと同じやり方では失敗してしまいます。

メールの印象次第で就活を有利に進められるかも決まりますので、しっかりとマナーを守ったメールを送ることが大切です。面接に関するメールを送る際のマナーは基本的に3つありますので、それらを踏まえて正しいメールを送っていきましょう。

①企業からのメールにはすぐに返信

ビジネスでは時間を守ること、時間を無駄にしないことが大切であり、メールであっても素早い返信が求められています。企業から送られてきたメールにはすぐに返信することが大切ですので、24時間以内には必ず返信することを意識しておきましょう。返信が早ければ印象も良いですし、企業に対しての優先度が高いことをアピールすることができます。

また返信がどうしても遅れる場合は、その旨を連絡することが大切です。なぜ遅れるのかだけではなく、いつ頃であれば確実に返事を送ることができるのかを明記しましょう。同じ返信が遅れる場合でも連絡がある場合とない場合では印象が大きく異なります。返信が遅れる場合でも連絡をいれておくことで真面目な印象を与えることができますので、早めに連絡をいれておきましょう。

②件名は端的に分かりやすく

就活のメールでは本文の内容だけではなく、メールの件名も工夫することが大切です。件名は『用件、名前』で構成し、用件は短くわかりやすくしておきましょう。企業には毎日たくさんのメールが届きますし、それらを一つ一つチェックするのは非常に大変です。件名がなければ内容がわかりませんし、場合によっては迷惑メールだと思われて削除されてしまう可能性がありますので、注意しなければなりません。

件名を見て内容がすぐに理解できることが大切ですので、シンプルでわかりやすい件名をつけましょう。また返信の場合は件名はそのままで、返信を表「Re：」は残す必要があります。「Re：」を消してしまうと前のメールとの関連がわかりにくくなりますので、消さずにそのまま使用しましょう。

③本文は流れを大切にして署名も書く

メールで最も大切になるのが本文ですが、就活のメールの場合は、本文の構成にも注意が必要です。メール本文でいきなり用件からはいるのは失礼にあたりますので、必ず導入の挨拶などから始めましょう。本文は『宛先→挨拶→本文内容→締めの挨拶→署名』の流れで構成すると簡潔にまとめやすく、相手も読みやすくなります。

メールを返信する場合は本文を残し、そのまま引用して返信しましょう。署名については面接に関するメールであるか否かに限らず、すべてのメールで必要になります。署名は所属大学や学部・学科、名前、住所、連絡先などで構成されます。名前は読み方がわかるように工夫し、連絡先はメールアドレスと携帯、自宅の電話番号などを記しておきましょう。

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シチュエーション別面接後のお礼メール

就活では面接後にお礼メールを送ることがあり、しっかりとお礼を伝えておくことで、好印象を獲得できる場合があります。しかしお礼メールであってもメールマナーが守れていなかったり、書き方を間違えているとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、注意が必要です。

お礼メールを書くシチュエーションはさまざまであり、それぞれで書き方が違っています。シチュエーション別のお礼メールの書き方を参考にして、企業に感謝の気持ちを伝えていきましょう。

例文①日程調整

面接の日程調整をお願いする場合は、件名を『日程調整のお願い』などわかりやすいものにすること、そしてもともとの面接予定日を明記することが大切です。予定されていた面接予定日がいつの何時からであるかを記載し、なぜ参加ができないのか、その理由も記しましょう。

日程調整をお願いする場合は、こちらから候補日を提示する必要があります。日程の候補は多いほどいいですが、基本的には3つ以上挙げましょう。どうしても無理な場合は仕方ありませんが、可能な限り候補日を出すことで、日程調整をしてもらえる可能性も上がります。

例文②面接のお礼

面接のお礼を伝える場合はいつの面接のお礼であるかを明記することが大切です。お礼メールを送るタイミングとしては面接官の印象に残っている当日が望ましいですが、難しいようであれば後日改めてお礼メールを送っても構いません。

お礼メールでは面接をしてくれたことへの感謝の気持ちだけではなく、面接をとおして何を感じたか、印象の残ったことはなにかなども伝えましょう。企業は就活生の反応を知りたがっていますので、どのように感じたのかなどを伝えることで、印象が良くなる可能性があります。

例文③内定受諾

内定承諾の旨を伝えるメールの場合は内定を承諾します、などの直接的な言葉を使うのではなく、「貴社の一員として頑張る」などの言葉に置き換えましょう。内定を辞退する場合は「辞退」の言葉を使用する必要がありますが、内定承諾の場合は別の言葉に言い換えて伝えた方がスマートです。

内定承諾の旨を伝え、それについてのお礼を伝えるだけではなく、今後どのように努力するのかなども記しておきましょう。内定をもらってもすぐに就職ではありませんので、就職までの期間にさらに力をつけるなど、今後の抱負などを伝えましょう。

例文④企業側から来たメールへの返信

企業から来たメールに返信する場合は、件名はいじらずにそのまま使用し、「Re：」もつけたままにします。件名を変えたり、「Re：」を消してしまうとやり取りの流れがわからなくなってしまいますので、件名は変更することなく、そのまま使用しましょう。

またメールの本文は、相手が送ってきたメールを全文引用して作成することがマナーです。メールを引用することでそれまでのやり取りの内容を簡単に確認することができますので、メールの本文は消さずに引用してメールを作成しましょう。

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メールを送信する前のチェックポイント

企業にメールを送るときにはメールの書き方や細かいマナーも気にしなければなりませんので大変ですが、完成した後は必ず見直しをしてから送信しましょう。完成してすぐに送ってしまうとミスがあった場合に困りますし、メールでのミスは記録として残りますので、印象が悪くなってしまう可能性が高いです。

メール完成後、送信前に見直すことが大切ですので、誤字脱字、敬語の使い方、本文への無駄な装飾はないかをチェックしてから送りましょう。誤字脱字があると注意力散漫な印象を与えてしまいますし、敬語が間違っているのも印象が良くありません。本文に無駄な装飾があると社会人としての自覚を疑われてしまいますので、余計な装飾はせず、シンプルでわかりやすいメールを心がけましょう。

企業名や住所を省略しない

企業の名前の「株式会社」「有限会社」を略して「（株）」や「（有）」と略すのは基本的にはNGです。これは社会人になってからも言えることで、自分が所属している会社や、社内で通達する文章であれば略してしまうことはありますが、基本的に他社の名前を正式名称で呼ばないことは失礼に値します。

また、「株式会社〇〇」というように前につく前株か、「〇〇株式会社」のように後につく後株かなども非常に間違えやすいポイントの１つですので、こちらもあわせて覚えておきましょう。また、住所に関しても省略しないようにしましょう。ビジネスマナーなので、これができていないと採用担当に、雑な人だという印象を与えかねません。

宛先に必要なアドレスを追加する

たまに採用担当のアドレス以外にも、違う人のアドレスがCCに入っていることもあります。CCとは、「カーボンコピー」の略称で、そのメールを共有したい第三者も見ることのできる機能のことです。採用担当者がCCに他の社員のアドレスを入れる意図としては、他の社員にも共有しておきたい事項だからと捉えてしまって構わないでしょう。

そのため、宛先にCCで他のアドレスが入っていた場合、そのメールに返信をする際も、CCに入っていたアドレスがちゃんと宛先に入っていて、しっかりと返信できそうかということを確認しておきましょう。

間違った敬語を使っていないか

誤字脱字も注意点として挙げられますが、間違った敬語を使っていないかということも注意しましょう。特に間違いとして多いのは、相手の会社のことを「御社」と書いてしまう事例です。

面接においては御社で間違いないのですが、メールにおいては御社ではなく、「貴社」が正しい表記です。このように、話し言葉の敬語と、書き言葉の敬語はその表現が違うということもあります。送信前に、話し言葉の敬語を使ってしまっていないかなども、その都度辞書を引いてしっかりと確認しておきましょう。

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メールにおける注意点

メールは使い方次第で好印象を与えられますが、同時に間違えると悪印象に繋がることは理解しておかなければなりません。企業とメールのやりとりをする際にはいくつか注意点があり、ひとつでも守れていないと評価を下げられてしまいます。

面接外で悪印象を与えると本選考でも不利になり、面接の合格率が下がってしまうため注意が必要です。企業とのメールではどのような点に注意すべきか知り、よくある失敗を未然に防ぎましょう。

就活に相応しくないメールアドレスはNG

企業とのメールでは、メールの中身だけではなく、使用するアドレスからこだわらなければなりません。就活にふさわしくない、プライベート感の強いアドレスは避け、フォーマルでビジネスで使っていてもおかしくないものを選びましょう。

恋人や好きなアーティスト、顔文字などに見える記号が使用されていると、カジュアルさが増してしまうため注意が必要です。おすすめなのは「名前+誕生日」といったシンプルなもアドレスです。短く分かりやすい、かつ必要最低限の情報だけが記されているものに設定するとよいでしょう。

普段使用しているアドレスはプライベート感が強くなりやすい多いため、就活用にフォーマルなものを作るか、大学で配布されているアドレスを使うのがおすすめです。

色文字や太字などの文字装飾はしない

就活時に限らず、ビジネスメールでは余計な文字装飾は不要です。色文字や太字といった装飾は、メールの内容に関係なくNGであることは覚えておきましょう。面接に関するフォーマルな内容はもちろん、懇親会の案内といったややカジュアルな内容でも、文字装飾を使うのは避けるべきです。

それほど目立たないもの、文章のごく一部だけでもNGで、文字装飾自体が悪印象に繋がることは覚えておかなければなりません。また、顔文字や絵文字といったカジュアルな表現もNGで、文字装飾の有無に関係なくこれらも使用しないのが基本と考えましょう。

フォーマルなビジネスメールは文章のみで、使用する記号も句読点や「？」程度で、「!」ですらあまり使うことはありません。

読みやすいように適宜改行する

メールは読みやすいことが重要で、全体のバランスを見ながら改行を挟むことが大切です。文章を連続して入力するとコンパクトにはなるものの、実際には読みづらくなります。

改行を挟むと全体のボリュームは大きく見えやすいですが、実際に読むとすらすら読み進められ、結果的にスムーズに頭に入りやすいでしょう。1文ごとに改行する必要はありませんが、2～3文に1回程度は改行することが大切です。

また、スマホでメールを作成する場合は注意が必要で、パソコンで表示した時のことを考え、改行も多めにしておかなければなりません。全く同じ内容でも、改行の有無によって読みやすさは大きく違います。読む相手のことを考えているかという配慮の部分も評価されるため、改行は多めに取っておきましょう。

正しい言葉遣いを心がける

就活時は言葉遣いも評価の対象であり、メールでもそれは変わりません。メールの場合も敬語を使った正しい言葉遣いが求められ、間違った言葉遣いをしていると悪印象になるため注意が必要です。

敬語を正しく使うだけではなく、メールならではの書き言葉の表現にも注意しましょう。例えば企業について言及する際には「御社」という言葉を使いますが、これは口語表現、つまり話し言葉での表現です。

メールでの書き言葉の表現は「貴社」であり、「御社」とすると間違いになるため注意しましょう。書き言葉独自の表現は他にも多数あり、正しい敬語が使えているか、書き言葉で文章を作成できているかは念入りなチェックが必要です。言葉遣いや誤字脱字の有無も確認し、何度も見直してからメールを送信しましょう。

面接に関するメールのマナーをしっかり覚えておこう

就活では履歴書や面接で評価の大部分が決定しますが、それ以外に企業とのメールのやり取りなども評価の対象になっています。面接での評価が良くてもメールのマナーを守れていなければ、それがマイナスとなって足を引っ張ってしまうこともあります。反対に面接での評価がいまいちな場合でも、メールマナーをしっかりと守っていれば評価を挽回することも可能です。

就活中は企業とも面接に関することでメールのやり取りをする機会が多いので、正しいマナーを身に付けておくことが大切です。メールマナーは細かいものも多いですが、就職後も必要なものですので、身に付けておいて損はありません。正しいメールマナーを身に付け、企業とのやり取りの中で好印象を獲得していきましょう。

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