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面接日程の連絡メールへ返信する際に覚えておくべきマナー5つ【例文集】

面接日程のメールには必ず返信しよう

就職活動において、応募する企業の採用担当者との面接は避けられません。面接の前段階でも、日程調節や選考結果の通知でメールで採用担当者とやり取りをする機会があります。メールでのやり取りでコミュニケーションが取れるか否かも、採用にあたっては重要な判断材料になるため、しっかりとした受け答えを心がけましょう。

まずはじめに、面接の日程調節についてのメールで注意すべきポイントを紹介します。採用担当者から通知された面接日程についてのメールは返信していないという方がいますが、必ず返信をしましょう。なぜなら、日程の連絡をしたにも関わらず相手から返信がこない場合、採用担当者はその日程で面接をおこなっていいのか、別日に変更しなければいけないのかという判断を下すことができないからです。

返信メールの5つのマナー

面接の日程メールに返信する場合は、「はい」や「承知致しました」などの短文だけを送らないようにしましょう。メールのやり取りだからといって適当な文章を作成するのは間違いです。メールは、社会人にとっては大切なビジネスツールのひとつになります。企業とやり取りをするという緊張感を持ちながら、マナーを守った文章を作成しましょう。

①詳細が分かる件名に変える

面接の日程連絡のメールは、ついつい「Re:」のままで返信してしまいがちです。実は、ビジネスメールの件名には、それを見ただけで「誰から」「なんの連絡か」が分かるようにするというマナーがあります。とくに、面接日程などのやり取りは、採用担当者とコミュニケーションをとる最初の場面となるでしょう。しっかりと分かりやすい件名に変えてからメールを返信した方が、第一印象は良くなるのです。

2回目以降は「Re:」で構わない

一度件名を変えたなら、毎回小まめに変える必要はないため、「Re:」で返信しても構いません。最初の返信だけ、誰からの何の連絡かわかる件名に変えてください。長すぎるとマナーとしてよくないので、「面接日程のご連絡のお礼 ○○大学○○ ○○」程度で十分です。

返信メールのマナー②日程を必ず記載する

件名を記載した後は、面接日程の連絡に対する返信メールの本文を書きます。内容は、「宛名・自己紹介・お礼・日程に関する意見」の順で書くのが一般的です。宛名は、「○○株式会社○○部○○様」といったように、相手のメールに記載されていた会社名や所属、役職や名前をコピーし、様をつけて使うといいでしょう。省略したり間違えたりすると失礼になるため、相手が書いてきた名称をそのままコピーするのがコツです。

面接の機会と連絡を貰ったお礼を述べる

自己紹介では、「○○大学○○学部○○学科○○ ○○と申します」と、学科名までしっかり書きましょう。お礼は、「この度は面接日程のご連絡ありがとうございました。お忙しいところ面接のお時間を頂きまして、誠にありがとうございます」というように、面接の機会と連絡をくれたこと両方に対するお礼を述べてください。

日程は、相手が指定してくれた日程や場所を改めて記載するのが、書き方となります。例えば、元のメールに「○○月○日○○にお越しください」とあれば、返信メールには必ず「○○月○○日○○へ伺わせて頂きます。よろしくお願い致します」と記載するのがマナーです。そうすることで、日程の勘違いを防げるでしょう。

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返信メールのマナー③前のメールを消さない

面接日程の連絡への返信メールの書き方をご紹介しました。あとは、署名をいれたらメールの作成は終わりです。実は、面接日程の連絡への返信メールには他にも重要なマナーがあります。それが、返信をする前の内容を消さずにメールを返すということです。

内容を確認するためにも前の内容は消さない

返信前のメールを消すと、日付の確認をしたいときなどに、前のメールを探す手間がかかってしまいます。そのため、ビジネスメールの返信では、前の本文を消さないようにするのがマナーです。前のメールが残っていると、見栄えがあまり良くない気がして消したくなる人もいるでしょう。しかし、マナーを守った返信メールを作るには、前の内容を消さない方が正しいのです。

返信メールのマナー④24時間以内に返す

返信する際は24時間以内にメールを送るのも、大切なマナーです。「メールの返信はいつまでに欲しいか」という調査をマイナビがおこなったところ、86.24%の人が「24時間以内」と答えました。24時間を過ぎても返信をしなければ、送った側は届いているか不安になってしまうでしょう。

返信メールは、相手企業の営業時間内に送るのがマナーです。といっても、始まったばかりの始業後・昼食を食べている昼休み・終わる直前の就業前に送るのは迷惑なので避けましょう。例えですが、営業時間が9~18時で昼休みが13~14時の企業の場合は、10~13時と14時~17時に送るのがベストとなります。

スケジュールに確認漏れがないかチェックする

24時間以内にメールの返信を送ろうとして、慌ててしまう人も多いでしょう。そのようなときこそ、別の予定が入っていないか慎重に確認する必要があります。別の予定があるのに重ねて予定を入れてしまうと、面接を受けられなくなってしまったり、相手企業に予定を組み直してもらわなければならなくなってしまうなど、手間を取らせてしまいます。

それだけでなく、「自分の予定も把握できない学生」という印象を与えてしまうでしょう。スケジュールに確認漏れがないかしっかりとチェックをした後にメールを送信することが大切です。

返信メールのマナー⑤署名を入れる

面接日程のメールに返信をする際は、最後に署名をいれることがマナーです。署名がなければ、メールを読み終えた採用担当者が返信しようとした際に、アドレスや名前が分かりにくく、探す手間をかけてしまいます。署名を入れること自体が、社会人のメールでは当たり前のマナーだといえるでしょう。

署名の内容は、「大学名や学部等・氏名・メールアドレス・住所・電話番号」となります。電話番号は、携帯と自宅の両方を載せておくと、連絡が付きやすくて良いでしょう。署名の例を挙げますと、以下の通りです。

○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
就活 未来(シュウカツ ミライ)
MAIL:mirai-syuukatu@xxxx.xx.jp
TEL(携帯):123-4567-8910
TEL(自宅):1234-56-7890
住所:〒000-0000
○○県○○市○○1-2-3 ○○コーポ 456号室

返信メールの例文4選

就職活動の日程調整をメールで行う際、そこにはマナーが存在することをこれまで解説してきました。ただそうは言っても、「実際にメールを送る際、どのような文面を作れば良いかわからない」と悩む就活生もいることでしょう。ここでは、日程調整をメールで行う場合の例文をシーン別に紹介し、解説していきます。

就職活動を進めていく中で、面接の日程調整をメールで行うことは誰もが経験することです。メールの文面を作成する際、余計な時間をかけてしまうのはもったいないです。以下の例文を参考に、スムーズに返信メールを作成することが出来るよう、しっかりと身につけておきましょう。

提示された日程でOKの場合

〇〇株式会社

人事部人事課

〇〇 様

いつもお世話になっております。○○大学の鈴木と申します。

面接の日程調整の件でご連絡させていただきました。

ご提示いただいた日時、〇月〇日〇時 でお伺いさせていただければと思います。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学 ○○学部△△学科
鈴木 さくら
【電話】080-****-****
【メール】sakura-suzuki@***.jp
【住所】〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
―――――――――――――――――

この例文のポイントは提示された日程をメールの本文に記入している点です。提示された日程でそのままOKする場合でも、双方がその日程で誤りがないか確認できるよう、本文に日程を記載しておくのが無難です。採用担当者が日程を誤記入してしまっている可能性もゼロではないのです。双方が誤解なく確実に日程を共有できるようにするため、このような配慮を行うことは大切なことです。

提示された日程がNGの場合

〇〇株式会社

人事部人事課

〇〇 様

いつもお世話になっております。○○大学の鈴木と申します。

面接の日程調整の件でご連絡させていただきました。

ご提示いただいた日時でお伺いさせていただくことが難しく、別日程で調整いただくことは出来ますでしょうか。

以下の日程であれば、お伺いさせていただくことが可能となっております。

〇月〇日 〇時~△時

〇月〇日 終日

〇月〇日 終日

お手数おかけして大変申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。

―――――――――――――――――
○○大学 ○○学部△△学科
鈴木 さくら
【電話】080-****-****
【メール】sakura-suzuki@***.jp
【住所】〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
―――――――――――――――――

この例文のポイントはこちらから代案を提案している点です。企業から提案された日程で伺うことが困難なことも有り得ます。しかし単に「その日程で伺うことは難しいです」と伝えるだけでは、「本当に面接に臨みたいと思っているのかな」と志望度を疑われてしまう恐れがあります。代案をこちらから提示し、面接に臨むたいという熱意を伝えるようにしましょう。

希望日を指定する場合①

〇〇株式会社

人事部人事課

〇〇 様

いつもお世話になっております。○○大学の鈴木と申します。

〇次選考のご案内、誠にありがとうございます。

是非選考の機会を頂ければと思っております。

以下日程の中で調整頂くことは可能でしょうか。

〇月〇日 終日

〇月〇日 終日

〇月〇日 〇時まで

お忙しい中恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。

―――――――――――――――――
○○大学 ○○学部△△学科
鈴木 さくら
【電話】080-****-****
【メール】sakura-suzuki@***.jp
【住所】〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
―――――――――――――――――

この例文のポイントは日程を複数提示している点です。就職活動中、就活生も忙しいですが、面接官も多くの就活生の対応やその他業務で日々忙しく過ごしています。ひとつの日程しか提示しないと、なかなかスケジュールの調整が完了しない可能性があります。日程調整をスピーディーに終えることが出来るよう配慮するのも、社会人として必要なマナーです。必ず幅広い日程を提示するようにしましょう。

希望日を指定する場合②

〇〇株式会社

人事部人事課

〇〇 様

いつもお世話になっております。○○大学の鈴木と申します。

次回選考の機会を頂けるとのこと、大変嬉しく思っております。

是非参加させて頂ければと考えています。

以下日程の中で調整頂くことは可能でしょうか。

〇月〇日 終日

〇月〇日 終日

以上日程のいずれも調整が難しい場合、ご都合の宜しい日時をご教示頂ければと思います。

何卒宜しくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学 ○○学部△△学科
鈴木 さくら
【電話】080-****-****
【メール】sakura-suzuki@***.jp
【住所】〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
―――――――――――――――――

この例文のポイントは日程の提示と併せて、先方に日程の提示をお願いしている点です。大前提として、幅広に日程の候補を提示することが重要になります。しかしそのいずれの日程も都合が合わないことも有り得ます。そのような場合においても、スムーズに日程調整を進めることが出来るよう、どの日程も調整が困難な場合は先方の都合を聞くようにし、それに沿って日程を決められるようにしましょう。

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面接を辞退する際のメールの書き方

面接を辞退する際、無断での欠席は絶対にしてはいけません。突発的な事故など余程のことがない限りは、できるだけ早く連絡をしましょう。採用担当者はスケジュールの調節や、エントリーシートなどの資料を確認する他、たくさんの時間をかけて事前準備をしています。前日や当日の連絡になってしまうと、採用担当者の準備が無駄になってしまうだけでなく、遅くなった分だけ時間を無駄にしてしまいますので、大変失礼です。

日程調整のお礼と謝罪を述べる

採用担当者に時間を割いていただいているにも関わらず、自身の都合で辞退をするのですから、ただ報告するだけというのは失礼に当たります。不誠実な態度を取ってしまうと、出身大学のイメージを悪くしてしまい、後輩の就職活動に影響してしまうこともありますので、面接のために日程調節をしていただいたことに対するお礼と、迷惑をかけてしまうことに対しての謝罪をきちんと述べましょう。

前日や当日の場合は電話で連絡する

もしも止むを得ない事情で面接の前日や当日に辞退することになった場合は、メールではなく電話で採用担当者へ連絡しましょう。なぜなら、メールだと採用担当者がメールチェックをする時間がなかったり、見落としてしまっていたときに当日まで気づいてもらえなかったりする可能性があるためです。会社の営業時間に電話をすることがマナーですので、始業直後・お昼休み・就業間近を避けた営業時間内に連絡をしてください。

面接辞退のメール例文

〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇 様

いつもお世話になっております。○○大学の鈴木と申します。

〇月〇日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により誠に申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びをしなければならないところ、メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学 ○○学部△△学科
鈴木 さくら
【電話】080-****-****
【メール】sakura-suzuki@***.jp
【住所】〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
―――――――――――――――――

この例文のポイントは、面接辞退の詳しい理由を記載していない点です。通常、辞退する旨を伝えるメールで詳しく理由を述べる必要はありません。「諸般の事情」や「一身上の都合」などの理由を記載しましょう。もしも詳しい理由を聞かれた場合は「第二希望だから」「受かっても入社する気がないから」など失礼な発言は控え、「他社の内定が出た」など、担当採用者が納得のしやすい理由を答えます。

面接を辞退するか否か迷っていると取れるような曖昧な答え方をしてしまうと、面接を受けてはどうかと説得されたときに断りづらい状況を作ってしまうため避けるべきです。

面接日程の連絡に対する返信メールでは5つのマナーに注意しよう

面接日程の連絡に対する返信メールには、「件名を最初に変更する」「日程をあらためて記載する」「24時間以内に返す」などのマナーがあります。これらのことを参考に返信メールを作成すれば、面接に臨む前に印象が下がることはないでしょう。面接前から印象を悪くしてしまえば、選考を突破できる可能性が大きく下がります。そうならないためにも、ぜひ本ページを参考にして、マナーの良い返信メールを作成してください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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