就活のマナー

面接のお願いメールの作成方法|例文や注意点もご紹介

就活では面接の連絡をメールですることが多い

null

就活中は企業と連絡を取り合うことは多く、特に面接関係のやり取りは多いです。連絡にはメールを用いるのが一般的ですが、この際マナーに注意しなければなりません。就活の評価は選考だけで決まるわけではなく、選考外の部分も総合的に見て判断されます。つまり、面接前後でメールのやり取りがあった場合、それも評価に含まれている可能性があるため注意しなければなりません。

特に気を付けなければならないのが、企業へのお願いメールです。面接に際して企業に何らかのお願いをすることは多く、こちらから依頼をしている以上、マナーには特に注意しなければなりません。マナー違反の失礼なメールを送ってマイナスの印象を与えないためにも、正しいメールマナーを身につけておきましょう。

面接関係のメールを送る際の基本

面接関係のメールを送る際の基本

企業とのメールのやり取りで好印象を与えるためには、基本的なメールマナーを知ることが大切です。面接関係のメールを送る際には、注意すべきポイントがいくつもあり、それらはきちんと押さえておかなければなりません。マナーは細かくありますが、基本ができているかどうかは非常に重要です。基本ができていないと、評価を大幅に下げられる危険性があります。当たり前の部分もきちんと把握し、悪印象を与えないようにしましょう。

24時間以内に返信する

就活中の企業とのメールのやり取りでは、企業から送られてきたものに返信することが多いです。メールを確認したなら素早く返信することが大切で、期限の目安は24時間以内であると考えましょう。返信スピードは選考への意欲と捉えられることも多く、あまりにもレスポンスが遅いと悪印象を与えてしまいます。もちろん、就活期間中は忙しく、すぐに返信できないことも多いため、即座に返さなければならないわけではありません。

多少のタイムラグは企業も理解していますが、24時間以内には返信を終わらせておきましょう。可能なら当日の営業時間内、無理なら翌日の午前中には送ることが大切です。

返信時は件名と本文を残す

企業に送るメールを作成する際は、件名や本文の内容までこだわらなければなりません。しかし、返信時はやや勝手が違い、件名は変えずにそのまま使用し、内容も自分の返事に加えて、企業から送られてきた内容を全文引用する必要があります。件名をそのまま使用するのは、何のメールに対する返事かを分かりやすくするためです。

件名を変えてしまうと、用件が一発で伝わりづらく、企業でのメールの管理も面倒になりやすいため注意が必要です。また、本文を全文引用するのは、これまでの一連の流れを明確にして、よりスムーズな連絡をするためと考えましょう。企業では同時並行で何通もメールのやり取りをしていることも多いため、全文引用して送らないと過去のメールにさかのぼって確認が必要となり、手間をかけてしまいます。

面接でお願いメールを送るシーン

null

面接関係のメールのやり取りでは、企業に対してのお願いをするものが多いです。お願いメールは企業からのメールに対する返信ではなく、自分発信で作成するため、さらに細部まで気をつけましょう。お願いメールは捉え方によっては学生側のわがままとも言えるため、マナーには細心の注意を払わなければなりません。企業にお願いをし、それが失礼なものだと、評価を大幅に下げられかねないということは理解しておきましょう。

日程変更のお願い

お願いメールを送るシーンとしては、日程変更の依頼が挙げられます。面接の日程は、複数提示されて自身で選択する場合だけではなく、企業から指定されることもあります。企業指定の場合は、先約があると参加するのが難しく、変更をお願いしなければならないことも多いでしょう。

もちろん、日程が合わない時点で諦め、辞退しても構いませんが、少しでも参加したい気持ちがあるなら、日程変更のお願いをすることが大切です。企業は優秀な人材を採用したいと考えており、ひとりでも多くの学生に会って、採用の確率を上げたいと考えています。日程が合わないだけで参加できないのはもったいないと考えるため、変更を申し出てスケジュールの調整をしてくれることも多いです。

メール例文

件名:面接の日程変更のお願い/○○大学商学部○○ ○○

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

お世話になっております。○○大学商学部の○○ ○○と申します。
この度は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、大学の発表会があり、ご指定頂いた日程では参加が難しいため、変更をお願い出来ないかと思い、ご連絡致しました。
変更希望日は以下の通りです。

・○月○日 13時〜終日
・○月△日 終日
・○月□日 9〜13時

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。
署名

日程変更のお願いをする場合は、変更希望日をこちらから提示する必要があります。変更依頼を出し、企業から了承が出て日程をすり合わせると、何通もやり取りが必要で、手間がかかるためよくありません。日程の希望はできるだけ多く出すことが大切です。調整しやすいよう、3つ以上を目安にしましょう。

面接辞退のお願い

辞退の連絡も、面接関係のお願いメールのひとつです。辞退は内定をもらってからだけではなく、選考途中の段階でおこなうこともできます。面接を受けて見て合わないと判断したり、他に優先したい予定があったりするなら、辞退を申し出ましょう。辞退すると撤回はできず、その企業へ就職するチャンスが限りなくゼロになることは理解しておかなければなりません。

二次募集以降で再チャレンジできる場合もありますが、すべての企業で可能になる訳ではありません。辞退の場合もマナーには注意が必要で、関係なくなるからといって、無断で面接を欠席したり、適当な内容で辞退の連絡をしたりしないよう気を付けることが大切です。

メール例文

件名:面接の辞退のお詫び/○○大学経済部 ○○ ○○

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

お世話になっております。○○大学経済部の○○ ○○と申します。
この度は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。機会を頂いたにも関わらず、期待に背くことになってしまい、大変申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。
末筆ではございますが、貴社ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
署名

面接辞退のメールの場合は、きちんと「辞退」という言葉を使うことが大切です。曖昧な表現で伝えてしまうと、辞退する旨が正しく伝わらず、混乱を招くこともあるため注意しましょう。また、辞退を伝える際は理由も必要ですが、基本的には「一身上の都合」で構いません。

変更と辞退が当日なら電話をする

企業への連絡はメールでおこなうことがほとんどですが、当日連絡の場合は電話を用いましょう。これは日程変更でも辞退でも同じです。面接当日、採用担当者は面接にかかりきりになっており、メールチェックまで手が回らない場合がほとんどです。朝一番にメールで連絡しても、チェックしてもらえず、無断欠席の扱いになる可能性が高いため注意しましょう。

メールは確認してもらえるまでに時間がかかるものと考え、緊急の連絡は確実性の高い電話でおこなうことが大切です。電話なら採用担当者に直接伝えることができ、変更や辞退の旨が正しく伝わらないということもありません。当日の連絡だけではなく、1日前のぎりぎりの場合も、電話で直接伝えたほうが無難でしょう。

面接のお願いメールを送る際の注意点

面接のお願いメールを送る際には注意点もあり、これが守れていないとスムーズなやり取りができないことも多いです。連絡が滞ってしまうと面接で手違いがおき、企業に迷惑をかけてしまう可能性もあるため注意しましょう。また、場合によっては印象を悪くしてしまい、選考に悪影響を及ぼす可能性もあります。お願いメールは自分だけではなく、企業にも関係することです。迷惑をかけないためにも、注意点を正しく把握しておかなければなりません。

連絡はできるだけ早く

日程変更でも辞退でも、お願いメールはできるだけ早く送ることが大切です。当日や前日の急な連絡は避け、最低でも3日前、可能なら1週間以上前に連絡することを心がけましょう。やむを得ない事情によってぎりぎりの連絡になることもあるでしょうが、どのような理由であれ、直前でのお願いは企業に迷惑がかかります。

負担をかけると、評価が低くなることも少なくありません。早めに連絡することで、企業でも対処がしやすく、負担もかかりづらくなるでしょう。お願いメールは早いに越したことはなく、要件が確定した時点で送ることが大切です。素早く送るのは返信だけではなく、自分から送信する場合も、同じように大切であることは理解しておきましょう。

お願いを承諾してもらえないときもある

お願いメールを送るのは自由ですが、必ずしも承諾してもらえるわけではないことは理解しておきましょう。これは日程変更メールに言えることで、日程変更を申し出ても企業のスケジュールが合わず、断られることも少なくありません。就活中は企業もタイトなスケジュールで動いており、予定が詰まっていることも多いです。

日程を調整したい気持ちはあっても、スケジュール的にそれが叶わず、やむを得ず辞退させるしかない場合もあります。一度決まった日程は基本的には固定と考え、日程変更は特例措置と認識しておかなければなりません。同じお願いメールでも、辞退の場合は受け付けてもらえないということはなく、自分の意思次第でいつでも選考をやめることはできます。

面接のお願いをするメールはマナーを守ることが大切

null

就活では選考以外の細部まで見て評価を決定しているため、細かいことにもこだわって取り組まなければなりません。メールのやり取りも評価の対象であり、メールマナーがきちんとできているかどうかは、重要なポイントです。選考での評価がよくても、メールマナーができていないと悪印象を与えてしまい、場合によってはそれが合否に影響してしまうこともあるでしょう。

反対にしっかりマナーを守って正しい方法で連絡できていると、好印象に繋がり、選考で有利になることもあります。面接関係ではお願いメールをすることも多いため、希望を聞き入れてもらうためにも、マナーは細部まで守ることが大切です。メールマナーを正しく理解し、選考以外の部分でも評価を受けてられるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ