【面接のお願いメールの作成方法】日程調整の例文やマナーを紹介

就活では面接の連絡をメールですることが多い

就活中は企業と連絡を取り合うことは多く、特に面接関係のやり取りは多いです。連絡にはメールを用いるのが一般的ですが、この際マナーに注意しなければなりません。就活の評価は選考だけで決まるわけではなく、選考外の部分も総合的に見て判断されます。つまり、面接前後でメールのやり取りがあった場合、それも評価に含まれている可能性があるため注意しなければなりません。

特に気を付けなければならないのが、企業へのお願いメールです。面接に際して企業に何らかのお願いをすることは多く、こちらから依頼をしている以上、マナーには特に注意しなければなりません。マナー違反の失礼なメールを送ってマイナスの印象を与えないためにも、正しいメールマナーを身につけておきましょう。

面接関係のメールを送る際の基本

企業とのメールのやり取りで好印象を与えるためには、基本的なメールマナーを知ることが大切です。面接関係のメールを送る際には、注意すべきポイントがいくつもあり、それらはきちんと押さえておかなければなりません。マナーは細かくありますが、基本ができているかどうかは非常に重要です。基本ができていないと、評価を大幅に下げられる危険性があります。当たり前の部分もきちんと把握し、悪印象を与えないようにしましょう。

24時間以内に返信する

就活中の企業とのメールのやり取りでは、企業から送られてきたものに返信することが多いです。メールを確認したなら素早く返信することが大切で、期限の目安は24時間以内であると考えましょう。返信スピードは選考への意欲と捉えられることも多く、あまりにもレスポンスが遅いと悪印象を与えてしまいます。もちろん、就活期間中は忙しく、すぐに返信できないことも多いため、即座に返さなければならないわけではありません。

多少のタイムラグは企業も理解していますが、24時間以内には返信を終わらせておきましょう。可能なら当日の営業時間内、無理なら翌日の午前中には送ることが大切です。

返信時は件名と本文を残す

企業に送るメールを作成する際は、件名や本文の内容までこだわらなければなりません。しかし、返信時はやや勝手が違い、件名は変えずにそのまま使用し、内容も自分の返事に加えて、企業から送られてきた内容を全文引用する必要があります。件名をそのまま使用するのは、何のメールに対する返事かを分かりやすくするためです。

件名を変えてしまうと、用件が一発で伝わりづらく、企業でのメールの管理も面倒になりやすいため注意が必要です。また、本文を全文引用するのは、これまでの一連の流れを明確にして、よりスムーズな連絡をするためと考えましょう。企業では同時並行で何通もメールのやり取りをしていることも多いため、全文引用して送らないと過去のメールにさかのぼって確認が必要となり、手間をかけてしまいます。

面接のメールの基本構成とマナー

企業に対して失礼なメールを送ってしまわないように、基本の構成や注意すべき点を知っておくことが大切です。就活やビジネスでのメールはいくつもの項目に分けることができ、それぞれにポイントがあります。一部でもできていないと失礼になったり、評価を下げてしまったりするため注意しなければなりません。基本的なメールの構成とマナーを正しく理解して、メールのやり取りで悪い印象を持たれないようにしましょう。

宛先

メールの最初は宛先で始める必要があり、これは企業名と部署名、分かる場合は個人名まで記載することが大切です。企業名のみで送ってしまうと、誰に対してのメールか分からなくなり、担当者に届くまでに時間がかかるため注意しましょう。

宛先は正式名称で記載することが大切であり、（株）のように省略してはいけません。また、宛先の最後には敬称をつけ、最後の部分によって様をつけるのか、御中をつけるのかは異なります。

部署名や採用担当チームのように、グループ宛てになる場合は御中を、採用担当者個人の場合は様をつけましょう。また、部長や課長といった役職はこれ自体が敬称となるため、「○○部長様」のように、様をつける必要はありません。

挨拶と本文

いきなり本題に入るのはマナー違反のため、最初はあいさつ文から始めましょう。あいさつ文は定型でよく、「お世話になっております」が便利です。また、より丁寧にしたい場合は、「いつも大変お世話になっております」としてもよいでしょう。

あいさつ文の後には自己紹介が必要であり、大学・学部・学科名と個人名を記します。あいさつ文の後に本題に入りますが、本文はできるだけ簡潔にまとめることが大切です。長々と書かないように注意し、伝えたいことのみを端的に記しましょう。

また、読みやすいように全体のレイアウトにも気を配らなければなりません。文字が詰まって読みづらくならないように、2～3文程度で改行するとよいでしょう。

締めの言葉

導入のあいさつと同様、就活のメールでは締めのあいさつも必要です。締めの文章はその時々で異なりますが、何かをお願いする内容なら「お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いします」がよいでしょう。また、面接を辞退する場合などは、「末筆ながら、貴社ますますの繁栄をお祈り申し上げます」などが適切です。

締めの文章でメール全体の印象が決まるため、丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。突然本文でメールが終わったり、端的に「よろしくお願いします」としたりするのはNGです。最後まで気を抜かず、締めの言葉では企業を気遣う文言を心がけるとよいでしょう。

署名

メールの最後には署名をつける必要があり、基本的には上記の項目を記しておきましょう。他に住所などを記載することもありますが、個人情報が気になる場合は追加しなくても構いません。基本的にはこれら4つでよく、誰が送ったのか、連絡先はどれなのかが分かるなら問題ないと考えましょう。

署名は都度作成すると手間がかかるため、メールの機能を使ってテンプレートを作成しておくのがおすすめです。また、何度もやり取りをする場合でも、後で見直して連絡先を確認することもあるため、削除する必要はありません。

署名は自分が送ったという証拠にもなるため、自分からの送信、返信に関係なくつけるようにしましょう。

面接でお願いメールを送るシーン

面接関係のメールのやり取りでは、企業に対してのお願いをするものが多いです。お願いメールは企業からのメールに対する返信ではなく、自分発信で作成するため、さらに細部まで気をつけましょう。お願いメールは捉え方によっては学生側のわがままとも言えるため、マナーには細心の注意を払わなければなりません。企業にお願いをし、それが失礼なものだと、評価を大幅に下げられかねないということは理解しておきましょう。

日程調整のお願い：日程を確定する場合

就活のメールでは面接の日程調整について、企業とやり取りすることが多いです。企業から面接の日程を提示されており、その日で確定する場合は、当日に参加するという意思を表したメールを送りましょう。

場合によっては企業から日程が確定したことのみを告げるメールが届き、他の候補日は一切記されていないこともあります。この場合は返信しない=参加ととらえられることもありますが、より確実に参加意思を伝えるためにも、その日程で参加できるということを明記して返信したほうがよいです。

いつ、どの時間の面接に参加するのかは必ず記し、お互いの認識が間違っていないかを確認することが大切です。企業側からの連絡ミスもあるため、日時は必ず提示した上で確定させましょう。

メール例文

企業から複数の候補日を提示されている場合は、その中からどれを選んだのかを明記する必要があります。当日に複数回面接を予定している場合もあるため、何日の何時のものに参加するか、分かる場合は場所も記しておくとよいでしょう。締めの言葉では面接の意気込みを簡単に述べると、好印象を与えやすいです。

日程調整のお願い：複数の候補日を提示する場合

企業が複数の日程を提示し、その中から参加できるものを選ぶというケースもあります。候補日が複数ある場合は、ひとつだけを指定しても構いませんが、企業のスケジュールをつけやすいように、いくつか候補を出しておくとよいでしょう。

企業では何十、何百人の学生とやり取りをしていることも多く、タッチの差で日程が埋まってしまうことも少なくありません。日程をひとつしか提示していないと、他の学生で先に埋まってしまった場合に、再度予定のすり合わせをしなければならず、二度手間となります。

複数提示しておくと、よほどのことがない限り指定したうちのどれかに決まるでしょう。候補は多めに出しておくとよいですが、3つ程度に絞ると企業でも管理がしやすくなります。

メール例文

企業から複数日日程を提示された場合は、参加可能な候補日をいくつか挙げることが大切です。最低3つは挙げておくと、企業でもスケジュール管理がしやすいため、話がまとまりやすいでしょう。

送信後は企業からの日程確定のメールを待ち、再度返信にて面接への意気込みやお礼などを伝えることが大切です。

日程変更のお願い

お願いメールを送るシーンとしては、日程変更の依頼が挙げられます。面接の日程は、複数提示されて自身で選択する場合だけではなく、企業から指定されることもあります。企業指定の場合は、先約があると参加するのが難しく、変更をお願いしなければならないことも多いでしょう。

もちろん、日程が合わない時点で諦め、辞退しても構いませんが、少しでも参加したい気持ちがあるなら、日程変更のお願いをすることが大切です。企業は優秀な人材を採用したいと考えており、ひとりでも多くの学生に会って、採用の確率を上げたいと考えています。日程が合わないだけで参加できないのはもったいないと考えるため、変更を申し出てスケジュールの調整をしてくれることも多いです。

メール例文

日程変更のお願いをする場合は、変更希望日をこちらから提示する必要があります。変更依頼を出し、企業から了承が出て日程をすり合わせると、何通もやり取りが必要で、手間がかかるためよくありません。日程の希望はできるだけ多く出すことが大切です。調整しやすいよう、3つ以上を目安にしましょう。

日程変更を送る際のマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 就活の日程変更メールを送る際のマナー【使えるテンプレ付き】

面接辞退のお願い

辞退の連絡も、面接関係のお願いメールのひとつです。辞退は内定をもらってからだけではなく、選考途中の段階でおこなうこともできます。面接を受けて見て合わないと判断したり、他に優先したい予定があったりするなら、辞退を申し出ましょう。辞退すると撤回はできず、その企業へ就職するチャンスが限りなくゼロになることは理解しておかなければなりません。

二次募集以降で再チャレンジできる場合もありますが、すべての企業で可能になる訳ではありません。辞退の場合もマナーには注意が必要で、関係なくなるからといって、無断で面接を欠席したり、適当な内容で辞退の連絡をしたりしないよう気を付けることが大切です。

メール例文

面接辞退のメールの場合は、きちんと「辞退」という言葉を使うことが大切です。曖昧な表現で伝えてしまうと、辞退する旨が正しく伝わらず、混乱を招くこともあるため注意しましょう。また、辞退を伝える際は理由も必要ですが、基本的には「一身上の都合」で構いません。

メールでのマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 面接の返信マナー5つと例文3選【承諾・日程調整・辞退】～正しい方法とポイントを徹底解説～

面接の結果連絡のお願い

すでに終了した面接の結果の連絡がいつまでも来ない場合は、メールで問い合わせをしても構いません。ただし、忙しかったり、最終決定者がいなかったりといった事情で、なかなか返事ができないこともあるため、これらの理由を考慮してタイミングを考える必要があります。

基本的には1週間程度で連絡をする企業が多いため、もう少し待って面接から2週間ほど経ってから問い合わせをするとよいでしょう。また、事前に結果発表の時期を聞いていた場合は、それが過ぎた時点で問い合わせをしても構いません。

返事の催促にならないよう注意が必要であり、言葉遣いには十分気をつけましょう。また、そもそも不合格者には連絡しないと発表されている場合は、問い合わせをしても返事がこないこともあります。

メール例文

結果についてメールで問い合わせる際には、面接の時に発表時期を聞き忘れてしまったと伝えることが無難です。また、結果は直接聞かず、あくまで発表時期がいつかを聞くようにしましょう。

問い合わせ方のコツについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 面接の結果連絡が遅い理由と対処法｜問い合わせ方のコツも紹介

変更と辞退が当日なら電話をする

企業への連絡はメールでおこなうことがほとんどですが、当日連絡の場合は電話を用いましょう。これは日程変更でも辞退でも同じです。面接当日、採用担当者は面接にかかりきりになっており、メールチェックまで手が回らない場合がほとんどです。朝一番にメールで連絡しても、チェックしてもらえず、無断欠席の扱いになる可能性が高いため注意しましょう。

メールは確認してもらえるまでに時間がかかるものと考え、緊急の連絡は確実性の高い電話でおこなうことが大切です。電話なら採用担当者に直接伝えることができ、変更や辞退の旨が正しく伝わらないということもありません。当日の連絡だけではなく、1日前のぎりぎりの場合も、電話で直接伝えたほうが無難でしょう。

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面接のお願いメールを送る際の注意点

面接のお願いメールを送る際には注意点もあり、これが守れていないとスムーズなやり取りができないことも多いです。連絡が滞ってしまうと面接で手違いがおき、企業に迷惑をかけてしまう可能性もあるため注意しましょう。また、場合によっては印象を悪くしてしまい、選考に悪影響を及ぼす可能性もあります。お願いメールは自分だけではなく、企業にも関係することです。迷惑をかけないためにも、注意点を正しく把握しておかなければなりません。

連絡はできるだけ早く

日程変更でも辞退でも、お願いメールはできるだけ早く送ることが大切です。当日や前日の急な連絡は避け、最低でも3日前、可能なら1週間以上前に連絡することを心がけましょう。やむを得ない事情によってぎりぎりの連絡になることもあるでしょうが、どのような理由であれ、直前でのお願いは企業に迷惑がかかります。

負担をかけると、評価が低くなることも少なくありません。早めに連絡することで、企業でも対処がしやすく、負担もかかりづらくなるでしょう。お願いメールは早いに越したことはなく、要件が確定した時点で送ることが大切です。素早く送るのは返信だけではなく、自分から送信する場合も、同じように大切であることは理解しておきましょう。

お願いを承諾してもらえないときもある

お願いメールを送るのは自由ですが、必ずしも承諾してもらえるわけではないことは理解しておきましょう。これは日程変更メールに言えることで、日程変更を申し出ても企業のスケジュールが合わず、断られることも少なくありません。就活中は企業もタイトなスケジュールで動いており、予定が詰まっていることも多いです。

日程を調整したい気持ちはあっても、スケジュール的にそれが叶わず、やむを得ず辞退させるしかない場合もあります。一度決まった日程は基本的には固定と考え、日程変更は特例措置と認識しておかなければなりません。同じお願いメールでも、辞退の場合は受け付けてもらえないということはなく、自分の意思次第でいつでも選考をやめることはできます。

面接のお願いをするメールはマナーを守ることが大切

就活では選考以外の細部まで見て評価を決定しているため、細かいことにもこだわって取り組まなければなりません。メールのやり取りも評価の対象であり、メールマナーがきちんとできているかどうかは、重要なポイントです。選考での評価がよくても、メールマナーができていないと悪印象を与えてしまい、場合によってはそれが合否に影響してしまうこともあるでしょう。

反対にしっかりマナーを守って正しい方法で連絡できていると、好印象に繋がり、選考で有利になることもあります。面接関係ではお願いメールをすることも多いため、希望を聞き入れてもらうためにも、マナーは細部まで守ることが大切です。メールマナーを正しく理解し、選考以外の部分でも評価を受けてられるようにしましょう。

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