就活のマナー

面接を当日辞退する際のポイント3つ|電話・メール連絡における例文

当日に面接辞退する場合の対処法とは

就職活動が本格的にスタートすると説明会や面接などで想像以上に忙しい日々を送るようになります。そんな時、さまざまな事情で、予定していた面接に当日急に行けなくなることもあるかもしれません。そのような場合に絶対にやってはいけないことは、志望度が低いからといって連絡をせずに面接をドタキャンすることです。

「面接当日に辞退の連絡をすると企業に怒られそうだ」などの言い分もあるでしょうが、企業側が面接を行うのに準備して待っていることを考えれば、辞退する場合は必ず連絡をしなければなりません。それは社会人として最低限の常識であり、その会社と今後関わることはないからなどの身勝手な理由で許されるものではないのです。

本当に面接を辞退してもいいのかを考える

予定していた面接日が近づく中で、急遽同じ時間帯に別の予定が入ってしまうこともあり得ます。そのような際、「面接を辞退しようかな」と考える就活生もいることでしょう。もちろん辞退も選択肢の1つであり、納得した上での辞退であれば何も問題はありません。

しかし辞退をする際には、連絡をする前に本当に辞退しても良いのか考え直してみましょう。面接の辞退は軽はずみに出来るものではありません。場合によっては、企業からの信用を一気に失ってしまうものなのです。辞退することが本当に自分にとって良いことなのか、熟考した上で、結論を出すべきなのです。

1度辞退すると再調整できる可能性は低い

面接の辞退について、熟考した上で結論を出すべきと述べました。その理由は、1度辞退すると再調整できる可能性が低いからです。もちろんやむを得ない事情であれば、再調整を行ってもらえる可能性もあるでしょう。しかし面接の直前になって、「やっぱり辞退します」と言ってドタキャンしてくる人を信用し、採用したいと思う企業はどこにもないのです。

企業は予定していた面接日時に向け、面接の準備を進めています。直前になって辞退の連絡を受ければ、そのことに対して不快に思ってしまうことも十分にあり得るのです。たとえ面接の再調整が出来たとしても、一度大きく損なった信用を取り戻すことは困難です。そのため安易に辞退をおこなうべきではないのです。

辞退する気持ちが固まったら企業に連絡する

熟考の上、「やはり面接を辞退しよう」と気持ちが定まったのであれば、速やかに企業へ連絡しましょう。上述の通り、企業は予定している面接日時に向け、すでに面接の準備を進めているのです。辞退する場合は、早急に担当者へ伝えなければなりません。辞退の旨を伝える際は、丁寧な対応を心がけましょう。

「辞退する企業だし、そこまで気を遣わなくても」と思う就活生もいるでしょう。しかし辞退するとはいえ、忙しい業務の中、面接の時間をわざわざ設けてくれたのです。そのことに対してお礼を述べ、辞退についてしっかりとお詫びの言葉を述べることが社会人として求められるマナーなのです。わだかまりなく辞退の手続きを進めることが出来るよう、誠実な対応を心がけるようにしてください。

面接辞退を当日にメールで伝えてもいいのか

就活をしていると、予定していた面接を辞退しなければならないケースがあり得ます。体調不良など、予想外の事情により面接当日に辞退するとなった場合、どう対処するのが正解なのか、悩む人は少なくないでしょう。

結論から申し上げますと、面接当日に辞退のメールを送るのは、好ましくありません。当日になってドタキャンすると、「社会人としてのマナーがなっていない」と思われてしまいます。

かといって、何も言わずにドタキャンすれば、志望企業だけでなく同系列の企業全体からの評価が下がる可能性があります。もし、数日前に辞退することが決まった場合は、その時点で速やかに連絡するようにしましょう。

当日の辞退は企業に迷惑がかかる

面接を当日にいきなり辞退すると、企業に迷惑がかかることを覚えておきましょう。企業側は、あなたが面接を受けに来るために様々な準備をしているのです。会場の整備や採用担当者の時間調整などの手間をかけています。最終面接の場合、社長など企業のトップも臨席するために、綿密にスケジュールを調整しているのです。

面接日を迎えるにあたり、採用担当者は大変な準備をしています。これを当日に断る場合、それ相応の礼儀と礼節が求められることは間違いありません。なるべく丁寧かつ丁重にお断りを申し入れ、あなたの今後の就職活動に支障がでないように誠実に対応しましょう。

当日の面接辞退はメールではなく電話で

面接当日に辞退をする場合の連絡については、メールではなく電話でおこなわなければなりません。なぜメールではだめなのかと言えば、企業の人事担当者に面接を辞退することが伝わったかどうかが分からないからです。企業の人事担当者は毎日たくさんのメールを受け取ります。

また他にも多くの業務をこなしているために、タイムリーにメール確認がおこなえるとは限りません。人事担当者にきちんと辞退の意思を伝えるには、直接電話をするのが確実でしょう。面接当日に電話で辞退の連絡をすると、相手の人事担当者に怒られるのではないかと不安になるかもしれません。

しかし担当者は、面接のために時間や場所、更に他の面接官への手配をしてくれているのです。連絡なしにドタキャンされる迷惑を考えれば、事前に人事担当者に辞退の旨を伝えることは何よりも優先すべきことなのです。

手紙で辞退はNG

面接の当日に辞退をするときは、もちろん手紙はNGとなっています。採用担当者や面接担当者の人は、面接の時間分の予定をあけることができるよう調整してくれています。手紙で辞退を送ると、当日に担当者に届くどころか、数日後に届いてしまいます。

当日急に辞退することになったとしても、時間までに連絡がつけば、担当者は仕事の段取りを変えることができるでしょう。遠くの支店や営業所から面接のためだけに来る予定の担当者がいるなら、中止を伝えるのが間に合うだけで予定の変更をすることができます。手紙の方が丁寧と思っている人もいるかもしれませんが、これは間違いですので電話で断るようにしましょう。

面接の無断欠席はNG

一番やってはいけないことは、どうせ受けない企業だからと何の連絡もなく面接を無断で欠席することです。これはマナー的にもNGであり、あなたの悪評が伝わるかもしれないということを考慮する必要があります。

特に同じ業界の場合、このような新卒の応募者がいたと、採用担当者の間で話題に出ることもあるのです。勝手な判断で不誠実な対応をしていると、あなた自身がブラックの烙印をおされてしまいます。面接を当日に辞退したい場合、どのような点に注意すればよいのか見ていきましょう。

面接の当日辞退①なるべく電話で連絡する

面接を辞退せざるをえない場合は、できるだけ早く連絡するのが原則です。ですから、当日になっての連絡は、そもそも好ましいことではありません。しかし、どうしても当日になってしまうということもあるでしょう。そのとき、「メールか電話か」で迷う人が多いはずです。その場合は、電話で連絡するようにしましょう。

丁寧な対応を心掛ける

電話をかけて採用担当者と直接やり取りをするときには、敬語やビジネスマナーを特に意識して話すことが求められます。案件的にも、面接の当日辞退が申し訳ないという気持ちと、「面接の機会を設けて頂きありがとうございました」という感謝の気持ちの両方を前面に押し出して丁寧に対応することが大切です。

このような対応は、企業に入社してからも相手を怒らせないように誠実に対応する際、必要な能力になるために、磨いておくと後々役に立ちます。採用担当者も、丁寧にビジネスマナーを守ってかかってきた電話には誠実に対応することができますし、お互いに気持ち良く話をして終わらせることができます。

前日までの連絡ならメールでOK

前日までの連絡であれば、メールでもかまいません。面接当日になってメールで連絡すると、担当者がそれをチェックしないことも大いにありえますので、避けた方が無難でしょう。要は、「事前に面接担当者にその連絡が伝わるかどうか」が重要なのです。

先方の目に触れない限り、そのメールは「事前の連絡」にはなりません。「当日の辞退を電話で直接告げるのは気が引ける」という人も多いかもしれませんが、電話口で怒鳴られるということはほとんどありませんから、安心して電話連絡してください。

辞退メールの例文

ABC株式会社 採用担当鈴木様

お世話になっております。〇月〇日の〇時から面接のお願いをしておりますAB大学の山田と申します。先日は面接の日程のご連絡ありがとうございました。大変恐縮ではございますが、この度面接を辞退させていただきたく連絡を致しました。

実は昨日、私が面接を受けていた他社様からご縁を頂きまして、そちらにお世話になることに致しました。今回、わざわざ面接の機会を設けていただいたのに、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。また、何かありましたらご連絡頂ければと思います。それでは、失礼いたします。

AB大学 4年 山田太郎

面接を辞退する場合は、上記のようなメールを書いて採用担当者に送るといいでしょう。ポイントは電話の時とあまり変わりませんが、自分がいつから面接を受ける誰なのかをきちんと明記すること、そして面接に参加できない理由をきちんと記載することです。

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面接の当日辞退②理由を説明する

当日に電話連絡する場合、問題になるのが「辞退の理由」です。2つのケースに分けて説明します。1つめのケースは、急病や事故、肉親の不幸など、不測の事態が起きた場合。この場合は、その事態をそのまま説明すればいいでしょう。

後日、改めて面接してもらえることも少なくありません。頭を悩ますのが、それ以外のケースです。「当日になって、なんとなく、面接に行きたくなくなった」とか「他の会社の内定が出た」という理由の場合、それを電話で告げることがはばかられるに違いありません。いずれの場合も、こちらからは理由を説明せず、担当者から「どうしてですか?」と聞かれてから答えるようにしましょう。

辞退する際におすすめな理由は「内定が出た」

その際、おすすめなのが「他社の内定が出ましたので」という理由です。就活している人が複数の会社に応募するのは常識。ですから、「他社からの内定」という理由を、面接担当者はすんなり受け入れてくれるのです。「当日なんとなく、行きたくなった」という人も、この理由にすれば、相手に納得してもらえます。

体調不良の場合日程変更をお願いする

忙しい就職活動の日々で体調を崩して面接に行けなくなることもあるかもしれません。無理を押して面接に出かけて途中で倒れたり、咳込みながら面接に臨んだりすれば相手企業や周りの人にも迷惑をかけてしまうことになりかねません。体調がすぐれないと判断した場合はたとえ面接当日でも止める覚悟が必要です。

しかしそのような場合は面接辞退を申し出るのではなく、一度面接日程の変更ができないかを聞いてみるのがいいでしょう。もちろん当日のことであれば役員面接の場合など変更が難しいと断られることもあるかもしれません。しかしながら体調管理の不備をきちんとお詫びしてお願いをすれば誠意が伝わり、何らかの対応をしてもらえる可能性もあります。

事前に別日程のスケジュールを確認しておく

面接辞退の連絡をするときに必ず必要なことは、スケジュール帳などで、事前に自分自身の予定を確認しておくということです。採用担当者に当日参加が不可能になった理由を話した後、他の日程に変更することが難しいと言われてしまう場合も多いですが、中には、別日に日程を再調整してから連絡が来るということになったり、その場で他の日程に変更可能かどうかを聞かれる場合があります。

この時に他の日はわからないと言ってしまったり、スケジュールが把握できてないと伝えると、せっかくのチャンスを棒に振ってしまうこともあるので、必ず他の日程を把握しておき、その場でメモが取れるように筆記用具の準備もしてから電話をするようにしましょう。

面接の当日辞退③態度に気を付ける

やむを得ない事情により面接に行けなくなった場合は、辞退するしかありません。だからといって、「私は悪くない」という態度をとっていると、採用担当者からの評価が下がります。場合によっては、採用担当者が面接を別の日に延期してくれるケースがあります。

しかし、辞退をするときに評価を落としてしまうと、そのチャンスすら貰えなくなる可能性があるのです。例え、どんな事情があっても、ドタキャンはドタキャンです。「こちらに非がある」ということをしっかりと理解して、失礼のない辞退のメールを送りましょう。

辞退のメールでは、自分が悪いことを全面的に認める姿勢が大切です。間違えても、自分以外への責任転嫁はしないよう、注意してください。

丁寧な辞退メールの作成方法

面接辞退をメールで伝える場合は、簡潔かつ分かりやすい件名を意識してください。件名で面接を辞退することが分かれば、採用担当者はそのメールを優先的にチェックすることができます。辞退を伝えるメールは、「自己紹介→辞退する旨→ドタキャン・身勝手なお願い・メール連絡を謝る→締め文」の流れで作成しましょう。

面接辞退を伝えるメールですので、しっかりとお詫びの言葉を入れることがポイントになります。また、本来は電話で連絡すべきところでメールを送るのですから、その点についてもしっかりと謝罪しましょう。最後に、「末筆ながら貴社のご発展を~」といった、志望企業の成長を祈る締め文を付け加えると、好印象を与えられます。

相手の気持ちを考える

まず、当日の辞退は会社側に多大な迷惑をかけ、申し訳ないという気持ちを持つとともに、誠意をもって謝罪するようにしましょう。あなたが採用担当者の立場にたったとして、当たり前かのように大きな態度で断られたり、申し訳ないとは程遠い態度で電話があったり、もしくは連絡なしに面接会場へ来なかったらどのように思うでしょうか。

いまいちイメージがつかない人は、遊ぶ約束をしていた友達が何の連絡もなく来なかった時を想像してみてくっださい。会社とプライベートは違うと思う人もいるかもしれませんが、会社も人が経営し、人が働いています。相手の気持ちを考えて行動するのは当たり前のことですので、面接担当者、採用担当者の人の気持ちを十分に考えたうえで行動できるようにしましょう。

電話で当日辞退する場合の注意点

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電話で面接の当日辞退をする場合の注意点は、何よりもまずお詫びの気持ちを伝えることです。どんな理由があっても当日に面接辞退をすることは相手企業に多大な迷惑をかけることになります。いろんな事情でやむを得ない場合や自分の責任でない場合などは、ついその理由を言い訳として述べたくなるかもしれません。

しかしながら相手企業の人事担当者は、自分が辞退をすることで面接手配を変更したり面接官に連絡をするなど至急にやらなければならない業務が発生します。自分の都合であろうとやむを得ない事情であろうと相手企業には関係のないことです。理由は簡潔にまとめ、「大変申し訳ありませんが今回は辞退させていただきます」という旨を伝えることが最優先になります。

電話の時間は始業時間以降で

面接当日に辞退の連絡をする際は、早く連絡をしなければならないと焦る気持ちもあるかもしれませんが、少なくとも電話をかけるのは相手企業の始業時間以降にするべきです。始業時間前に人事担当者が出社しているとは限りませんし、業務時間外に電話をかけることはビジネスマナーにも反しています。

ベストなタイミングは当日の面接時間にもよって異なります。午前中早い時間の面接であるならば始業時間後なるべく早めに電話した方が良いでしょう。午後の面接ならば始業開始後すぐはバタバタと忙しい時間帯でもありますので、15分ほど時間を空けてから電話をする方が良いです。当日の面接キャンセルに加えて、業務時間外に電話をかけることで非常識な学生だと思われるようなことは極力避けるべきでしょう。

当日辞退の伝言を頼んだ場合はメールも送る

面接当日に辞退の電話をかけても、人事担当者が不在の場合があります。そのような時には、「人事担当者から折り返しの電話をしましょうか?」と聞かれるかもしれません。しかし折り返しの電話はわざわざ相手に手間をかけさせることになります。

まずは面接辞退の旨を伝えることが先決ですので、人事担当者に面接辞退の旨を伝言してもらうようにしましょう。その際は氏名と学校名、面接の時間は必ず伝えなければいけません。そして、併せてメールでも辞退連絡をしておくようにします。

何故かと言えば、当日の面接辞退は人事担当者にきちんと伝わっていなければならないので、念のための備えも必要になるからです。電話の伝言かメールのいずれかで早急に状況を伝えられるようにしておくことが重要です。

面接辞退を電話で告げるときの例文とポイント

面接当日になって辞退の連絡をする際の例文を紹介しましょう。ここでは、「他社からの内定を理由に辞退」というケースを想定してあります。

私、本日○時より面接のお願いをしております、△△大学の××××と申します。大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、連絡させていただきました。
(理由を聞かれたら)
実は昨夜、他社から内定決定の通知をいただいたのです。ほんとうに申し訳ございません。
(分かりましたと言われたら)
ありがとうございます。忙しい中、チャンスを設けていただいたのに、申し訳ございません。では、失礼いたします。

体調不良の例文

私、本日○時より面接のお願いをしております、△△大学の××××と申します。大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、連絡致しました。先日から頭が痛く、熱を測ったところ38度あり、御社の面接を辞退せざるえなくなってしまいました。お忙しい中せっかく時間を設けて頂いたのに、誠に申し訳ありませんでした。それでは失礼致します。

体調不良の時の電話連絡のポイントとしては、体調不良であるためにその内容を簡素に採用担当者に伝えることが大切です。そして、面接の機会を設けてもらったことに対する感謝と、面接を受けられないことに対する謝罪を付け加えて失礼します、という内容で締めると好印象を与えられます。

理由を告げない場合の例文

私、本日○時より面接のお願いをしております、△△大学の××××と申します。大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく連絡致しました。せっかく面接の機会を設けて頂いたのに申し訳ありません。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。それでは失礼致します。

理由を告げない場合のポイントとしては、できるだけ定型文を繋げて、採用担当者に話に割り込ませないように一気に話してしまうことです。しかし、通常理由を聞かれることのほうが大半ですので、その場合には正直に理由を話すか、他社から内定を頂いたなどのよくある理由で回答することが、事を荒立てないためにも有効です。

担当者に連絡が取れなかったら伝言を依頼する

当日の急な連絡ですから、担当者と連絡が取れないこともありえます。その場合は、電話に出た人に伝言を依頼し、担当者にはメールを送っておくようにしましょう。伝言とメールで二重に連絡するわけです

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面接辞退の当日の連絡は電話でおこない理由は「他社の内定」がおすすめ

面接を辞退する際の連絡方法のポイントを最後にまとめておきましょう。面接の辞退は、メールではなく、必ず電話で直接伝えます。急病などの不測の事態以外で先方から理由を聞かれた際には、「他社の内定」と説明しましょう。担当者と直接話せなかった場合には伝言を依頼し、メールも送っておく必要があります。

こうした対応をきちんとしておくと、その後の活動もしやすいですし、精神的に楽になれます。ぜひ参考にしてみてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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