【インターンシップの参加メールの書き方】基本のマナーと例文

インターンシップに参加する際のメールマナーとは

就活対策の一環として、インターンシップへの参加がおすすめです。インターンシップに参加することで、業界や企業についての理解が深められるほか、採用担当者へのアピールができることもあります。

少しでも好印象を残すには、参加申し込みの時点から細かい点に気をつけることが大切です。インターンシップでは企業の担当者とメールでやり取りをすることも多いため、正しいマナーを身につけておかなければなりません。

メールマナーは社会人でも必要な基礎知識であり、覚えておいて損のないものです。インターンシップに参加する際のメールマナーとしてどのようなものがあるのか、基本のマナーからメールの書き方などについて知っていきましょう。

インターン申し込みメールの送り方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• インターン申し込みメールの送り方｜記載する内容や例文をご紹介

インターンシップに関する問い合わせはメールでおこなう

インターンシップについての問い合わせは、基本的にはメールでおこないます。場合によっては電話で連絡することもありますが、緊急の内容以外はメールで連絡するのがおすすめです。

電話での連絡だと、担当者の手を止めてしまうことになり、場合によっては迷惑がかかります。相手の都合のよいときにみてもらえるメールのほうが、企業への負担が少ないでしょう。

メールのやり取りではいかなる点に注意するのか、まずは基本のマナーを解説します。

送信する前に読み直して修正点がないか確認する

企業に送るメールは作成してすぐに送信せず、何度も見直しをして間違いがないかを確認しましょう。誤字脱字や内容の間違いがあるまま送信してしまうと、マイナスの印象を与えてしまい、評価を下げられる場合があります。

メールの内容が間違っていると、「送信前にチェックをしていない=志望度が低い」と思われる危険性もあります。送信前には内容を念入りに確認して、ミスがないことをチェックしてから送るようにしましょう。

企業宛てのメールを作成する際は、送信の直前に宛先を入力するのがおすすめです。宛先を最後まで入力しないことで、間違った状態での送信ミスを防ぐことができマイナス評価になるリスクを回避しやすくなります。

メールを送る時間帯に注意する

自分の都合のよい時間帯に送受信できることがメールの魅力ですが、インターンシップに関する問い合わせは送信時間に注意しましょう。メールの送信時間は、企業の営業時間に合わせるのがおすすめです。

夜遅くなってしまった場合は、翌日の営業時間内にメールを送信するとよいでしょう。営業終了後や夜中などに送ってしまうと、非常識という印象を持たれてしまい評価が下がる可能性があります。

インターンシップ参加メールの書き方

実際にインターンシップに参加する際に備えて、正しいメールの書き方を知っておきましょう。メールの書き方にはさまざまなマナーやルールがあり、これが守れていないと印象が悪くなってしまいます。

第一印象が悪くなってしまうとその後の選考に悪影響を及ぼすため、注意しなければなりません。申し込みの段階で失敗しないためにも、メールの正しい書き方を項目ごとに理解していきましょう。

件名

ビジネスメールで件名は必須であり、これは内容が簡潔にわかるように記載することが大切です。インターンシップの参加申し込みなら、わかりやすく「インターンシップの参加申し込みについて」といった件名にしておくとよいでしょう。件名の後ろには、大学名と氏名などを記載しておくと学生からの連絡であることが伝わります。

また、企業から送られてきたインターンシップの案内メールに返信する際には、件名を変更する必要はありません。件名は変更せずに、「Re:」をつけて返信することが基本のマナーとなります。

自分でメール新規作成する場合は本文の内容が簡潔にわかる件名にし、返信メールの場合は件名は変更せずにそのまま使用すると覚えておきましょう。

宛名

就活のメールでは、本文に入る前に宛名を記載しておかなければなりません。宛名は企業名や部署名、担当者名などであり、これらはわかる限り詳細に記載することが大切です。どこまでの情報が公開されているかは企業によって異なりますが、少なくとも企業名と部署名は記載しておきましょう。

企業名だけの宛名にしてしまうと、どの部署のどの部門の人に向けたメールなのかがわからず、社内でも取り扱いに困ってしまうことがあります。また、宛名を記載する際には、敬称をつけますが、「様」と「御中」の使い方を間違えないように注意が必要です。

担当者の名前など、個人名が最後に来るなら「○○様」、部署名など不特定多数の人を指す場合は、「人事部　御中」のように敬称は正しく使用しましょう。

本文

メールの本文では、企業への簡単なあいさつ文と自己紹介、要件を簡潔に伝えることが大切です。いきなり要件を切り出したり、だらだらと文章を長くしたりすることはNGであるため、この点には注意しましょう。

インターンシップへの参加申し込みのメールなら、企業のインターンシップに興味があり参加したいこと、選考の日程や応募方法などを教えてほしいことなどを伝えます。最後に締めのあいさつをして、本文は終了となります。

本文に記載する内容は簡潔にまとめるだけではなく、必要に応じて改行しておくことも大切です。内容はもちろん、視覚的に見やすいかどうかも意識して、メールを作成するようにしましょう。

以下の記事では、メールのマナーと書き方について解説しています。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

署名

就活のメールでは、最後に署名をつける必要があります。署名には氏名や大学名、連絡先などの記載が必要であり、インターンシップのメールに限らず、どのような内容でもつけることがマナーであると考えましょう。

記載内容は明確に決められているわけではありません。氏名と大学名、連絡先の3点は最低限記載しておくのがおすすめです。他にも住所を載せる場合もありますが、個人情報をあまり教えたくないという人は記載しなくても問題ありません。

大学名は学部や学科など、できるだけ細かく記載するようにしましょう。連絡先は日中連絡が取りやすいもので、電話番号とメールアドレスの両方を記載しておきましょう。署名は一度作成しておけばメール機能で自動追加ができるため、事前に設定を済ませておきましょう。

インターンシップの参加メール例文

インターンシップのメールのやり取りは、さまざまなシーンが想定されます。そのため、参加申し込みの場合だけではなく、その後の企業とのやり取りも考えながらどのような内容でメールを送るのか頭に入れておくことが大切です。

企業からの面接日程の通知に返信したりお礼のメールを出したりと、企業と連絡を取る機会は多いです。また、インターンシップを辞退する場合も連絡が必要なため、ケース別のメールの内容についてイメージを膨らませておきましょう。

インターンシップの参加申し込みメール例文

参加申し込みのメールでは、企業のインターンシップに興味を持ったこと、参加したいことの2点をアピールしましょう。参加にあたって必要な情報を教えて欲しいといった内容でメールを作成し、企業からの返信を待って選考に臨みます。

インターンシップの面接日程連絡へ返信するメール例文

企業から面接の日程の案内が届いた場合は、件名は変更せずにそのまま使用して返信します。まずは面接に呼んでくれたことへの感謝の気持ちを伝え、面接に参加する意欲をアピールしておきましょう。

参加の意思を示す際には、日程の間違いがないように日付と時間、場所などを確認しておくことが大切です。通知された内容に間違いがないかを確認するためにも、スケジュールは繰り返しチェックしておきましょう。

以下の記事では、メールの締め方について解説しています。

• 【メールの締め方】例文を10パターンに分けてご紹介

インターンシップ受け入れへのお礼メール例文

インターンシップへの参加が決まったなら、受け入れてもらったことに対するお礼のメールを送りましょう。

お礼メールは必須ではありませんが、送っているほうが好印象を与えやすくなります。まずはインターンシップへの受け入れに対する感謝の気持ちを述べ、当日への意気込みを伝えます。

どのように取り組みたいのか、なにを期待するのかなどは、詳細に記載してもよいでしょう。

お礼メールの書き方について、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

• 【お礼メールの書き方】就活で活用できる5つの例文を紹介

インターンシップを辞退する際のメール例文

インターンシップを辞退する場合は、企業に連絡しましょう。無断で欠席すると印象が悪くなるだけではなく、企業に迷惑をかけてしまいます。

辞退とその理由などを述べ、お詫びの気持ちを伝えることが大切です。

インターンシップの参加メールはマナーを守って送ろう

インターンシップに参加する際には、申し込みから日程の確認、お礼などさまざまなシーンで企業とメールのやり取りをします。メールはただ要件が伝わるなら、それでよいわけではありません。マナーやルールを守って作成することが大切です。

メールの書き方ひとつで与える印象は大きく異なります。場合によってはメールの書き方が評価に影響することもあるため、企業宛てのメールは慎重に作成しなければなりません。

細かいマナーを把握し、ルールを守ってメールを作成することが好印象を与えるためのポイントです。メールマナーを正しく身につけ、インターンシップの参加メールを上手に作成して就活に役立てましょう。

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