【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

メールのマナーを知らないと恥ずかしい

メールは直接会わずとも連絡をとることができる便利なツールです。就活の中でも、メールで企業とやり取りをすることも多くあります。

直接会うことなく連絡ができるからこそ、マナーを知らないと思わぬすれ違いから誤解を招いてしまったり、失礼な対応だと受け取られてしまったりします。社会人になると一日で100通以上のメールを受け取ることもあります。メールのマナーがきちんとしているのは当然のこと。その中で、メールのマナーを守ることができていないと良いイメージはつかず、とても恥ずかしい思いをしてしまいます。

社会人0年目として就活生はメールのマナーを守る必要があります。ここではメールのマナーとしてこれさえ押さえれば恥ずかしくない7つのルールと、正しいメールの送り方を場面別で徹底解説します。
メールマナーをマスターして就活で役立てていきましょう。

メールを送るときの心構え

メールは気軽に連絡をすることができ、とても便利ではありますが「メールを送る」というときの心構えが2つあります。
あらかじめこの心構えをしておくことで、簡単に送れるメールでも一定の緊張感を持てるため、ミスを減少させることができます。この心構えを事前に知って、防ぐことのできるミスを対策していきましょう。

相手への気遣い

まずは「相手への気遣い」です。ここでいう相手とは企業の採用担当者です。
メールはいつでもどこでも連絡をとることのできる便利なツールではありますが、もしも真夜中に連絡をしたらどうでしょう。こちらからのメールに気が付いてもらえないのはもちろんですが、相手にとっても迷惑になることがあります。
他にも、改行のないメール、誤字脱字が多い、伝えたいことが伝わらないなど、気遣いのないメールは多忙な相手の時間を奪ってしまいます。
もしも相手が目の前にいれば、すぐに聞き返すことができる質問も、メールはわざわざ送信受信を繰り返し、手間も時間もかかります。

気軽なツールだからこそ、相手にどう受け取ってもらえるのか、相手にとって心地の良いやり取りとはどんなものなのか、配慮することが一番大切です。気遣いのないメールは迷惑メールと同じです。一方通行のメールにならないように、相手の状況、環境に配慮して、相手への気遣いができるメールを心がけましょう。

記録が残ることを忘れない

次に「記録が残ることを忘れない」ということです。メールは相手の受信フォルダに記録として残ります。間違いだらけのメール、ビジネスマナーを守ることのできていないメールも全て記録として残ってしまうのです。

普段使っているLINEやダイレクトメッセージでは、誤って送ったものを取り消すことができるため、ひとつひとつのメッセージに対してそれ程気にすることもなかったでしょう。しかし、一度送ってしまったメールは相手への記憶にはもちろん、受信フォルダにも残ってしまいます。それを知っていれば、メールひとつに対しても慎重になれるでしょう。

記録に残るということは悪いことばかりではありません。相手への配慮もしっかりとできていて、ルールも守っている素晴らしいメールとして記録に残ります。どうせ記録として残るのであれば、良い形で残っていた方が良いに違いありません。

メールは記録が残るということを忘れずに、マナーを守ったメールを作成していきましょう。

メールマナー7選

ここでは絶対におさえるべきメールのマナーを7つご紹介します。メールのマナーは細かいと感じるかもしれませんが、癖づけてしまえば当たり前に正しいメールを送ることができるようになります。
また、先ほどご紹介したメールを送るときの心構え2つを頭においていれば、このマナーも当たり前のことばかりです。ただ単に覚えるだけでなく、マナーとそのマナーがある理由を紐づけて覚えていきましょう。

1．メールを送る時間は営業時間に

まずは先ほども少し触れたメールの送る時間についてです。メールは送信先の企業の営業時間内にしましょう。営業時間が9:00～18:00であれば、その時間内に送ることです。

メールを送る時間によって相手先にとてつもなく大きな迷惑がかかるということはありませんが、真夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

また見落とされずに、読んでもらいやすい時間帯と呼ばれているのが、始業時間前後と終業時間前です。一般的な会社では、出社してまずメールの確認の業務から取り掛かることが多いです。また仕事が終わりもメールを最後確認する週間がある企業もたくさんあります。
そのため、送信先の企業の人がメールを確認している最中にメールが届くと見てもらえる可能性が高くなります。

2．大学指定のメールアドレスを使おう

昨今では、メールアドレスを複数持っている就活生も多いのではないでしょうか。スマートフォン用やパソコン用、学校用やプライベート用など、用途によって使い分けている人もたくさんいるでしょう。

就活時は就活専用のメールアドレスを持っていると便利です。就活中は就活サイトをはじめ、様々な媒体にメールアドレスを登録をしたり、志望している企業から直接連絡もきます。そのため、普段使っているメールアドレスを使用すると埋もれてしまう可能性が高いのです。

おすすめは大学指定のメールアドレスを使うことです。大学用のメールアドレスは、ドメイン名の信用度も心配なく、安心して就活で使うことができます。
このアドレスを使うことで、企業の人事としても、学生からメールが来たことがわかりやすく、メールをすぐに確認することができます。

こちらの記事は就活で使えるメールアドレスについて紹介しています。もっと詳しくメールアドレスについて学びたい人は読んでみてください。

• 【メールアドレスの決め方とは】就活用の連絡先で注意するポイント

3．敬語を正しく使おう

メール上では適した敬語を使うようにしましょう。
普段使っているLINEやダイレクトメッセージでは、丁寧で正しい敬語を使う機会は非常に少ないのではないでしょうか。改めて「正しい日本語で」「適切な敬語を使用して」と言われても難しいのは当然です。

しかし、メールで使う敬語は限られています。最初は調べながらでも、ひとつずつ覚えていくことが大切です。敬語は急にはできるようになりませんが、学んでいけば必ず使えるようになります。

忙しい中、時間を割いてくださる人事の方に失礼がないように、また記録として残る自分のメールが恥ずかしくないように、きちんと敬語を使いましょう。敬語は相手への配慮です。

詳しく敬語を学びたいという方はこちらの記事を参考にしてみてください。敬語にたくさん触れておくことで、今よりもずっとスムーズに使えるようになります。その力は社会人基礎力として、これからもずっと役立つでしょう。

• 【就活の正しい言葉遣いとは】正しい日本語で就活を一歩リード

4．20～30文字で改行しよう

「改行」はメールならではのルールです。
全体のバランスがとれるように20～30文字程度で改行するようにしましょう。手持ちのスマートフォンやタブレットでメールを作成するときは、あまり気にならないかもしれません。しかし、パソコンのような大画面で改行のないメールを見ると、横一列に長い文章があるように見えて不自然で、とても読みにくいのです。

改行は見やすさのためのマナーです。このような細やかな気配りができるととても好印象になります。

5．前のメールを消さない

メールの返信をするとき、送られてきたメール本文を削除し、新たに返信文を書いていませんか。過去のやり取りや、送られてきた本文は消さずに返信をしましょう。

企業の人事の方は多い人で100人以上も学生を担当しています。そのため、メールのやり取りもたくさんの学生としており、誰とどんな話をしていたのか、詳細に全部記憶することはなかなかできません。そのため、これまでの連絡のやり取りを読み返すことで、連絡のやり取りがスムーズにできるのです。

過去のやり取りを消されてしまうことで、なんの話をしていたのかもわからず、そして学生からの回答を理解するのにも時間がかかります。

一見、前のやり取りが残っていると、長い文章で見にくいから消すべきかと考えるかもしれませんが、これは相手への配慮として消さないようにしましょう。

6．返信は24時間以内に

企業からメールが送られてきた場合、その返信はなるべく早く返すことを意識しましょう。

メールマナーの「1．メールを送る時間は営業時間に」にて、担当者にメールを見てもらいやすい時間が朝だと記載しました。しかしだからといって、返信を翌日に持ち越してはいけません。企業から来たメールの返信は、できるだけ早く返すことが大切です。もしも、営業時間外で夜にメールを返信せざるを得ない場合は、「夜分遅くに申し訳ございません」と一言を添えることが大切です。本来、この時間に送るのはあまり良くはないという常識を知っていることをきちんと伝えましょう。

企業は就活生からの返信がないと、スケジュール調整ができなかったり、返事が遅い学生は後回しにせざるを得なくなります。

即レスをすることで、企業にも良い印象を与えることができるので、返信メールは即レスを心がけましょう。

こちらの記事はメールの返信について詳しくご紹介しています。メールの正しい返信の仕方や例文をご覧になりたい方はぜひチェックしてみてください。

• 面接の返信マナー5つと例文3選【承諾・日程調整・辞退】～正しい方法とポイントを徹底解説～

7．誤字脱字がないように必ず読み返す

最後は誤字脱字のミスがないかどうかを確認することです。メールを打ち込んだら、送信する前に必ず読み返しましょう。

件名、宛名、本文、署名を目で文字を追いながら声に出して読むと効果的です。特に宛名である相手の名前や会社名には要注意です。この部分を間違えてしまうと送り先の方に大変失礼です。
本文の中の言葉を略していないか、漢字の間違いはないかなど、念入りにチェックしましょう。

誤字脱字までしっかりと確認し終えてから、送り先のメールアドレスを入力することをおすすめします。初めにToの部分に相手のメールアドレスを入れてしまうと、誤ってキーを押してしまい、メールの文章を打ち込んでいる途中で送られてしまうことがあります。
そのため、全て確認してから、Toにアドレスを入れて送信すれば誤送信を防ぐことができます。

就活でメールを送る際は、上記「７つのマナー」がしっかりと守れているかどうか確認してから送信するようにしましょう。

正しいメールの構成

ここまで、メールを送るときのマナーをご紹介してきましたが、今度は正しいメールの構成について学んでいきましょう。

メールにもある程度決まった構成というものがあります。その形を押さえておけば、伝えたいことを失礼なく伝えることができます。

さらに、今から確認していくメールの形は、ビジネスメールとしてもよく使われる構成なので、一度理解すればずっと長く使えるものです。学生の内から正しいメールの構成で作成すれば、企業の担当者にとっても良い印象になるしょう。

宛先（To,Cc,Bccとは）

メールの宛先には、To・CC・BCCという3つの機能があります。これらの違いを事前にしっかりと把握しておきましょう。それぞれの用途を知っておくと、自分が使うときに役立つだけでなく、誰かから受け取ったメールに対しても、そのメールが自分に送られてきた理由や、返信するべきか否かの判断もできるのです。

Toは、メインとなる宛先です。自分が直接用件を伝えたい相手、対応してもらいたい相手のメールアドレスを入れます。就活中、企業とのやり取りで基本的にこのToを使います。

CCとは「Carbon Copy（カーボン コピー）」を指します。複写という意味で、Toの相手に加えて情報を共有したい人がいるときに使いましょう。CCに入れたアドレスにもメールを送信することができます。これは「TOの〇〇さんに送ったメールを『CC』の△△さんも確認しておいてくださいね」や「念のためにお送りします」という意味になります。
一斉送信する際に便利な機能ですが、CCに追加した人のアドレスは送信先に表示されてしまいます。情報漏えいに注意して使用しましょう。

BCCは「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」を指します。「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません。TO、CC、BCCの受信者に対して、他に受信者がいることを隠したい時、また受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送りたい時にこのBCCを使用します。

件名

次に件名の書き方です。件名とはメールの題名となる部分であり、そのメールが何について書かれているのかを、相手に伝えるものです。

件名を空欄で送信するのはマナー違反です。件名がないと何のメールかわかららず、見落とされたり、迷惑メールと判断されてしまうケースがあります。

会社では一日に数えきれないほどのメールが飛び交っています。その中できちんと読んでもらうためには、パッとみて分かりやすい件名を記載しましょう。分かりやすいからと、長い件名をつけても何が書いてあるのか見切れてしまうため、良くありません。簡潔で分かりやすいものにしましょう。

就活中は、企業の担当者へ学生から来たメールだということをしっかりと伝えるためにも必ず大学名と名前を件名には入れるようにします。
例えば、選考を辞退したい時の件名は「面接辞退のお詫び（〇〇大学　〇〇）」のように書くと良いでしょう。

こちらの記事はメールの件名の書き方から注意点まで詳しく説明しています。件名についてもっと学びたい方はぜひ参考にしてみてください。

• 【就活メールの件名の書き方】書く際のポイントや注意点もご紹介！

宛名

ビジネスメールの本文の冒頭部分には、このメールが誰に宛てたものなのかを示すために、宛名を書きます。宛先が明確であるときも、宛名は必ず記載するようにしましょう。

宛名として必要がある項目としては、企業名と部署名、わかる場合は個人名です。企業名だけ、名字だけではなく、宛名はできるだけ詳細に記載することが大切です。会社名、部署、名前の順に書きましょう。

また、宛名の最後がグループなのか個人なのかによって、つける敬称が異なります。
「〇〇株式会社　〇〇部」のようにグループの場合は「〇〇株式会社　〇〇部　御中」となります。
対して「〇〇株式会社　〇〇部　採用担当〇〇（人名）」のように個人の場合は「〇〇株式会社　〇〇部　採用担当〇〇　様」となります。

宛名は間違えてしまうと非常に失礼です。社名が正式名称でない、名前の漢字が間違っているなどないように、細部にまでこだわって書きましょう。

本文

ビジネスメールでは、用件をだらだらと書くのではなく、簡潔に述べることが一番大切です。簡潔といっても、いきなり用件から切り出すのではなく、決まった型があります。
これにあてはめて書けば、誰でも簡潔に書くことだできます。構成は以下の通りです。

宛名の後にあいさつ、自己紹介をしてから用件となり、最後に結びの文章で締めるという形です。

あいさつ文はさまざまな表現があります。その中でもビジネスメールで基本的に使用されることが多いのは、
「いつもお世話になっております」
という挨拶です。その後に簡単な自己紹介として
「〇〇大学〇〇学部の〇〇（名前）と申します」
と記載しましょう。

結びの文章は、メールの内容によって変えましょう。
メールが何かのお願いや依頼なら
「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」
またお礼に関するメールであれば
「貴社ますますの活躍をお祈り申し上げます」など、締めの文章は複数のパターンがあります。

最後の一文は相手への配慮や気遣いをよく表現することができ、丁寧な連絡をしてくれる人だなという印象を与えることもできるでしょう。この締めの文章は、信頼関係を築く一つの要素となります。

署名

最後は署名です。署名とはメールの送り主が誰なのかを明記するものです。誰からのメールなのか身元をはっきりとさせるために、大学名、学部、名前、メールアドレス、電話番号などの基本的な情報を記載しましょう。それぞれの項目を改行しながら分かりやすく明記します。

署名はメールごとに作成すると手間がかかるため、メール機能の設定として自動で追加できるようにしておくことがおすすめです。設定しておくと、手間が省ける上に署名を入れ忘れを防ぐこともできるので、ぜひ活用しましょう。

場面別メール例文集

ここからは就活で使えるメールの例文集を9つの場面に分けてご紹介します。メールを送る際にぜひ参考にしてみてください。
ビジネスメールは、パターンさえ覚えてしまえば、どんなメールでもマナーを守って送ることができます。以下の例文に自分の状況に当てはめて、さっそくメールを作ってみましょう。

会社説明会連絡のお礼

会社説明会のお礼

OG・OB訪問の依頼

OG・OB訪問のお礼

遅刻の連絡

キャンセルの連絡

選考辞退の連絡

面接のお礼メール

内定辞退の連絡

正しいメールのマナーから就活を有利に

様々な就活のシチュエーションで使われるメールですが、その時と場合に合った適切なメールを送ることで就活はスムーズに進みます。就活中は、企業の説明会に面接に足を運び、家ではそれらに向けた準備として自己分析やテスト対策を行うなど、毎日毎日目まぐるしい日々を送るでしょう。そのため、メールにまで気を配っていられないと思うこともあるかもしれません。

しかし、それは就活生みんな同じです。同じ状況にいるからこそ、ひとつひとつのマナーを大切にするべきなのです。同じ環境、同じ状況だから同じ情報に振り回され、就活生の典型的な同じようなミスをするのではなく、自分に有利になるような就活をするために、何をするべきなのか自分自身で考えることが大切です。

中でもメールのマナーは、企業の採用担当者の方と目には見えなくとも直結してやり取りをするにもかかわらず、後回しにされてしまうのです。今回ご紹介したマナーは今から実践できるものばかりなので、実際に使って覚えていきましょう。

メールのマナーを守って、就活を有利に進めていきましょう。

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