【就活のお礼メール例文集】会社説明会・OB訪問への返し方

就活ではお礼メールを送る習慣をつける

就活で企業や採用担当者にお世話になった場合、その後にお礼をするのが常識です。お礼をする際におすすめの方法はメールです。電話や手紙の方が丁寧に思えますが、相手の時間を奪うことになりかねません。そのため、メールがもっとも適切な手段と言えます。お礼メールを送る際に気を付けておきたいのがマナーです。

手軽に送ることができるからこそ、マナーを守るように気を付けておく必要があります。企業で働く採用担当者などは日頃から仕事でメールを利用しているため、マナーが守れていないと違和感に気付くものです。この記事では、就活で送るお礼メールの書き方や例文を詳しくご紹介していきます。

お礼メールは印象に残った点を明記するのがコツ

お礼メールは、印象に残った点を書き加えてください。実際に企業に出向いて聞いた話の内容や、勉強になったことについて触れることが大切です。そうでないと、「毎回同じ内容を使い回しているのでは？」と思われてしまう可能性もあります。

他の企業に送るメールを使い回してると思われると、志望意欲が低い印象を与えてしまうのです。メールを送った企業の担当者が読んで共感できるメッセージになるように、本文を作成してください。

会社説明会のお礼メール

企業説明会に参加したというだけでは、大勢の中の1人にしか過ぎません。企業説明会にはたくさんの就活生が参加しているため、規模が大きい場合は1人1人の名前を覚えていない企業が多いです。そこで、会社説明会のお礼メールを送ることで、自分の存在を明らかにすることができます。入社意欲を示すためにも、充実した内容のお礼メールを作成してください。

会社説明会のマナーはこちらの記事で確認しておきましょう。

• 【会社説明会のマナー】覚えておくべき6つ事項と持参物

例文

説明会のお礼メールでは、説明会で勉強になった内容や興味を持った内容について記載してください。説明会中にとったメモを見ながらメールを作成すると、具体的な事業名や取り組みを取り入れやすいです。また、担当者が話していた内容だけでなく、自分の意見も盛り込みましょう。自分なりの考えを書くことで、入社意欲を示すことができます。

OB訪問のお礼メールの例文

OB訪問後にはお礼のメールを行うのがマナーです。しかし「お礼メールってどのように書けば良いかわからない」と悩む就活生も多くいることでしょう。ここではお礼メールの例文を紹介していきます。ここでは例文を通じてお礼メールにおけるポイントを解説していきます。しっかりとポイントを押さえ、面談をしてくれたOBの方に好感を与えるお礼メールを送りましょう。

OB訪問のマナーについてはこちらの記事でも確認しておきましょう。

• OB訪問マナーまとめ｜依頼方法からお礼メールについて紹介【例文付き】

例文①

この例文のポイントは、件名も含め、簡潔に要点が書かれている点です。OBの方は、業務において日々多くのメールのやり取りを行っています。その中で要件がわかりづらく、ダラダラと文章が書かれているメールを送ることは社会人としてのマナーに反します。

件名でメールをした趣旨について簡潔に述べることで、メールを受け取るOBの方も何の要件のメールなのかをスムーズに理解し、読み進めていくことが出来るようになるのです。また本文も感謝の気持ちを丁寧且つ簡潔に述べられています。読み手に負担をかけないような文章を作成することがメールを作成する際、重要なポイントとなるのです。

面接日程案内へのお礼メール

面接の日程案内のメールが届いたら、お礼メールを送る必要があります。面接日の案内は日付指定でくるパターンや、候補日の中から選ぶパターンがあります。企業から面接の案内メールが来た場合は、すぐに返信することが大切です。

返信するのが遅くなると、企業側のスケジュール調整において迷惑がかかってしまいます。早めに就活のスケジュールと照らし合わせて、他の面接や説明会と被らないように注意して下さい。

例文

面接の日程案内のメールに返信する場合は、案内をしてもらったことと面接の機会をもらったことの両方に対してお礼を述べる必要があります。丁寧に感謝の気持ちを述べることで、真剣な姿勢をアピールできます。指定日の確認を兼ねて、日付を記載しておくことが大切です。最後に「当日はよろしくお願い致します」と記載することで、よい印象を与えられます。

面接後のお礼メール

面接後にお礼メールを送ることで、入社意欲を伝えられます。面接の参加者の中でお礼メールを送る人と送らない人がいた場合、面接官が受ける印象に大きな開きができるはずです。面接が終わってゆっくりしたい気持ちは分かりますが、お礼メールの作成までやり遂げることで悔いのない面接になると言えます。面接が終わったらできるだけ早くお礼メールを送ることで、本気度を示すことが大切です。

面接の基本的なマナーはこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【面接マナーの基本】受付や入退室時のやり方をご紹介

例文

面接後のお礼メールでは、感謝の気持ちを伝えると共に入社意欲を伝えることが大切です。面接中に説明を受けたことがあれば、印象に残った点などの感想を記載してください。そこから、入社意欲をアピールするための文章に繋げていきます。貢献したいという一言だけでは熱意が伝わらないため、具体的な要素を盛り込むことが大切です。

先方から来たお礼メールへの返信における対応方法

多くの人が頭を悩ますのはお礼メールをした後に先方から返信が届いた場合の対処法です。「この返信には返信を返すべきか否か」で迷う人が大変に多いのです。どうしたら良いのでしょうか。答えから述べると、返信の返信は必要です。

「相手は忙しい社会人なのだから、返信の返信を送るのはかえって迷惑なのでは」と、躊躇してしまう就活生は少なくありません。しかし、その忙しい人がわざわざ返信を送ってくれたのですから、それに対して答えなければならないのです。

返信に対するポイントは、できるだけ速やかに、先方からの返信メールを読んだらすぐに送ることと、内容はできるだけ簡潔にすることです。

例文

OB訪問後に送ったお礼メールの返信に対する返信メールについて、盛り込むべき内容と文例を紹介します。まず、盛り込むべき内容は「先方からの返信に対するお礼、今後のお願い、再度のお礼」です。 この3つの要素が入っていればOKです。このように、できるだけ簡潔なメールにしなくてはなりません。

メールの返信をする際の注意点

先方からのメールの返信は、ただ返信すれば良いという訳ではありません。返信メールの書き方にも、注意が必要です。友人や家族に送るようなメールでは、決して良い印象を与えられません。文章は、先述した例文を参考にしてください。ここでは、正しいメールの送り方をご紹介します。

なるべく早めに返信する

自分が送ったお礼メールに相手から返信があった際には、それに対する返信メールを、できるだけ早く送りましょう。読んだらすぐに返信するのが理想ですが、どうしても手が空かないときは、せめて当日中、遅くても翌日の午前中までに送るよう心がけてください。

大勢いる就活生の中の一人という立場では特に、時間が経つほど相手の記憶から遠ざかってしまいます。相手に思い出す時間と手間をかけさせないためにも、覚えてもらえている可能性が高いうちに返信し、さらに印象を濃くできればベターです。就活は、あらゆる局面でスピードが重要視されます。

就活生の多くはモバイル通信端末を持ち歩いていると思いますので、道具をうまく活用し、こまめなメールチェックとスピーディな対応を意識していきましょう。

件名の「Re:」は消さない

まずは、件名のマナーです。メールで返信をおこなうと、件名に「Re：」というものが付きます。これは、都度削除するべきなのでしょうか。結論から述べると、件名についている「Re：」は削除してはいけません。その理由は大きく分けて2つあり、1つ目が返信かどうかを判断するためです。

担当者も何かしらの返信メールだと気づくことができるので、早めに読まれる可能性が高いです。2つ目の理由は、ツリー構造が崩れてしまうためです。「Re：」を削除してしまうと、新規メールのように受信してしまいます。担当者がメールの返信だと分かりやすいように、件名の「Re：」は残しておきましょう。

本文は引用返信にする

次に気をつけておきたいのが、本文です。担当者からの返信メールに再度返信する場合は、本文を引用して返信しましょう。引用とは、前のメールの内容を引用符「＞」を使い自分のメールに張り付けることです。

引用をすることで「何の質問の返信なのか」「何に関しての話なのか」が分かるため、ビジネスマナーでの引用は常識となっています。ただし、全文を引用してはいけません。全文引用してしまうと読みづらい返信メールになってしまうので、重要な部分だけを抜き出して引用しましょう。

お礼メールと返信は失礼のないように注意しよう！

お礼メールと返信について紹介しましたが、この３つがポイントになります。3つのポイントとは、「当日か翌朝までにお礼メールを送る」「先方からの返信には必ず返信する」「返信に対するお礼メールはできるだけ簡潔にする」です。この点をおさえて、先方に失礼のないようにまた感謝をしっかり伝えられるように対応しましょう。

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