【面接をキャンセルする方法】マナー良く辞退する方法と例文

面接を当日キャンセルする方法とは

面接を当日キャンセルしてマナー良く辞退する方法をお教えします。
就活をしていると、面接を当日にキャンセルしたくなることもあります。そんな際、どのようにしたら少しでもマナーよく報告できるかご存知でしょうか。ただでさえ当日キャンセルでマナーが悪いのですから、少しでも印象良く報告したいところですよね。そこで以下では、面接を当日キャンセルする際の方法について紹介します。

不足の事態に遭遇した場合について、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

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あなたの面接力は何点？

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①必ず電話で連絡

面接をキャンセルする際には、メールで連絡した方が相手にも迷惑がかからなくて良いというマナーも確かにあります。
しかし、それはあくまでも事前に面接をキャンセル際の話で、当日に面接をキャンセルする際には、必ず電話で連絡するというのがマナーです。

電話であれば確実に辞退の旨は伝えられますが、メールでは最悪面接時間まで伝えられない可能性も出てきますよね。ですから、面接を当日にキャンセルしたいと伝える場合には、必ず電話で報告するようにしましょう。

キャンセルする理由を伝える必要はない

大学名と名前と面接予定時刻を正確に伝え、「急な話で大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により本日の面接をキャンセルさせて頂きたく連絡させて頂きました。」と伝えましょう。
ほとんどの場合はそれだけで「分かりました。」となり、すんなり終わるでしょう。

電話で連絡する際の例文：再調整を希望しない場合

電話をかけた際には、必ず当日面接予定であること、面接時間・大学・氏名を伝えるようにしましょう。最初に別の社員が電話に出る可能性が高いですが、そこで名乗っている場合であっても、採用担当者に代われば再び名乗るようにしてください。当日の面接キャンセルは企業にとって迷惑ですので、理由がどうであれ、誠意を持って丁重に伝えるよう心がけましょう。

電話で連絡する際の例文：再調整を希望する場合

電話のかけ方は、基本的には再調整を希望しない場合と同じです。ただし、再調整をお願いする場合には、行けなくなった理由を伝えることと、面接がどうしても受けたいという強い気持ちを伝えるようにしてください。誠意と熱意を伝えることで、面接のチャンスが得られる可能性が増えるからです。また、新たな候補日を訊かれる可能性もあるので、あらかじめ確実に面接に行ける日をリストアップした上で電話すると良いでしょう。

電話する際のマナーについて、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

• 【面接前に電話する際のマナー】気を付けるべき3つのポイント

②担当者がいなければ伝言を頼む

面接当日でのキャンセルともなると、担当者がつかまらないということも多くあるでしょう。それだけ忙しく動いているということです。
そんな時に何回も電話してキャンセルしたいと連絡されても迷惑になりますよね。ですから、もし担当者に電話がつながらないようであれば、そこは無理して何回もかけるのは避けて、伝言をお願いするようにしてください。

伝言をお願いした方の名前を聞く

また、そうして伝言で当日の面接のキャンセルを伝えるのであれば、必ず伝言をお願いした方のお名前をうかがうことを忘れないようにしましょう。

名前を聞かないで、伝言をお願いしたといっても、誰にお願いしたのか分かりません。
そうなると、本当に電話をしてきたのかどうかということは証明できなくなり、マナーは最悪になります。ですから、必ず当日キャンセルの伝言をお願いしたら、誰にお願いしたのかということをメモしておきましょう。

③伝言の場合はメールもする

伝言をお願いすれば、伝言をうけてくれた方が必ず面接担当者に、当日のキャンセルの申し出を届けてくれますが、それだけではマナーとしてはまだまだ不十分です。伝言で当日キャンセルを伝える場合には、必ずあわせてメールでも報告するようにしておきましょう。

すると○○さんに伝言をお願いしたということを改めて本人に伝えることが出来るので、万に一つも面接担当者にお願いした伝言が届かなくても、マナー違反にはなりません。

面接時間・伝言をした方の名前・謝罪を忘れない

メールでは、大学名と名前、本日○○時からの面接をキャンセルしたいという旨と、それを伝えるために電話した時間、伝言をお願いした人物の名前、面接をキャンセルことへの謝罪を入れてメールするようにしていきましょう。

また、必ず最後に大学名、氏名、住所、電話番号などを入れた署名を作るのを忘れないようにしましょう。そうして署名でしめるとマナー良いメールになりますから。

メールで連絡する際の例文：再調整を希望しない場合

当日の面接キャンセルは、緊急性の高い案件です。そのため、採用担当者がすぐに要件を把握できるよう、件名に面接の時間、辞退の意向を入れるようにしましょう。本来、面接辞退などの大切な連絡は電話でするのが常識です。そのため、本題に入る前には必ず、メールでの連絡になったことを謝罪してください。メールでの連絡であっても相手方に迷惑をかけるということは代わりませんので、誠心誠意、申し訳ないという気持ちが伝わるように書くことが大切です。

メールで連絡する際の例文：再調整を希望する場合

メールで面接日程の再調整をお願いする場合も、件名にその旨が伝わるようにしっかりと明記しておきましょう。この場合も、電話ではなくメールでの連絡になった旨を謝罪し、別の日に面接を受けたい熱意・誠意をきちんと伝えることを意識しましょう。何度も日程確認のやり取りをするのは採用担当者により負担をかけてしまうので、スムーズに調整できるよう、配慮する必要があります。自分の都合の良い面接候補日を3日ほど挙げるのが良いでしょう。

面接をキャンセルする際のポイント

ここまで、面接をキャンセルする具体的な方法を紹介してきましたが、その際に気をつけるべきポイントは何でしょうか。面接のキャンセルは、企業・採用担当者・面接官などにとても迷惑をかけてしまう行為です。

そのことを踏まえた上で、それ以上の失礼を与えないよう、細心の注意を払わなければなりません。ここからはそのためのポイントを詳しく見ていきましょう。「申し訳ない」という気持ちを持っていたとしても、相手に正しく伝わらなければ、より不快感を与えてしまうことにもなりかねません。そうならないためにも、ポイントをしっかりと踏まえておきましょう。

電話・メールは営業時間内にする

まず第一の注意点として、電話・メールは営業時間内にしましょう。「早く連絡しなくては」という気持ちが強いあまり、営業時間外に連絡してしまうというのはNGです。面接も、電話やメールでの連絡も、相手とのコミュニケーションという点は変わりません。面接を自分の都合でキャンセルするだけでなく、その連絡も自分本位の時間でおこなってしまえば、とても印象が悪くなるでしょう。

営業時間内であれば、基本的には電話は繋がらないことが多いです。しかし、中には担当者の携帯電話に転送される場合もありますし、留守番電話に要件を吹き込めば、営業時間外に連絡したことがわかってしまいます。また、メールの場合であっても、営業時間外に連絡したことがわかるでしょう。営業時間外に連絡することで、相手に更なる負担・迷惑をかけてしまうリスクもあるため、連絡は営業時間内におこなうようにしましょう。

面接辞退のマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【面接辞退の方法】守るべきマナーや電話・メールの例文をご紹介

無断キャンセルは避ける

社会人として当然のことですが、無断キャンセルは絶対に避けてください。面接に進むまでの選考、面接官のスケジュール調整、学生とのスケジュールのすり合わせ、面接会場のセッティングなど、面接のために企業側は多くの準備をおこない時間を使っています。連絡が無ければ企業側はずっと待機することになり、より多くの時間を無駄にすることになる可能性もあるのです。

面接官は採用担当者の場合もあれば、現場の責任者や役員の場合もあるでしょう。いずれの場合も、面接官は他の仕事の合間を縫って貴重な時間を調整してくれているのです。このようなことに感謝し、誠意をもって謝罪を伝えること、そして少しでも早めに伝え、相手の時間を無駄にしないことは最低限おこなうべきことです。もちろん、当日直前のキャンセルの場合であっても、必ず連絡は入れるようにしてください。

キャンセル理由を偽るのはNG

先述の通り、必ずしもキャンセルの理由を伝える必要はありません。キャンセルの理由を具体的に伝えないのは大丈夫ですが、ウソの理由を伝えるのは絶対にNGですので避けましょう。採用担当者は多くの学生の採用を経験しておりますので、ウソの理由などはわかってしまう可能性が高いです。もし面接をキャンセルした上、ウソの理由を伝えたということになれば、最悪の印象となるでしょう。

例えその企業に就職する気が無くなっていたとしても、社会人になってからお付き合いする可能性もゼロではありません。就職先で取引をする際、ウソの理由で面接をキャンセルした人間が信用してもらえるでしょうか。

また、日程を再調整してもらう場合も同様です。面接での会話でボロが出てしまう可能性もあります。そうなれば、一気に信用を失って、内定をもらえることはなくなってしまうでしょう。

面接は電話でキャンセルし担当者不在の時は伝言とメールをする

面接を当日にキャンセルする際には、これらの方法で連絡するようにしていってください。電話で連絡するのは確かに緊張するものですが、会社側としても、面接をキャンセルされることなんて良くある話ですから、連絡することに緊張する必要はありません。おどろくほどあっさり終わるでしょうから、しっかり連絡して、少しでもマナー良く辞退しましょう。

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