内定について

【内定辞退書の書き方】例文3つや封筒と便せんの選び方もご紹介

内定辞退書を書くときのポイント

内定辞退書を書くときにもマナーがあります。まずは、提出前に企業に電話を入れることです。内定辞退書の提出のみでは、企業側に誠意を示すことができません。「電話+書類送付もしくはメール送信」という対応は、入社後にも求められることです。昨今ではメールの書面を送ることが増えていますが、手紙でも誠意を伝えることができます。

電話してから書類を送付すると失礼がない

内定辞退の連絡をする際に、書面の提出だけでは物足りません。まずは、企業に電話をしてください。「弊社をなぜ断るのか」「どこの会社を選んだのか」など電話口で聞かれるかもしれません。もちろん、内定を辞退することはマナー違反や法律に反した行為ではないため、臆することなく受け答えしましょう。

その際、内定する企業や別の会社を選んだ理由を伝える必要はありません。将来的に取引の可能性がある際は、どこの会社に入るのか伝えても構いませんが、相手との関係性を考慮して判断してください。いずれにせよ、先に電話で内定を辞退する旨を伝え、その後に内定辞退書を提出すれば「非常識」「失礼な人」などとは思われないでしょう。

縦書きで手書きで丁寧に書く

内定辞退書に適した書面は、便箋を用いた縦書きです。履歴書やエントリーシートなど、就活に使用するビジネス書類は横書きが主流ですが、内定辞退書は縦書きにしてください。横書きであれば、数字は「1、2、3…」のようなアラビア数字を用いることが一般的です。しかし、基本的に縦書きの場合は「一、二、三…」と漢数字を使用します。

また、パソコン入力ではなく手書きで内定辞退書を作成してください。学生時代のレポートなどでパソコン入力に慣れている人は少なくありませんが、手紙の手書きは相手に悪い印象を与えることが少ないです。手書きは作成に時間を要することでもありますが、誤字脱字に気を配り、丁寧に書くことを怠ってはいけません。

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内定辞退書の書き方①拝啓と時候の挨拶から始める

ここからは、内定辞退書の書き方について紹介します。お礼状などと違って正式に謝罪の意思を伝えるような手紙なので、内定辞退書は、まず送付する日付と宛名を正確に書いたら、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などといったような挨拶を入れるのが正しい書き方です。こうしたきちんとした挨拶があれば、それだけでしっかりした手紙に見えるので、内定辞退書を見ても嫌な感じはしないでしょう。

挨拶はテンプレートを参考にするのも1つの方法

ビジネス書類を作成する際、挨拶文を入れることは必須といっても過言ではありません。とはいえ、ビジネスシーンに不慣れな就活生であれば、正しい書き方について詳しくない人もいます。挨拶文は、学生生活で見慣れない文言を書くことになりますので、「何を書いていいのかまったくわからない」などと思うのも無理はありません。

そうした人がすべき対策は、テンプレートを参考にすることです。挨拶文は、それほど多くのバリエーションがあるものではありません。テンプレートを見ながら作成すると「難しい」「手間がかかる」と感じることも減るでしょう。もちろん書き慣れてしまえば、テンプレート要らずでスラスラと作成できます。

適当な書き方をすると今後の関係に影響する可能性大

社会人になってからどんな企業とどのように関わりがあるか、分かりません。もし内定辞退した企業が取引先になってあなたの顔を覚えていた場合、商談が成立しない場合もあるのです。挨拶がないような書き方ですとやっつけで送ってきた感じがして、嫌な気持ちになってしまいます。将来のためにも、誠意ある内定辞退書の書き方は大切です。誠意を感じさせる内定辞退書の書き方をして、すんなりと受け取ってもらえるようにしていきましょう。

内定辞退書の書き方②お礼を伝える

内定辞退書の正しい書き方としては、そうして挨拶を終えたら「○○大学○○学部○○学科の○○と申します。先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。」と、内定をいただいたことへのお礼を言うようにするのが適切です。内定辞退書を提出するような運びになったとはいえ、内定をもらえたこと自体は喜ばしいことですから、しっかりお礼を伝えるような書き方をするのは大切なことでしょう。

感謝の気持ちを伝えることがクッションとなる

いきなり本題に入られても誠意を感じませんが、お礼の言葉を入れることでクッションとなり、内定辞退の報告をされても嫌な気はしないでしょう。そのため、内定辞退書の正しい書き方としては、本題に入る前に必ず内定を頂いたことへのお礼を入れることが求められます。

誠意をもって対応する姿勢が重要

就活生から内定を断られることを歓迎する企業はありません。会社説明会や面接などさまざまな採用活動は、大変労力と時間のかかるものです。もちろん就活生が内定を受け入れることなく、他の企業に入社することは禁止されていません。人生の分岐点である就職において、自分にマッチした会社を選ぶのは当然の話です。とはいえ、やはり内定を断るには勇気が要ります。

「断りづらい」などの理由で、内定の連絡を放置する人がいるのは事実です。しかし、企業から採用してもらったことや面接などでお世話になったことに対して、誠意を持ってお礼を述べることは必要不可欠でしょう。誠意を持って対応することは、ビジネスシーンに欠かせない姿勢です。

内定辞退書の書き方③報告と理由を伝える

クッションとしてお礼を入れてから、内定辞退の報告とその理由を伝えるようにしましょう。「せっかく頂いた内定ですが、一身上の都合により辞退させていただきたく存じます。」と、内定辞退書の本題を記載してください。

内定辞退書に記載する理由の書き方としては、そこまで事細かに書く必要はありません。上記のように「一身上の都合」程度で十分でしょう。

正直に書きすぎると裏目に出る場合もある

内定を断った理由を正直に伝えることが正しい対応とは限りません。例えば「社風と合わない」という理由で辞退した場合、そのことを企業側に伝えてしまえばマイナスの印象を与える可能性があります。「嘘も方便」ということわざがあるように、辞退理由を正直に書くことが誠意になるとは限りません。とはいえ、明らかな嘘の理由もNGです。

「海外留学」「体調不良」などの即席に作った理由は、「いつ戻ってくるのか」、「退院はいつなのか」などと質問された時に答えることができません。もし辞退理由を書くのであれば「志望しているジャンルとは異なる」「別の道を選ぶことにした」などの旨で企業に失礼のない文言をまとめましょう。もちろん、すべてを打ち明ける必要はありません。

内定辞退書の例文3選

例文①

拝啓

貴社、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。先日は、ご多忙の折、採用内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。勝手ではございますが、自身の進路について慎重に検討した結果、内定を辞退させて頂きたく存じます。就職活動に際し、貴社以外の一社より内定を頂き、 自身の今後の志望について最後まで悩みましたところ、 貴社を辞退させて頂くかたちに至った次第でございます。せっかく頂いた内定を辞退させていただくのは、心苦しい限りではございますが、 何卒お許しください。大変お世話になりましたこと、心より感謝いたしております。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

この例文では、いきなり本題に入らず「採用内定のご連絡をいただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えています。上記でも述べたように、感謝やお礼の言葉はクッションとなるため、企業側に嫌な気持ちを感じさせないでしょう。また、「大変お世話になりましたこと、心より感謝いたしております。」と、改めて感謝の気持ちをしっかり伝えられていることがわかります。

例文②

■■株式会社 御中人事部 ○○○○様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。○○大学○○学部○○学科の○○と申します。先般、採用内定を頂き、誠にありがとうございました。とても嬉しいせっかく頂戴した内定ではございますが、 辞退させて頂きたく存じます。貴社の採用ご担当の方々には、大変お世話になっておきながら、このようなご返事となってしまったこと、誠に申し訳なく思います。就職活動を通して○○様をはじめ、多くの方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。最後になりましたが、貴社のご発展を心より祈願いたします。

敬具

(署名)

上記の内定辞退の例文では「○○大学○○学部○○学科の○○と申します」と最初に名乗ったうえで、企業への感謝を伝えています。「誠に申し訳なく思います」と、お詫びも伝えられているため、謙虚な姿勢だといえるでしょう。このような内定辞退であれば、「身勝手だな」「不誠実な人だな」のような印象は企業側は感じないはずです。

例文③

株式会社××× 御中
○○○○様

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のご通知をいただき、ありがとうございました。
せっかくいただいた内定ではございますが、自身の進路についてあらためて考えた結果、他の企業に入社することを決意致しました。
貴重なお時間を選考に割いていただいたにも関わらず、このような結果になりましたことを何卒ご容赦ください。
就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心から感謝しております。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

(署名)

上記の例文も「内定のご通知をいただき、ありがとうございました」「このような結果になりましたことを何卒ご容赦ください」のように、企業への感謝の気持ちとお詫びを伝えられています。内定辞退書は、謙虚な姿勢を企業側に伝えられるように作成しましょう。

内定辞退書の封筒や便箋の選び方

内定辞退書を企業に送る時、便箋と封筒を使用します。便箋は、花柄などデザインの入った種類は選ばないてください。内定辞退を伝える書面にキャラクターなどが記されている便箋を送ることは、相手に対して大変失礼なことです。

また、封筒にも内定辞退書の提出に最適なタイプがあります。もちろん、便箋と同様にビジネスシーンにふわしくない封筒をチョイスしてはいけません。「自宅にある適当な封筒を使用する」などの対応は避けてください。

白無地のシンプルな便箋と封筒を使用する

ビジネスシーンに適した便箋は、白無地のタイプです。花柄やアニメのキャラクター、かわいらしい動物などがプリントされている便箋もありますが、こうしたデザインはNGです。就活だけではなく、入社後にも便箋を使用する機会があるかもしれませんので、今のうちに頭に入れておいてください。封筒もオーソドックスな白い種類が望ましいです。

茶封筒や赤や黄色などカラフルなタイプもありますが、色の入った封筒は避けてください。履歴書などを送付する際も白無地の封筒を使用するように、内定辞退書の提出も同様の種類がベターです。「内定を辞退する」ということは、企業によって喜ばしいことではありません。そのため、マナーを遵守した丁寧な対応が必要です。

二重になっている封筒を使用する

シンプルな白無地の封筒であれば、どのようなものでも良いとは限りません。内定辞退書などの大切な書類を送付する際は、二重になっている封筒を使用することがベターです。封筒の紙の厚さによっては、中身が透けて見えてしまう危険性があります。

白い封筒であれば、なおさらその確率は高まるでしょう。二重の封筒、あるいは厚めのタイプであれば、中身が見えてしまうリスクはなくなります。そして封筒のサイズは、便箋を折り畳んですっぽり入るタイプが望ましいです。

三つ折りか四つ折りを目安にしてください。「小さくて便箋が入らない」、「大きすぎて便箋のサイズにマッチしない」などはNGです。このように書類と封筒のサイズのマッチングも無視できません。

書類を送る場合はクリアファイルに入れる

内定辞退書以外にも、さまざまな書類を送付する可能性があります。その際、一般的なサイズの封筒では入らないこともあるため、ビジネス書類が入る大きさのものを選んでください。そして書類が濡れることや折れ曲がることを防ぐために、クリアファイルにはさみましょう。便箋や封筒と同様に、クリアファイルも柄や色のついた種類はNGです。

内定辞退書や書類を封筒に入れて、両面テープあるいはのりでしっかりと閉じましょう。剥がすことが可能なセロテープや手を傷つけるかもしれないホチキスで封をしてはいけません。また、封をした後は、その部分に封字と呼ばれる「〆」を手書きで記入してください。「〆」は「しっかり封をした」というサインになるものです。

内定辞退書では報告の前に感謝の気持ちを伝えよう

内定辞退書を書くときには、是非これらの書き方を参考にしてみてください。あまり長くなってもそれで印象が良くなるとうことはありませんから、これらのポイントさえ押さえておけば、長さはさほど気にしなくても大丈夫です。しっかりこれらの書き方にだけ気を付けて、印象のいい内定辞退書を作成しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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