内定について

内定辞退を手紙で伝えるときの書き方と送り方【例文あり】

内定辞退を電話で伝えた後に手紙を送る

内定辞退を電話で伝えた後に手紙を送るという方法は、採用担当者に誠意を伝えるいい方法です。内定を辞退した時点でその企業に入社することはなくなるのですが、今後何らかの形で内定を辞退した企業に関わる可能性は、完全に否定できるものではありません。「採用して頂きありがとうございます。」という意思を誠意を持って伝えるためにも、手紙を送ることがベストだと言えます。

手紙だけだと就活生の主張のみになる

手紙を送るだけだと、就活生の一方的な主張で終わってしまいます。採用担当者としては、電話や直接会うことで「なぜ会社の内定を断ったのか」「何が良くなかったのか」といった様々な情報を知りたいのです。教えるも教えないもあなたの判断次第ですが、本音を採用担当者に話すこともいいでしょう。

採用試験中は勝負を繰り広げているわけですから、たとえ不満な点があったとしても、それを押し殺して「エントリーシート」や「面接」という試合に臨まなくてはなりません。しかし、内定を断る段階ではその試合はすでに終わっています。率直な意見を採用担当者に伝えるには絶好の時期になるため、言い残したことがある場合は伝えてもいいでしょう。

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手紙を出した方がいい場合とは?

内定を辞退する時には、基本的に電話で連絡をしますが、手紙を出した方がいい場合もあります。企業に、自分の都合で辞退をすることを電話で連絡するのは、なるべく早く知らせるためでもあります。企業では、新入社員採用に向けて時間や手間をかけて準備をしています。採用試験の準備、社内での選考など、採用担当となった社員は多くの仕事をこなさなければなりません。

入社予定だった就活生が辞退することになれば、また新たに人を探すことになります。電話なら、すぐに辞退の旨を伝えることができるでしょう。また、その後に迷惑をかけてしまったことを手紙で送れば、謝罪の気持ちと、今までお世話になった感謝の気持ちを伝えることができます。もし、企業側から、「詫び状は不要」と伝えられたら手紙は送らないようにしましょう。

内定承諾した後に辞退するとき

一度内定を承諾してから、辞退する際には手紙を送ったほうが良いでしょう。内定を受け入れた時点で、企業も入社に向けて準備を始めています。仕事の割り当てや、教育担当など多くのことが進んでいる状態で、やっぱり辞退するとなれば、企業側に大きな負担がかかります。

普段の仕事に加え、新入社員の対応のためのプラスアルファがあれば、作業時間も増えているはずです。辞退するときには、企業側の手間も考えて、内定を出してくれたことに対してのお礼、今までお世話になった感謝、内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを手紙で伝えるようにします。辞退してしまえばこれから関わることも無いかもしれませんが、迷惑をかけたままでは悪い印象が残ってしまいます。

知人に紹介してもらった企業のとき

大学の先輩や、知人、友人、親族に紹介してもらい内定が決まった企業で辞退する際にも手紙を出した方が良いです。都合により、内定を辞退しなくてはいけないのは仕方がないことですが、悪い印象を与えたままでは、紹介してくれた人に対しても迷惑がかかってしまいます。

企業と紹介してくれた人の関係が、内定を辞退することで悪くなってしまうことも考えられます。紹介してくれた人への感謝の気持ちもこめて、企業へお詫びとお礼が伝わるようにしましょう。自分と知人、企業と知人、いずれの関係も悪くならないように気をつける必要があります。もちろん、内定を辞退することは企業だけでなく、紹介してくれた人にも伝えて、同時にお礼とお詫びの気持ちも表すようにします。

礼儀を重んじる企業だったとき

企業の中には、昔からのしきたりや、礼儀をとても大切にしているところもあります。長い歴史のある老舗企業や、金融機関などは礼儀やマナーに対してとても厳しい傾向があるといわれています。礼儀を重んじる企業の内定を辞退する時には、それだけで相手の気分を害してしまうものかもしれません。そのため、都合により仕方がなく辞退するときにも、なるべく企業のプライドを傷つけないように対応することが大切です。

自分さえ良ければいいと思わず、これから就職をする後輩や同じ大学の生徒のことも考えましょう。手紙を書く際にも、文章や表現に気をつけて、丁寧に書きます。失礼がないように、作法にのっとった内定辞退で、円満に手続きができるように注意しましょう。

手紙で内定辞退を伝えるメリットとは?

内定辞退を先方に伝える場合、「直接出向いて口頭で伝える」という方法のほか、「電話」「メール」、そして「手紙」という手段があります。ほかの方法と比較した際の、手紙のメリットを説明しましょう。

プレッシャーが少ない

内定辞退の申し出というのは、当事者にとってかなりプレッシャーのかかる行為です。多くの人が「申し訳ない」という気持ちを担当者に対して抱きますから、「何を言いたいのかよくわからない」「要領を得ない」といった話し方になってしまいがちなのです。しかし手紙なら、そうした問題は発生しません。時間をかけて文章を考え、簡潔かつ正確に内定辞退を伝えることができるのです。

メールよりも謝意が伝わりやすい

内定辞退の連絡をする場合、どのような手段を用いるにせよ、2つの謝意を伝える必要があります。それは、内定辞退して申し訳ないというお詫びの気持ちと担当者にお世話になったことへの感謝の気持ちです。こうした気持ちを伝えるには、メールより手紙のほうが効果的なのです。

手紙を書く時の注意点

企業へ内定辞退の手紙を書く時の注意点を見ていきます。お礼やお詫びを企業側に伝えることが手紙の一番の目的ですが、失礼にならないようにマナーは守るようにしましょう。どのように書けばいいのか分らない、という人も多いと思いますが、ただ手紙を書けば良いというわけではありません。

内定を辞退することで、企業には大きな迷惑となってしまうのは避けられません。それでも、注意点に気を付けることで、相手への印象は変えることができるはずです。また、書きにくいからと先延ばしにせずに、内定を辞退することを決めて、企業へ電話で連絡をした後はすぐに手紙を書くようにしましょう。

手書きが大原則

先ほど説明したとおり「2つの謝意を伝える」のが、内定辞退の手紙に不可欠な要素です。それを伝えるのには手書きにする必要があります。心をこめて丁寧に書きましょう。

白地で縦書き対応の便箋を使う

内定を取り消したことに対するお詫びと、お世話になった採用担当者への感謝を込めて手紙を書くときには、白地で縦書き対応の便箋を使いましょう。正式な書類や誠意を伝えるために文章を書く際は、縦書きが多いです。

たとえどんなに立派な文章を書いたとしても、書式やフォームが1つ違うだけで、誠意や謝意を感じることができない文章に早変わりしてしまいます。特に内定辞退といった重い内容は採用担当者個人に送ることが多いため、本当にお世話になりましたという気持ちを込めて一字一字丁寧に書いて送りましょう。

クッション言葉をつける

文章を書く際には、クッション言葉を使ってみましょう。いきなり言いたいことを伝えるのではなく、まずクッション言葉を用いることで、直接的ではない柔らかい表現をすることができます。

内定辞退の手紙では、謝罪やお礼を伝えることがほとんどですが、その際にも、「誠に申し訳ございませんが~」「大変申し訳ないのですが~」「ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございませんが~」などのクッション言葉を使うといいでしょう。同じ言葉を何度も繰り返したり、謝罪の言葉ばかり書くのは不自然になってしまいますので、使うときにも注意が必要です。多用しすぎないように気をつけましょう。手紙を書き終わったら最後に、クッション言葉が適切に使われているかチェックしてから送るようにします。

一字でも間違えたら書き直す

誤字や脱字があったのでは、謝意を伝えることはできません。間違えたら最初から書き直すのが、こうした文書のマナーであり、社会的なルールです。書き終えたら複数回チェックして、誤字脱字のないようにしましょう。

内定辞退の手紙を出すときのポイント

内定辞退の手紙を出すときには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。それを紹介しておきましょう。

封筒は白地で三つ折りにして入るサイズを選ぶ

内定辞退の手紙を送る際には、封筒選びにもどのようなものが適しているのか迷ってしまいますが、白地の封筒を選ぶようにしましょう。派手な色や柄がある封筒は、ビジネスの場面でふさわしくないものもあり、どれを選ぶべきか難しいので、何も書いていない白の無地であれば無難です。

サイズも、手紙を三つ折りにして丁度入るような大きさにします。封筒と便箋を買う際には、サイズが合うようにセットで購入すれば、入らなかったということもありません。文房具が販売されている店に行けば、無地の白い封筒はすぐに手に入るはずです。失敗してしまうことも考えて、少し多めに用意をしておくといいかもしれません。白い封筒なら色々な場面で使えますので、3・4セット買っておいてもいいでしょう。

封筒の宛先は担当者個人名

注意したいのが、手紙を確実に担当者に届けることです。そのためには、「人事部人事課御中」というような漠然とした宛名にしないほうが賢明です。内定までもらっているのですから、ほとんどの場合、担当者名を把握しているでしょう。その個人名に送るのが原則です。もし、どうしてもわからなければ「人事部人事課 採用ご担当者様」とすればいいでしょう。

封筒の裏に自分の住所・氏名・日付を書く

封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、日付を書いておきましょう。企業では毎日たくさんの郵便物が届くので、ひと目見てすぐにどのような内容の郵便なのか把握する必要があります。いちいち中を開けて、差出人が誰なのかを確認するのはとても手間がかかります。

もし、必要があれば分りやすく大学名や学部名なども付け加えます。日付は、いつ手紙を出したのかが分かるように記載しますが、電話で内定辞退の旨を伝えた日から、すぐに手紙を出すほうが良いです。電話で連絡をしてあるから急がなくても大丈夫だとは思わずに、すぐにお礼とお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。電話をした日から間隔が空いてしまっていては、企業に与える印象も悪くなってしまいます。

切手の金額に気を付ける

封筒で手紙を送る場合には、定形郵便物になりますので82円で届くことがほとんどです。しかし、封筒のサイズが大きくなり定形外になると料金は異なります。また、手紙の重量が規定を超えてしまうと、料金も高くなります。また、内定辞退の手紙は、なるべく早く企業に届くことが望ましいので、速達で送る方がいいでしょう。その場合にも、料金は通常よりも高くなるので確認が必要です。

自分で調べて、料金に合うように切手を貼ってもいいですが、切手を何枚も使うのは見た目も悪くなってしまいますし、もし料金が足りない場合には企業が不足分を支払う可能性もあります。企業へ迷惑をかけないようにするためにも、できれば、郵便局の窓口から送るようにしましょう。その場で正確な料金が分るので、切手の料金が足りないという心配もありません。

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内定辞退を伝える手紙の例文

例文①内定通知をもらったあとの内定辞退の例文とポイント

内定辞退の手紙の文例を紹介しましょう。

「拝啓 貴社におかれましては時下ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
先般、貴社より内定のご通知を頂戴しました(○○大学の)××××です。
本日は、内定を辞退させていただきたく、筆を執りました次第です。内定をいただきながら、勝手を申し上げ、ほんとうに申し訳ございません。悩み迷いましたが、他社にお世話になる道を選択させていただきました。
○○様には大変お世話になりましたこと、感謝いたしております。ご恩に背く形になり、心苦しい限りです。心よりお詫び申し上げます。
末筆にて失礼ながら、貴社ますますのご発展、○○様のご活躍をお祈り申し上げます。 敬具」

  • 例文のポイント

◆「早春の候」などの時効のあいさつは不要、「時下」とすればそれでいいでしょう。
◆自分の名前はフルネームで書きます。「○○様」という担当者名は名字だけでOKです。

例文②電話連絡をもらったあとの内定辞退の例文とポイント

「拝啓、〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でもお話しさせていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、会社説明会から選考まで貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。敬具」

例文のポイント

◆季語を使用するなら、その時期に合った言葉を使いましょう。
◆面接だけでなく、会社説明会の対応をしていただいたお礼文も書きましょう。

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内定辞退の手紙を送るときはマナーを大切に!

内定辞退を手紙で伝えるメリットと送る際のポイント、そして文例を紹介してきました。内定辞退の手紙は、少しでも早く届けるために速達にする方法もおすすめです。また、手紙が着いたころを見計らって、メールでフォローするのもいいでしょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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