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内定辞退を電話で伝えた後に手紙を送る
内定辞退を電話で伝えた後に手紙を送るのは、採用担当者に誠意が伝わる効果的な方法です。基本的には電話での連絡のみで問題ありません。しかし、インターンやOB訪問などでお世話になった企業や、マナーに厳しい企業には、手紙を送ることでさらに誠意を伝えられるため、おすすめといえます。
手紙を送るとしても、辞退の連絡は事前に電話でおこなってください。手紙は届くまでに時間を要してしまうため、返事が遅れ、企業側に迷惑をかけてしまいます。電話をした際にもし企業側から、「詫び状は不要」と伝えられたら手紙は送らないようにしましょう。
手紙を出した方がいい場合とは？
内定を辞退する時には、基本的に電話で連絡をしますが、手紙を出した方がいい場合がいくつかあります。例えば内定承諾後に辞退をするときや、知人の紹介で選考を受けたときなどです。それらの場合に、なぜ手紙を出した方がいいのか下記で解説していきます。
内定を辞退した時点でその企業に入社することはなくなりますが、別の会社に入社後、クライアントとして関わる可能性もあるのです。内定をいただいたことへの感謝と、辞退するお詫びを誠意を持って伝えるためにも、手紙を送りましょう。
内定承諾した後に辞退するとき
一度内定を承諾してから、辞退する際には手紙を送ったほうが良いでしょう。内定を受け入れた時点で、企業側はあなたを会社の一員として迎え入れる準備を始めています。仕事の割り当てや、教育担当など多くのことが進んでいる状態で、やっぱり辞退するとなれば、企業側に大きな負担がかかるのです。
内定承諾後の辞退は、承諾前の辞退よりも迷惑をかけてしまいますので、できるだけ心証が悪くならないように対応することが必要です。企業側の手間も考慮して、これまでのお礼と、内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを手紙で伝えましょう。最後まで印象よく終えるためにも手紙を送ることはおすすめです。
下の記事では内定承諾書を提出後に辞退をする方法について解説していますので、併せて読んでみてください。
知人に紹介してもらった企業のとき
大学の先輩や、知人、友人、親族に紹介してもらい内定が決まった企業で辞退する際にも手紙を出した方が良いです。都合により、内定を辞退しなくてはいけないのは仕方がないことですが、紹介してくれた人にも迷惑がかかってしまいます。
企業が納得し円満に辞退することで、紹介してくれた人への迷惑も最小限に抑えられますので、知人に紹介してもらった企業を辞退する際には手紙を送りましょう。
もちろん、内定を辞退する企業だけでなく、紹介してくれた人にも感謝とお詫びの気持ちを込めて、手紙を送るようにしましょう。
礼儀を重んじる企業だったとき
企業の中には、昔からのしきたりや、礼儀をとても大切にしているところもあります。長い歴史のある老舗企業や、金融機関などは礼儀やマナーに対してとても厳しい傾向があるといわれています。礼儀を重んじる企業の内定を辞退する時には、それだけで相手の気分を害してしまうものかもしれません。そのため、都合により仕方がなく辞退するときにも、なるべく企業のプライドを傷つけないように対応することが大切です。
自分さえ良ければいいと思わず、これから就職をする後輩や同じ大学の生徒のことも考えましょう。手紙を書く際にも、文章や表現に気をつけて、丁寧に書きます。失礼がないように、作法にのっとった内定辞退で、円満に手続きができるようにしましょう。
下の記事では内定辞退のマナーについて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
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手紙を書く時の注意点
企業へ内定辞退の手紙を書く時の注意点を見ていきます。お礼やお詫びを企業側に伝えることが手紙の一番の目的ですが、失礼にならないようにマナーは守るようにしましょう。
内定を辞退することで、企業に大きな迷惑をかけてしまうのは避けられません。しかし、マナーが守れている手紙を送ることで、少しでも悪い印象を避けることはできるはずです。書きにくいからと先延ばしにせずに、内定を辞退することを決めて企業へ電話で連絡をした後は、すぐに手紙を書くようにしましょう。
手書きが大原則
お詫びの手紙は「今までお世話になったことへの感謝」と「内定を辞退してしまうことへの謝罪」の2つの謝意を伝えるためのものです。気持ちを伝えるものですので、パソコンではなく手書きで書くようにしましょう。
手書きの文字の方が、感謝や謝罪の気持ちも伝わりやすくなります。面倒だから、字が下手だからと、パソコンで作成するのではなく、一字一字丁寧に気持ちを込めて書きましょう。
辞退届の書き方については下の記事で紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
白地で縦書き対応の便箋を使う
お詫びの手紙を書くときには、白地で縦書き対応の便箋を使いましょう。正式な書類や誠意を伝えるために文章を書く際は、縦書きが多いです。
たとえどんなに立派な文章を書いたとしても、書式やマナーが1つ間違っているだけで、誠意や謝意の気持ちが伝わりにくくなる可能性があります。特に内定辞退といった重い内容は採用担当者個人に送ることが多いため、気持ちを込めつつ、間違わないよう丁寧に作成しましょう。
下の記事ではお詫び状を入れる封筒のマナーについて解説していますので、併せて読んでみてください。
クッション言葉をつける
文章を書く際には、クッション言葉を使ってみましょう。いきなり言いたいことを伝えるのではなく、まずクッション言葉を用いることで、直接的ではない柔らかい表現をすることができます。
内定辞退の手紙では、謝罪やお礼が内容の大部分ですが、その際にも、「誠に申し訳ございませんが～」「大変申し訳ないのですが～」「ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございませんが～」などのクッション言葉を使うといいでしょう。
同じ言葉を何度も繰り返したり、謝罪の言葉ばかり続くと不自然になってしまいますので、使う箇所には注意が必要です。多用しすぎて読みづらくなってしまわないよう気をつけましょう。手紙を書き終わったら最後に、クッション言葉が適切に使われているかチェックしてから送るようにします。
内定辞退の手紙を郵送するときのポイント
内定辞退の手紙を郵送するときには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。
マナーを守った手紙で少しでも良い印象を残せるよう、郵送するときのポイントを押さえておきましょう。
封筒は白地で三つ折りにして入るサイズを選ぶ
内定辞退の手紙を送る際は、白地の封筒を選ぶようにしましょう。派手な色や柄がある封筒は、ビジネスの場面でふさわしくないものもあります。どれを選ぶべきか迷うよりも、何も書いていない白の無地であれば無難です。
サイズも、手紙を三つ折りにして丁度入るような大きさにします。封筒と便箋を買う際には、サイズが合うようにセットで購入すれば、入らないということもありません。文房具が販売されているお店に行けば、無地の白い封筒はすぐに手に入るはずです。失敗してしまうことも考えて、少し多めに用意をしておくといいかもしれません。白い封筒なら色々な場面で使えますので、3～5セット買っておいてもいいでしょう。
封筒をのり付けする際のマナーについては下の記事で紹介していますので、参考までに見てみてください。
封筒の宛先は担当者個人名
注意したいのが、手紙を確実に担当者に届けることです。そのため、「人事部人事課御中」というような漠然とした宛名ではなく、担当者の個人名まで記載しましょう。
内定までもらっているのですから、ほとんどの場合、担当者名を把握しているでしょう。その個人名に送るのが原則です。もし、担当者名がわからない際は「人事部人事課 採用ご担当者様」と記載してください。
下の記事では宛名のマナーについて紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
封筒の裏に自分の住所・氏名・日付を書く
封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、日付を書いておきましょう。企業には毎日たくさんの郵便物が届くので、ひと目見てすぐにどのような内容の郵便物なのか把握する必要があります。いちいち中を開けて、差出人が誰なのかを確認するのはとても手間がかかります。
日付は、いつ手紙を出したのかが分かるように記載します。電話で内定辞退の旨を伝えた日から間が空かないよう、すぐに手紙を出すほうが印象は良いです。電話で連絡をしてあるから急がなくても大丈夫だとは思わずに、すぐにお礼とお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。
切手の金額に気を付ける
手紙を送る場合には、ほとんどの場合が定形郵便物になりますので84円で届きます。しかし、封筒のサイズや手紙の重量が規定を超えてしまうと、料金も高くなります。また、内定辞退の手紙は、なるべく早く企業に届くことが望ましいので、速達で送るのがおすすめです。その場合にも、料金は通常よりも高くなるので確認が必要です。
自分で料金を調べて切手を貼ってもいいですが、切手を何枚も使うと見た目が悪くなってしまいます。また、もし料金が足りない場合には企業が不足分を支払う可能性もあります。企業へ迷惑をかけないようにするためにも、できれば郵便局の窓口から送るようにしましょう。その場で正確な料金が分るので、切手の料金が足りないという心配もありません。
郵便物を速達で出す際のマナーなどは下の記事で紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
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内定辞退を伝える手紙の例文
内定辞退の手紙を出す際のマナーなどは理解したけど、実際どんな風に書くかわからないという人もいるでしょう。
以下で例文と例文のポイントを紹介していきますので、参考にして気持ちが伝わる手紙の文面を作成していきましょう。例文は横書きになっていますが、実際に手紙を書く際は縦書きで書いてください。
「拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でもお話しさせていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、会社説明会から選考まで貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具」
例文では、内定をいただいたことへの感謝と、辞退をすることへのお詫びがしっかりと書けています。「誠に勝手ながら」というクッション言葉がつかえている点も良いポイントです。
例文のような内容を、丁寧に心を込めて手書きで書きましょう。
お詫び状の書き方や例文は下の記事でも紹介していますので、併せて読んでみてください。
内定後の悩みは「キャリアパーク！就職エージェント」
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内定辞退の手紙を送るときはマナーを守ろう
内定辞退を手紙で伝えるメリットと送る際のポイント、そして例文を紹介してきました。
内定を辞退すれば企業へ迷惑をかけてしまうことは避けられませんが、お詫びの手紙を送ることで、少しでも印象よく終われるでしょう。
特に内定承諾後に辞退をするときや、知人の紹介で受けた企業へは手紙を送るようにしてください。辞退後も、別の企業に入社してからクライアントとして関わる可能性もありますので、最後まで丁寧に対応することをおすすめします。
企業へ手紙を送る際にはいくつかのマナーがあります。企業側へ迷惑をかけることのないよう、しっかり確認して手紙を送りましょう。