【内定証書とは】通知書との違いや内定証書授与式でのマナーを解説

内定証書とは

内定を貰い就職活動を終えた学生は、内定証書などの書類を企業から与えられます。しかし書いてある内容や意味を知らないと、いざ与えられたときに困ってしまいます。内定に関する書類はどれも重要であるため、ひとつひとつどのような書類なのかを確認することが大切です。

また、内定証書は企業の式典で授与されるケースが多いです。授与式当日に焦ることのないように、内定証書の受け取り方を確認しておく必要があります。

本記事では、内定証書について詳しく紹介していきます。内定証書の意味や受け取り方のマナーを把握して、準備を万全にしておきましょう。

内定をもらってからすべきことについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

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内定証書は採用試験を合格した証明

内定証書とは、採用試験を合格した証明です。企業から直接与えられる書類ではありますが、書かれている文章は非常に簡潔です。例えば、上記のような内容が書かれています。企業によって内容はさまざまですが、採用試験に合格し入社を認めるという文言が書いてあります。

内定証書を受け取ることで、企業の一員として入社するという実感が湧く人は多いです。内定を貰ったことの証明となる書類であるため、受け取ったら雑に扱わずに大切に保管しておきましょう。

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内定式で授与されることが多い

内定証書は、内定式で授与されることが多いです。内定式は10月1日に開催されることが一般的です。内定式にて内定証書を企業側が提示することで、採用意志を示します。また、企業側の採用意志を受けて内定者の入社意志を確認する目的もあります。

内定式では内定証書授与の他にも、社長や役員の挨拶、内定者の自己紹介などがスケジュールに組み込まれるケースが多いです。自己紹介はその場で考えるとまとまりのない内容になってしまうため、事前に話すことを決めておく必要があります。

内定式での自己紹介について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

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内定通知書と内定承諾書の違い

内定に関する書類は、内定証書以外にも「内定通知書」と「内定承諾書」があります。内定通知書と内定承諾書は何が違うのか、疑問に思っている人もいるでしょう。内定通知書には、卒業を条件に採用するという内容や、何日から採用するという内容が書かれています。つまり、内定を通知するための書類です。

一方で、内定承諾書は、学生の入社意志を確認するために用いられる書類です。企業からすると、内定を出した学生が本当に入社する意思を持っているのかは判断できません。そのため内定承諾書を通じて、学生に入社することを誓約してもらっています。

内定承諾書は、日付・住所・氏名を記載し、捺印して提出する必要があります。郵送で提出するケースが多いため、事前にマナーなどをおさえておくと安心です。内定承諾書と一緒に添え状を同封すると、社会人のマナーがあると、よい印象を与えられます。添え状では、内定に対するお礼や入社後の意欲を伝えてください。

内定証書の受け取り方

内定証書授与で名前を呼ばれたら、元気よく返事をしてください。内定証書を受け取る際は、丁寧な動作を意識することが大切です。内定証書を渡す人の前にきたら、1歩から1歩半離れて立ちます。相手が内容を読み上げたら1歩近付き、左手、右手の順番で受け取ります。受け取ったら、そのままの姿勢で頭を下げてください。

このとき、目の高さまで内定証書を上げましょう。その姿勢のまま左足から下がり、両足をきれいに揃えます。そして、内定証書をおろしながら軽くふたつに折ります。内定証書を左手に持ったら、まっすぐ立ち一礼してください。ひとつひとつの動作にメリハリをつけることで、動作がきれいに見えます。動作を間違えても、焦らず冷静に対応しましょう。

内定証書を受け取るときの身だしなみ

内定証書を受け取る際は前に出るため、事前に身だしなみを整えておく必要があります。男女とも、スーツにしわや汚れがないか確認してください。前に出る際は後ろ姿も見られているため、スーツの背中部分にしわができていないか確認することも大切です。

男性の場合は、きちんとネクタイが締まっているか、鏡で見て確かめる必要があります。女性の場合は、ストッキングが伝線していないか確認しておいてください。ストッキングの伝線は周囲の人に気づかれやすく、後でわかったときに恥ずかしい思いをします。いざという時のために、替えのストッキングを常備しておくと安心です。

内定式に必要な持ち物

内定証書を受け取る内定式には、持っていくべき物があります。まず、クリアファイルです。内定証書をそのままカバンにしまうと、しわになってしまいます。また、飲み物がこぼれた際に濡れたり汚れたりしてしまう恐れもあるでしょう。内定証書は大切な書類です。クリアファイルに入れておくことで、しわや汚れから守りましょう。

クリアファイル以外にも、筆記用具や印鑑も持っておくと安心です。書類に捺印が必要になるケースもあるため、印鑑が準備できていないと企業に迷惑がかかってしまいます。急な書類の記入に備え、筆記用具と印鑑はカバンに入れておきましょう。

内定証書はしっかり保管しておこう

内定証書は、失くさないように保管しておく必要があります。内定証書は企業から内定をもらったことを証明する書類です。そのため、引っ越して部屋を借りる際や、お金を借りる際に提出が求められることがあります。

学生が入社に備えて新たに部屋を借りる場合、不動産会社は家賃を支払える能力があるかを判断する必要があります。そこで役立つのが内定証書です。内定証書で企業名や入社日を提示することで、家賃の支払い能力があると証明されます。

また、入社までに支払い関連の手続きを踏む学生も、内定証書の提出を求められるケースがあります。そのため、内定証書はきちんとクリアファイルに入れて、しわや汚れで傷まないように保管してください。

下記の記事で、内定証明書が必要なシーンについて解説しています。

• 内定証明書とは｜必要なシーンや届いてから取るべき行動

内定証書は重要な書類

内定証書は企業から内定を貰ったことを証明する書類で、内定式で授与されるのが一般的です。内定式には、男女とも身だしなみに気をつけて参加してください。

内定式で内定証書を受け取ったら「内々定」から「内定」となるため、企業の新たな一員としての自覚を持つことが大切です。内定式で内定証書を受け取る際はマナーを守り、丁寧な動作を心がけましょう。

受け取った内定証書はクリアファイルに入れ、失くさないように保管しておく必要があります。新生活を始めるまでにはさまざまな手続きが必要となりますが、その際に内定証書の提出を求められることもあります。しわや汚れに気をつけてきれいな状態を保つことが大切です。

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