履歴書
履歴書の用紙の選び方｜フォーマットのダウンロードと注意点
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目次
履歴書の用紙は用途に合わせて使い分けよう
履歴書の作成は、就活を進める中で必ず必要です。しかしほとんどの場合、決まった用紙やフォーマットを企業から指定されることはありません。企業から用紙の指定をされていない場合には、何を基準に用紙を選ぶとよいのでしょうか。
履歴書には多くの種類があります。そして種類によってアピールできる内容にも違いがあります。そのためアピールしたい事柄にあわせて履歴書をの種類を使い分ける必要があるのです。是非記事を参考に、皆さんのアピールしたいことが伝わりやすい履歴書の用紙を選んみてください。
この記事では履歴書の用紙について詳しく解説していきます。履歴書の選び方から履歴書作成の注意点・印刷方法まで詳しく解説しているので、最後まで目を通してみてください。またおすすめの履歴書フォーマットをダウンロードできますので、併せて確認してみてください。正しく用紙を選んで、書類選考を突破できるように、準備を進めましょう。
履歴書の用紙サイズはA4・B5の2種類
それでは、履歴書の用紙について詳しく解説していきます。市販されている履歴書の用紙サイズは2種類あります。A4サイズとB5サイズです。それぞれのサイズと比較をしているので是非参考にしてみてください。
A4サイズ
A4サイズの履歴書は、縦297mm×横210mmのサイズです。一般的に履歴書と聞くと想像するものはA4サイズなのではないでしょうか。
二つ折りの状態でA4サイズとなっており、見開きにするとA3サイズになります。そのためA判やA3と呼ばれることもあります。
履歴書マニュアルを確認してください
履歴書に何を書けばいいか困っていませんか？就活は限られた時間の中で準備する必要があるので、履歴書だけに時間をかけてはいけません。
そんな時は履歴書のポイントを網羅した「履歴書完全マニュアル」を参考にしましょう。この資料を見れば、選考を突破できる履歴書をすぐに書くことができます。
実際に利用できるテンプレートもついているので、書き方を参考にしながら志望企業の選考を突破しましょう。
あなたが書類選考でアピールできる長所を特定します。
B5サイズ
B5サイズの履歴書は、縦257mm×横182mmのサイズです。
二つ折りの状態でB5サイズとなっており、見開きにするとB4サイズになります。そのためB判やB4と呼ばれることもあります。A4の履歴書よりもひと回り小さいサイズと覚えておくと良いでしょう。
履歴書の種類は5種類
市販されている履歴書4種類と、就活生に是非利用していただきたい大学指定の履歴書について特徴とそれぞれの用途を解説しています。是非記事を参考に皆さんの用途に合う履歴書の用紙を選んでみてください。
1.JIS規格
JIS規格の履歴書の特徴は、学歴・職歴欄が多く自己PR欄の項目が少ないことです。つまり職歴をアピールポイントとして打ち出したい方はJIS規格のものを選択すると良いでしょう。社会人としての経験が豊富な方は是非選んでみてください。一方で就活生にはJIS規格は不向きと言えるでしょう。
2.一般用
一般用の履歴書の特徴は、JIS規格と比較すると自己PR欄の項目が多いことです。まだ社会人経験が浅く、アピールできる職歴が少ない方は選択すると良いでしょう。市販されている履歴書で、就活の用途に合うものは一般用でしょう。就活生は一般用を選択しましょう。
コピペで使える自己PR文がかんたんに作れます
自己PR作成ツールはもう試しましたでしょうか？コピペで使える効率的に受かりやすい自己PRを作成することができます。
ChatGPT自己PR作成ツールを使えば、簡単な20個の質問に答えていくだけで、あなただけの自己PRが完成します。
作った自己PRは選考で活用できるものになっているので、ぜひ活用して採用される自己PRを完成させましょう。
あなたが書類選考でアピールできる長所を特定します。
3.アルバイト用
アルバイト・パート用の履歴書の特徴は、出勤を希望する曜日や時間帯などを記入できる項目があることです。そのため就活には不向きでしょう。アルバイトやパートタイムの仕事を探す方はこちらを選択すると良いでしょう。
4.転職用
転職用の履歴書の特徴は、職務経歴書用紙がセットになっていることや、退職した理由を記入できる項目があることです。そのため就活にはこちらも不向きでしょう。転職をする方はこちらを選択すると良いでしょう。
5.大学指定のもの
就活で使用する履歴書は指定の履歴書を使用することがおすすめです。大学指定の履歴書の特徴は「新卒の就活生向け」に作られているからです。市販の履歴書には「配偶者欄」、「扶養家族欄」や「職務経歴」の項目が大きく、就活生にはあまり必要ではない項目が多いです。しかし大学指定の履歴書は市販されている履歴書と比較すると、自分をアピールできる記入欄が多いため、新卒の就活生向けと言えます。
例えば「志望動機欄」や「自己PR欄」のほかにも「大学時代に頑張ったこと」や「ゼミの研究内容・卒業論文の内容」などを記入できる項目が設けられています。そのため資格欄などと合わせてより効果的に自分をアピールしていくことができます。就活生は大学指定の履歴書を選択すると良いでしょう。
大学指定の履歴書は、大学内の購買部やキャリアセンターにて購入することができます。是非参考にしてみてください。
履歴書の選び方
ここまで、履歴書のサイズと種類について解説してきました。ここからは実際に新卒の就職活動ではどの履歴書を選択すると良いのかを解説していきます。履歴書を選ぶ際に参考にしてみてください。
履歴書のサイズはA4を選択しよう
新卒の就活ではA4サイズの履歴書を選ぶことをおすすめします。なぜなら企業に提出する他の応募書類がA4サイズだからです。
例えば履歴書を企業に郵送で提出する際にはクリアファイルに送付状・履歴書・その他応募書類をひとまとめにして提出します。そして送付状や職務経歴書は一般的にA4サイズで提出する場合がほとんどです。
履歴書だけB5サイズだと企業が管理しづらいことや、クリアファイルから履歴書だけ抜け落ちてしまうことも考えられます。他の書類と同じA4サイズにそろえることで防止することができるため、A4サイズで提出するほうが良いでしょう。
ただし、企業側から履歴書のサイズを指定される場合もあります。サイズの指定があれば、必ずそれに合わせたサイズで提出しましょう。
履歴書の種類は大学指定のものを選択しよう
履歴書の種類は大学指定のものを選択すると良いでしょう。新卒の就活で履歴書は「面接に進む人を選別する目的」で提出を求められることが多いです。採用担当者は履歴書からどのような性格の人物なのか、自社と親和性が高いかを見ることで面接に進む人を選出します。
つまり書類選考を突破するためには、人事に応募者の話しを聞きたいと思ってもらうことが大切です。そのため履歴書には「志望動機欄」や「自己PR欄」が広く設けられている方がアピールにつながるでしょう。
上でもお伝えしましたが大学指定の履歴書は「新卒の就活生向け」に作られています。そのため「志望動機欄」や「自己PR欄」も広く設けられています。履歴書の種類は「新卒の就活生向け」の大学指定のものを選択すると良いでしょう。
購入方法は、履歴書を販売しているか購買部にて聞いてみるほか、「大学名 スペース 履歴書」と検索することで調べることができます。是非参考にしてみてください。
また市販されている履歴書の中で「志望動機欄」や「自己PR欄」が広く設けられているのは一般用です。そのため一般用を選択することが新卒の就活では良いでしょう。是非参考に履歴書を選んでみてください。
A4サイズの履歴書はコンビニ・文具店などで購入できる
A4サイズの履歴書はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は100円～300円程度です。コンビニ・100均だと3枚入り、文房具店・書店では4~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。
履歴書のフォーマット
以下の履歴書は、A4サイズの大学指定のものを再現しています。
是非印刷をして使用してみてください。※PC環境推奨
履歴書の見本
PCで作成した履歴書の印刷方法
近年、手書きで履歴書を作成するよりも、PCで履歴書を作成する場面が増えてきています。そこでPCで作成した履歴書を印刷する方法を詳しく解説します。是非PCで作成した履歴書を印刷する際の参考にしてみてください。
自宅で印刷をする場合
自宅で履歴書を印刷する場合には、A4用紙に2枚つづりで印刷しましょう。自宅で印刷する際に用いる家庭用プリンターは、A4までの大きさにしか印刷対応をしていないからです。A4サイズの履歴書を見開きで印刷するためには、A3サイズで印刷する必要があります。
しかし家庭用ぴプリンターはA3サイズを印刷することができません。履歴書をA4用紙に2枚つづりで印刷しましょう。履歴書をA3サイズの見開きではなく、A4用紙に2枚つづりでも印象は悪くならないでしょう。
注意点は、ホチキスではなくクリップでまとめることです。採用担当者が履歴書を確認する際にホチキス止めだと見づらいことや、履歴書のコピーをとる際にホチキスを外さなければならないからです。クリップでまとめておくと2枚の履歴書を一覧で確認しやすく、コピーをとりやすいでしょう。まとめる際はクリップでまとめましょう。
また履歴書をクリップでまとめる際は、採用担当者が確認しやすいように名前と写真が記載されている用紙を上にするようにしましょう。小さな気遣いが良い印象につながる可能性があります。注意してまとめましょう。
コンビニで印刷をする場合
コンビニエンスストアにあるコピー機は履歴書をA3の見開きで印刷することができます。しかしコンビニエンスストアで印刷する場合には、データのファイル形式に注意する必要があります。なぜならWordやExcelで作成した場合「.docx」や「.xlsx」といった拡張子のファイルになります。しかしコンビニのコピー機はこの拡張子に対応していない場合が多いです。
そのためコンビニのコピー機で印刷する際は、ファイルをPDF形式に変更しておきましょう。PDFファイルは印刷が容易なだけでなく、第三者が勝手に編集できないためリスクの少ない形式といえます。コンビニでコピーする場合だけでなく、メールで履歴書を送信する際にも利用される拡張子なのでPDF化する方法は覚えておくとよいでしょう。
PDF化の方法
WordやExcelで作成した履歴書のファイルをPDFに変換する手順は3ステップあります。是非参考にしてみてください。
【ステップ1】
左上の「ファイル」タブをクリックします。
【ステップ2】
ステップ1で出てきたタブの中から「名前を付けて保存」の「参照」をクリックします。
【ステップ3】
ステップ2で出てきたタブの中から「ファイルの種類」の中にある「PDF(*.pdf)」を選択して保存します。
- PDFで提出する際の作り方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
- 履歴書をPDFで提出する時の作り方｜メールで送信する方法も紹介
印刷方法
コンビニのコピー機で履歴書を印刷する方法は、PDF化した履歴書のデータをSDカードやUSBメモリといった記録メディアに保存しておきましょう。
コンビニにつくとまず、コピー機に料金を投入しましょう。1枚当たり10円です。
次にコピー機に付属している記録メディア読み込み用のソケットに、履歴書のデータが入った記録メディアを差し込みます。
するとコピー機に記録メディアのデータが読み込まれるます。あとは用紙サイズを指定すれと、印刷できます。
もしわからない場合には店員さんに聞くと良いでしょう。是非参考に印刷してみてください。
履歴書作成の注意点
履歴書を作成する際の注意点を2点解説しています。どちらも間違えやすいものなので履歴書を提出する前に確認しておくと良いでしょう。それでは1つずつ詳しく解説していきます。
履歴書の写真は画像データにしない
履歴書をパソコンで作成する場合は、写真を画像データとして履歴書のファイルに埋め込まないように注意しましょう。履歴書をプリントアウトして提出する際に、画像が荒くなることや、企業からマナー違反と取られたりする可能性があります。作成した履歴書をプリントアウトし、最後に写真を貼り付けることで対処しましょう。
履歴書写真の基礎知識について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
封筒のサイズは角形2号
封筒サイズは角形2号を選択すると良いでしょう。履歴書などの応募書類は二つ折りの状態で封入できる封筒サイズを用いることが、マナーとされているからです。A4サイズの履歴書を三つ折りにする必要がある封筒は、人事担当者が履歴書を確認する際やコピーする際に手間がかかります。そのため二つ折りの状態で封入できる角形2号を用いる方が良いでしょう。
また角形A4号という封筒サイズもA4サイズの履歴書を封入できますが、クリアファイルに送付状や履歴書を入れると封筒にゆとりがほとんどありません。角形2号は程よいゆとりがあることで人事担当者が応募書類を取り出しやすくなります。人事担当者に対する細かな気遣いをすることで好印象を与えることができます。
また角形2号の封筒はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は300～500円程度です。コンビニ・100均だと4枚入り、文房具店・書店では5~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。
履歴書を入れる封筒のサイズと書き方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
正しく用紙を選んで選考の準備を進めよう
この記事では履歴書の用紙について詳しく解説してきました。履歴書の用紙には様々な種類があり、用途にも違いがあります。用途にあわせて正しく用紙を選びましょう。
また提出の際には採用担当者にとって読みやすく、管理しやすい履歴書にする配慮も忘れないようにしましょう。採用担当者に配慮した履歴書を作成すると、良い印象を与えられる可能性があります。
正しく用紙を選んで、書類選考を突破できるように、準備を進めましょう。
