【人事の目に留まる事務職の自己PR】勝てる就活生は志望する職種への理解が完璧だった！

事務職として欲しい人材の人物像とは

事務職に就職するためには、どのような自己PRが効果的なのでしょうか。世の中には様々な業界や企業が存在し、その企業の中でも様々な職種に分けられます。同じ企業であっても職種によって業務内容は大きく違い、業務内容が違えば求められる能力も違ってきます。

企業には求める人材像というものがありますので、それに合わせてアピールをしていくことも大切ですが、受験する職種ごとにアピールする内容を変えていくことも大切です。事務職として就職を決めたいのであれば、まずは企業が事務職として欲しい人物の人材像を知り、それに合わせて自己PRなどを考えていきましょう。

事務職って何？まず知っておきたいポイント

事務職に合わせた自己PRを考える前に、そもそも事務職とはどのような仕事をするのでしょう。事務職は多くの企業に存在し、職種としての名前は聞いたことがある人も多い、認知度の高い職種でもあります。

しかしただ企業の中で仕事をするという漠然としたイメージだけを持っている人は多く、どのような業務が行われているのか、そこで求められる能力など知られていないことも多いです。事務職を志すのであればまずは事務職とはどのような職種なのかを知る必要があります。事務職を知るためのポイントとしては5つ挙げられますのでそれらを順に確認していきましょう。

電話対応や資料作成などの事務作業を行う

事務職の主な仕事はその名通り企業での事務作業です。一口に企業における事務作業と言ってもその内容は様々ですが、基本的なものとしては電話対応や資料作成などが挙げられます。これらの仕事は企業として運営していくために最も基本的な業務ですので、事務職はどの企業にも絶対に必要な職種であると言えるのです。

他の企業とやり取りをするためには電話対応が必要になり、電話を正確に取り次ぎ、場合によっては伝言を預かるなどもしなければなりません。資料がなければクライアントに対して説明をするなど、事務職は業務内容が多岐にわたり、雑多に様々な仕事をこなしていきます。雑用であったり、誰にでも出来る仕事というイメージを持たれがちですが、実は企業にとっては欠かせない重要な職種です。

タスク処理能力が求められる

前述したように事務職の基本的な業務としては電話対応や資料作成が基本になりますが、もちろんそれが業務の全てではありません。これら2つであってもかなりの量をこなさなければならず、それに加えて細々とした業務もたくさんあります。

企業が存続し運営している以上、事務仕事がなくなることはなく、放っておけば仕事はどんどんと増えていくばかりです。そのため事務職では丁寧でスピーディーなタスク処理能力が求められると言えます。仕事がどんどん積み重なっていきますのでスピーディーさはもちろん、それらを丁寧に、ミスなく行えるということが大切です。

どれだけ素早い処理でもミスだらけの雑な仕事では意味がありません。正確性とスピード感を持って仕事をこなしていく能力が事務職では求められています。

ホスピタリティが命

事務職は営業職などとは違って社外に出かけることはまずなく、基本的には企業の中で仕事をしています。企業の中で事務作業を行うというイメージから他人と関わることなく、淡々と仕事をこなしていればいいというイメージを持つ人もいますが、それは間違いです。

社内で仕事をするからと言って他人と関わらないとは限りません。むしろ事務職は様々な人と関わる仕事ですのでホスピタリティが重要になります。事務職では電話対応が基本的な業務です。社外の人とやり取りをする機会も多く、企業全体の事務作業を担当するため部署を越えて社員全員とか関わっていきます。

電話対応だけではなく、企業に来訪者があったときの来客応対も事務職が行う場合もありますし、事務職は社内外で多くの人と関わる仕事ですので、コミュニケーションスキルが必要な職種になります。

こちらの記事では、例文も併せて自己PRについて詳しく解説しています。

• 事務職の自己PR｜求められる人の特徴4つや例文5選をご紹介

事務職の自己PR作成手順とは

事務職に限らずどのような職種でも言えることですが、就職するためには試験を受ける必要があり、多くの場合に自己PRが求められるでしょう。自己PRは自分がどのような人間であるかを知ってもらうとともに採用するメリットを企業に伝えなければなりません。

採用するメリットを伝えるためには志望する職種に合わせて自己PRの内容を変えていくということが重要になります。しかし事務職に求められる能力を自己PRで伝えていくのは非常に難しいです。

事務職はどの企業にも必要であり、裏を返せばどこにでもある職種だからこそ充分に内容を練り上げ、企業の採用担当者の目に留まる自己PRを作成しなければなりません。

キャリアビジョンをしっかりと伝える

自己PRを作成する際には自身の能力をアピールすると同時にその能力がどんなことに役立つか、能力を活かしてどのように成長していきたいのかを示すことが大切になります。事務職は様々な職種の中でもキャリアビジョンが描きにくいため、就く目的をハッキリと伝える事ができれば強いです。

様々な職種がある中でなぜ事務職なのか、事務職でなければならない理由は何かを明確にすることが重要になります。事務職は他の業界や企業であっても業務内容が同じ場合も多く、他の企業との差別化が難しい職種です。なぜ事務職なのかに加えて、同じ事務職であってもなぜその企業を選んだのかという理由もあわせて伝えることで、より効果的な自己PRになります。

具体的なエピソードをひとつ挙げる

自己PRは結論から始め、次に過去の経験やエピソードなどを提示して結論に対して根拠づけをしていくという構成が基本になります。自己PRではどんな内容をアピールするのかも大切ですが、そのアピールした内容がいかに信用出来るか、本当のことであると相手に伝えることが出来るかが重要になります。

どれだけ素晴らしい能力をアピールしていても、相手に信じてもらえなければ意味はありません。結論に信頼性を持たせるためには、具体的なエピソードを根拠として提示することが大切になります。

前職や部活動など、今までの経験から印象深いエピソードを一つ挙げることで自己PRの信頼性は格段に上がりますし、面接官に自分を強く印象づけることも出来ます。必ず具体的なエピソードを一つ挙げるようにしましょう。

事務職の志望動機について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 総務事務職の志望動機｜6つの例文とポイント・NG例を紹介

人事の目に留まる自己PR例文3選

前述したように、事務職の自己PRでは３つのポイント①事務職に就く理由をきちんと述べること②なぜその企業を選んだのか③事務職の志望動機のきっかけとなるような具体的なエピソードを挙げて分かりやすく説明すること、を押さえて作成することが大切です。

これらのポイントのような点を踏まえて自己PRをしなければ、漠然とした印象を与える上、将来の事をきちんと考えていない、といった悪印象を与える恐れもあるのです。また、事務職はどの企業にも存在するため、なぜその企業が良いのかなどを踏まえて伝えると、より好印象に繋がります。そこで、ここから具体的にどのように作成すれば、きちんと事務職の自己PRとして伝わるのかを見ていきます。

例文①

私の長所は一つのことを行いながら同時に複数の物事を考えることが出来ることです。私は大学時代に居酒屋のアルバイトでホールとして働いていました。アルバイト先は常に忙しく、常に一手先、二手先まで考えて合理的に行動しなければ仕事が回りませんでした。ある日大規模の宴会が二つ重なり、通常のお客様も入り、店内は満席状態になりました。いつもより格段に忙しい中で私は常に先のことを考えて、お客様の動きを読み、同僚の動きを読んで指示を出すことで何とかその日を無事に乗り切ることが出来ました。私は貴社の事務職でも複数の物事を同時に考え、常に先を読んで行動することで企業の基盤となり、様々な人の業務の手助けがしたいと考えています。

例文のポイントとしてまず最初に結論が記されており、印象的な始まりになっています。アピールする内容も同時に複数のことを考えて行動出来るというタスクの処理能力について触れらていますので、事務職としてのアピールポイントは高いです。

居酒屋という接客業のアルバイトを経験していたということで、ホスピタリティについてもアピールすることが出来ています。またいつもよりも忙しい日に店を完全に回すことが出来たということで処理能力の高さと、同僚に指示を出すなどからコミュニケーション能力の高さなどもアピール出来るでしょう。

締めの文章ではその能力を使ってどのように活躍したいのかが記されており、企業の基盤となって様々な人の手助けをしたいということで、志望度の高さも同時にアピールすることが出来ています。

例文②

私は学生時代、体育会野球部のマネージャーをしていました。マネージャー業務の主な役割は、部員の練習メニューの管理と、けがやストレッチのサポート、試合時のスコア管理、経理など多岐に渡ります。試合にでる選手たちのみならず、およそ100名の部員の名前とポジションなどを把握し、監督の指示を的確に把握して、時には橋渡しとなることもありました。また、ケガをした選手のリハビリに付き添うこともありました。このように、多くの人と接し、その人に合わせて様々な対応をすることで、臨機応変さを学んだと感じています。事務職は様々な部署との橋渡しとして機能することが多いと考えており、マネージャー業務で学んだ臨機応変を生かして事務職に就きたいと考えております。また、貴社は競合と異なり、スポーツ事業に力を入れております。そこで、私が培ってきた知識や経験を活かしたいと考えております。

ここでは、自分の経験から、事務職で必要であるスキルの１つ「臨機応変さ」を結び付けて説明しています。また、他社と異なる点を１つ挙げ、自分が活かせそうな事を述べている点がポイントです。どのような観点で志望企業に興味を持っているか、他社との違いを調べているかどうか、この点は人事が評価するポイントの１つでもあります。そこを具体的に述べれば述べるほど、好印象に映る自己PRとなるのです。

例文③

私はコツコツとこなす仕事が得意です。学生時代、アパレル会社でデータ入力の仕事をしていました。商品名と在庫数の入力を毎日行っていました。正確さと処理の早さが求められる仕事でしたが、納期を過ぎたことはありませんでした。就業先の先輩からは「いつもミスがなく早くて助かる」と評価を頂き、それを励みに続けることができました。一見地味な仕事はありますが、企業のサポートが出来ているという実感があり、縁の下の力持ちである事務職の仕事に就きたいと考えるようになりました。貴社は、アウトソーシング事業として様々なクライアントとお取引があり、中でもオンライン秘書サービスが多くの企業様に評価されているという記事をネットで拝見しました。学生時代に秘書検定を取得したこともあり、事業内容に興味を持ったことと、その事業をサポートするような事務ができればと思い、志望致しました。

事務の仕事では単調な作業をこなす業務も含まれます。そのため、コツコツと地味な作業であってもその仕事の本来の意味を理解して業務に取り組めることは大切と言えます。そのポイントを押さえ、さらにその企業のどこに興味を持ったのかを伝えている点がポイントです。さらに事業と親和性の高い資格についてアピールできる人は、PRに盛り込んでおくと良いでしょう。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るためには、自己分析をして自己理解を深める必要があります。自己分析を疎かにしていると浅い答えしか浮かばず、説得力のある回答ができません。

そこで活用したいのが、自己分析ツールの「My analytics」です。

My analyticsを使えば、36の質問に答えるだけで、あなたの強み・特徴を見える化できます。
My analyticsでサクッと自己分析をして、選考を突破しましょう。

• あなたの強み・弱みを診断！自己分析ツール「My analytics」

事務職の自己PRに効果的な資格3選

事務職に就きたいと考えている人は、自己PRをする際に事務職として有利な資格を持っていると良いでしょう。事務職の仕事は多岐に渡ります。また、専門的に行う仕事によっても持っていると有利な資格もいくつかあります。

基本的には、パソコンを使用する書類作成作業や、電話応対・受付などが主になります。事務的なスキルが必要とされる他、コミュニケーション能力も必須になります。ここでは事務職に有利な資格を3つご紹介いたします。以下のような資格を持っていると自己PRの際に効果的であり、働いていく上でも役立ちます。

①日商簿記検定

簿記検定には、初級から1級までのレベルがあります。1級は公認会計士などに必要なレベルであり、いわば会計のプロフェッショナルが取得するレベルです。また、2級、3級は経理・会計担当者が持っているとどの場面でも役立つレベルです。

日商簿記検定の資格を持っていることにより、そのレベルにあった知識があると見なされるため、事務職、特に経理・会計を志望する人にとってはあると有利になり自己PRにも効果的な資格といえます。

そのほかにも、総合職として採用を希望するのであれば、持っているに越したことはない資格になります。その職種で入ったからといって異動がないわけではありません。会社にとって使いやすい人材と思われることが採用へと繋がります。

②MOS

MOSはMicrosoft　Office　Specialist という資格です。これはMicrosoft　Officeの検定でWord、Excel、PowerPoint、Access、Outlookなどの操作における知識をはかる検定です。事務職ではWord、Excelをはじめとするソフトウェアを使用する場面が多くあります。

そのため事務職を希望するにはそれらを使いこなせているということをアピールすると良いでしょう。専用のテキストを購入し勉強すれば独学でも合格することが可能です。基礎的な知識さえわかっているのであれば、難なく合格できるでしょう。

事務職を希望するのであれば、これらの資格は持っていると役立ちますし、スキルの判断にも繋がります。実力があっても資格がなければ判断することが難しいため、資格を取ることをオススメします。

③TOEIC

TOEICは英語の資格になります。今の時代は、英語でコミュニケーションが取れる人を重宝しています。海外とのやり取りや英語圏の人とのやり取りから、電話応対の際に英語での問い合わせがあった時に対応できる人材は必要になって来ます。

そのため、そのことを証明できる資格がこのTOEICになります。この点数が高いとそれだけの知識があると見なされます。事務職の中でも電話対応や受付対応、来客対応も業務に含まれるケースも少なくありません。

そのような時に、そつなくこなすことができる人だと思われると有利になります。持っているスキルを証明するためには資格でアピールしましょう。自分の得意な分野で取れる資格がある場合は、積極的に勉強して取得しましょう。面接で同レベルの人がいた時に、担当者は資格で決めることもあります。

これさえ分かれば自己PRもスラスラ書ける

就活の場においては自己PRは非常に大切なものです。自己PRには自分のことを知ってもらい、採用してもらうために自分という商品を売り込んでいくという目的があります。自己PRで自分を売り込むには、まず相手を知る必要があります。

事務職として就職したいのであればまずは事務職はどのような業務を行っているのかを知り、具体的な仕事内容から自分の得意なことを結びつけることが重要です。自己PRではどんな内容でも自由にアピールすればいいというものではありませんので、必ず職種に応じてアピール内容を変えるようにしましょう。

事務職には求められる能力や人材像がありますので、それらをしっかりと理解し、効果的な自己PRを作成していきましょう。

こちらの記事では、OA事務について詳しく解説しています。

• 【OA事務とは】一般・営業事務との違いや求められるスキルをご紹介

記事についてのお問い合わせ