自己PR

事務職の自己PR|求められる人の特徴5つや例文5選をご紹介

事務職は自己PRでの差別化が難しい

事務職はどのような業界、どのような企業であっても存在する職種です。そのため誰でも比較的挑戦しやすい職種ではありますが、他の企業との差別化がしにくい分、自己PRが難しい職種でもあります。また、事務職という職種は知っていても実際にはどのような業務内容なのかよく知らないという人も多いです。企業で働くにあたって必要なスキルや、意識するべきポイントをご紹介していきます。

事務職に求められる人の特徴5つ

事務職に限らず、就職するためには自分が目指す職種ではどのような人が求められているのかを知ることが大切です。たとえ優れた能力を有した人であっても、その職種に求められる人材でなければ意味はありません。能力があることは重要なことですが、能力は発揮出来て初めて価値を持ちます。

宝の持ち腐れになってしまっては企業で活躍することも出来ませんし、能力を活かせない企業や職種に就職するのは、その人にとってももったいないことです。事務職に就職したいのであれば、どのような人が求められているのかを知り、自己PRなどもそれに合わせて変えていくことが重要になります。

①誠実に働く

他の職種でもそうであるように、事務職にも求められる能力や人材像というものがあります。誰でも事務職として働くことが出来るというわけではありませんので、事務職には真面目にコツコツと働く人が求められるます。

自己PRでは何事も真面目に取り組むという、前向きな姿勢を見せる必要が出てきます。また、資格を有していれば面接でも有利になる場合も多いです。新卒の採用試験では自身の人間性を伝え、仕事に対する意欲があることを伝えることも大切ですが、事務職として働けるだけの能力などを提示して、企業側にメリットを感じさせることも必要になります。

新卒の場合は応募者全員が未経験ですので、資格があれば他の就活生よりも有利に選考を進めることができるでしょう。

②コツコツとした作業を真面目に出来る

事務職の仕事はその名の通り企業の事務作業が中心です。事務作業と言ってもその内容は多岐にわたりますが、主な業務としては電話対応や資料作成になります。事務職の仕事は基本的にこの2つを中心におこなわれることになるでしょう。

これらの仕事はそれほど難しいわけではありませんが、とにかく数が多いです。事務職は単純作業が多いため、どうしても地道な作業が出来る人材が求められると言えます。もちろん事務職に必要な能力はそれだけでなく、忍耐力や持続力のある人が求められています。

事務職は全体的な仕事の内容としての単純作業が多く、その上、仕事の量が非常に多いです。企業にとって事務は必要な職種なので、仕事がなくなることはまずありません。事務職をしていくに当たっては、決してなくなることのない仕事を根気強く続けていく真面目さが必要です。

③責任感がある

事務職の中には営業事務、経理事務、総務事務などさまざまな事務があります。例えば営業事務であれば、売上げを計上するための帳簿管理や、経理事務であれば経費管理、総務人事などの事務であれば従業員の勤怠管理などの管理があります。

これらの事務職はいずれも計画性を持って週・月・年単位で処理をおこなう必要があります。逆に、自分のペースでおこなえばいいわけではないため、その計上・集計がずれることが許されません。自分の任された事務作業に対して責任を持って最後までおこなう必要があるのです。

作業自体は先にも述べたように単純な作業が多くとも、自分のミスが会社の売上げや従業員の給与などに影響を与えるのだということを認識して取り組む必要があるため、責任感の強い人に向いている仕事といえます。

④コミュニケーション能力がある

コツコツと地道な作業が多い印象の事務職ですが、人と接する必要がないかと言われると実は全く異なります。例えば営業事務であれば、営業職との連携、取引先とのやり取りなどが発生します。総務人事などの事務職の場合は従業員からの問い合わせ、外部業者とのやり取りも発生します。

つまり、社内外問わず、さまざまな人からの問い合わせにも対応する必要が出てくるのです。社内からの問い合わせに関してきちんと対応できなければ、社内の中での部署自体の心象が悪くなってしまうこともあるため、部署の窓口として丁寧に対応する必要があります。コミニュケーション能力が問われるため、人と接するのが苦手、といった方には意外と向いていないかもしれません。

⑤柔軟に対応できる

先にも述べたように事務職は作業量が多いことがあります。週・月・年単位で計画性を持って処理が必要なルーチンワークに加え、社内外からの問い合わせ・営業対応などもあるため、自分のペースで仕事を進めることが難しい仕事の1つだと言われています。

例えば営業が取引先でクレームを受けた場合、営業事務はそのクレームを処理するための事務処理をする必要が出てきます。売上げや在庫の集計の修正、関連部署へ連絡など、営業職と連携してクレーム処理を完了させるといった対応が必要になるのです。

また、これらの対応が同時に複数起きる可能性もあるため、自分が本来、計画的におこなうべきルーチンワークに加えて、突発的なことが起きても、臨機応変に処理を行える柔軟性が必要になるのです。

質問に答えるだけで自己PRを完成させよう

自己PRには盛り込むべき要素がたくさんありますが、文章を考えるのが苦手という就活生は多いのではないでしょうか。的確にポイントを押さえることも大切ですが、面接官に伝わる文章力が試されるのも自己PRの特徴です。

言いたいことはまとまったけれど、実際に文章にするのが苦手という就活生は、ぜひ自己PRジェネレーターを活用しましょう。自己PRジェネレーターを使えば、用意された質問に答えるだけで自然な流れの自己PRが完成します。文章の繋ぎ方や言葉遣いに自信がないという就活生にもおすすめです。無料でダウンロードして、事務職の自己PRを完成させましょう。

自己PRで意識すべきことは?

事務職に就職するにあたって、まずは何を意識すればいいのでしょう。事務職は業界や企業が違っても、業務内容はおおむね同じであることも多く、経験者であれば即戦力としての活躍をアピールできますが、新卒の就活生達は経験をアピールすることが出来ません。そんな事務職を志望する場合の自己PRでは、どのような点を意識してアピールしていけばいいのでしょうか。

選考で有利になる資格をアピールする

事務職は経験者が優遇される傾向が強く、未経験で事務職に就職する場合、選考が不利になることも多いです。しかし、不利と言っても必ずしも就職が出来ないわけではありません。事務職として活躍出来るだけの資質や能力をアピールすることで、就職できる確率は高まります。

そのためには、自身の資質や能力をアピールできるような資格が必要です。事務職は基本的にパソコンを使って仕事をしますので、パソコンスキルや簿記の資格はもちろん、秘書検定なども役に立つ場合があります。事務職の仕事は多岐にわたりますので、様々な資格でアピールすることが可能です。

積極的に業務へ取り組む意思を伝える

事務職で役立つ資格をアピールすることも大切ですが、まずは人一倍努力をして、仕事に取り組むという姿勢を見せましょう。仕事に取り組む意欲をアピールするためには仕事を通して実現させたい目標を伝えるなど、意識の高さを伝えるべきです。

事務職はキャリアプランを考えるのが難しい職種ではありますが、事務職としてどのように成長したいのか、どのようなスキルや能力を身に付けたいかなどをアピールするようにしましょう。

事務職の自己PRポイント

自己PRをする際、ある程度ポイントを絞って文章を書いたり、話すストーリーを考えて面接や採用面談に臨まなければ、採用担当者にうまくアピール出来ません。自己PRしたいことをただ並べるだけでは相手に伝わらないことが多いです。採用担当者は数多くの採用希望者と面談や書類選考をおこなっているため、自己PRの内容を明確にわかりやすくしておく必要があります。

先程から述べている通り、事務職では他の採用希望者との差別化が難しいので特に考える必要があります。ここからは、事務職での自己PRのポイントを3つ紹介します。自己PRを考える際にこれらのポイントを確認し、うまく自己PRを出来るように準備しましょう。

アピールする内容を1つ決める

事務職での自己PRポイントの1つ目は、アピールする内容を1つ決めることです。自己PRで自分が最もアピールしたいことは何なのかを考えましょう。自己PRしたい内容が複数ある場合でも、そのなかで一番伝えたいことはなにかを考えておく事が必要です。書類選考や面接において、採用担当者は少ない時間で採用するかしないかを考えます。

そのとき自己PRで色々な長所やアピールポイントの話を展開しても、「それで、この人はどこを見てもらいたいの?」と採用担当者を混乱させてしまい、アピールがうまく出来ません。自己PRのストーリーを考えるときは、相手に最も伝えたいことを考えましょう。そうすることで、採用担当者に効果的な自己PRをすることが出来ます。

具体的なエピソードで伝える

事務職での自己PRポイントの2つ目は、具体的なエピソードで伝えることです。自己PRをする際に抽象的なストーリーになってしまっていると、採用担当者がアピールしたいポイントを想像しづらくなってしまいます。具体的なエピソードを含めることで、採用担当者が理解しやすくなります。

また、エピソードがあることで、自己PRしたいポイントの根拠や実績を示すことができ、説得力が増します。自己PRを効果的におこなうためにも、具体的なエピソードを入れて話すことが大切です。アピールしたいポイントを考えるときは、アルバイトなどの社会経験や、学生時代に熱心に取り組んだことなどを思い返して具体的なエピソードを含めるようにしましょう。

企業での活かし方を伝える

事務職での自己PRポイントの3つ目は、企業での活かし方を伝えることです。アピールしたいポイントが就職したあと会社でどのように活かせるのか、活かしたいのかを考えて伝えましょう。採用担当者は採用希望者のスキルや適性を見て、採用希望者が就職したあと、どのようなポジションでどう働いていくのかを考えています。

自己PRがどのように企業で活かせるのかを伝えることで、採用担当者に「この人は弊社にこんな貢献ができるな」と考えてもらえるようにしましょう。また、企業でどのように自己PRポイントを活かせるのかを考えることは企業研究にもなるので、採用担当者に好印象を与えることにもなります。

事務職を志望する場合の例文

事務職を志望する場合どのようなことをアピールすればいいのでしょう。事務職に強い資格を持っている人は、そのスキルについて即戦力になるとアピールすればいいでしょう。持っていない人は、長所や人柄をアピールポイントにするのがおすすめです。次にスキルと、長所を使ったアピールの例文をご紹介していきます。

例文①

私は、アルバイトで事務職の仕事をしていた経験があります。資料作成のお手伝いや、電話対応や来客対応など事務職のサポート的な業務を任されていました。その経験からExcel等の最低限のパソコンスキルは習得しています。
全体的な業務や仕事の流れについては把握出来ていない部分もありますが、入社後にキャッチアップしながら仕事を覚えていきたいと考えています。事務職は会社を支えるなくてはならない職種であると考えていますので、事務職として成長し、企業を円滑に運営で出来る存在になりたいと考え御社を志望しました。

この例文は経験をアピールした例文です。アルバイトなので、即戦力をアピールすることはできませんが、事務職の仕事を実際にみて体験をしています。また最低限のパソコンスキルも持っていることもアピールポイントになり、実際に働いてもらう場合でも、全くの未経験者よりは仕事に吸収も早いと、企業側に感じさせる例文です。

例文②

私の長所は何事も計画性を持って行動し、責任を持ってその計画を遂行できるということです。私は小学生の家庭教師のアルバイトをしていました。基本的には中学受験をする生徒を受け持ち、5年生から勉強を教えていました。中学受験は出題範囲なども多く、その範囲分を教えるだけでもとても大変でした。
私は自身で細かくカリキュラムを作成し、計画性を持って指導に当たることで全ての範囲を効率的に勉強し、受験までに復習の期間を設けることも出来ました。全員志望する中学に合格することが出来ました。私はこの計画性を活かして御社の事務の仕事でも活躍し、納期に遅れることのないよう完璧に業務を遂行し、企業を支える存在になりたいと考えています。

こちらの例文は、自分の長所をアピールした例文です。家庭教師のアルバイトでは、計画性をもってカリキュラムを作成し、見事受験合格を達成できています。さまさまな業務をこなす事務職にとって、計画性をもって行動できる責任感は仕事をする上でとても重要になるでしょう。

例文③

私の強みは責任感が強いことです。大学ではフットサルサークルのリーダーとして、後輩の指導に尽力してきました。フットサルは趣味ですが、自分が卒業したあとも後輩がうまくやっていけるようにするのはリーダーの仕事だと考えていました。
具体的にはフットサルサークルが存続するよう、メンバーの募集や退部を防ぐためのコミュニケーションなどに力を入れていました。私の強みである責任感の強さは、今後の社会人生活でも活かすことが出来ると考えています。事務職として責任感のある仕事をしていきたいと思っています。

この例文では自己PRで一番伝えたいこととして、責任感を強調しています。また、学生生活のエピソードを入れて具体性を出しています。一番伝えたいことを明確にすることで、採用担当者にシンプルに伝えることが出来ます。

例文④

私は、アルバイトで事務職の仕事を2年間してきました。wordやExcelを用いた書類作成が主な業務でした。アルバイトではありますが、社員の方とうまく連携をしながら納期に間に合わせるように工夫して仕事をしていました。アルバイトなので、スキルとしては未熟ではありますが、事務職の経験を御社で活かすことができると思います。入社後は事務系のスキルをさらに磨き、会社に貢献できるよう尽力したいと思っています。

この例文は、自己PRにアルバイトでの経験を具体的なエピソードとして入れた例文です。アルバイトと企業の働き方は違いますが、具体性を持たせることで、採用担当者に自己PRが伝わりやすくなる文章になっています。

例文⑤

私は、他の人とチームワークを発揮してひとつのことを成し遂げることが得意です。事務職では他の職種の方と連携が多くあり、仕事のスケジュールは守らなければいけないと思っています。仕事が遅れてしまうと、その仕事を待っていた社員やお客様に迷惑をかけてしまうだけでなく、部署での不利益につながると考えます。このような考え方は御社で仕事をおこなう時の軸になると考えていますので、事務職として貢献できたらいいと考えております。

この例文では、自分のPRポイントが会社でどう活かせるかを書いた例文です。自分の長所を伝えると共に、そのアピールポイントが会社でどのような点で活かせるかを自分なりに考えて相手に伝えることで、採用後の姿を想像しやすくなります。

事務の自己PRでは求められる要素を入れておく

事務職の仕事は様々な業界や企業に存在し、一見地味な仕事と思われることも多いですが、そのイメージに反して実は大変な仕事でもあります。日々発生し続ける事務作業を素早く、正確に処理していかなければなりませんし、企業が存続している以上事務作業はなくなることはありませんので、根気強く仕事に取り組まなければなりません。

どの企業にもある職種ですが、高い処理能力やスピーディーに仕事を進める力など様々な能力が必要になります。事務に求められる要素を自己PRに取り入れ、自身をアピールして事務職への就職を目指しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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