事務職の自己PRは資格＋αのアピールが重要！ 例文14選付き

事務職の自己PRは差別化できていると目を引く！ 入社後のビジョンをイメージしよう

事務職は毎年学生から高い人気を誇る職種であり、その分内定が狭き門となります。そのため、事務職として就職したいのであれば、自己PR作りの時点で入念な対策が必要ですよ。

自己PRを考える際には、企業の採用担当者の印象に残る内容にしなければならず、熱意や工夫が感じられない内容では採用を勝ち取ることはできません。自分が事務職として十分な素質、能力を有する人材だとアピールしつつ、目を引く内容にしましょう。

この記事では、事務職で求められる強みや事務職の自己PRに使える資格、目を引く自己PRにするコツや実際の作成ステップまで、自己PRを作成するノウハウを解説していきます。最後まで読むことで、理想的な自己PRを作成できるようになるので、自己PRの書き方で悩んでいる学生は、ぜひ参考にしてくださいね。

事務職の自己PRが似たり寄ったりになりやすい3つの理由

実は事務職の自己PRはほかの職種を比較しても、似たり寄ったりの内容になりやすいです。

ほかの学生と同じような内容では、採用担当者へのアピールにはつながらないので、まずは事務職の自己PRは差別化が難しい3つの理由を押さえましょう。

①どの業界でも仕事内容が似ている印象が強いため

事務職は業界を問わずどの企業にも大抵存在する職種です。それゆえに、どの業界でも仕事内容が似ているという特徴があります。

もちろん、企業によって具体的な業務の内容や範囲は異なりますが、基本的な仕事内容は共通しているケースが多く、「ぜひ応募先の企業で働きたい」という気持ちが伝わりにくい傾向にあるのです。

こういった仕事はどの企業でもある程度方法が共通していて、ほかの人と差別化を図りにくい業務でもあります。だからこそ「ほかの企業の事務職ではなく、応募先の事務職でなければならない」とアピールするためには、入念な対策が欠かせません。

②取得した資格をアピールする人が多いため

「MOS」や「簿記」など、事務職に求められる資格の取得をアピールする学生が多い点も、事務職の自己PRが似たり寄ったりになりがちな理由の一つです。確かに、資格の取得は、これまでの努力を裏付ける手段ではあります。

しかし、事務職の応募時には資格をアピールする人が多いため、ただ資格を伝えるだけでは、採用担当者の印象に残りづらくなってしまいます。印象付けるためには、資格取得までの過程で得た応募者の強みや、それを企業でどのように活かせるかを中心に伝えましょう。

それによって資格だけではなく、目標に向かってどのような努力ができる人間なのかを知ってもらうことができますよ。

③企業文化まで深掘りして自己PRしない人が多いため

事務職の自己PRでほかの学生と差別化するためには、企業文化まで深掘りして、応募先企業に入社したい理由を記述する必要があります。なぜ自分が応募先の企業に入社したいと思っているのか、アピールを忘れないようにしましょう。

企業の公式ホームページを隅々までチェックし、企業文化や経営ビジョンなどを確認すると、その企業の強みや魅力について気付くことができますよ。

これらの行動を意識して、企業研究にはできるかぎり時間をかけるようにしてください。時間をかけた分だけ、自己PRで求められる資質がみえてくるはずですよ。

就活生に聞いた！ 事務職に必要なスキル

事務職を目指しているものの、どんな内容をアピールすべきかわからない学生もいるでしょう。そこで、学生の皆さんに事務職で求められるスキルについてアンケートを取りました。

アンケートの結果、80%以上の学生がが「協調性（25％）」「信頼性（7.6％）」「柔軟性（15.3％）」「几帳面さ（21.1％）」といった内包的な要素を挙げていることがわかりました。

もちろん事務職で活かせる資格もアピールポイントになりますが、新卒採用ではポテンシャルが重視されやすい傾向にあります。そのため性格的な強みを押し出した自己PRも効果的ですよ。

自己PRで押し出そう！ 事務職で求められる6つの強み

どれだけ素晴らしい能力を有していても、採用担当者にアピールできなければ採用を勝ち取ることはできません。採用担当者の心に残る自己PRを考えるためには、企業が求める人材をしっかりと理解したうえで、自分の強みを伝えていく必要があります。

ここからは実際に効果的な自己PRを考えるために理解しておきたい、事務職で求められる6つの強みを説明していきます。「自己PRに何を書けば良いのかわからない」という人も、この章を読むことによって、自分がアピールできそうな強みが何なのかわかるようになるでしょう。

①協調性

協調性とは、立場や意見が異なる人とも協力して、目標達成に向けて行動がとれる力を指します。協調性のある人は、他人の意見に真摯に耳を傾けたり、相手の考えを理解することができますよ。

異なる部署や立場、意見の人と円滑にコミュニケーションを取り、従業員同士で協力しながら業務を進めることが求められる事務職は、協調性が重視される傾向にあります。

協調性を備えていることで、部署をまたいで良好な人間関係を築くことができ、業務を円滑に進められると捉えられるでしょう。

②信頼性

仕事における信頼性のある人とは、周囲から「この人なら安心して仕事を任せられる」と思われる人材のことです。

細かい確認作業や重要な機密情報を扱う機会が多い事務職では、小さなミスが大きなトラブルに発展することが珍しくありません。そのようなことがないように、事務職を募集している企業の多くは、信頼して仕事を任せられそうな人材を探していますよ。

信頼性が評価されるポイントは、日常の言動、人当たりなど、さまざまです。自己PRで信頼性をアピールするのであれば、周りから信頼を獲得したと思えるエピソードを深掘りして説得力を持たせましょう。

③柔軟性

柔軟性のある人とは、決められたルールや自身の主張などに縛られすぎず、そのときどきの状況や変化に応じて考え、行動できる人のことを指します。

事務職は、マニュアルや指示通りに正確に業務を遂行しなければならない一方で、唐突な変更を余儀なくされる場面もしばしばあるりますよ。たとえば、以下のような場面では柔軟性が必須です。

どのようなときでも柔軟性のある人であれば臨機応変に対応し、新しいアイデアや手法にもスムーズに対応することができる力は、事務の仕事をするうえで非常に役立つといえますね。

柔軟性をアピールする際には、こちらの記事も参考になります。ぜひ読んでみてください。

• 【柔軟性を自己PRする例文6選】 気を付けるべきポイントもご紹介

④几帳面さ

几帳面さとは、細かいところまでに配慮が行き届き、きちんとしている様子を指します。几帳面な人は時間やタスクの管理がうまく、締切や目標を達成するために、工夫を凝らす努力を怠りません。たとえば、以下のようなシーンでは几帳面さが求められます。

書類の提出時や確認作業時にも入念なチェックをおこなえる几帳面さを備えていることで、仕事の成果や生産性に良い影響をもたらすことができるでしょう。

ただし、几帳面さだけのアピールではインパクト不足です。事務職を志望する際に几帳面さを伝える場合は、几帳面さそのものよりも、几帳面さを発揮するための工夫をエピソードを押し出すと効果的ですよ。

⑤誠実さ

誠実さとは、私利私欲を交えず、真心をもって人や物事に向き合える力です。ビジネスにおける「誠実な人」は、周囲の視線がないときでも、自社のために正しく振る舞える人のことを指します。

事務職は定型業務が多いので、ルーティンワークにも責任感をもって取り組める人材が求められています。日々の繰り返しだからと気を抜いてしまうと、ミスを引き起こしやすくなり、最終的に会社全体に大きな影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

だからこそ、どんなときも自分の仕事に責任を持って誠実に仕事を進めることができる人は、事務職として重宝されるといえます。特に以下のシーンでは誠実さを求められますよ。

なお、誠実さをアピールする際には、以下の記事も参考にしてみましょう。

• 【誠実性を企業へ伝える方法】選考を突破するための自己PRの作り方

⑥コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは、意思疎通をスムーズにおこなうのにあたり必須なスキルです。人間関係の構築を円滑にしたり、目的を達成するためにあらゆるシーンで求められる、非常に重要な能力といえます。

事務職は電話・メール対応や来客対応などの社外とのやり取りだけでなく、自部署や他部署と連携するなど、社内・社外問わずさまざまな人とかかわる場面が多い職種です。

こういった機会でも、やり取りをする相手と気持ちよく会話できるような話し方のできる人は重宝されますよ。

意欲の高さをアピール！ 事務職の自己PRに使える5つの資格

事務職はたしかに協調性や柔軟性が求められますが、それだけを備えていれば必ずしも内定を獲得できるわけではありません。ほかの学生と差をつけるためには資格を取得し、意欲の高さもアピールすることもおすすめです。

ここからは事務職で活かせる資格を5つ紹介するので、自分に合ったもの選んでみてください。

①MOS

「MOS （Microsoft Office Specialist）」は、Microsoft Officeのアプリケーションの操作能力を証明する国際的な資格で、毎月1～2回開催されています。MOS資格には、さまざまな種類と難易度のレベルがあり、現地受験を経てレベルアップしていくことで、Officeの基本操作から高度な機能までをカバーできるようになりますよ。なお合格率は非公開です。

MOS資格の取得には、実際にOfficeアプリケーションを使いこなす実践的な技術が必要なため、単なる知識だけではなく、実践的な能力を身に付けていると公的に証明できます。国際資格であり、たとえば貿易事務などでグローバルに活躍したい人は取得しておくことでアピールにつながりますよ。

MOSについてはこちらの記事もぜひ参考にしてください。

• MOSの資格は就職に有利？｜評価されるケースや就活に役立てるコツ

②簿記

「簿記」とは、企業の経済活動を記録・計算・整理する技能の習得度を明らかにする検定試験であり、おもに3つの種類があります。

毎年3回（2月、6月、11月）に実施されるペーパー試験の統一試験と、 3、2級についてはネットで随時受験が可能なCBT方式の試験があります。3級の平均合格率は40～50％前後、2級は15～30％程度です。

就職活動でアピールするのであれば最低でも3級、できれば2級以上を持っておくと良いでしょう。

簿記は、年間500万人以上が受験する人気の資格であり、学習することで、企業の会計処理や財務諸表の読み方など、会計に関する基礎知識を身に付けられます。経理事務を目指す人であれば、必ず取得しておきたい代表的な資格です。

③秘書技能検定

「秘書技能検定」は、企業の秘書や事務職に必要な知識や能力を測る検定試験であり、この資格の勉強を通じて習得できる知識や能力は、以下の通りです。

秘書技能検定では、相手への気配りや敬語の使い分け、一般常識など、ビジネスシーンに必須なマナーを身に付けることができます。さらに秘書技能検定では、多くの事務職で必須となる文書作成や電話応対の方法も学ぶため、多くの企業が資格の取得を推奨しているのです。社会人としての基礎を築くために、取得しておいて決して損はないでしょう。

秘書検定の合格率は、3級で約71%、2級は約55%、準1級は約39%、そして1級は約26%とされています。3級と2級は年3回、準1級と1級は年2回開催されていて、試験の日程は3級と2級は2月、6月、11月に実施され、準1級と1級は6月と11月に実施されるのが基本です。

秘書技能検定については、こちらの記事でも解説していますよ。

• 秘書検定は就職に有利なのか？試験の特徴や取得メリットを紹介

④基本情報技術者

「基本情報技術者」は、経済産業省が主催する国家試験の一つです。ITに関する基礎的な知識を有していることを証明する資格であり、2023年4月5日からは年間を通じてCBT方式で実施されています。令和5年度の合格率は約47%です。

事務職はもちろん、ITを活用したサービスや製品、システムの企画・設計・開発・運用などに携わりたい人にぴったりの資格として知られています。

基本情報技術者の試験範囲は、コンピュータシステムの基礎、ソフトウェア、情報セキュリティ、システム開発、データベース、ネットワークなど、非常に多岐に渡ります。

企業によっては資格取得者に手当や報奨金を支給していることもあるので、一度応募企業の状況を確認してみましょう。支給していれば、資格取得へのモチベーションアップにもつながりますよ。

⑤ITパスポート

「ITパスポート」は、経済産業省が主催する国家試験の一つで、ITに関する基礎的な知識を証明する資格です。例年の合格率は50％前後ですが、月に1～3回ほどの試験日が用意されているため、十分に合格できる可能性がありますよ。試験は全国各地の試験会場で受けなければなりません。

ITパスポートを取得することで、情報セキュリティに関する基礎知識を身に付けられるため、インターネットや電子メール、社内システムを利用する際に発生する、機密情報の漏えいやウィルス感染など、さまざまなリスクを防ぐことができます。

社外秘の重要な情報を取り扱う機会が多い事務職には、高いネットリテラシーが求められます。この資格の勉強に取り組むことで、情報の適切な取り扱い方を理解できるようになるでしょう。

5ステップで完成！ 事務職の自己PRの作り方

多くの学生を目にする採用担当者に自分の存在を印象付けるためには、わかりやすく説得力のある自己PR文が求められます。ここからは、実際に自己PRを作成する際に実践すべき5つのステップを解説していきますよ。

この章を読むことで、自己PRをスムーズに作成できるようになるでしょう。各ステップにおいて、説得力のある自己PRを作成するためのポイントも紹介するので、事務職を目指す人はぜひ参考にしてください。

①自分の強みやスキルを洗い出す

まずは、自分の過去を振り返って、「これならほかの人に負けない」と思える強みや能力を洗い出してみましょう。人には誰しも長所があり、企業や人に貢献できる強みや能力を持っているものです。

「自分は短所ばかりだ」と思っていても、周囲の見方はまったく違っていて、想像以上に評価されているということも決して珍しくありませんよ。

このようにエピソードを振り返って自己分析をすることで、最も自信を持てる強みを絞り込めるようになります。

②強みやスキルを活かしてうまくできたエピソードを洗い出す

自己PRで自身の強みをアピールする際は、曖昧な表現にとどまってしまうのを避けたいものです。説得力の高い内容にするために、これまでの経験のなかから強みや能力を活かして成功を収めることができた、具体的なエピソードを盛り込みましょう。

自己PRに盛り込む成功エピソードを決める際には、自分の強みとの整合性がある出来事を選ぶのがポイントです。

また、第三者からの評価も盛り込むことで自己PRに説得力が増し、説得力を高めることができますよ。

③志望する事務職でもっとも活かせそうな強みを一つに絞り込む

選考に通過するためには、入社後に活躍している自分の姿を伝えることが求められます。そのためには数ある自分の強みのなかから、志望する事務職でもっとも活かせそうな強みを一つに絞り、重点的にアピールすることが重要です。

事務職に求められる能力は上述したとおりですが、これがすべてであるとは言い切れません。応募先の企業ではどんな人が求められているのかについても確認しておきましょう。

④志望する企業でどう活かせるか考える

自己PRをより効果的にアピールするために、入社後自分の強みをどのように活かせるのかも伝えましょう。採用担当者は、学生が入社後活躍できるかを知りたいと思っています。

そのため、どれだけ自信や実績のある強みであっても、応募先の企業では活かせないと思われると、プラス評価にはなりません。そのためにも自己PRを考える際には、応募先の企業の研究が必須です。求める人物像を確認し、入社後にどのような活躍ができそうなのかをイメージして考えてみましょう。

⑤結論→具体例→活かし方の順番にまとめる

自己PRの構成は、結論→具体例→活かし方の順にまとめるのが基本です。たとえば、「私は協調性が強みで、学生時代もこの強みを活かして同級生とも仲良くやっていたのですが、リーダーシップを取るのも得意で………」と、強みをただ羅列していくだけでは、もとも強調したい強みが伝わりません。

論理的かつ説得力のある自己PR文を考えるためには、まずわかりやすく結論を伝え、具体例とその活かし方を伝えるなど、構成にも工夫を凝らす必要がありますよ。

魅力的な自己PRを提示するためには、構成をしっかり練りこみ、読み手を意識した展開にしてくださいね。

自己PRの構成についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。自分の魅力をしっかり伝えるためにもあわせて確認しておきましょう。

• 自己PRは構成で差がつく！ ESや面接など状況別のポイントも解説

就活生に聞いた！ 事務職の自己PRを伝える際に意識したこと

事務職を志望する学生の中には、ほかの学生がどんなことを気を付けたのか気になる学生もいるでしょう。ここからは事務職を志望した学生に、自己PRで意識したことを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

気配りを意識している学生が多数

学生に聞いてみたところ、気配りを意識したという意見が多く見られました。

経営者や役員、営業担当者などのサポート役に回ることが多い事務職への応募時には、自分自身のサポート能力をアピールする人が多くみられました。細やかな気遣いや高い事務処理能力など、サポート能力はさまざまな場面で発揮することができますね。

「自分が自分が」と前に出るのではなく、あくまでもサポート役に徹して、相手が気持ちよく仕事できるように努めようとする姿勢は、丁寧さが求められる事務職ではアピールにつながる可能性が高いですよ。

臨機応変さをアピールする学生も多数

ほかにも臨機応変さをアピールしようとする学生の意見もみられました。

事務職はサポート役に回ることもときには大切ですが、言われたことだけをこなしていれば良いわけではありません。

さまざまな人とかかわるなかでは、「あの人とこの人とで指示が違う」ということもあるでしょう。そのようなとき、ただ言われた業務をこなすのではなく、周りの状況を見て、場合によってはこちらから最善策を提案する機転も求められます。

臨機応変に対応できる人材だと印象付けることで、「どのような部署であってもきっと柔軟に対応してくれるだろう」とプラスの評価につなげられますよ。

【強み別】 事務職の自己PR例文6選

ここからは実際に就職活動時に使える自己PRの例文を紹介していきます。事務職で特に求められる強み別の自己PR例文を紹介するので、自分の自己PRを考える際の参考にしてくださいね。

①協調性

この例文では、協調性を活かして部活動内での潤滑油的な役割を果たしていたことがわかります。協調性をアピールする際には、ただ周りに合わせるのではなく、しっかりと相手の話を聞いたうえで適切な対応が取れることを伝えると、きちんと自分の意見が言えることも伝えられますよ。

②信頼性

自分自身がきちんと時間やスケジュールを守るだけでなく、周囲にも良い影響をもたらすことができる点が伝わりますね。真面目さや責任感の強さも伝わり、事務職として活躍できるイメージがわきます。

③柔軟性

最初に失敗体験もエピソードに取り入れることで、その後の成功体験がより輝かしいものに思えますね。失敗しても諦めずに反省し、改善しようとする姿は、多くの採用担当者かから高評価につながりやすいですよ。

④几帳面さ

メディアで評価されたり、大賞を受賞したと輝かしい実績は、実はコツコツと計画を進められる几帳面さの賜物というギャップが印象的です。スケジュール管理という裏方の仕事にも真摯に取り組める人材で、事務職に適任とみなされやすいですよ。

⑤誠実さ

社員ではなくても、自らが組織の一員だという自覚を持ち、自主的に動こうとする姿勢は、誠実と呼ぶに値するものです。バイトリーダーという役職に任命されたことが、より誠実さの信憑性を高めていますね。

⑥コミュニケーションスキル

入口での案内役という、いわば店舗の顔としての役割をうまくこなせているだけではなく、売上にも貢献できていて仕事における能力の高さがうかがえます。

コミュニケーション能力をアピールする際には、ただ人と会話をした経験ではなく、会話を通じて得られた成果を伝えると良いでしょう。

【資格別】事務職の自己PR例文5選

自己PRで資格取得をアピールする際には、その資格を取得するためにどのような努力をしたのかを伝える必要があります。持っている資格をただ述べるだけでなく、企業でどのように活かしていけるかまで具体的にアピールし、ほかの学生との差別化を図りましょう。

ここでは、資格別の事務職の自己PR例文を紹介します。資格取得の経験を効果的にアピールできる自己PRの書き方をマスターできますよ。

①MOS

資格保有のアピールにとどまらず、取得までの道のりを伝えることで、目標に対するアプローチ方法を知ってもらうことができ、入社後の自分の仕事ぶりを想像してもらえますよね。このエピソードからはスケジュール通りに物事を進行できる、几帳面さも伝わるでしょう。

②簿記

簿記の資格は持っている人は多いからこそ、結果だけではなく過程を丁寧に説明したいものです。不合格の経験があっても、「能力が低いとみなされるかも」と隠す必要はありません。成功するまで不屈の精神でチャレンジできる人を評価する企業は少なくありません。

③秘書技能検定

秘書検定では座学だけではなく実技も必須であるため、知識だけではなく、社会人としての行動もともなっている人であるとアピールできます。実践能力が重視される仕事においては、筆記試験よりも面接試験の対策方法を伝えたほうが効果的といえます。

④基本情報技術者

高校生から将来を見すえて計画を立てているところに、高い計画性と実行力がみられますね。また、タスク管理ツールを活用するなど、興味のあるIT系のツールを日常に取り入れている点からも、ITへの本気度がうかがえますね。

⑤ITパスポート

資格そのものではなく、正しい知識や技術の習得自体に意義があると理解している点は、プラスの印象です。事務職に求められる能力を把握し、自ら積極的に動けている姿勢は評価に値するでしょう。

NGとされることも！ 事務職の自己PRで避けるべき4つの内容

事務職の自己PRでは、「自身の強み」や「資格」を書くのが理想と説明しましたが、ただ単にそれらを示せば良いわけではありません。ここでは、自己PRで避けるべき内容について紹介します。自己PRで避けるべき表現もおさえていきましょう。

①ほかの職種でも通用する内容

ほかの職種にも通用する内容になっていないかどうかに注意して、読み直すようにしましょう。ほかの職種にも通用する内容だと、「事務職でなくても良いのでは」「志望動機を使いまわしているのでは」と採用担当者に思われるおそれがあります。

そう捉えられるとミスマッチを起こす可能性が懸念され、書類選考の合格を期待できません。たとえば以下の内容には注意しましょう。

事務職の特徴を理解せずに自己PRを作成すると、ほかの職種にも通用する内容になり、企業や業界研究が十分でないと思われてしまう可能性があります。事務職の仕事内容をしっかり押さえ、入社後発揮できる強みをアピールしましょう。

②複数の強みをアピールしている

自己PRを考える際には、強みの詰め込みすぎも要注意ポイントです。自分の強みをアピールしたいがために、複数の内容を羅列することはやめましょう。なぜなら、複数の強みをアピールすることで、一つひとつの強みが薄いと感じられてしまうからです。

上記の例で言うと、努力したことは伝わるかもしれませんが、結局何をアピールしたいのかが伝わりづらいですよね。アピールする強みは事務職で活かされ、かつ、自分が自信をもってアピールできる強み一つに絞りましょう。

③資格だけを強調している

自己PRでは、資格を持っているかどうかではなく、「その資格を取得するためにどのような努力をしたか」また、「取得した資格を入社後にどう活かせるのか」を伝えられるかがポイントです。「〇〇の資格を取得しました」だけでは、あなたの人柄はわかりませんよ。たとえば以下の内容には注意しましょう。

資格の存在をアピールしたいのであれば、自己PR欄ではなく資格欄に記載すれば問題ありません。

自己PRは、資格そのものではなく強みを聞いているものと理解し、資格取得までの過程や今後の展開を重点的に伝えてるようにしましょう。

④応募企業ならではの理由になっていない

応募先企業でなくてはならない理由についても、しっかりと述べるようにしましょう。企業の採用担当者は、学生が自社に興味を持った理由から、志望度や熱意、自社の理解度をチェックすることがありますよ。たとえば以下の内容には注意しましょう。

世の中には数えきれないほど多くの企業があり、そのなかでも自社を選んだ理由を知りたいというのは、多くの企業に共通している思いです。同じ業界の企業や競合他社ではなく、「なぜその会社でなければならないのか」という点を伝えられるようにしましょう。

説得力のある自己PRを作成するためには、まず業界研究と企業研究とを並行して進め、その企業ならではの魅力を見つけるようにしてください。

事務職の自己PRは資格のアピールだけでは不十分！ 入社後の活かし方を示そう

事務職は、非常に希望者が多い人気の職種です。選考倍率の高い事務職だからこそ、自己PRでほかの学生と差をつける必要があります。魅力的な自己PRにするためには、事務職の仕事内容をしっかりと理解したうえで、事務職で求められる強みや資格を適切にアピールすることが重要ですよ。

採用担当者は、選考時にたくさんの書類に目を通しているため、ありきたりな自己PRでは印象に残りません。自己PRは自分自身をアピールし、入社後の活躍イメージにつなげられることを理解し、工夫を凝らした内容にしましょう。

この記事で紹介したポイントを押さえて、採用担当者の目を引く自己PRを作成してくださいね。

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