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企業は電話の折り返し方でもマナーを見ている
電話一本でマナーが備わっているか伝わり、一つ一つのマナーが就活の結果を左右するかもしれません。そのため、就活中は小さなことにも手を抜かず、丁寧に対応することが重要です。
就活中は、企業から連絡が来ることもあります。普段、知らない番号には折り返さない人もいるかもしれません。しかし、就活中に電話に出なければ、重要な連絡を聞き逃す可能性もあるでしょう。
選考結果など重要かつ、緊急な内容を電話で連絡をする企業もあるため、たとえ電話に出れなかったとしても、後から折り返すことは必須です。
この記事では、電話を折り返すときの注意点や、テンプレートをご紹介します。電話の折り返しひとつでマナーを見抜かれるので、しっかり準備をしておきましょう。
電話を「折り返す」とは
そもそも電話を「折り返す」とはどのようなことを指し、それがなぜ必要とされるのかから見ていきましょう。
大切な要件であれば、つながるまで電話をかければよかったり、電話だけでなくメールという手段で連絡できると考える人もいるかもしれません。
しかし、企業担当者は多くの業務の合間を縫って連絡を試みています。そのため、こちらから歩み寄り、スムーズなやり取りを心がけることが大切です。
折り返しとは電話を「かけ直す」こと
折り返し連絡とは、電話をこちらからかけ直すことを意味します。電話をもらった人が、相手に電話をかけ直すことが、「折り返し」です。
マナーとは相手への敬意や思いやりを態度や行動で示すのもであり、ただ待つのではなく、自分からかけ直すということが重要です。
もし相手が不在で、電話をかけ直してほしいという場合には、「折り返しお電話くださいますか」と伝えます。
電話とメールはすぐ返すのがマナー
電話やメールの利点は、「どこにいてもすぐに連絡を取り合うことが可能」という点です。そのため、企業から電話やメールできた連絡には、できればその日中、次の日の午前中までには返しましょう。
友達同士でも、こちらが電話をかけたのに数日が経ってから折り返しの電話が来たり、電話がいつまで経ってもかかって来なかったりすると、それを不快に感じる人もいます。
特に社会人には、1日以上連絡が取れないことは業務に支障をきたすこともあり、避けるべきこととして考えられています。企業側はそのような認識をもっているため、折り返しや返信は迅速な対応が必要です。
なるべく企業側を待たせずにすぐに連絡を返しましょう。
メールの返信について詳しく説明している記事もあるので、併せて確認してください。
就活中の電話で意識しておくべきこと
就活においては折り返す以前に意識しておくべきことがいくつかあります。折り返すための準備であり、電話に関する就活マナーの第一歩といえることなので、ぜひここで確認しておきましょう。
就活中は登録していない番号でも電話に出る
知らない番号からの着信履歴が残っていることもあるでしょう。普段は無視しているかもしれませんが、就活中だけは選考を受けている企業からの連絡の可能性があるのでスルーしないようにしてください。
見覚えのない電話番号にかけ直すのが不安な場合、インターネットで検索するとよいでしょう。企業の電話番号であれば、ホームページに情報が載っている可能性が高いです。
検索してわからなかった場合でも、この時期は無視せずに、必ず電話は折り返しましょう。
留守番電話の内容を確認する
電話を折り返すときに一つ注意しなければいけないのは、もし伝言が残っていたらきちんとその内容を確認したうえで、相手が求める回答をすることです。
的外れな回答では、相手の時間を無駄に奪ってしまうことになります。伝言がなく不在着信のみであれば、相手先とやりとりしてきた内容を振り返ってください。電話をかけ直すときは、着信の意図を想定して対応しなければいけません。
就活マナーは大丈夫？
39点以下は要注意なマナー力診断で確かめてください。
「めんどくさいな」と思われがちな就活マナーですが、社会に出たときのマナーは学んでいない場合もあり、それが原因で選考がうまくいかないなんてことになる場合も。
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就活生に聞いた！ 電話をするときに気をつけていること
就活中に企業の方を相手に電話するというのは、普段家族や友人と電話するのとは全く違う心の準備が必要です。話すべきことがうまく出ないことや失礼にならないようにという不安を抱く人も多くいることでしょう。
そこで今回は就活生の皆さんに、企業担当者と電話する際に気をつけていることを聞いてみました。ぜひ電話をする際は紹介する回答を思い出してみてください。
「もしもし」と言わず名前を名乗るという回答が多数集まる
電話を受けたときの第一声に「もしもし」を使わず、「はい、○○です」と名前を名乗るようにしているという回答が多く寄せられました。
「もしもし」は語源が「申す申す」からきていて、上から目線な印象であるとされ、ビジネスシーンでは使用は控えるべきとされています。「もしもし」ではなく、名前や学校名を名乗ることで、プライベートと分けて電話対応に臨んでいるという姿勢が伺えます。
また、企業担当者は多くの応募者に電話をかけていることも考えられるため、最初にこちらから名乗ることで、「○○さんですね？」という確認を省くことができ、親切な印象になることも考えられます。
なるべく静かなところで電話を受けるという回答も散見
なるべく静かなところに移動してから電話を受けるようにしているという回答も散見されました。
静かな場所で電話を受けることはお互いが聞き取りやすく気持ちよく会話するために必要な対応だといえるでしょう。
口調やトーンで好印象を意識した対応をとる以前に、電話の要件を正しく理解し、その内容に則った行動を取ることが最も大切です。電話対応が丁寧でも、伝えた内容の通り動いてくれなかったとなればマイナスな印象を残しかねません。
しっかり内容を理解し、次の行動に移せるための準備をとることが大切です。
電話を折り返すときの注意点4つ
企業から不在着信があっても、すぐに折り返さなければいけないわけではありません。もちろん、なるべく早く折り返しの電話はしたほうがよいです。しかし、その電話の折り返しのマナーが悪いと、評価が下がってしまう可能性もあります。
企業に電話をするにあたって適切な場所や時間、準備を忘れてはいけません。マナーを守れていない折り返し電話は、印象が悪くなるので注意しましょう。そこで、どんな状況やどんな場所で折り返すべきか、企業に電話をする際の4つの注意点をご紹介します。
折り返し時のマナーについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
①静かな場所で電話をかける
企業から不在着信があったら、まずは静かな場所を探しましょう。駅のホームやBGMが流れている商業施設のような騒がしい場所からかけ直すと、お互いの声が聞き取りにくくなります。
「もう一度お願いします」と何度も聞き直して、相手を不快にさせるくらいなら、少し折り返しに時間がかかっても静かな場所を探しましょう。騒がしい場所で電話をかけてしまうと、コミュニケーションがとりづらいため、相手に失礼です。
人がいない公園や、デパートの階段部分などは、静かで電話をしやすいでしょう。静かな場所を探す際に、電波の状況も同時に確認しておく必要があります。電波の状況が悪く、会話が途切れ、再度場所を移動してかけ直すといったことがないようにしましょう。
②時間に余裕を持つ
企業からかかってくる電話は、面接の日程調整など、内容によっては多少の時間を要する場合があります。
「あと5分でアルバイトのシフトに入る」「すぐに授業に戻らなければならない」などと、時間が迫った状況で電話を折り返すことはやめておきましょう。時間がなく急がなければならないという心理状態が、言葉の節々に出てしまうかもしれないからです。
時間に余裕のある状態で、普段の会話よりゆっくりと話すことを意識すれば、相手も聞き取りやすくなり、聞き間違いも少なくなります。したがって、時間と気持ちに余裕を持って、丁寧に受け答えができる状況で電話をかけることが大切です。
③手帳とペンを用意する
電話で連絡があった場合、重要な内容の可能性もあります。企業からの電話の内容をメモにとるために、手元に手帳とペンを用意しておきましょう。
「〇月×日の〇時はご都合よろしいでしょうか？」と聞かれてから、カバンから手帳を取り出していては、相手を待たせてしまいます。相手を待たせるのは失礼なので、必ず手帳とペンは手元に用意した状態で電話をかけましょう。
その際に、直近のスケジュールがすぐに確認できるように、栞を挟んでおいても良いかもしれません。先方に時間を取らせないようにする、という配慮を心がけてください。
④企業の営業時間内に折り返す
企業からの不在着信を確認できたのが深夜や土日祝日だった場合でも、基本は企業の営業時間内に折り返すのがマナーです。多くの企業は、平日9時から18時前後を営業時間と設定しています。
ただ、企業によって多少違うこともあるので、ホームページや企業から送られてきたメールで営業時間を必ず確認しましょう。また、企業によっては就活生が出やすいように夕方や夜に電話をかけてきてくれる場合があります。
営業時間内に折り返すのが基本ですが、営業時間外に電話がかかってきていた場合、５分以内に折り返せるのであれば、電話を折り返しても問題はありません。その際も「夜遅くに失礼いたします」と必ず最初に言い、礼儀を忘れないようにしましょう。
電話の時間についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。併せて読んでみてください。
就活生に聞いた！ 企業からの電話に折り返すときに気をつけていること
就活生の皆さんの企業担当者との電話で気をつけていることを紹介しましたが、ここでは特に折り返すときに気をつけることを聞いてみた結果について見ていきます。
自分のタイミングで電話をかけられるため、電話がかかってきたときとは違う対応ができるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。
最初に電話に出られなかったことへの謝罪をするという声が多数
電話のはじめに、電話に出られずに折り返しの対応となったことについて謝罪を述べるようにしたという声が多数寄せられました。
ビジネスシーンでの折り返しの際は、挨拶と同じ程度にお詫びの言葉は必須です。企業の担当者からしても就活生が忙しく電話が出られないことも重々承知していますが、そのうえで、電話に出られなかったことの謝罪を一言添えることが大切です。
折り返しの電話をかける時間帯を意識したという回答も多数
集まった回答の中には、折り返しの電話をかける時間帯を意識したという声も多くありました。
相手が忙しくなさそうな時間を考えて電話をかけている就活生が多くいるようです。折り返しても担当者が不在で、再度電話があっても電話に出られないというのは仕方のないことですが、お互いストレスとなり、イメージが悪くなることが無いとも言えません。
なるべく相手が電話に出やすい時間にかけるという配慮の姿勢が大切になるでしょう。
電話を折り返すときの流れ
誰でも一度は、電話をかけ直したことはあるでしょう。しかし、就職活動で電話を折り返す相手は、企業の採用担当者です。そのため、マナーを守れず相手に失礼な態度をとってしまうと、評価にかかわります。
電話は、顔が見えないため、相手の声や言葉の抑揚を理解しながら言葉を選んで会話しなくてはいけません。早口であったり、相手の話を遮ってしまうと、うまく意思疎通が図れず、印象が悪くなってしまうかもしれません。
電話では、用件を相手に簡潔に伝えることが大切です。顔が見えない分、相手に伝わりやすい表現を意識しましょう。また、折り返しの電話には基本の流れがあるので、例文と併せて確認してください。伝えたい内容をシンプルに話すことが大切です。
電話の基本的な流れ
- 挨拶をして名乗る
- 用件のある人に取り次いでもらう
- 用件を簡潔に伝える
電話のかけ方について詳しく説明している記事はこちらです。ぜひ参考にしてみてください。
折り返しの例
就活生: お忙しいところ、恐れ入ります。私、〇〇大学の〇〇と申します。さきほど〇〇様からお電話をいただいていたため、折り返させていただきました。大変恐れいりますが、人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
担当者①: はい。ただいま〇〇に取り次ぎますので少々お待ちください。
就活生: はい。お取り次ぎよろしくお願い致します。
担当者②: お電話変わりました、人事部の〇〇です。
就活生: 私、〇〇大学の〇〇と申します。〇〇時ごろに頂いたお電話のご用件を伺わせて頂きたいのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者②:はい、大丈夫です。（用件）
就活生: お忙しい中、ご連絡ありがとうございました。失礼致します。
以上、不在着信が入っていた場合の例文を紹介しました。大事なのは、丁寧な言葉遣いで相手への敬意を表すことです。企業は忙しい中で就活生に時間を割いています。その意識は常に持っておきましょう。
また、用件を簡潔に伝えることも重要なポイントです。身元を明かして、誰にどんな用事があるのかをメモにまとめてから電話をかけると慌てずに済むでしょう。
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担当者が不在だった場合は再度自分から連絡する必要がある
不在着信に対して、折り返し電話をかけた際、相手が不在の場合もあります。就職活動に関する話なので、担当者は、おそらく人事または総務の部署に所属しているでしょう。
そういった部署の担当者は、対応する相手も数多くいます。そのため、担当者は、他の電話で話し中の場合もあります。もしくは、会議や面接などを行っているかもしれません。
担当者が不在で取り次いでもらえなかった場合は、戻る時間を確認し再度、電話をかける必要があります。また、折り返し電話があるだろうという心構えでは、重要な連絡を逃してしまうかもしれません。
こちらから連絡する旨を伝える例
では、担当者が不在で再度こちらから連絡するときの例を紹介します。
就活生：大変お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します。本日〇〇時に〇〇部の〇〇様からお電話をいただいておりました。あいにくとその時は電話に出られなかった為、折り返しご連絡させていただきました。恐れ入りますが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
担当者①: ご連絡ありがとうございます。ただいま部署に電話をおつなぎいたします。しばらくお待ちください。
就活生：ありがとうございます。よろしくお願い致します。
担当者①: 〇〇様お待たせして申し訳ありません。ただいま〇〇はあいにく外出しております。折り返しこちらからご連絡させていただきますが、〇〇様のご都合はいかがでしょうか？
就活生：ありがとうございます。それでは、こちらから再度〇〇様がお戻りになられる頃ご連絡を差し上げます。恐れ入りますが〇〇様のお戻りは何時くらいになりますでしょうか？
担当者①: ご丁寧にありがとうございます。今のところ〇〇は〇〇時に帰社予定となっております。
就活生：承知いたしました。ありがとうございます。では、〇〇時を過ぎたあたりに再度お電話をさせていただきます。ご対応ありがとうございました。では失礼いたします。
このように対応すれば、マナーの良い就活生だと思われ、好印象を持ってもらえるでしょう。
一般的に、相手からの折り返しを依頼するより、戻る時間を確認してからこちらからかけ直したほうが丁寧です。相手に手間を取らせないことが、社会人として良識のある対応だと覚えておいてださい。
企業から折り返しがこないとき
企業側から「折り返す」といわれて電話が来ない場合もあります。担当者が会議などで席を外していたり、急いで片付けなければならない案件で忙しかったり、理由は様々です。
もし、忙しくて折り返しできていなければ、何度も着信があると、相手は急かされているように感じるかもしれません。忙しいなか、急かされると不愉快に感じる人もいます。
早く電話の内容を知りたい気持ちもわかりますが、じっと堪えて電話を待ちましょう。もし都合がつくのであれば、その日は1日静かな場所で電話を待ってみるのもいいかもしれません。
2日待ったら再度かける
企業側から「折り返す」といわれ、最低でも2日待って電話が来なかった場合は、再度こちらから電話をかけましょう。一般的に、その日中、遅くても次の日には電話を折り返すことが多いです。
2日待っても折り返しがなければ、自分が伝えた番号が間違っていたり、先方が失念している可能性もあります。
企業から折り返しの電話がなく、再度こちらから電話をかける際も、相手への礼儀と配慮は忘れてはいけません。
まず「お忙しいところ、恐れいります」と「忙しい中、電話に出て頂いてありがとうございます」という感謝の旨を伝えましょう。「こちらに不備があったかもしれないので、再度電話させていただきました」と伝えれば、失礼にはなりません。
就活生に聞いた！ 企業から電話が来ないときの対処法
企業側が「折り返す」といって電話が来ないという場合の対応について解説してきました。実際のところ就活生の皆さんは、このような場合にどう対処しているのか気になる方も多いはず。そこで、就活生の皆さんに電話が来ないときの対処法を聞いてみました。
結果は、そのまま待つという回答が最も多く29%、次いで電話がくる予定の翌日以降に電話をかけるという回答が多いというものでした。当日・翌日以降を合わせれば45.7％と半数近い就活生が自分から電話で確認するという対応を取っているようです。
企業担当者も多忙を極めていたり、理由があって折り返しができていない可能性はあるので、確認したい内容の重要度によって多少柔軟に対応できる心の余裕も大事になりそうです。
企業からの電話に出られなかったら注意点を守り折り返し連絡しよう
就職活動では、今後必要になる社会人としてのマナーを色々な場面でアピールする必要があります。また、採用する企業側も、面接以外の場面で社会人としての基本的なマナーが備わっているか見極めています。
そのため、常日頃から電話に関する応対全般について、理解を深めておかないといけません。
マナーを守って対応すれば、気持ちよくコミュニケーションをとることができます。就活における企業担当者とのやり取りは、マナーよく感謝の念を常に忘れずに取り組みましょう。
【電話に関する調査】
調査方法：ポート株式会社が運営する企業口コミサイト「就活会議」会員へのダイレクトメール
調査日：2022年7月15日～20日
調査元：「就活の未来」を運営するポート株式会社
調査対象者：23卒・24卒の就活会議会員の278人