就活のマナー

電話の折り返しをする際の注意点|話し方のテンプレ付き

就活中に企業から電話がきていたら折り返しが必要

今後の人生を大きく左右するかもしれない就職。その活動中に相手先企業から不在着信が入っていた場合はどうしなくてはいけませんか?絶対にしなくてはいけないことは、電話が可能なタイミングになればすぐに折り返しの連絡をすることです。これは、これからの社会人として最低限身につけておかないといけないマナーの一つとなります。

折り返しとは電話を「かけ直す」こと

では、折り返し連絡をするとはどういった意味なのでしょうか?言葉をそのままイメージすると、折って返す連絡となりますよね。大まかにいえば相手から何らかのアクションがあった場合に、それを受けてこちらから新たにアクションを起こすという意味と解釈できます。

今回の場合は相手から受けた不在着信の電話に対するアクションですので、相手に電話をかけ直すということになります。一つ注意しなければいけないことは、もしも伝言が残っていたらきちんとその内容を確認したうえで、相手が求める回答をしなくてはいけないということです。的外れな回答では、相手からあなたのことを誤解されてしまう可能性が高くなります。ただの不在着信のみであれば、あなたが相手先とずっとやりとりしてきた内容を自分できちんと分析して対応しなければいけません。

電話とメールはすぐ折り返すのが鉄則

電話やメールの利点は「どこにいてもすぐに連絡を取り合うことが可能」という点です。友達同士でも、こちらが電話をかけたのに数日が経ってから折り返しの電話が来たり、電話がいつまで経ってもかかって来なかったりすると、それを不快に感じる人もいます。したがって、なるべく企業側を待たせずにすぐに連絡を返しましょう。

電話を折り返す時の注意点4つ

企業から不在着信が入っていたからといって、何が何でもすぐに折り返さなければいけないわけではありません。もちろん、なるべく早く折り返しの電話をする必要はあります。しかし、その電話の折り返しのマナーが悪いと評価が下がってしまう可能性もあります。

企業に電話をするにあたって適切な場所や時間、準備を忘れてはいけません。そこで、どんな状況やどんな場所で折り返すべきか、企業に電話をする際の4つの注意点をご紹介します。

①静かな場所で電話をかける

企業から不在着信が来ていたら、まずは静かな場所を探しましょう。駅のホームやBGMが流れている商業施設のような騒がしい場所からかけ直すと、お互いの声が聞き取りにくくなります。「もう一度お願いします」と何度も聞き直して、相手にストレスを与えるくらいなら、少し折り返しに時間がかかっても静かな場所を探すべきです。騒がしい場所からかけ直すと、企業側に緊張感が足りないという印象を与えてしまうため、必ず静かな場所でかけ直しましょう。

人がいない公園やデパートなどの階段部分などがおすすめです。静かな場所を探す際に、電波の状況も同時に確認しておく必要があります。電波の状況が悪く、会話が途切れ、再度場所を移動してかけ直すといったことがないようにしましょう。

②時間に余裕を持つ

企業からかかってくる電話は、面接の日程調整など、内容によっては多少の時間を要する場合があります。「あと5分でアルバイトのシフトにはいらなければいけない」、「すぐに授業に戻らなければならない」というように、時間が迫った状況で電話を折り返すのはやめておきましょう。時間がなく急がなければならないという心理状態が、言葉の節々に出てしまうかもしれないからです。

時間に余裕のある状態で、普段の会話よりゆっくりと話すことを意識することで相手も聞き取りやすくなり、聞き間違いも少なくなります。したがって、時間と気持ちに余裕を持って、丁寧に受け答えをするように心がけましょう。

③手帳とペンを用意する

企業からの電話の内容が日程調整の連絡の場合、予定を確認する必要があるので、手元に手帳とペンを用意しておきましょう。「〇月×日の〇時はご都合よろしいでしょうか?」と聞かれてから、カバンから手帳を取り出していては、相手を待たせてしまいます。企業側にスケジュール管理が出来ていないという印象を持たれる可能性もあるので、必ず手帳とペンは手元に用意した状態で電話をかけましょう。

その際に、直近のスケジュールがすぐに確認できるように、栞を挟んでおいても良いかもしれません。先方に時間を取らせないようにする、という配慮を心がけてください。

④企業の営業時間内に折り返す

企業からの不在着信を確認できたのが深夜や土日祝日だった場合でも、基本は企業の営業時間内に折り返すのがマナーです。多くの企業は平日9時から18時前後を営業時間と設定しています。ただ、企業によって多少違うこともあるので、ホームページや企業から送られてきたメールで営業時間を必ず確認しましょう。

また、企業によっては就活生が出やすいように夕方や夜に電話をかけてきてくれる場合があります。営業時間内に折り返すのが基本ですが、営業時間外に電話がかかってきていた場合、5分以内に折り返せるのであれば、電話を折り返しても問題はありません。その際も「夜遅くに失礼いたします」と必ず最初に言い、礼儀を忘れないようにしましょう。

【39点以下は危険度MAX】
本番前に、面接偏差値を診断しておこう

今年はweb面接を行う企業も増えていますが、自分の弱点を把握し適切に対策しなければ、どんな形式であれ面接を突破することはできません。

そこで活用したいのが、面接偏差値診断ツールの「面接力診断」です。
24の質問に答えるだけで、自分の強みと弱みをグラフで見える化できます。

ぜひ活用して自分の弱点を効率的に対策し、志望企業の面接を突破しましょう。

電話での受け答え方

一般的なマナーとして、どう電話で受け答えするかは最低限今までの人生経験で出来るところではあると思います。ですが、ここでは就職活動における相手先企業とのやりとりです。

電話は、相手の顔が見えないため、相手の声や言葉の抑揚を自分で理解しながら言葉を選んで会話しなくてはいけません。ここで対応を誤るとせっかくの努力が水の泡になってしまうかもしれません。では、どういう受け答えが理想的でしょうか?一番覚えておくと良いポイントは、挨拶(名乗る)→要件の順番に伝えるという流れをおさえた会話をすることです。短い会話で伝えたいことをシンプルに話すことが大切です。

折り返しの例

就活生: お忙しいところ、恐れ入ります。私、〇〇大学の〇〇と申します。さきほど〇〇様からお電話をいただいていたため、折り返させていただきました。大変恐れいりますが、人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

担当者①: はい。ただいま〇〇に取り次ぎますので少々お待ちください。

就活生: はい。お取り次ぎよろしくお願い致します。

担当者②: お電話変わりました、人事部の〇〇様です。

就活生: 私、〇〇大学の〇〇と申します。〇〇時ごろに頂いたお電話のご用件を伺わせて頂きたいのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか?

担当者②:はい、大丈夫です。(用件)

就活生: お忙しい中、ご連絡ありがとうございました。失礼致します。

以上、不在着信が入っていた場合の例文を見ていきました。大事なことは、丁寧な言葉遣いで相手への敬意を表すということです。企業は忙しい中で就活生に時間を割いています。その意識は常に持っておきましょう。
また、用件を簡潔に伝えるということも重要なポイントです。身元を明かして、誰にどんな用事があるのかをメモにまとめてから電話をかけると慌てずに済むかもしれません。

担当者が不在だった場合は再度自分から連絡する必要がある

相手から受けた不在着信に対して、折り返し電話をかけた際に必ず相手の方が電話を受けてくれる保証はありません。就職活動に関する話なので、相手先企業の担当者は、おそらく人事または総務の部署でお仕事をされている方でしょう。そういった部署の担当者は対応する相手も数多くいます。そうなると、こちらから電話した際、担当者の方は他の電話で話し中もしくは会議で打ち合わせや面接などの所用をこなしている場合が十分あり得ます。

その場合には、相手先の事情説明を聞いて再度自分から連絡をするにはいつの何時くらいに電話をすればよいかきちんと確認をとって対応しなくていけません。また折り返し電話があるだろうというような心構えでは、きっと相手先の評価も得られなくなってしまいますので注意が必要です。

こちらから連絡する旨を伝える例

では、担当者が不在で再度こちらから連絡する旨を話す例を挙げてみますので、参考にしてください。

就活生:大変お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します。本日〇〇時に〇〇部の〇〇様からお電話をいただいておりました。あいにくとその時は電話に出られなかった為、折り返しご連絡させていただきました。恐れ入りますが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

担当者①: ご連絡ありがとうございます。ただいま部署に電話をおつなぎいたします。しばらくお待ちください。

就活生:ありがとうございます。よろしくお願い致します。

担当者①: 〇〇様お待たせして申し訳ありません。ただいま〇〇はあいにく外出しております。折り返しこちらからご連絡させていただきますが、〇〇様のご都合はいかがでしょうか?

就活生:ありがとうございます。それでは、こちらから再度〇〇様がお戻りになられる頃ご連絡を差し上げます。恐れ入りますが〇〇様のお戻りは何時くらいになりますでしょうか?

担当者①: ご丁寧にありがとうございます。今のところ〇〇は〇〇時に帰社予定となっております。

就活生:わかりました。ありがとうございます。では、〇〇時を過ぎたあたりに再度お電話をさせていただきます。ご対応ありがとうございました。では失礼いたします。

このような感じで対応すれば、マナーも良くイメージも悪くない就活生だと判断してもらえるのではないでしょうか。

就活中は登録していない番号でも電話に出る

携帯電話に見覚えのない電話番号からの着信が来ている経験がある人もいるかもしれません。普段は無視しているかもしれませんが、就活中だけは選考を受けている企業の可能性があるのでスルーしないようにしてください。

見覚えのない電話番号に電話をかけ直すのが不安だった場合、かかってきた電話番号をインターネットで検索するとよいでしょう。企業がホームページを出している場合は、その電話番号の企業のホームページが検索結果に表示されます。検索しても企業のホームページが出てこなかった場合でもこの時期は無視せずに、必ず電話は折り返しましょう。

企業から折り返しがこない時

企業側から「折り返す」と言われて電話が来ない場合もあります。担当者が会議などで席を外していたり、急いで片付けなければならない案件で忙しいのなど理由は様々です。もし、先方が忙しくて電話をかけていなかった場合、何度も電話をかけることで「忙しいのに」と担当者は不快に感じる可能性があります。
早く電話の内容を知りたい気持ちも分かりますが、じっと堪えて電話を待ちましょう。もし都合がつくのであれば、その日は1日静かな場所で電話を待ってみるのもいいかもしれません。

2日待ったら再度かける

企業側から「折り返す」と言われ、最低でも2日待って電話が来なかった場合は、再度こちらから電話をかけましょう。自分が伝えた番号が間違っていたり、先方が失念している可能性もあります。もし失念していた場合、そのまま不採用となってしまうかもしれません。
「折り返す」と言われたが2日待っても電話が来ない場合、再度こちらから電話をかける際も、相手への礼儀と配慮は忘れてはいけません。まず「お忙しいところ、恐れいります」と「忙しい中、電話に出て頂いてありがとうございます」という感謝の旨を伝えましょう。「こちらに不備があったかもしれないので、再度電話させていただきました」というスタンスで電話をかける方が安全です。

コロナ自粛中に、自己分析をやり直そう

コロナウイルスで就活も自粛の傾向になり、選考が進まず、不安になっていませんか?

そんな時は、自己分析ツール「My analytics」を活用して、自己分析をやり直してみましょう。

My analyticsを使えば、36の質問に答えるだけであなたの強み・弱み→それに基づく適職がわかります。

コロナで就活自粛中の今こそ、自己分析を通して、自分の本当の長所・短所を理解し、コロナ自粛が解けた後の就活に備えましょう。

企業からの電話に出られなかったら注意点を守り折り返し連絡する

就職活動では、今後出来るであろう社会人としてのマナーを色々な場面できちんと見せる必要があります。また、採用する企業側もそのあたりは面接だけでなくきちんと見ていないようで見ています。ということは常日頃から電話に関する応対全般について理解を深めておかないといけません。常在戦場という言葉がありますが、そのような覚悟を持って活動すべきだと思います。

企業からかかった電話に出られなかった場合は、次の4つの注意点をよく守って折り返しの電話をするように習慣づけてください。

①静かな場所で電話をかける
②時間に余裕を持つ
③手帳とペンを用意する
④企業の営業時間内に折り返す

顔が見えない分、ここでポイントを挙げておくと実際にあった際により高い評価を得ることができる可能性が高くなります。マナーよく感謝の念を常に忘れずに取り組みましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ