就活のマナー

【添え状の書き方を知ろう】就職活動中に知っておきたいビジネスマナーを紹介!

添え状の書き方はビジネスマナーのひとつ

ビジネス文書を郵送するするときには「添え状」、または「送り状」や「カバーレター」などと呼ばれる文書を添付するのが一般的です。簡潔なあいさつ文に同封した内容物の一覧や送り主の氏名・連絡先などを書き添えた一枚ものの文書で、一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。

就職活動でも、履歴書や企業から求められた必要書類などを郵送する際は、この「添え状」を同封するのがマナーです。その名の通り、あくまでも選考の材料そのものではありませんが、きちんと言葉を吟味し、一定のルールに沿って仕上げた添え状は、あなたの印象アップにつながります。

社会人になってからも、ほぼすべての職場で求められる基礎知識ですので、これを機に基本的な書き方をマスターしましょう。

添え状の書き方と用意するもの

添え状はパソコンで作成して印字するか、手書きで作成するかの2パターンです。基本的にはどちらでも構いませんが、筆に自信のある人は手書きを選ぶとパソコン主流の現在、人事担当者の目には新鮮で印象に残ります。

周囲から悪筆と言われる人は、迷わずパソコンで印字しましょう。書き方はいたってシンプルで、必要なものもパソコンか、手書きならば便せんと筆記用具だけになります。

誰でもできる添え状の書き方

日付
右上に年月日を。西暦・和暦のどちらでも良いが外資系ならば西暦が良い
自分の名前・連絡先
日付の下か用紙の一番下に右寄せで氏名・大学・学部名・住所・電話番号・メールアドレスを記載
頭語と結語を含んだ文書
「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などというあいさつ文に続けて、「このたび、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記書類を同封いたします。ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。どうぞよろしくお願いいたします」などと記載
同封書類のリスト
「記」を中央ぞろえに記入し、続けて同封書類の名称を記載。リストの最終行の末尾には右寄せで「以上」を入れる

学生生活ではなかなか改まったビジネス文書を書く機会がないので、就職活動を機に「添え状デビュー」となる人もいるでしょう。ただ、基本的には同封する書類とその目的、送り主の連絡先などを以下の順番で簡潔に記すだけですので、きっと誰でも難なく書けるでしょう。

用紙の左上の1行目に企業名を、2行目に担当部署名または担当者名を記入します。この際、会社名は正式名称を書くこと。略称は避けましょう。2行目に担当部署名を書く場合は「人事部御中」のように「御中」をつけます。担当者名が公表されていない場合は「ご担当者様」と書いておけばよいでしょう。

添え状と用意するもの

成績証明書・卒業見込み証明書
発行に数日要する大学もあるので、就職活動中は常にストックを手元に用意しておくくらいの心構えで良い。特に英文証明書は、大学によっては1週間以上かかることもあるので要注意
健康診断書
通常は、その年度に大学で受けた定期健康診断の結果で良い
推薦書
学校推薦の求人枠では、学部長や指導教官などの推薦書が必要となることもある。先生方は毎日出勤するわけではないので、余裕を持って依頼をする

就職活動では、履歴書やエントリーシート以外にも求められる提出書類があります。企業によって必要書類やその提出タイミングは大きく異なるので、まずは応募要項を注意深く読み、不明点があれば採用担当者に問い合わせをしましょう。推薦書や健康診断書などは通常、選考終盤で求められます。

添え状を手書きで書くときのポイントと注意点

丁寧にしたためた手書きの文書は、読む人に誠実さや几帳面さを印象付ける効果があるものです。くせのない、読みやすい字が書ける人は、添え状を自筆してみてはいかがでしょう。

ビジネスの場で手書きの文書を目にする機会が減っているだけに、採用担当者の目には新鮮に映るかもしれません。ただし、一定のルールを守らないと逆効果です。まずは基本的なポイントを押さえましょう。

添え状を書く際に抑えておきたい5つのポイント

  1.  白い無地の便せんを使い、イラスト入りはNG
  2. 基本は黒のボールペンで、使い慣れたものを選ぶ。フリクション系のこすると消える筆記用具は書き直しができて便利だが、公的な文書には不向き
  3. 書き損じは、面倒でも最初から書き直し
  4. 四方に適度な余白があった方が読みやすいため、全体のバランスを考えながら、上下、左右の空きがほぼ均等に近くなるように書きましょう。
  5. ビジネスレターですから、読みやすいのが一番です。たとえ筆に自信があったとしても、達筆すぎて判読しづらい文書となると逆効果になりかねません。一文字一文字に「入社したい」という思いを込めて、楷書で書いてください。

このように、手書きの添え状を書く以上は、手を抜かず丁寧に取り組みましょう。一文字間違えたら最初から書き直しとなるので、パソコンで作成するのに比べて時間も手間もかかりますが、その分、好印象につながる可能性も高まります。

送り先へ失礼にならないための添え状の注意点

添え状そのものは非常にシンプルな文書であるだけに、ここでミスをしてしまうと、「添え状すら書けない人」と思われかねません。まず、注意したいのは誤字脱字です。それで合否が左右されることは、あまりないとはいえ、先方の企業名、担当者名などの書き間違えるのはNGです。書き上げたら、固有名詞や送り仮名などの間違いがないか念入りに見直しましょう。

また、学生の皆さんは熱意のあまり、長文の添え状を書いてしまいがちです。でも、そもそも添え状の趣旨は、同封物について簡略に伝えることにあり、勝負するのは本来、履歴書やエントリーシートなのです。あいさつ文で熱意を伝える努力は必要ですが、せいぜい2〜3行にとどめるのがベターでしょう。

サンプル事例の固有名詞をうっかり用いてしまうような、ミスにつながりかねないので、コピペはNGになります。ネットにあふれるマニュアルは積極的に活用するべきですが、コピペは絶対に避けましょう。

それから、「前略」で書き始めるのもいけません。必ず「拝啓」「敬具」等の頭語と結語を用いましょう。敬語の使い方にも気を付けましょう。「同封させていただく」「働かせていただく」など、「~させていただく」の多用はなるべく避けて、尊敬語と謙譲語の誤用も、ありがちなミスです。自信がなければ、就活雑誌やサイトの例文を参考にしながら書くのが無難でしょう。

添え状の例文

〇年〇月〇日

〇〇株式会社

人事部人事課

〇〇  様

                        △△大学△△学部△△学科

                                  △△

                         連絡先:00-0000-0000

                          Mail:aaaa@xxx.com

           応募書類の添付について

拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

この度、貴社に応募させていただきたく、応募書類をご送付させていただきました。

ご検討の上、是非ともご面談の機会をいただけますと幸いです。

ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。

                                 敬具

                記

             【添付書類】

・履歴書      1通

・エントリーシート 1通

                                以上

この例文のポイントは、志望企業の担当者の方の情報を自分より上位に記すことです。自分よりも目上の方にあたるため、上位に書くこと徹底しましょう。また「応募書類の添付に関して」と先に要件に触れている点も重要です。先に要件に触れていることで担当者の方も目を通しやすくなります。このような配慮も重要なマナーなのです。

添え状も立派なアピールポイントになる

ここまで、添え状の目的や基本的な書き方、注意事項などをお伝えしてきました。既に挙げたポイントに沿って書けば、一定レベルの添え状に仕上がるでしょう。ここからは一歩踏み込んで、あなたの熱意や本気度が伝えるためのポイントを紹介します。

実際のところ、限られたスペースであるだけに記載できる文言は限られますが、その分吟味して言葉を選び、行間から強い思いを伝えましょう。

添え状も評価対象になり得る

まず、繰り返しになりますが、添え状を同封するのは日本のビジネスマナーです。募集要項等に「添え状不要」と書かれていない限りは、当然添付するものだと考えましょう。ただ、決してハードルは高いものではなく、基本的なスタイルや言葉づかいがマスターできており、これに加えて手書きの場合は丁寧に書かれてさえいれば、一定のマナーを備えた人物だと判断してもらえるはずです。

添え状で合否が決まるわけではありませんが、きちんと書かれてさえいれば、好印象をアップさせる効果が期待できるでしょう。さらに、添え状には自分の熱意を盛り込むことをお勧めします。オリジナリティーのある文言がひとこと加わると、テンプレート通りではないことが分かりますし、本気度も伝わるからです。

採用担当者への印象をアップさせる添え状の書き方

具体的には、あいさつ文の後に、数行盛り込みます。例えば、ゼミのリサーチで縁があった会社なら「昨年ゼミの調査でお世話になり、御社の業務を知れば知るほど、一員として貢献させていただきたいという思いが強まりました」、「専門のマーケティングの知識を、ぜひ御社の商品開発の部門で発揮させていただきたいと存じます」など、志望理由の柱となるような要素を盛り込みましょう。

そのあとに、「つきましては貴社の採用試験にぜひ応募させていただきたく、下記の応募書類を同封いたします」という要素を書くと、文脈がスムーズにつながるでしょう。

添え状と書類を入れる封筒の選び方

添え状と書類を入れる封筒にも気を配りましょう。企業には、毎日様々な書類が郵送で届いています。茶色の封筒で送ると、その中に紛れてしまう可能性が高いです。一目で履歴書が入っているとわかるよう、白色にしておくほうが無難ではあります。

サイズに関しては、A4サイズの書類がそのまま入る大きさを選びましょう。書類を折らなければ入らないような大きさの封筒はNGです。書類を折ることで字が擦れ、見づらくなってしまう可能性があります。書類に合った大きさのものを選ぶようにしましょう。

クリアファイルに入れる

封筒にそのまま書類を入れるのではなく、クリアファイルを使用しましょう。書類が郵送される当日、雨が降っている可能性があります。クリアファイルに書類を入れなければ、他の郵送物に付着した雨が封筒に付き、それが中の書類まで滲み込んでしまう可能性があるのです。

そうすると書類の文字が読みづらく、担当者の心象にも悪い影響を与えてしまう恐れがあります。書類をクリアファイルに入れておくことでトラブルを防ぎ、綺麗な状態で担当者に渡すことが可能になるのです。綺麗な状態で書類を届けるための配慮もまた、社会人として必要とされるマナーといえるでしょう。

履歴書と同様に自分を理解してもらう添え状を書こう

添え状はその名の通り添え物であり、それが合否を左右することはありません。応募数が数百人規模の大企業ともなれば、人事担当者が開封した直後に捨ててしまう可能性もあります。添え状といえど手を抜かずきちんと書きあげる姿勢そのものが大切になります。

A4一枚の紙からその真剣さを感じ取ってくれる人事担当者も、少なくはないはずです。また、たとえすぐに廃棄されてしまったとしても、企業に対する強い思いや、何にでも真剣に取り組む姿勢は、後々の面接で間接的に、プラスに作用するはずです。

多忙な就職活動ですが、そこを理解したうえで、履歴書やエントリーシートと同様に手を抜かず、自分を伝えるような添え状を同封しましょう。

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監修者プロフィール

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吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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