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内定承諾書には添え状を同封するのがマナー
内定を手に入れたら、企業から「内定承諾書」が届きます。内定承諾書とは、学生が内定を受け入れ、入社することを確認するための書類です。学生は内容を確認して、企業に送り返さなければなりません。また、内定承諾書を送り返す際には、添え状を同封する必要があります。
添え状とは、内定承諾書などの重要書類を送付する際に内容物を確認するために使われる書面のことです。一般的には郵便やFAXを送る際、一緒に送付されています。内定承諾書に同封する場合、添え状は内容物を一覧化した書類という役割だけでなく、お礼を伝えたり、目標をアピールしたりする手段にもなります。適切な添え状の書き方を知っておきましょう。
添え状の書き方については、以下の記事でも解説しています。
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内定承諾書に添え状を同封する目的
添え状とは書類や郵便などを送るときに、中身などを示すために同封するものであり、送付状やカバーレターとも呼ばれています。ビジネスシーンで使われる場合、添え状には書類の枚数や荷物の個数、注意点などが書かれており、同封する主な目的は中身の把握ミスを防ぐことです。
その一方で、内定承諾書の添え状は中身の確認のためだけに送るのではありません。内定をもらったことに対するお礼や書類の確認が完了したことを添え状に記し、感謝の意を込めることが大切です。
内定承諾書は、入社承諾書と呼ばれることもあります。以下の記事で解説していますので、参考にしましょう。
採用してもらったことへのお礼を伝える
学生が内定を勝ち取るために自己分析や企業研究、面接対策などの努力をしてきたように、企業側は優秀な学生を採用するために、慎重に選考を重ねています。内定承諾書の添え状を書くときは、時間を割いて採用活動をしてくれたことに対するお礼や自分を採用してくれたことへの感謝の気持ちを示しましょう。
内定をもらったときの気持ちや、選考で対応してもらった感謝の気持ちを含めることで、丁寧な印象の添え状に仕上がります。さらに、感謝の気持ちと一緒に今後の目標などを書いておくと仕事への熱意をアピールできるでしょう。
内定への返事の仕方については、以下の記事を参考にしください。
書類確認が完了したことを伝える
多くの企業では内定を出した後、学生に内定承諾書の提出を求めます。企業が学生に内定承諾書を提出させるのは、学生に「正当な理由がない限り入社すること」を求めるためです。
複数の企業から内定をもらっている学生の中には、どの企業に就職するか悩んでいる人もいるでしょう。企業はお金や時間をかけて採用した優秀な学生を手放したくないため、内定承諾書を提出してもらうことで内定辞退を防ごうとしているのです。
実際、内定承諾書には法的拘束力はありませんが、ほとんどの学生は内定承諾書を提出したら入社しなければならないと感じています。内定承諾書の添え状では書類の確認が完了したことを伝え、他の企業ではなくその企業に入社する意思があることを示しておきましょう。
内定辞退については、以下の記事にて解説しています。
内定承諾書の添え状に書く内容
マナー違反にならないためにも、内定承諾書には適切な添え状を同封しましょう。しかし、学生は添え状を書く機会がほとんどないため、どのような添え状を作ればいいのか悩んでしまうものです。
内定承諾書の添え状はどのようにして作成すればよいのか、まずは書くべき内容を確認しておきましょう。書く項目がわかれば、初めてでも簡単に添え状を作成できます。基本のマナーを押さえて、書き間違いに気を付けて作成しましょう。
内定承諾書を送る期限については、以下の記事にて解説しています。
日付や宛先
内定承諾書には必ず、日付と宛先を書きます。手書きで内定承諾書を作成する際、縦書きの便せんを使用することが多いです。手書きの場合は、和暦で日付を書くようにしましょう。本文の後に行を変えて、縦書きで「平成○○年○○月◯◯日」と記載します。
宛先は企業、部署、担当者の名前を上から順に書いていきます。企業名や部署などは省略せず、丁寧に書くことを心がけましょう。担当者の名前の横には「様」を書くのも忘れないようにしてください。誰に送るべきかわからないときは「人事部人事課 ご担当者様」などと書けばよいでしょう。
御中と様の使い分けについては、以下の記事で解説しています。詳しくみていきましょう。
お礼の気持ち
企業や人事担当者にとって採用活動は大変なものです。時間やお金をかけて採用活動をおこない、自分を採用してくれたことへの感謝はきちんと示しましょう。内定承諾書の添え状は感謝の気持ちを表す手段のひとつです。感謝を述べると、必要事項だけを書いた事務的な添え状よりも丁寧な印象を与えられます。
「内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。連絡をいただいたときは大変うれしく思いました」などと書いておくと、気持ちが伝わるでしょう。
以下の記事では、内定通知書への返事の仕方について解説しています。
同封した書類内容
添え状には同封した書類の内容を書いておくことが大切です。心から感謝の気持ちを伝えても、同封する書類の内容がわからなければ本来の添え状の役目が果たせないことになります。送る前には、正確に書類内容が書かれているか再確認しましょう。
同封する書類に関することは、内定のお礼や抱負の後に書きます。「同封書類内定承諾書一部を送付いたします」と書きましょう。書類の名称は略さず、部数も忘れずに書いてください。
内定承諾書の添え状については、以下の記事でも解説しています。
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添え状を手書きする際のポイント
相手に丁寧な印象を与えたいと考えている人は、手書きの添え状を作成するとよいでしょう。添え状を手書きする際には、縦書きの便せんを使用するのが一般的です。また、添え状を手書きする場合、宛名は一番最後に記入することになります。
手書きの添え状を書く際のポイントについてみていきましょう。パソコンで添え状を作成するときと気を付けるポイントは共通していますので、ビジネスマナーとしても基本を身に付けておきましょう。
内定承諾書を送付する際の封筒の書き方については、以下の記事で解説しています。
内定承諾書と同じかそれより小さいサイズの便せんを使う
基本的に添え状は同封する書類と同じサイズを用いるのが望ましいとされています。添え状が極端に大きかったり小さかったりすれば見た目が悪く、書類を受け取った人も扱いにくいです。手書きする場合も、内定承諾書と同じ大きさの便せんを選び、相手が扱いやすいように配慮しましょう。
同じ大きさのものがないときは、少し小さい便せんを利用しても問題ありません。小さすぎると内容をすべて書けなかったり、読みにくくなったりする可能性がありますが、内定承諾書と比べて多少小さい程度であれば、マナー違反に当たらないでしょう。白字に縦書きの線が入っている便せんがおすすめです。
手書きする際の便せんの選び方については、以下の記事も参考にしてみてください。
誤字脱字や敬語には十分注意する
どれほど気持ちを込めて添え状を書いても、誤字脱字や敬語の間違いがあれば台無しです。誤字脱字や敬語の使い方を間違えたことで、採用担当者から「いい加減な人」「丁寧に仕事をしない人」と判断される可能性もあります。
特に、企業名や担当者名を書き間違えるのは大変失礼にあたります。添え状が完成しても安心せずに、しばらく時間を置いてから読み返し、誤字脱字がないか確認しましょう。誤字脱字があった際に、修正液などを使うのはNGです。新しい便せんに書き直すようにしましょう。
誤字脱字の修正の仕方については、以下の記事も参考にしてみてください
添え状はパソコンで作成してもよい
添え状は、パソコンで作成したものでも構いません。パソコンで添え状を作成したからといって、印象が悪くなることはないでしょう。パソコンの添え状は、横書きで作成するのが基本です。
横書きする際は、紙の右上に日付、その一行下に左寄せで宛先を書きましょう。日付は履歴書と同じように年月日を記入します。元号と西暦はどちらを用いても構いませんが、迷ったときは企業からもらった書類と統一しておくと安心です。
同封する書類をすべて書いたら、最後には右詰めで「以上」と書きましょう。添え状を書くときは、読みやすくするためにも明朝体など多くの人が見慣れた字体を選びましょう。
添え状が必要な理由については、以下の記事でも解説しています。
内定承諾書は添え状を同封して送ろう
内定承諾書の添え状は、マナーを確認しながら社会人としての自覚をもって作成しましょう。添え状は書類の確認のためのものですが、企業へのお礼の気持ちや仕事への抱負を伝えることもできます。
添え状を手書きする際には、誤字脱字に気を付けて丁寧に作成することがポイントです。縦書きの便せんを使って、テンプレートを参考にしながら書くようにすると、間違いも少ないでしょう。書き間違えてしまった場合は、新しい便せんに書き直すのがマナーとなっています。
また、内定承諾書と添え状を送るときは、履歴書やエントリーシートを送付するときと同じようにクリアファイルを使います。クリアファイルに必要書類をまとめ、折り曲げずに入る封筒に入れてできるだけ早く送り返すようにしましょう。
クリアファイルに書類を入れて送る際のマナーについては、以下の記事を参考にしてください。