内定について

【内定承諾書の添え状を手書きで作成する方法】書くべき内容もご紹介

内定承諾書には添え状を同封すべき

努力の結果、内定を手に入れたら、企業から「内定承諾書」というものが届きます。内定承諾書とは学生が内定を受け入れ、入社することを確認するための書類であり、学生は内容を確認して送り返さなければなりません。では、内定承諾書はどのように送り返せば良いのでしょうか。内定承諾書を送るときは添え状を同封するのが大切です。

添え状とは、ビジネスシーンで送付するものの内容を確認するために使われる書面のことであり、一般的には郵便やFAXを送る際、一緒に送付されています。内定承諾書に同封する場合、添え状は中身の確認だけでなく、お礼を伝えたり、目標をアピールしたりする手段にもなります。良い印象をアピールして、入社後に良好な人間関係を築くためにも、適切な添え状の書き方を知っておきましょう。

就活のマナーを確認しよう

添え状以外にも、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは身だしなみだけではなく、到着時間や荷物の取り扱いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

内定承諾書に添え状を同封する目的

添え状とは書類や郵便などを送るときに、中身などを示すために同封するものであり、送付状やカバーレターとも呼ばれています。ビジネスシーンで使われる場合、添え状には書類の枚数や荷物の個数、注意点などが書かれており、同封する主な目的は中身の把握ミスを防ぐことです。

その一方で、内定承諾書の添え状は中身の確認のためだけに送るのではありません。内定をもらったことに対するお礼や書類の確認が完了したことを添え状に記し、担当者に丁寧な印象をアピールすることが大切です。

採用してもらったことへのお礼を伝える

学生が内定を勝ち取るために自己分析や企業研究、面接対策などの努力をしてきたように、企業側は優秀な学生を採用するために、慎重に選考を重ねています。内定承諾書の添え状を書くときは、時間を割いて採用活動をしてくれたことに対するお礼や自分を採用してくれたことへの感謝の気持ちを示しましょう。

内定をもらったときの気持ちや選考で対応してもらったときの感謝の気持ちを含めることで、丁寧な印象の添え状に仕上がります。入社前から丁寧な印象を持ってもらうと、入社後に人間関係が築きやすくなり、仕事をするときにもメリットとなるでしょう。さらに丁寧な印象を与えたければ、感謝の気持ちと一緒に今後の目標などを書いておくことをおすすめします。

書類確認が完了したことを伝える

多くの企業では内定を出した後、学生に内定承諾書の提出を求めます。企業が学生に内定承諾書を書かせるのは学生に「正当な理由がない限り入社すること」を求めるためです。複数の企業から内定をもらっている学生の中にはどの企業に就職するか悩んでいる人もいるでしょう。企業はお金や時間をかけて採用した優秀な学生を手放したくないため、内定承諾書を書かせて、内定辞退を防ごうとしているのです。

実際、内定承諾書には法的拘束力はありませんが、ほとんどの学生は内定承諾書を提出したら入社しなければならないと感じています。内定承諾書の添え状では書類の確認が完了したことを伝え、他の企業ではなく、その企業に入社する意思があることを示しておきましょう。

内定承諾書の添え状に書く内容

郵便やFAXに添え状をつけることは社会人にとって基本です。マナー違反にならないためにも、企業で働くための第一歩として、内定承諾書には適切な添え状を同封しましょう。そうは言っても、学生は添え状を書く機会がほとんどないため、どのような添え状を作れば良いのか悩んでしまうでしょう。

内定承諾書の添え状はどのようにして作ればよいのでしょうか。内定承諾書の書き方に迷ったら、まずは書くべき内容を確認してください。書くべき内容がわかれば、慣れていなくても添え状を作成できます。

日付や宛先

内定承諾書には必ず、日付と宛先を書きます。横書きの場合は紙の右上に日付、日付の一行下に左寄せで宛先を書きましょう。これは書類をいつ、誰に送ったのか明らかにするものであり、ビジネスで添え状を書くときにも必須です。日付は履歴書と同じように年、月、日を記入しましょう。元号と西暦はどちらを用いても構いませんが、迷ったときは企業からもらった書類と統一しておくと安心です。

手書きで内定承諾書を作成する場合、縦書きの便せんを使用することがあります。その場合は、和暦で日付を書くようにしましょう。本文の後に行を変えて、縦書きで「平成○○年○○月◯◯日」と記載します。

宛先は企業、部署、担当者の名前を上から順に書いていきます。企業名や部署などは省略せず、丁寧に書くことを心がけましょう。担当者の名前の横には「様」を書くのも忘れないようにしてください。誰に送るべきかわからないときは「人事部人事課 ご担当者様」などと書けば良いでしょう。

お礼の気持ち

企業や人事担当者にとって採用活動は大変なものです。時間やお金をかけて採用活動を行い、自分を採用してくれたことへの感謝はきちんと示しましょう。内定承諾書の添え状は感謝の気持ちを表す手段の一つです。感謝を述べると、必要事項だけを書いた事務的な添え状よりも丁寧な印象を与えられるので、添え状にはお礼の気持ちを簡潔に書いておくことをおすすめします。

お礼の気持ちはタイトルと時候の挨拶の下に書きます。「内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。連絡をいただいたときは大変うれしく思いました」などと書いておくと気持ちが伝わるでしょう。お礼のあとには、目標や意思を書いておけば、人事担当者から好印象を持たれる可能性が高いです。

同封した書類内容

添え状には同封した書類の内容を書いておくことも大切です。心から感謝の気持ちを伝えても、同封する書類の内容がわからなければ、マナー違反と判断されてしまうため、送る前には正確に書類内容が書かれているか再確認しましょう。同封する書類に関することは内定のお礼や抱負の後に書きます。「指定の書類を同封いたします」などと書いた下に記書きで送付する書類を箇条書きすると良いでしょう。

書類の名称は略さず、部数も忘れずに書いてください。同封する書類をすべて書いたら、最後には右詰めで「以上」と書きましょう。これを記入し忘れる学生は多いですが、大切なことをわかりやすく伝えるためには重要です。内定承諾書の添え状を書くときから忘れないように意識しておけば、社会人になったときもミスを防げるでしょう。

添え状はパソコンで作成してOK

パソコンで作成した添え状の画像

添え状はパソコンで書くべきか、手書きすべきか悩んでいる人も多いでしょう。一般的に、添え状はパソコンで作成したものでかまいません。添え状を同封することがマナーなので、パソコンを使ったからと言って、印象が悪くなることはないのです。特に字を書くことに自信がない人はパソコンで添え状を作りましょう。パソコンを使うと簡単に読みやすい文章を書けるので、文字の汚さを心配する必要がありません。

また、パソコンを利用すると、誤字脱字も減ります。手書きで誤字脱字などが出るよりは、パソコンで正しい文字を打つ方が好印象なので、漢字を間違えてしまいやすい人もパソコンを使うと良いでしょう。パソコンを使って添え状を書くときは読みやすくするため、明朝体など多くの人が見慣れた字体を選びましょう。

添え状を手書きで書く際のポイント

手書きの添え状の画像

添え状はパソコンで作成して良いですが、感謝の気持ちを伝えたい人や相手に丁寧な印象を与えたいと考えている人は手書きの添え状を作成したいと考えているでしょう。実際、手書きの添え状に好印象を持つ採用担当者も少なくありません。

添え状を手書きする場合、ポイントを押さえて、丁寧に書くことが大切です。せっかく頑張って書いたのに、失敗に気づいて後悔しないために、あらかじめ、手書きで添え状を書くときに知っておきたい3つのポイントを確認しておきましょう。

内定承諾書と同じかそれより小さいサイズを使う

基本的に添え状は同封する書類と同じサイズを用いるのが望ましいと言われています。多少のサイズ違いは気にならないと考える人も多いですが、添え状が極端に大きかったり小さかったりすれば見た目が悪く、書類を受け取った人も扱いにくいです。手書きする場合もできれば内定承諾書と同じ大きさの紙を選び、相手が扱いやすいように配慮しましょう。

同じ大きさの紙がないときは少し小さい紙を利用しても問題ありません。小さすぎると内容をすべて書けなかったり、読みにくくなったりする可能性がありますが、内定承諾書と比べて多少小さい程度であれば、マナー違反に当たらないでしょう。なお、内定承諾書のほかに大きさの異なる書類を同封する場合も、添え状は内定承諾書と揃えた方が無難です。

便箋を使うと書きやすい

添え状を手書きする場合、どのような紙を使えば良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。目上の人やビジネス相手に手書きの文書を送るときは白無地の紙に縦書きすることがマナーだと考えられています。しかし、無地の紙では書きづらいと感じる人も少なくないでしょう。無地の紙で文字が歪んだり、文字の大きさが変わったりするのが心配な人は白地の縦便箋が使いやすいです。

白字に縦書きであれば線が入っていても失礼ではありません。添え状を縦書きするときは書き方にも注意が必要です。横書きの場合は日付から書き始めますが、縦書きのときは初めに頭語を書き、続いて本文に入ります。お礼や同封書類の内容を書いたら結語を書き、その後に日付、自分の名前、あて先の順で記入しましょう。

誤字脱字や敬語には十分注意する

どれほど気持ちを込めて添え状を書いても、誤字脱字や敬語の間違えがあれば台無しです。誤字脱字や敬語の間違えだけが原因で内定を取り消されることはありませんが、採用担当者から「いい加減な人」、「丁寧に仕事をしない人」と判断される可能性もあります。パソコンで作成すれば、ある程度は誤字脱字をチェックしてもらえますが、手書きは自分でしか確認できないので、完成した添え状は慎重に再確認しましょう。

誤字脱字や敬語の間違えを防ぐためには、わからないことをしっかりと調べる必要があります。馴染みのない言葉は辞書などを用いて意味を確認しながら添え状を書くと、社会人になった後も役立つでしょう。添え状が完成しても安心せず、しばらく時間を置いて読み直すと文章の間違いに気づける可能性が高まります。

内定承諾書は添え状を同封して送ろう

内定承諾書は企業で働くための第一歩です。法的拘束力はありませんが、内定承諾書を学生と結ぶ初めての契約だとみなしている企業もあるので、マナーを確認しながら、社会人として対応することを心がけましょう。内定承諾書には添え状を同封することが大切です。この添え状は書類の確認だけでなく、自分をアピールする手段としても使えるので、気持ちを込めてお礼や抱負を伝えると良いでしょう。

内定承諾書と添え状を送るときは履歴書やエントリーシートを送付するときと同じようにクリアファイルを使います。クリアファイルに必要書類をまとめ、折り曲げずに入る封筒に入れてできるだけ早く送り返すと相手に迷惑がかからず、必要事項と感謝の気持ちも伝えられるでしょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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